excel做人事管理的几个函数.doc

分享做好人力资源统计需要掌握的函数人力资源统计工作学会以下几个函数，任何统计工作都不成问题。他们是：COUNTA()函数 与COUNT()函数 COUNTIF()函数 SUM()函数 SUMIF()函数 SUMPRODUCT()函数 就其应用，分别说明1、COUNT()函数，该函数返回单元格数字参数的个数。它可以统计数组或单元格区域中含有数字的单元格个数（零值不统计）。用于员工人数统计，值得注意的是，该函数只能对数字单元格起作用，因此，下图的人员统计范围选择了表格的D列，如下图。2、COUNTIF()函数，是统计某一区域中符合条件的单元格数目。 其输入格式为：COUNTIF(单元格区域，该单元格统计条件)，单元格条件可以为数字、表达式或文本(如36、160和男等)，其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。该函数的属于单条件统计函数，在人力资源统计表中有广泛的应用价值，实用性很强，灵活加以应用可以达到事半功倍的效果。如下图：统计综合管理部的人数公式：D17=COUNTIF(C2:C14,综合管理部)统计年龄大于40岁以上公式：D17=COUNTIF(D2:D14,“40)提示：COUNTIF函数一般情况下只能设置一个条件SUM()函数 不多说一般人都知道。3、SUMIF()函数，完成指定条件对若干单元格、区域或引用求和。 应用格式：SUMIF(条件判断的单元格区域，数据或条件单元格的判定条件，需要求和的单元格区域或引用)。适用于编制工资或奖金汇总表，。一般情况下也只能设置一个条件。如图：统计财务经营部的工资4、SUMPRODUCT()函数 该函数在EXCEL定义中描述为在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。这种描述给人的感觉似乎是对数组进行计算，对乘积汇总。但实际上它对于多条件求和方面的功能超乎人们的想象，特别是应用于人力资源方面统计更是超强，不仅能完成多条件的统计功能，而且人数统计和工资汇总统计都能实现，灵活应用可以取代COUNTIF()和SUMIF()，因此掌握该这个函数的使用方法，可以说完成任何统计报表的数据统计工作，都能做到游刃有余。 该函数进行多条件计数统计时，如条件是”或者”关系。必须用+号连接判断条件，其公式形式如下： SUMPRODUCT(条件1 +条件2 +条件3条件N) 应用见下图： 该()函数进行多条件计数统计时，如条件是“并列”关系，即同时满足。必须用*号连接判断条件，公式形式如下： SUMPRODUCT(条件1*条件2*条件3条件N) 应用见下图：计算财务经营部具有“大学毕业”的人 该()函数进行多条件求和统计时，如条件同时成立。必须用*号连接判断条件，其公式形式如下： SUMPRODUCT(条件1*条件2*条件3条件N) *计算区域，应用见下图：计算财务经营部具有“大学毕业”的人工资 该()函数进行多条件求和统计时，如条件是“或者”关系。必须用+号连接判断条件，其公式形式如下：SUMPRODUCT(条件1+条件2+条件3条件N) *计算区域，应用见下图：掌握了以上几个函数，再结合工作区文件的应用和单元格区域命名的方法，我想对于统计没有什么难题了。以上是个人应用的体会，希望对大家有所帮助。 二）IF函数应用1、 输出带有公式的空白表单 图5 人事分析表1以图中所示的人事状况分析表为例，由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写，在总计栏（以单元格G5为例）公式为：=SUM(C5:F5)我们看到计算为0的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉总计栏中的0呢？你可能会说，不写公式不就行了。当然这是一个办法，但是，如果我们利用了IF函数的话，也可以在写公式的情况下，同样不显示这些0。如何实现呢？只需将总计栏中的公式（仅以单元格G5为例）改写成：=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),)通俗的解释就是：如果SUM(C5:F5)不等于零，则在单元格中显示SUM(C5:F5)的结果，否则显示字符串。几点说明：（1） SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是SUM(C5:F5)0，在EXCEL中可以省略0；（2） 表示字符串的内容为空，因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。 图42、 不同的条件返回不同的结果如果对上述例子有了很好的理解后，我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域。比如，在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。 未命名.jpg (55.92 KB)2010-4-20 11:22某班级的成绩如图6所示，为了做出最终的综合评定，我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。如果各科平均分超过60分则认为是合格的，否则记作不合格。根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格B12为例）：=IF(B1160,合格,不合格)语法解释为，如果单元格B11的值大于6