冰冻食品外包运行方案.doc

低温食品物流外包运行业务流程为有效控制低温食品的经营成本，提高财务结算效率，减少物流中间环节，降低该类商品的缺货率，简化门店的操作流程，保证商品供应及时准确。在仔细分析外包商提供的物流服务条款的基础上，根据公司同外包商达成的初步合作意向制定低温食品物流外包运行方案，具体如下：一、 操作单位1、 管理部门：物流配送部2、 配合部门：采购部 财务部 信息工程部 营销运营部3、 物流外包商：XX食品贸易发展有限公司（以下简称）二、 业务范围的界定1、 XX负责门店低温商品的实物进、出、存管理；2、 XX负责商品的配送管理，负责制定配送方案(按双方约定的时间将商品配送到各门店)；3、 XX负责商品的换、退货管理；4、 物流配送部负责派遣人员负责商品订货及进、出、存单据流的全面管理，业务流程的制定执行；并负责门店的配送编排工作。5、 财务部负责商品盘点工作及库存调账，物流配送部配合。6、 信息工程部负责在为本司单据员安装电脑及商友系统，并同XX的系统联网，负责每15分钟和总部交换、处理一次数据；在物流配送部安装电脑及商友系统，并同总部系统联网，负责部分程序的调整，。7、 采购部负责供应商收取配送的谈判及合同签订工作；负责供应商商品的送货及缺货跟进、协调工作，保证商品及时到冷库。8、 营销运营部负责安排门店按要求发送配货，验货、收货，收货当天审核单据等。三、 具体业务流程1、 配货 各分店根据配送编排表的安排在送货前一天9：00点之前统一向系统一般补货模块发送配货需求（分店配送货必须即时发送数据）并同时将需求制成EXCEL文件用内部邮件发送到单据员处（两个数据绝对要一致）。 信息工程部负责在门店发送当天中午12点前完成门店配送单据的处理并生成配货单和缺货目录（在查询缺货模块里增加按“供应商”查询功能并可以单品汇总，12月31日完成）； 订货员根据配货需求在当天下午3点前完成对供应商的缺货订货工作并将订单传真到相关供应商，下午完成商品常规库存检查、处理缺货、出货后的常规补货工作。 我司单据员在门店配货第二天上午10点前将不按库存全额生成该批商品拣货单交到XX物流中心。（信息部在12月31日前完成无库存情况下能生成拣货单的系统改进。同时要使系统增加我司单据员主动分货的单据能生成拣货单并可审核发货的功能） 当天商品的购进单必须在当天分店发送配货数据产生缺货目录后才能审核。 当天拣完货后单据员需在下班前审核出货单并发货。（信息部保证在下班前总部系统能增加库存，发货时系统不能自动生成损溢单，12月31日完成）2、 供应商送货供应商在收到订单后当天必须将货源情况反馈到我司订货员处。供应商根据订单内容保证在第二天中午10：30之前将所需商品送到XX仓库，将送货单和订单交XX收货员收货；供应商送货到场后，我方单据员即制验收单交XX收货员先进验货。3、 收货XX收货员仔细核对商品后在送货单和验收单上签名、盖章确认。（如出现数量不够、规格不符的需在验收单上进行修改并签名确认）；XX收货员将送货单、验收单交我司单据员签名、盖章，由单据员转制购进单交供应商；商品如不符收货标准，收货员有权拒收并通知我司单据员；单据员须在当天将到货实际情况反馈到订货员处。4、 储存XX负责所有商品的实物管理、保质期管理、商品库存管理；商品以我司门店收货时检验的质量为标准，所有商品出现质量问题、库存数量差异问题等均由XX负全责； 5、 XX配、送货我司单据员根据门店的配货需求转制二联拣货单交XX仓库管理员配货。XX仓库管理员必须严格按照出货单拣货并签名确认，保证数量准确、质量完好、包装牢固、标志清晰。XX仓库管理员拣完货后将拣货单交我司单据员复核并转制三联出货单，送货时需单货同行。门店验收收货后，必须在单上签名、盖章确认，一联单返回我司单据员存档，一联留底。所有门店收货后必须当天完成送货单据签收手续。6、 车辆配装、配送商品的装载必须遵循“重下轻上”、后送先装原则，对外观相近、容易混淆的商品尽量分开装载；收到出货单后必须在当天门店下班之前将商品完好无缺地送到门店，签收出货单。在同分店进行商品交接时仔细检查货物有无损坏，如有须随车拉回，在单上注明原因；司机回场后将门店签收后的出货单交单据员进行存档；7、 退、换货(附件一：退货标准)我司单据员根据同供应商签订的协议及要求，定期在公示板上发布冷冻食品退货通知。门店按照退货通知打印退仓单连同商品交当天送货司机带回。仓库管理员按照退仓单名细将退货入仓，然后将退单交回单据员。由单据员通知供应商退货。供应商退货时由单据员打印退厂单交仓库管理员退货，退完货后管理员将签收的退单交回单据员存档；在搬运和运输过程中非人为造成的商品损坏，门店须当天随车退回，由XX通知供应商换货。由于配、送货和单据处理造成的商品差错，门店须在下次送货时将商品退回。8、 盘点由财务部派人会同单据员、XX人员每月两次（试行）对库存商品盘点，对商品数量、质量、保管条件进行检查；盘点由财务部制定计划，物流配送部出库存表。盘点以我司帐面库存数为依据进行核对，如有差异由金粤丰人员对盘点出来的差错进行核查，给出差错原因并承担因此造成的损失； 财务部提交盘点报告，经公司审核后，可采取长短或者盘点时出长短的方式调整帐存。四、 人员管理 物流配送部负责单据员、订货员的全面管理。单据员工作地点在XX，订货员工作地点在配送中心。单据员负责出货单、购进单、退厂单、溢单处理，通知供应商退货，商品盘点工作。订货员负责订货单的处理，缺货跟进、商品库存管理。 单据员的工作时间与上班时间同步；单据工作采取六天制，单据员每周日固定休息一天；单据员补休或请假时由配送中心单据组指定人员顶班，顶岗人员采取轮岗制。 负责收货、送货、退货过程中的所有单据回收工作，保证单据及时到达我方单据员手中。物流配送部二00八年十月十日附件一：冷冻商品退货标准一、不可退货情况1、配送的冷冻商品如果是由于配送商储存不当或运输不当造成的坏货不予退货，损失由配送商承担。2、配送的冷冻商品如果是由于门店停电或坏柜造成的坏货不予退货，损失由门店承担。3、配送的冷冻商品如果是由配送仓或门店管理不善造成的过期商品（总含税进价额超过200元）不予退货，损失由配送仓或门店承担。二、可退货情况1、配送的冷冻商品如出现非人为的破包、变质和过期等坏