办公自动化期末复习.doc

期末复习提纲一、 题型及分值判断题（每小题1分，共10分）单项选择题（每小题1分，共20分）填空题（每空1分，共10分）问答题（3小题，共26分）实验题（3小题，共34分）实验内容弄懂（窗体、报表、查询-设计视图、实验三）二、 主要内容第一章1、 数据模型的分类及代表：层次型-IMS网状型-DBTG关系型-Access、vfp、oracle、DB2、sybase等2、关系模型的概念及其相关定义（元组、属性、关键字等）关系模型就是用二维表结构来表示实体以及实体之间联系的数据模型（将数据组成二维表的形式，通过一张二维表来描述实体的属性、描述实体间联系的数据模型）。（1） 关系：以属性分类的、包含若干行的二维表称为“关系模型的关系”。一个关系就是一张二维表，每一个关系可选取一个关系名。（2） 记录（元组）：二维表中水平方向的一行。二维表中的行称为“记录”。一行为一个记录。记录用来表示现实世界某一个实体集合中不同的、独立的个体事物。例如，学生是一个实体集，学生“黎明”为其中的一个独立个体。（3） 属性、值、域：二维表中垂直方向的列。每一记录由若干列组成，横向排列一个事物实体的多种属性，在二维表中列对应实体的属性，列名就是属性名。例如（学院，系，姓名，性别，年龄）描述了学生实体的5个属性。值为记录中个属性的具体数值，例如（经济管理学院，信息管理系，黎明，男，19），它描述了学生黎明的信息。域为属性的取值范围，即不同记录对同一个属性的取值所限定的范围，例如“性别”的域为（男，女）（4） 关键字（主码、主键）：其值能唯一地标识一个元组的属性或属性的组合。如：学生信息中的“学号”属性。（5） 关系模式：对关系的描述，对应二维表的结构。格式为：关系名（属性名1，属性名n）。如：学生信息（学号，姓名，性别，专业，出生日期）。（6） 关系的性质：关系中的每一个属性值都是不能再分的元素；每列中的数值都是同类型的数据，来自同一个域；同一个关系中不能出现相同的属性名；同一关系中不允许有完全相同的元组；行、列的次序可以任意交换，不影响实际意义。关系数据库中，基本数据结构是二维表，表之间的联系通过不同表中的公共字段来体现。各个关系模式不是孤立的，他们不是随意堆砌在一起的一堆二维表，要正确反映事物及事物之间的联系，需要进行仔细的关系数据库设计。3、E-R图的画法及其向关系模型的转化方法E-R图实体联系模型也叫E-R模型或E-R图，它是描述 概念世界、建立概念模型的实用工具。 实体（实体型）：矩形表示，框内写明实体名。 属性:椭圆形表示，框内写明属性名，用直线与实体连接起来。 联系：菱形表示，框内写明联系名，用直线分别与有关的实体连接起来，同时在连线旁标明联系的类型。联系可以有属性。E-R图向关系模型的转换 一个实体型转换为一个关系模式，实体的属性就是关系的属性。 一个1：1联系可以转换为一个独立的关系模式，也可以与任意一端对应的关系模式合并。 一个1：n联系可以转换为一个独立的关系模式，也可以与n端对应的关系模式合并。 一个m：n联系转换一个关系模式，与该联系相连的各实体及联系本身的属性都转换为关系的属性。例：将如图所示的ER图转换成关系模型，可以转换为_个关系模式。 借书人信息（借书证号，姓名，单位）图书信息（总编号，分类号，书名，作者，价格，位置）借阅信息（借阅日期，借书证号，分类号）第二章4、Access数据库的对象分类表、查询、窗体、报表、页、宏、模块第三章5、表的主要视图（把表的结构和表的内容分开操作）数据表视图是按行和列显示表及数据的窗口，主要完成对数据的添加、修改、删除等操作。设计视图是用来创建表的结构，与数据操作无关。可以利用主窗口工具栏的“视图”按钮来进行切换。修改表结构的操作主要包括增加字段、修改字段、删除字段和重新设置主键等。修改表结构只能在表的设计视图中完成。编辑表中内容的操作主要包括添加及保存记录、删除记录和修改数据等。修改表的内容只能在数据表视图中进行。6、创建表的几种方法及各自适用的场合（1）使用设计器创建表，这是一种最常用的方法。使用此方法要详细说明每个字段的字段名和所使用的数据类型。第一步：定义字段名称、数据类型。第二步：设置字段属性。不同的字段类型有不同的属性，表中每个字段都有一系列的属性描述。包括字段大小、格式、输入掩码、默认值、有效性规则、有效性文本、输入法模式、标题等。第三步：设置主关键字。第四步：保存表结构，确定表名。字段属性1.字段大小：用来具体确认数据存放在数据库中所占用的空间大小。Access只允许对文本型和数字型数据类型进行设置，其他数据类型的字段大小是由系统指定的。注意：改变字段大小或更改数据类型都可能会导致数据丢失。2.格式：用来确定数据的打印方式和在屏幕上的显示方式。 3.输入掩码：用于定义数据的输入格式，保证输入的数据与数据库字段设计的格式标准相一致，否则就不能输入到该表的字段中。注意：向导只能用于处理 “文本”和“日期/时间” 类型的字段；对于数字型或货币型字段只能手工输入掩码。掩码格式：由三部分构成，用分号分隔。第一部分是掩码本身；第二部分确定是否保存原义符号，如果为0，则所有字面显示字符（例如，电话号码输入掩码中的括号）都与数值一同保存，若为1或空白则保存非空格字符；第三部分显示在输入掩码处的占位符，如果省略该部分将显示下划线。 4.默认值：如果某个字段中有大量记录都是相同的值，设置默认值可以大大减少输入量，加快输入速度。例如：对于学生表中的“性别”字段，可以设置“男”为默认值。5.“有效性规则”和“有效性文本”：“有效性规则” 可以防止非法数据输入到表中，“有效性文本”是指当输入了字段有效性规则不允许的值时显示的出错提示信息。 有效性规则有效性文本 0 必须是非零值 1000 Or Is Null 必须为空值或大于1000 Like A? 必须是5个字符并以A为开头Like 王* 必须姓王6.索引：索引实际上是一种逻辑排序，它并不改变数据表中数据的物理顺序。建立索引的目的是提高查询数据的速度。 索引有以下3种取值： 无：表示无索引（默认值）。 有（有重复）：有索引但允许字段中有重复值。 有（无重复）：有索引但不允许字段中有重复值。7.其他属性： 标题：用于窗体时的标签，如果未输入标签则将字段名作为标签。 Unicode压缩：可以设定是否对“文本”、“备注”、或“超链接”字段中的数据进行压缩，目的是为了节约存储空间。 输入法模式：可以控制中文输入法的显示方式，有多种选择。若使用中文环境，则只有3项可使用（开启、关闭和随意），其他均是针对日文及韩文环境的。 （2）使用表向导创建表，其创建方法与使用“模板创建数据库”的方法类似。使用向导创建表结构，有时与用户的实际要求有所不同，需要通过“设计”视图对其进一步修改。因此，一般在所需要的表结构与向导提供的“示例表”中表结构相类似的情况下使用向导创建表。（3）通过输入数据创建表。在数据表视图中直接在字段名处输入字段名，但无法对每一字段的数据类型、属性值进行设置，一般还需要在设计视图中进行修改。不同数据类型的数据在输入时要注意符合格式要求；OLE对象需要以“插入对象”的方式进行输入；超链接类型的数据要以“插入超链接”方式进行输入。通过输入数据创建表与前两种创建表的方式不同，此方法直接完成数据的输入任务，适合数据量比较小的情况。7、常用的数据类型（注意备注与文本的区别）每种的适用场合？文本与备注的区别？（1）文本：使用的对象为文本或文本与数字的组合，也可以是不需要计算的数字。例如：姓名、地址、电话号码、邮编。默认大小为50个字符，最多255个字符。（2）备注：保存较长的文本和数字，可达65536个字符。注意：不能对备注型字段进行排序或索引，但文本型字段却可以进行排序和索引。对备注型字段中的文本搜索，速度慢。所以，在对相对简短的字符、数字性数据进行设置时，特别是需要对字段的数据进行排序和索引时，尽量使用文本数据类型。（3）数字：用来存储进行算术运算的数字数据，例如：数量、售价。可以通过设置“字段大小”属性，定义一个特定的数字类型。（4）日期/时间：用来存储日期、时间或日期时间组合，例如：出生日期、入学时间，占用8个字节的存储空间。（5）货币：是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字数据类型。不必键入货币符号和千位分隔符，系统自动显示。占用8个字节的存储空间，可以表示小数点后14位，整数最多15位。（6）自动编号：每次向表中添加新记录时，Access会自动插入惟一顺序号，即在自动编号字段中指定某一数值。可通过此方法建主键（主关键字）。一般占用4个字节。 注意：自动编号数据类型一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表中含有自动编号字段的一个记录，并不会对表中自动编号型字段重新编号。当添加某一记录，不再使用已被删除的自动编号型字段，按递增的规律重新赋值。（7）是/否：针对只包含两种不同取值的字段而设置的，又被称为 “布尔”型数据。例如：婚否，占用1位空间。（8）OLE对象：内容为非文本、非数字、非日期等内容，也就是用其他软件制作的文件，例如：照片、各种多媒体文件。（9）超级链接：是用来保存超级链接的，内容可以是文件路径、网页的名称等，单击后可以打开。（10）查阅向导：在一般情况下，表中大多数字段的数据都来自用户输入的数据，或从其他数据源导入的数据。但在有些情况下，表中某个字段的数据也可以取自于其他表中的某个字段的数据，或者取自于固定的数据，这就是字段的查阅功能。该功能可以通过使用表设计器的“查阅向导”来实现。注意：如果一个数据表A的一个字段的值来源于数据表B中的某个字段，可以使用查阅向导。不仅便于数据的输入及数据的直观性；同时还可以用下拉列表方式防止输入不存在的值。8、数据的完整性（实体完整性、参照完整性、用户定义完整性）实施参照完整性：在定义表之间的关系时，应设立一些准则，这些准则将有助于数据的完整。参照完整性就是在输入记录或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。 如果主表中没有相关记录，则不能将记录添加到相关表中； 如果相关表中存在匹配的记录，不能删除主表中的记录； 如果相关表中有相关记录时，不能更改主表中关键字的值。 级联更新相关字段：主表中关键字值改变时，相关表中相关记录会用新值更新。例如“系”表和“教师”表，“系”表原“数学系”系编号为1，当改为8时，保存关闭后，打开“教师”表后，原系编号为1的都改为8。 级联删除相关记录：会删除相关表中相关记录。例如删除“系”表原“数学系”系编号为1的记录，“教师”表中系编号为1的记录也被删除。 主表必须设置主键，相关表可以不设主键。 建立一对多关系后，关系连线上出现标志。在主表的数据视图中，第一个字段左侧出现“+”标志，都表明一对多关系建立成功。实体完整性：实体完整性将行定义为特定表的唯一实体。实体完整性通过索或约束，强制表的标识符列或主键的完整性。用户定义完整性：可以定义不属于其他任何完整性类别的特定业务规则。所有完整性类别都支持用户定义完整性。这包括 CREATE TABLE 中所有列级约束和表级约束、存储过程以及触发器。第四章9、查询的功能及类型适用情况，能判断属于什么查询(PPT)（1）选择字段（投影）：在查询中，可以只选择表中的部分字段。例如，建立一个查询，只显示“教师”表中每一个教师的姓名、性别和科室。（2）选择记录（选择）：根据特定的条件查找所需的记录（可以从一个表或多个表中选择数据），并显示找到的记录。例如，建立一个查询，只显示“教师”表中职称是教授的男教师。（3）编辑记录：可以利用查询添加、修改和删除表中的记录。例如，将政治面貌是“群”的学生从“学生”表中删除。（4）实现计算：查询不仅可以找到满足条件的记录，而且还可以在建立查询的过程中进行各种统计计算，如计算每门课程的平均成绩。另外，还可以建立一个计算字段，利用计算字段来保存计算的结果。（5）建立新表：利用查询得到的结果可以建立一个新表。例如，将“考分”大于等于60分以上的学生找出来，并放在一个新表中。（6）建立基于查询的报表和窗体：为了从一个或多个表中选择合适的数据显示在报表和窗体中，可以先建立一个查询，然后以查询的结果作为数据源。类型：（1）选择查询：选择查询是最常用的查询类型。它可以根据指定的查询准则，从一个或多个表中获取数据并显示结果；可以对记录进行分组，并且对记录进行总计、计数、平均以及其他类型的计算。选择查询产生的结果是一组数据记录，这组数据记录称为“动态集”。选择查询的目的就是用来挑选表格中的内容，并组合成动态集合。（2）参数查询：参数查询是一种利用对话框来提示用户输入准则的查询。不仅具有选择查询的功能，而且能够随时按照用户的输入要求来查找符合相应条件的记录。例如：查询和显示某学生的基本情况。执行参数查询，屏幕会显示一个设计好的对话框，以提示用户输入信息。（3）交叉表查询：交叉表查询是对表或查询的行和列数据进行统计输出的一种查询。将来源于某个表中的字段进行分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后在数据表行和列的交叉处显示表中某个字段的统计值。例如：统计每个系男女教师的人数。（4）操作查询：操作查询实现在一次查询操作中对所得的结果进行编辑等操作。操作查询有四种： 生成表查询：结果是生成一个新的表格。例如：将成绩在90分以上的记录找出后放在一个新表中。 追加查询：把查询产生的结果放在当前表中，而不是像生成表查询一样产生一个新表格。例如：将成绩在80分到90分之间的学生记录找出后追加到一个已存在的表中。 更新查询：改变已在表格内存在的数据。例如：将行管系88年以前参加工作的教师职称改为副教授。 删除查询：将一个表中的已存在的数据删除掉。例如：将“办公自动化管理”课程不及格的学生从“学生”表中删除。（5）SQL查询：SQL查询就是用SQL语言建立的查询，SQL是一类具有通用接口数据库查询语言。SQL不仅具有查询功能，还具有定义、更新和控制等多种功能。SQL查询主要包括联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询4种。10、操作查询的类型（生成表查询、追加查询、更新查询、删除查询）PPT操作查询是建立在选择查询的基础上，对原有的数据进行批量的更新、追加和删除，或者创建新的数据表。但操作查询的结果，不像选择查询那样运行只显示查询结果，操作查询运行后改变了数据源的数据，所以需要再打开目的表（即被更新、追加、删除或生成的表），才能了解操作查询的结果。使用操作查询可以通过查询的运行对数据做出变动，这样可以大批量地更改和移动数据。操作查询实现在一次查询操作中对所得的结果进行编辑等操作。操作查询有四种： 生成表查询：结果是生成一个新的表格。 例如：将成绩在90分以上的记录找出后放在一个新表中。 追加查询：把查询产生的结果放在当前表中，而不是像生成表查询一样产生一个新表格。 例如：将成绩在80分到90分之间的学生记录找出后追加到一个已存在的表中。 更新查询：改变已在表格内存在的数据。 例如：将行管系88年以前参加工作的教师职称改为副教授。 删除查询：将一个表中的已存在的数据删除掉。 例如：将“办公自动化管理”课程不及格的学生从“学生”表中删除。11、查询的主要视图：数据表示图、设计视图、SQL视图设计视图：12、查询准则中运算符（In，Like，Left等）及函数（Max，Len等）的含义查询的准则也就是查询的条件。准则是运算符、常量、字段值及函数等的组合，类似于高级语言表达式。运算符是组成准则的基本元素，ACESS提供了关系运算符、逻辑运算符和特殊运算符。同时也提供了大量的标准函数，如数值函数、字符函数、日期时间函数和统计函数等，具体可以通过Access的帮助进行查找。为用户更好地管理和维护数据库提供了极大的便利。关系运算符：运算符功能举例含义=等于 “王名”等于“王名”小于 大于 80大于80=小于等于 =大于等于= #9911#99年1月1日以后出生不等于 “男”不等于“男”逻辑运算符：运算符功能举例含义And逻辑与“团员” And “男”是男生团员Or逻辑或“团员” Or “男”是男生或是团员任意一个 Not逻辑非Not “团员” 不是团员特殊运算符：运算符功能举例含义Between决定一个数值是否在一个指定值得范围内Between 1 And 10在1到10之间In决定一个字符串是否是一列表值的成员In （“团员”，“男”）是“团员”或是男生中的任意一个Is与Null一起使用，以决定一个值是否是Null或Not Null Is Null Is Not Null表示该字段无数据该字段有数据Like决定一个字符串是否以一个或更多字符开始，需要与通配符“*”号或“？”号搭配使用Like “a*”;Like“File?”以“a”开头的字符串以File开头，后3位为任意的字符数值函数：（1）绝对值函数 格式：ABS() 功能：求“数值表达式”值的绝对值。（2）取整函数 格式：INT () 功能：不超过“数值表达式”值的最大整数。（3）求平方根函数 格式：SQR() 功能：计算“数值表达式”值的平方根值。字符函数：（1）截取左子串函数 格式：LEFT(，) 功能：从“字符串”左侧第1个字符开始，截 取“数值表达式”值个字符。（2）测试字符串长度函数 格式：LEN() 功能：返回“字符串表达式”的字符个数。日期时间函数：（1）系统日期函数 格式：DATE() 功能：返回当前系统日期。（2）系统时间函数 格式：TIME() 功能：返回当前系统时间。（3）年函数 格式：YEAR() 功能：返回年的四位整数。13、创建查询的方法：利用向导（简单查询、交叉表查询、查找重复项查询、查找不配项查询），利用设计视图（从一个表中、多个表中、输入参数条件），SQL查询14、select语句的使用方法select语句用于从数据库中检索出满足条件表达式要求的数据项。select查询语句格式如下：select /查询结果的目标列from /查询操作数据来源 where /查询满足的条件group by /对查询结果分组order by ASC | DESC/对查询结果排序第五章15、窗体的主要视图：（1）设计视图：设计视图是数据库对象（包括表、查询、窗体、宏和数据访问页）的设计窗口。在设计视图中可以创建窗体或编辑修改窗体。（2）窗体视图：是操作数据库时的一种视图，是窗体设计后的结果。（3）数据表视图：显示窗体中具体的数据记录。（4）数据透视表视图和数据透视图视图：它们是一种交互式的表，可以重新排列行标题、列标题和筛选字段，直到形成所需的版面布置。每次改变版面布置时，窗体会立即按照新的布置重新计算数据，实现数据的汇总、小计和总计。可以动态地更改窗体的版面，从而以各种不同方法分析数据。16、窗体的分类（按显示数据的方式）（1）纵栏式窗体：每次只显示表或查询中的一条记录，记录中各字段纵向排列，每列的左边显示字段名，右边显示字段内容。（2）表格式窗体：每屏显示多条记录，字段横行排列，记录纵向排列，适合查看字段数较少的表。 （3）主/子窗体：是在主窗体嵌入了子窗体，通常用于显示多个表或查询中的数据（具有一对多关系），主窗体只能显示为纵栏式的窗体，子窗体可以显示为数据表窗体或表格式窗体。在子窗体中，可创建二级子窗体，即在主窗体内可以包含子窗体，子窗体内又可以含有子窗体。主窗体和子窗体彼此链接，主窗体显示某一条记录的信息，子窗体就会显示与主窗体当前记录相关的记录的信息。（4）数据表窗体：实质就是窗体的“数据表”视图，它看上去像Excel的工作表，能显示大量的数据，主要是作为一个窗体的子窗体。（5）图表窗体：在窗体中以图表的方式显示数据，Access提供了折线图、饼图、柱状图等20种图表。（6）数据透视表窗体：是一种交互式表，通过指定格式（布局）和计算方法（求和、平均等）来汇总数据。17、创建主/子窗体的方法和前提：利用窗体向导，同时创建主窗体和子窗体。前提：主窗体的数据源与作为子窗体的数据源之间已经存在着“一对多”的关系。18、窗体设计视图的组成和作用构成的五部分各自的作用、各自添加什么？在设计视图中单击右键，选择“页面页眉/页脚”和“窗体页眉/页脚”显示窗体5个部分（窗体页眉/页脚，页面页眉/页脚，主体）。窗体页眉用来显示窗体标题、窗体说明、打开相关窗体或运行其他任务的命令按钮。窗体页眉始终出现在屏幕上。在窗体视图中，窗体页眉显示在窗体的顶端。主体是窗体最重要的部分，主要用来显示记录数据。主体包含与记录源中的字段绑定的控件或非绑定的控件。页面页眉：在每一页的顶部显示标题、字段标题或所需要的其他信息。页面页脚：在每一页的底部显示日期、页码或所需要的其他信息。（页面页眉和页眉页脚只出现在打印窗体中）窗体页脚用于显示窗体，命令按钮或接收输入的未绑定控件等对象的使用说明。窗体页脚会按照完整的高度显示，在页脚中的控件将始终出现在屏幕上。在窗体视图中，窗体页脚显示在窗体的底部。19、窗体中控件的类型（结合型、非结合型、计算型）控件是用于显示数据、执行操作或装饰窗体的图形对象。结合型：主要用于显示、输入、更新数据库中的字段，以数据库中的字段为数据来源。非结合型：没有数据来源，可以用来显示信息、线条、矩形或图像。计算型：用表达式作为数据源。20、窗体中主要控件的使用（标签、文本框、组合框）标签控件用于在窗体或报表上显示说明性的文本。标签没有数据源，不显示字段或表达式的数值。可以将标签附加到其他控件上，也可以创建独立的标签。使用标签工具创建的标签就是单独的标签，独立创建的标签在“数据表视图”中不显示。文本框控件用来输入或编辑字段数据，它是一种交互式控件。文本框分为3种类型：结合型、非结合型与计算型。结合型文本框能够从表、查询或SQL语言中获得所需要的内容。非结合型文本框并没有链接到某一字段，一般用来显示提示信息或接受用户输入数据等；在计算型文本框中，可以显示表达式的结果。组合框、列表框控件：如果要在窗体上输入的数据总是取自某一个表或查询中记录的数据，或者取自某固定内容的数据，可使用组合框或列表框控件完成。列表框可以包含一列或几列数据，用户只能从中选择值，而不能输入新值。组合框中的列表是由多行数据组成，但平时只显示一行。组合框既可进行选择，也可以输入文本。第六章21、报表与窗体的异同报表除了不能输入数据之外，报表可以完成窗体的全部功能。报表和窗体的结构相似，都是由多个节组成，包括五部分。区别：窗体是交互式界面，可用于屏幕显示。用户通过窗体可以对数据进行筛选、分析，也可以对数据进行输入和编辑。而报表是数据的打印结果，不具有交互性。窗体可以用于控制程序流程操作，其中包含一部分功能控件，如命令按钮、单选按钮、复选框等，这些是报表所不具备的。报表中包含较多控件的是文本框和标签，以实现报表的分类、汇总等功能。22、报表的主要视图设计视图：用于创建报表和更改已有报表的结构；打印预览：用于查看将在报表的每一页上显示的数据；版面预览：用于查看报表的版面设置，其中只包括报表中数据的示例。23、报表设计视图的组成和作用报表和窗体的结构相似，也是由多个节组成。它包括主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚五部分。（1）报表页眉：是整个报表的页眉，只出现在报表第一页的页面页眉的上方。用于显示报表的标题、图形或说明性文字。（2）页面页眉：显示和打印在报表每一页的上部，用来显示报表的标题、在表格式报表中用来显示报表每一列的标题或用户要在每一页上方显示的内容。（3）主体：是整个报表的核心部分。在报表中要显示的数据源中的一条记录都放在主体节中。（4）页面页脚：显示和打印在报表每一页的下部，用来显示日期、页码、每页汇总信息、制作者和审核人等信息要在每一页下方显示的内容。（5）报表页脚：是整个报表的页脚，只出现在报表最后一页的页面页脚的上方，即每个报表只有一个报表页脚。报表页脚主要用来显示报表总计等信息。24、如何实现在报表中计算通过在报表中添加计算控件来实现。（求和/平均值、计算百分比）25、报表中主要控件的使用（标签、文本框）参见实验四，应用第七章26、数据访问页的定义、作用、主要视图数据访问页是Access中一个特殊的数据库对象，是一种特殊类型的在浏览器上使用的网页，用户通过它可以在IE浏览器上查看和使用来自Access数据库、SQL Serve