浅谈大学班级档案管理的信息化.doc

浅谈大学班级档案管理的信息化【摘 要】大学班级档案是一项非常有意义的工作，它记载着班级同学们的心路历程，是一笔宝贵的精神财富。它是辅导员与班上学生共同成长的见证。运用信息化手段管理班级档案是现代社会发展的必然趋势。本文根据笔者的工作经历浅谈信息化环境下的高校班级档案管理。【关键词】班级档案 信息化 管理大学班级是高校中的基层组织，班级档案则是大学班级从建立到毕业的过程中，班级集体和同学个人从事各项活动中形成的具有保存价值的不同形式、不同载体的历史记录。班级档案是学生生活的一大笔财富，但由于原始档案管理方法的落后，往往没有得到有效的管理和利用，学生在大学毕业后回想大学生活时只有些零星的记忆。随着社会的发展，利用信息化手段管理档案成为必然的趋势，班级档案也是如此。因此对于班级档案尤其是在信息化环境下的构建及有效管理迫在眉睫。一、班级档案的范围班级档案的范围，一方面需要根据具体的实际情况，另一方面还要建立相关的内部规章标准，规定哪些材料可以归档，哪些不能归档，以及归入哪个类别，这些都需要综合的进行考虑。笔者结合所在班级的实际情况，按照班级档案的内容归纳了以下范围：1班级的基本信息档案主要包括班级简介、班级成员介绍、班级获得荣誉、班级换届信息、班委档案（包括主题工作计划和工作总结、辅导员开会记录、班会记录、班委会议记录、同学通讯录、申请优秀班级材料等）。2学习档案主要包括同学们的考试成绩单、四六级成绩、各种资格证书考试情况、奖学金的评定档案以及各种学习活动形成的档案。学习档案是班级档案中最核心、最关键的部分，它是作为学生在学校学习过程中产生的有关自己学业方面的重要证明，也是以后用人单位对毕业生进行评价的重要标准之一。3班级活动档案包括班费的收支情况、寝室卫生检查的结果、助学金的评定档案、班会活动等档案。主要是文娱活动系列，包括班内自主策划的各种文艺活动，以及学校组织、班级参与的各项文娱活动，还有与其他班共同举办的文艺活动档案。4课外活动档案包括参加各种体育活动记录、青年志愿者活动、团委学生会活动、社会实践活动等。课外活动也是学生扩展自己视野、增强自己适应社会能力的重要方面。因此对于这方面的材料主要由班级档案的管理员去主动收集。5党团员档案包括党员的评定、党校培训、结业考试、党员学习大会以及党费等。团员成员、团员评优、团员活动大会等包括主题团日、两会学习记录、优秀团支部的申请记录等。这部分档案材料比较零碎，但这些材料对大家将来一生的影响都是很重要的，因此这部分材料在保证安全的同时，还要注意其保密性和隐私性。6贫困生档案主要针对班上一些贫困同学的资料。包括贫困生基本情况、家庭情况调查表、成绩单、在校表现等。重点关注班上的贫困生，并对其进行跟踪调查，保证其健康成长。二、传统的班级档案管理1班级档案的来源途径班级在管理活动和班级成员经过一段时间后，会产生大量档案材料，班级档案员对这些材料定期进行收集整理。保证班级档案的完整和可用、可查。并且班级档案的来源要以定期收集为主，班级成员主动提供为辅。学生在学习之余会参与各种活动，每个成员都会由于自身参加一些活动和做一些其他的事情而产生重要的档案材料，这些也需要归入班级档案，另外，班级档案员要主动搜集，不能被动的等人家送上门。2管理者问题以我校为例，班级档案的管理者问题，主要是在院系的辅导员统一管理下，班长为主体的负责制度，班长对班级档案的整体负责，各个班委进行分工协作、明确责任、协调一致对档案进行管理。班级档案的好坏在很大程度上取决于管理者，因此，作为班长尤其要负起责任。通过班会制定相应的保管和收集制度，并严格执行。班委轮流对档案的动态收集进行负责管理，并定期对所收集的档案进行检查、鉴定，看归类是否合理等。三、信息化背景下的管理在信息化的环境下，尤其是电脑和网络的广泛应用，形成很多视频、音频、图片等电子形式的档案，这给班级档案的管理带来了新的问题和挑战。对于这个问题，我觉得应该一方面对已有的纸质档案进行数字化并进行数字化保存。另一方面要注重积极运用电脑和网络，如通过博客或网站对不涉及隐私的档案进行公布，既实现了班务公开，也方便了大家的利用和班级的管理。1建立班级博客或班级网站通过建立一个公共的博客或班级网站，定期或不定期地对班级博客进行更新和将一些通知通过班级博客进行发布。如果班级网站依赖于商业服务器会加重班级的经济负担，我们可以选择通过学校院系的网站进行建立连接。另外，通过这些公共途径发布的都应是可以公开的档案或者没有涉及隐私的内容。博客和网站里设置相关的栏目，并对不同种类的班级档案进行归类以方便查找。2班级邮箱、班级qq群、飞信群等对于一些只能让班级内部成员知道的内容和信息我们通过班级邮箱、班级qq群和班级飞信群来进行。并且班级qq群、飞信群对于学生干部进行工作也是相当的方便。既可以通过这些通讯方式来更新班级档案，也可以让大家及时和全方位地了解班级内部的动态。3数码产品广泛应用而形成的电子形式档案纸质的文件可以通过数码相机进行拍摄信息化或扫描信息化。其他的诸如活动照片、视频、音频材料都是信息化生成的。对于事物档案（如奖杯、奖状等），也可以通过拍照的方式进行信息化，还要通过文字对其进行详细的说明，然后上传到相应的地方。对于信息化的档案，需要定期进行整理，可存储到移动硬盘上，必须说明的是，信息化的档案必须进行备份，以防止病毒等危害的产生。四、班级档案信息化的意义1任意备份保存，方便管理和查阅。班级档案信息化之后，建立相应的目录，方便管理，可以及时、准确地查找到所需要的档案信息。纸质班级档案可能会由于各种原因造成不可挽回的损失，电子档案虽然也易受到病毒等影响，但可以对其进行任意多的备份。2满足同学、老师和现实工作中的需要学校和老师通过数字化后档案的目录，方便地查找自己所需的信息。为班级工作和学校工作带来很大的便利。比如，学生的贫困信息、家庭信息、成绩信息等，这些都可以作为评先评优的重要参考标准。此外，如果大学期间形成的档案都经过了信息化的处理，那么毕业后将大学期间形成的档案材料做成光盘，大家每人一份，将非常有纪念意义，大家可以随时查阅以前自己大学生活的点点滴滴，而不用非要跑到学校进行查阅。3适应建立信息化校园的需要“信息化校园”，简单地说就是对校园的信息化。具体讲，就是将现实校园通过信息化技术和手段在数字空间中进行全面的反映，是现实校园在数字空间的延伸。其最终目的是为了满足正在形成的“学习型社会”对高等教育的需求。而班级档案的信息化则是信息化校园进程中一个必不可少的关键环节，它甚至在一定程度上决定着数字化校园的效果和作用的发挥。参考文献1 王芹.谈谈大学班级档案的构建j.档案学通讯，2007（6）2 侯淑君、卢太