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公文写作讲座（武汉大学 程学兰） 一、公文概念和分类（一）公文定义 公文，即国家党政机关、企事业单位在处理日常公务活动中，行使职权、实施管理、沟通联系而制作的各种文书的统称 。 公文有狭义和广义之分 。1、狭义（法定）公文 法定行政公文 国务院办公厅规定文种：（13类13种) 命令（令）、决定 、公告 、通告 、通知 、通报、议案、 报告、请示 、批复 、意见、函、会议纪要 法定党务公文中央办公厅规定文种：（14种） 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、 条例、规定、函、会议纪要 说明：其中与行政公文相同九个。 【提示】 不同行业、单位常用公文不同，往往根据自己机关性质、行政级别、公文用途所需确定。2、 广义公文 泛指机关公务往来活动中所形成的一切书面文字材料 ，又称机关通用文书或机关事务文书 。包括常用的计划、总结、条例、规定、办法、调查报告、领导讲话稿、汇报材料、贺电贺函、致辞等 。 二、以办法为指南，规范公文撰制我国公文权威性执行文件 行政： 国务院办公厅制定：国家行政机关公文处理办法 党务：中共中央办公厅制定：中国共产党机关公文处理条例（一）规范公文书面格式 公文书面格式：指构成公文的结构要素及其这些要素在文面上所处的位置和书写要求。公文结构要素包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（上行文用）、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 。（国务院办法）规范公文格式内涵：（1）公文格式结构要素及标记，严格按国务院办法规定执行。即从结构要素名称到页面位置、书写方法，规范编制，任何单位不得有随意、不规范行为。（2）公文各结构要素的内涵和使用，必须统一、合理规范。 【讨论】 机关代字的编写、识别： 国务院文件：国办发20091号湖北省财政厅文件：鄂财字20093号湖北省教育厅文件：鄂教计字20093号中铁十一局集团有限公司文件： 公司机运物2004169号、公司经营200766号 公司工程2009172号、公司安质2005325号、 公司工财20052号、 公司公200956号 （如何规范、便于识别？）（二）遵守公文行文规则1、根据隶属关系和职权范围确定行文关系，准确行文。举例：公司拟起草一份某建设项目免征所得税的公文。试问： 公文应主送谁？应选择什么文种？ 【讨论】关于临时租用咸宁火车站货场部分预留空地的函（主送武汉铁路局） （用报告、请示、函？）2、选择合适行文方式，规范主送，一般不得越级行文（1）下行文：普发性的，主送可以几个以上，但必须是同一层次（级别）。（2）上行文 ：一般只能一个主送 ；不可多头主送 ；不可越级行文 。（3）受双重领导的机关向上级机关行文：要分清“主送”、“抄送”。 （4） 党政分开，各行其文。 （三）准确选用公文文种不同文种，写作方法、要求，行政执行力不同，不能混淆用错。以国务院办法为指南，对照其文种规定的用途定义，准确选用。【讨论】1、关于招聘科技大楼保安的公告 思考：能否用“公告”？ 正确：告示2、国务院办公厅关于加强基层应急管理工作的意见 思考：为什么用“意见”，而不用“通知”？因为：意见表示要在一段时间内贯彻落实的内容，时间具有一定跨度；而通知，是指告知要知道或办理的事，比较直接，时间要求一般比较急，因此，通知在此用不合适。3、关于财政部企业司财企便函2005240号复函的意见报告思考：两个文种可否同用？正确：不可同用。 三、巧用公文写作“套路”，规避公文写作常见毛病1、动笔前充分准备，明确行文目的【举例】铁道部下发公文：铁道部关于进一步加强在建工程质量工作的的通知中铁11集团公司办公室公文处理：转发性通知中铁十一集团公司转发铁道部关于进一步加强在建工程质量工作的通知 布置工作通知：中铁十一集团公司关于加强在建工程质量工作的通知 2、抓住正文行文规律，巧用“套路”构思写作 常见公文“三段式”的结构模式： 发文缘由发文事项意见要求 开头导语。说明发文缘由、目的、意义。 主体发文事项。具体陈述发文的事项及要求。 结语明确、简洁提出行文要求目的、意见。 【举例】各文种结构规律3、掌握标题结构规律，准确规范标题写作标题三要素：发文机关事由文种 关于 的通知发文机关：必须使用全称和规范化简称。 事由：简明扼要、准确地概括公文的主要内容，用介词结构：“关于的”，作文种的定语。文种：根据行文目的、行文关系和内容的需要准确确定，不得混淆相似文种。 【标题写作提示】（1）公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（2）标题除三要素完整形式外，可用省略式 。（3）有的文种标题有特殊写作要求，要注意学习掌握。如：转发性通知、请示、批复、会议纪要。 【讨论找出错误并改正】关于审计、评估有关问题的请示改：关于资产评估审核有关问题的请示关于五洲医院的复函改：关于五洲医院缴纳社会保险费的复函关于对第一工程有限公司工会改选工会主席报告的批复 改：关于第一工程有限公司工会主席改选的批复关于对的批复改：关于死亡事故调查报告的批复 四、几种常用公文写作（一）、通知通知 “适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知种类：发布性通知、指示性通知、一般性通知、任免通知 1发布性通知写作 以发布附件为行文目的的通知。包括：（1）发布文件 主要为发布规章。即本机关起草，在本机关管辖范围内执行的各种规章制度文件，起公布、通告作用。例：关于印发的通知（2）转发文件 用于转发外机关文件。包括上级、同级或不相隶属机关的文件，起传达、推荐作用。例：中铁11局集团公司关于转发建设部的通知 （3）批转文件 用于上级机关对下级机关报送文件，加审批意见转发到下级，起批准、认可、推荐作用。例：国务院办公厅批转农业部等部门关于2008年减轻农民负担工作意见的通知 发布性通知标题结构： 发文机关 + 发布 （颁发、印发、转发、批转）+ 被发文件标题 + 文种如： 国务院批转国家建委关于开展国土整治工作报告的通知 避免出现“关于的关于”、“通知的通知”赘语。 【讨论：找出错误并修改】 1、中铁十一局集团公司关于转发总公司调整警衔津贴标准的通知的通知修改：删后面“的通知”。2、中铁11局集团公司关于转发的通知 这是典型的关于的关于，通知的通知标题。注：转发文件的发文单位不能省略。修改：删掉前介词“关于”，后“的通知”，注：转发文件的发文单位不能省略，需补上。3、关于下发的通知（公司人07年237号） 析：这是公司有关部门起草的一份文件“意见”，经公司职代会主席团审议通过的，拟发文发下去执行。如何标题正确表达？“下发”口语化，不规范，“关于的关于”去掉前个，因转发文是“非通知”，故“的通知”不删。修改：中铁11局集团公司印发关于办理员工内部退养的意见的通知4、关于转发总公司转发建设部的通知的通知 析： 这里是转发的转发，三个层次。标题不能这样重叠、罗嗦不清。 修改： 直接引用原始发文单位名称及文件名。中间转发单位省略，在正文第一段说明。 中铁11局集团公司转发建设部关于开展建设领域竣工工程工程款支付情况调查工作的通知5、关于转发中铁建经计函2006301号文的通知 析：转发性通知标题的事由用发文字号代替，表意不明，是一种偷懒、简化的处理方法，不妥、不规范，一般不能这样处理。 修改：关于转发铁道部的通知6、关于发布的通知 析：这里发下的办法是一项具体、常规性工作，用“发布”词太大，改“印发”。（原标题是正确的）修改：关于印发的通知2指示性通知写法 主要用于上级对下级布置工作，安排重要活动或解决工作中出现的问题。 标题：要求准确概括事由。正文：第一层：通知依据：简洁写明制发通知的缘由、目的、根据或者意义。 第二层：通知事项：具体阐述通知内容 第三层：执行要求。指出执行要求、时间、有关事宜（结束全文）。 【例文】关于2009年中央企业开展全面风险管理工作有关事项的通知【技巧点拨】指示性通知写作抓两点：（1）开头抓写两依据 政策依据（上级文件）， 事实依据（工作中已出现的问题）。（2）正文学会撮要句 将每一方面的问题，首先概括为一句便于理解、执行的短句，然后再展开，具体说明。 【讨论修改】 关于进一步加强工程质量工作的通知各子、分公司，集团公司工程指挥部： 随着产值规模的逐年扩张（应为扩大），管理的跨度和难度明显加大，资金，机械设备，管理能力和技术人才储备等生产要素全面感到吃紧，已不能满足施工生产的需要。由于一时难以适应情况的变化，内外部资源又没得到及时整合，以致一些工程项目管理没了章法（口语化，应为不到位），工程质量问题多发，有的甚至因管理失控而发生工程质量事故，还有的工程项目由于工程质量差已多次受到业主的通报批评， 面临被赶走（口语化，应为被淘汰）的危险。这些都给企业造成了难以挽回的损失，已直接影响到企业的生存与发展，务必引起我们各级领导的高度重视。鉴于当前整体工程质量水平下滑的严峻形势，根据集团公司领导的指示精神，对加强工程质量工作提出如下要求： 一、认清形势，提高认识，增强搞好质量工作的紧迫感。（略） 二、健全组织机构，落实质量责任。（略） 三、制定措施，强化施工过程监控。（略） 四、切实加强一般项目和小型项目的质量管理。（略）五、紧紧围绕100日大干，认真组织扎实开展好工程质量大检查活动。（略） 六、加强监督，严格奖惩和事故报告制度。（略） 今年集团公司施工生产和经营任务都十分繁重，希望各级领导要充分认识到工程质量与生产经营相互依存，互相作用的辩证关系，看重责任，不辱使命，在抓好任务承揽的同时抓好质量工作，努力实现年度工程质量目标。 二00年四月二十五日（二）请示、报告写作1、请示用途：“适用于向上级机关请求指示、批准”。种类：根据请示用途，可分为： 请求指示的请示 请求批准的请示【思考】两种请示的写作差异。请求指示的请示-未拿出意见，请求指示。 请求批准的请示-已拿出意见，请求批准。 请示的写法（1）标题。主要写明所要请示的问题。【标题写作提示】简明扼要，准确概括请示事项；标题中不能使用“申请”、“请求”与文种同义的赘语；不能将文种写成“请示报告”。【讨论修改】1、关于请求协调解决架桥机、铺轨机组过轨发运相关问题的请示改：关于协调解决架桥机、铺轨机组过轨发运相关问题的请示2、关于申请认定省级企业技术中心的请示 改：关于认定省级企业技术中心的请示3、关于申请设立退休人员社会化管理服务机构的请示改：关于设立退休人员社会化管理服务机构的请示4、关于请求调拨DF4B型内燃机车的请示改：关于调拨DF4B型内燃机车的请示5、关于恳请帮助协调加快办理办公用地出让手续的请示 改：关于协调加快办理XXX段办公用地出让手续的请示（2）主送即主管上级机关，不能多头主送，一般只能一个主送机关。【提示】原则上，不相隶属平行单位不能用请示，只能用“请批函”。主送不能得以机关名义向上级机关负责人报送。 （3）正 文 请示正文必须写得充分、具体、明确。 请示原由：即请示的原因、背景，或依据 。要求理由充足，具有说服力。请示事项（意见）。即要求上级批准、指示或批转、答复的具体事项。事项及事项意见要明确。请示结语。另起一行。用规范惯用语结束全文。请示结语要求：委婉、谦和。 【写作提示】 结尾用规范惯用语： “当否，请审批”、“以上意见妥否，请核批”、“妥否，请批复”、“当否，请指示”不要用命令式结语： “请答复”、 “请回复”、 “请批复”、“特请示，请批准”【举例讨论】 关于调拨DF4B型内燃机车的请示 中国铁道建筑总公司： 我集团公司承担青藏铁路安拉段的铺架施工任务，该段正线长443km、站线40km、架梁1050孔。截止今年10月8日，已完成正线铺轨133km、架梁239孔。根据施工计划安排，要求我集团公司明年9月铺轨到拉萨，工期提前，时间紧，任务重，施工难度大。此外，我集团公司还承担安拉段70万立方米石碴的运输任务。由于安拉段海拔高、气候恶劣、线路坡度大、区间距离大,且机车功率损耗太大，铺架运输必须双机牵引。随着铺架距离的逐步延伸，运输路料和石碴的机车也逐渐增加，目前，我集团公司现有的机车已不能满足需要，为确保按期完成青藏线安拉段的铺架施工任务，急需再配备12台DF4B型内燃机车。为此，特请示建筑总公司向铁道部申请有偿调拨在用DF4B型内燃机车12台，以满足我集团公司青藏线铺架施工急需。 特此请示。 附：关于内燃机车使用说明 二OO年十月十日改： 关于有偿调拨DF4B型内燃机车的请示 中国铁道建筑总公司： 我集团公司承担青藏铁路安拉段的铺架施工任务，该段正线长443km、站线40km、架梁1050孔，根据施工计划安排，明年9月必须铺轨到拉萨，时间紧，任务重。此外，我集团公司还承担安拉段70万立方米石碴的运输任务，安拉段海拔高、气候恶劣、线路坡度大、区间距离大，随着铺架距离的逐步延伸，运输路料和石碴的机车也逐渐增加，目前，现有机车已不能满足施工需要。为确保按期完成青藏线安拉段的铺架施工任务，特请示建筑总公司予以有偿调拨12台DF4B型内燃机车，以满足施工急需。 特此请示。 附：关于内燃机车使用说明 二OO年十月十日【点评】该文值得讨论的几个问题：1） 文种到底是“请示”还是“报告”？从标题和正文看，是反映问题，汇报情况，结尾：“特向股份公司汇报，并请上级主管部门上报协调解决为谢”。文种应为“报告”。2） 如果文种确定为“请示”，是请求指示，还是请求批准？对什么事指示？批准什么？动笔前应明确，必须围绕这个要点行文。显然该文不适合请示。3） 如文种是“报告”，报告与请示的写作区别在哪里?4） 导语（第一自然段），如何反映上级文件与现实的矛盾冲突？上级文件的这种罗列法妥否？正文的原因归纳怎样更简短、清晰？结尾协调解决什么不明确（发文意图）。【公文附件写法说明】 “公文如有附件，注明附件顺序和名称”。 写明“附件”，不能“附”字。 不能用发文字号代替附件文件名称。【举例】 指出问题所在。（以下无原文）附：1、国资改革2007878号文件复印件 2、国土资函2007674号文件复印件 3、土地利用现状分类文件复印件 4、武国土房函2007169号文件复印件 5、中铁建总公司传真电报【讨论】 关于请求协调解决架桥机、铺轨机组过轨发运相关问题的请示 改：关于协调解决架桥机、铺轨机组过轨发运等相关问题的请示【思考】 文种到底是“请示”还是“报告”？“报告”与“请示”的写作区别在哪里？ 报告-是向上级机关汇报工作，反映情况。请示-是请求上级机关对提出问题的答复或批示。2、报告 用途：报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。 常见种类：工作报告、情况报告、答复报告。【提示】不同报告，正文写法上有很大差异。 报告基本写法：标题：准确概括事由。主送：不能省略，即主管上级机关。正文：常见两种写法：（1）一般公文“三段式”写法报告原由、报告事项、报告结语。（2）总结汇报“三段式”写法第一种：“情况问题建议”式多用于反映情况、汇报问题为主的专题工作报告和呈请性报告。具体写法是：第一部分：概说情况，主要从正面说。第二部分（重点）：问题汇报。 第三部分：提出解决问题的意见（建议）。第二种：“情况做法（或经验）不足”式【举例】 省人民政府关于加快城市道路建设与交通管理工作的报告 开头：主体：介绍了四大做法（经验）： 1、统一认识，加强领导 2、加强管理，充分发挥道路功能 3、统一规划，加快建设步伐 4、做好养护维护，服务经济发展结尾，单独说明工作中存在不足 ，改进的问题 。报告结语： 通常用“特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅（批）”等惯用语结束全文。 报告写作注意事项：（1）报告写作注重用事实材料说话。（2）报告中不得夹带请示事项。【讨论】 关于财政部企业司财企便函2005240号复函的意见报告中国铁道建筑总公司：财政部企业司关于中国铁道建筑总公司移交湖北省管理办社会职能机构对帐结果的复函(财企便函2005240号传真件已收悉，现就关于对账数据审核表中公安机关经费补助问题的主要意见报告如下：一、核定的补助经费不能确保公安机关正常运转。由于铁路建设任务所决定，我集团公安机关的大部分民警分布在全国23个省市区的重点工程执行安全保卫任务和87个雷管炸药库点的监管工作，因此公用经费支出较大。按财政部核定的经费无法实现“确保移交机构的正常运转”的工作目标。二、核定的经费补助难以落实被移交民警工资待遇 “就高不就低”的原则。我集团公安民警工资一直执行企业员工同级标准，根据“按企业实际发放的原标准核定”的原则，财政部核定的补助经费不能保障被移交单位民警现工资待遇，这将影响公安队伍的思想稳定。建议申请财政部仍按湖北省财政厅中国铁道建筑总公司关于中国铁道建筑总公司在鄂中小学公检法机构移交地方管理经费补助对账结果的报告中地方财政核对的经费补助金额审批。妥否，请批示。二OO五年十一月九日【点评】第一， 正确判断文种。这是一篇向上呈转意见的公文，所以到底是报告还是意见，容易混淆。但只能选取一个，不能混合都用。根据“意见”定义：“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。所以只能选择“报告”文种。第二， 明确该文行文事由。到底是回复财政部便函的报告，还是因这个便函（发文缘由）向主管上级（总公司）汇报情况，反映意见的报告？显然是后一种情况。所以标题表意不清。第三， 标题修改：公文标题不能用发文字号来概括事由。可改为：关于我集团公司在鄂公安机关经费补助问题的报告，或关于我集团公安机关经费补助问题答复财政部意见的报告。第四， 正文可采取公文三段式写法。第五、结尾段：“建议申请财政部”，表意不明，改“建议请财政部”或“建议财政部仍按”。 该报告另一写法：以财政部文为引据，反映情况（如采纳，经费困难），提出自己对问题处理建议(执行什么文件)。3、请示和报告的区别 内容性质不同行文目的不同 行文时间不同行文规则不同（三）函函“用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。” 函行文具有多样性，无论上行、平行、下行均可使用。 【提示】函主要用于不相隶属机关之间。1、函的写作方法标题：事由明确、准确；申请、商洽、复函等可在标题文种前显示字义。正文：一般两层次内容： 发文的依据：缘由与背景，即为什么要发函。 发函事项：申请、商洽、回复的具体事项（意见）。【提示】函的具体写法与它内容相似文种写法一样。 【技巧点拨】 申请函、商洽函：类似请示写法。首先说明为什么要申请、商洽的理由、原因，然后明确提出请批申请事项或发函人意见。 答复函、答批函：类似批复写法（引据、答复、结语），紧扣所询问的问题或请求批准的事项表意见，作回答即可。结语：函有惯用结语，向对方提出要求，结语简洁、客气、谦和。去函：常用“请复”、“以上意见，请即函复”、“特此函告，请复”之类。复函：常用“此复”、“特此函复”、“专此函复”。申请及商洽函：通常结语“可否，请审批”、“同意否，望请函复”。2、函的写作注意事项（1）行文直陈其事，言简意明。