公司前台文员岗位职责及工作流程.docx

公司前台文员岗位职责及工作流程1、遵守公司各项规章制度，做好执行部典范工作，不得出现重大违规等情况；热爱本职工作工作积极性、主动性强，有高度责任感2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口，不得出现空岗情况，如有特殊事情需要处理长时间离开，需要安排有其他人员代值，一般代值不超过10分钟。2、客户接待及信息管理公司来访客户的日常接待流程：客户上门引导接待入座（询问来源）倒水安排相关人员接待客流详情登记市场部的客户意向登记流程：装修顾问报意向（每日10:00前、16:30分后）录入市场部意向客户登记表签字确认该客户录入完毕客户回访流程：当班前台文员回访前一天上门客流录入客户档案-如有异常来源客流转存交至行政部主管回访审核。3、来访客人接待及流程（）客人、贵宾来访：贵宾上门热情询问是否预约引导至预约人或预约部门倒水/切、沏茶推销人员来访：推销人员上门-热情询问是否有预约引导至预约人或预约部门倒水、沏茶推销人员来访：推销人员上门-热情询问是否有预约留下产品资料及名片转交至材料部4、电话接听及留言处理（）听到铃响，至少在第三声内接听；接听电话时使用普通话，接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：您好，这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断对方的需求1）咨询业务留下对方的电话号码，由专业人员进行回复，设计或市场人员。2）推销产品与公司关联的业务则转接相关部门相关人员 无关联业务，则直接礼貌回拒，告知对方我们没有这方面的需求，请联系其他公司吧3）找人问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约，再转接至相关人员或部门；如为不明电话则快速结束电话。4）留言记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，如有重要事情第一时间电话通知到相关人员5）其他不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办1）熟悉员工手册内容，对新入职员工进行入职培训，引导其熟悉员工手册内容，并遵守公司规章制度，及时纠正新员工违规行为，并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人处，对新员工是否继续聘用做出建议。2）对正式入职员工必须完善其个人资料及信息，并录入公司员工档案信息表，注明入职时间及职位等情况 3）离职人员在前台处领取离职申请表，离职必须按照公司规定的期限提出申请，否则不予办理任何手续。6、考勤监督、统计、外出签到监督（）1）新员工入职前7天进行手签到，对其签到的真实有效性进行监督并进行检查，如有作弊行为当时提出，并劝其自动离职；2）满7天磨合期如批准入职，为其录制指纹，进行指纹打卡3）每月5日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部，保证统计的真实性、准确性。4）规范员工外出签到，外勤与填写地点、时间一致，对员工外出进行抽查，及时发现虚填信息，并进行劝导，屡犯者进行相应的处罚。7、卫生值日执行、检查1）总经理办公室卫生由前台专人负责，桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生，保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。2）前台区域卫生：前台为公司形象窗口，保证前台区域物品摆放有序，整洁干净明亮，由前台自行负责该区域。3）公共区域及其他区域进行排班值日，每天排班1人进行卫生值日，保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序，每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。当天值日完毕后由前台进行检查，有权对卫生值日不到位进行处罚，并责令其重新执行卫生，直到干净为止。由前台口头执行；如当天卫生值日人未提前5分钟完成清洁给予10元/次罚款，未进行卫生之日给予50元/次处罚。以上罚款处罚由财务部当场收入公司得爱心基金。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理，由前台承担以上责任。8、会议考勤执行及会议记录整理1）每周五16:30会议、每月最后一个周五的月度工作会议（必须参加），由前台提前10分钟进行通知各部门进行准备，对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录，并执行相关的会议制度。2）对会议进行记录，尤其是会议的决议决策重点内容要清晰明了，会议后整理成文档，由会议主持人签字确认并交由综合部存档。9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试每天招聘后台进行刷新，根据招聘需求增加职位招聘；对投递的简历进行初步筛选，严格按照职位要求学历、经验等进行，通知符合岗位要求的人员在每日上午午90011:00之间到公司面试，并对通知人员以电话(或短信)方式告知对方面试时间及地址，注意时间段的合理安排。面试人员到达后让其填写面试登记表（检查是否完整填写）然后送至面试主持人员。10、花草管理前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理，月底清点数量并造表报行政部经理处。111111111、名片、工牌制作、通讯录更新1）各部门名片由前台文员负责统一联系指定印务商家制作，并在三个工作日内制作完成交给名片使用人（满7日磨合期，对有名片制作需求人员进行统计，并由相关部门负责人签字确认）。2）对通过7天磨合期人员进行统计，在三日内制作完成公司统一的工牌交付其使用。3）熟记各部门分机号，及时更新员工通讯录，并在新员工转正后以后及时为其开通公司集团小号。每周更新一次，更新后首先发放到综合部，董事长、其他部门依次发放到。12、门禁系统、水电照明1）每天早晨前台提前15分钟到达公司，下午下班时检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开；钥匙不得私自转借他人，否则承担因此引起的各种损失或事故责任。 2）每天下班离开时检查所有电脑、显示器打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭，如有未关闭情况要警告到电脑使用人，禁止再一次发生类似情况；检查完毕正常关闭机房总电源。13、 物资管理、报刊收取1）公司邮件、包裹收发：因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司，员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认。2）A4纸的保管，领用人到前台处签字领用，注明领取张数、用途等，严格控制纸张的使用，严禁打印私人文件或与工作无关文件，避免造成比必要浪费。3）公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室，如遇休息提前安排其他人员进行收取。14、办公设备初级维护：打印机、复印机及时加粉，要有备用墨盒与硒鼓，对于需要工程维修设备及时联系维修，确保办公设备能正常运转。15、其他未尽事宜进行补充, 以上工作内容与绩效工资挂钩进行分级考核。考核分为 A、B、C、D四级，考核首先由当职者进行自述，部门负责人进行核准，总经理进行复核。以最终累积级别居首者为最终评定级别