活动执行流程详细表.docx

活动执行流程详细表一、 活动策划执行流程图（一） 接洽流程（二） 策划流程（三） 管控流程（四） 标准管控工具：甘特图表二、 活动策划执行详细方案（一） 前期准备（1） 前期准备的宣传类（2） 前期准备的物品类（3） 前期准备的其他（二） 活动现场三、 后期工作总结流程一、 活动策划执行流程图（一）接洽流程任务分工准备工作工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注应急方案初步接触协会宣传册及相关资料向主办方介绍项目规模、场地，及可操作性；了解主办方的意向、条件和建议细节洽谈自有资源、案例介绍（PPT）、项目初步策划案框架（包活：活动主题、形式、主要内容、建议、执行流程安排、大体预算）与主办方讨论策划案，了解其具体要求及意见；获知项目的着重点及难点；主办方的倾向性项目汇报根据主办方意见修改后的策划案（包括策划执行方案、宣传策划案、详细预算）、策划文案打印装订成册无（二）策划流程任务分工参与人员讨论重点会后工作备注应急方案初次策划会议项目背景、需求；活动概念和形式撰写初步策划案初步接触后的协调会议主办方意见；策划案大体框架；形式和内容设计；项目基本成型；旋床重点撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案）；方案精细化处理细节洽谈后的协调会议主办方意见；内容、执行细节确定；现场效果图；宣传方案确定；物料方案；预算方案（成本/报价）撰写策划执行方案定稿（包活活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）；确定需要外包的工作并开始联络（制作、场地等）；确定执行工作组项目汇报后的协调工作执行工作组项目分解及完成时间图表（甘特图表）；安排各项工作项目正式立项；落实各种资源、外包；执行管控（三）管控流程管控环节工作要求及内容说明参与人员联系方式完成时间备注应急方案时间管控时间安排表和节点控制，活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推供应管控对活动的服务、设备及物质资料供应的管理，对外包服务的管理人力管控活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理（四）标准管控工具：甘特图表任务把活动管理各个区域的工作分解成一个个易于管理的任务或活动时间段对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）优先级设定任务的优先顺序节点把特别重要的任务设定为节点分工每一个任务对应参与的人员，节点处标出第一负责人一、前期准备任务分工工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注应急方案（一）前期准备的宣传类活动策划书只有建立初步的计划，才能方便接下来活动的展开，更重要的是让上级认可这份策划书正式发文活动的成功还需要得到各个方面的支持，例如其他社团，发文要规范悬挂条幅、张贴海报、电子屏播放要完成这些宣传形式首先要由上级确认，并通过农相关负责人审核，然后在校园内宣传借用展板活动宣传、张贴海报演示文稿（PPT）切记一是要有组织标志；二是要考虑到现场播放出来的效果；三是内容的规范联系校内外媒体工作原则就是“三化”：联系常规化，经过多次与一个记者联系，建立稳固的合作关系；接待程序化，专人接待，准备材料；通稿格式化，第一段写时间地点主题人员，第二段写过程形式，第三段写意义反响准备拍摄相机、摄影机三个最好：最好邀请专业人士；最好准备广角照相机；最好准备多台热气球、彩旗视活动经费而定（二）前期准备的物品类水和食物专为工作人员准备签到本、笔除了签到笔，可能还会用到毛笔、记号笔等胶、刀具固体胶、宽胶带等桌椅椅子足够坐班人员就行帐篷宣传之用及工作人员物品存放电线/电插板用于电脑、音响、投影设备及其他用电任务分工工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注应急方案电脑、音响、投影设备用于向参众宣传维修工具协会工具必须由专人看管，维修人员把自带工具由自己负责维修所需其他工具例如水桶之类，也由专人看管急救工具由急救人员负责（三）前期准备的其他活动前的现场卫生清扫卫生工具的借入与归还安排到场参众由向导员负责介绍后勤人员安排、区域划分、现场秩序维护现场分组大致为五类：维修员、助理员、向导员、看护员、坐班员。维修员负责修车，在专门的维修区工作；助理员负责到工具区借工具并及时归还；向导员负责向参众介绍，把参众带到展板区、影音播放区；看护员负责看护各种工具并随时清点；坐班员负责影音设备的操作及看护二、活动现场任务分工工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注应急方案现场全程拍摄签到现场维持参众调整记者招待