科技处科技管理工作流程.doc

科科 技技 处处 科科 技技 管管 理理 工工 作作 流流 程程 吉林大学科技处编制吉林大学科技处编制 二二五年十月五年十月 II 目 录 一、科技处办公室设置及功能一览表1 二、科技处科技管理流程3 1、日常办公流程 .3 （1）校级对外公文、科技处公文行文程序.3 （2）用印工作程序.4 2、项目管理流程 .5 （1）项目申报.5 （2）项目合同管理.6 （3）项目经费拨款.7 （4）项目鉴定.8 3、科技成果及学术交流管理流程 .9 （1）科技成果登记.9 （2）自然科学三大检索学术论文登记.10 （3）自然科学学术交流活动管理.11 4、科技奖励管理流程 .12 （1）省部级科技奖励申报.12 （2）国家科技奖推荐.13 5、重点实验室管理流程 .14 （1）新增重点实验室.14 （2）重点实验室评估.15 （3）重点实验室设备更新改造工作.16 1 一、科技处办公室设置及功能一览表 办公室办公室主主 要要 职职 能能联系电话联系电话 科技规划与基地管理办公室 负责科技处综合性工作与科研机构管理工作，包括： 1、 负责起草科技综合性工作报告、总结、规划等文件材料，编制 全校自然科学研究规划和科技统计年报，审核以科技处名义发 出的重要文稿； 2、 负责科技宣传工作； 3、 负责全处综合性接待工作； 4、 负责科技信息网络建设、管理和维护； 5、 制定并落实科技处内部管理规章制度，组织、协调处内各科室 共同办理的综合性工作； 6、 科技处及处长印章管理，开具对外行政介绍信，处理来往文件； 7、 管理相关科技管理经费； 8、 组织申报国家级、省部级重点实验室和工程（技术）研究中心 等科研基地，并为其评估、验收以及运行提供服务； 9、 管理全校各类自然科学系列科研机构； 10、负责科技保密工作； 11、完成领导交办的其它综合性工作。 5167420（ FAX） 5168230 5168635 基础研究与国际合作办公室 负责全校基础研究类项目的组织工作，包括： 1、 国家“973”计划项目； 2、 国家重大基础研究前期研究专项项目； 3、 国家自然科学基金委员会的各类项目； 4、 国家、部委、省市等上级主管部门下达的基础研究类项目； 5、 自然科学基础类条件平台项目； 6、 自然科学各类人才计划资助项目； 7、 自然科学各类国际合作项目； 8、 协助进行上述项目中重点项目的中期检查与结题验收工作。 5167419 高新技术与产业化办公室 负责全校高新技术与产业化项目的组织工作，包括： 1、 国家“863”计划项目； 2、 国家科技攻关计划项目； 3、 国家高技术产业发展计划项目； 4、 国家、部委、省市等上级主管部门下达的应用开发类项目； 5、 自然科学应用开发类条件平台项目； 6、 振兴东北老工业基地计划项目； 7、 协助进行上述项目中重点项目的中期检查与结题验收工作。 5167489 2 办公室办公室主主 要要 职职 能能联系电话联系电话 成果与技术推广办公室（科技开发部） 负责全校科技成果与技术推广工作，包括： 1、 负责全校自然科学科技成果管理工作； 2、 组织申报各类自然科学科技成果奖励计划； 3、 负责企事业单位科技需求信息的搜集、整理和发布； 4、 负责自然科学科技成果的推广应用类项目的组织和合同签订、 审核工作； 5、 协助进行推广应用类中重点项目的中期检查； 6、 协助进行自然科学各类项目的结题验收工作。 5168634 5167459 国防科技办公室 负责全校国防科技项目与机构管理工作，包括： 1、 负责全校国防预研、国防预研基金、整机型号、型号配套等各 类国防军工项目的组织工作； 2、 负责军工各类资质认证工作和军工保密工作； 3、 管理军工基地； 4、 协助进行上述重点项目的中期检查和结题验收工作。 5167024 项目管理办公室 负责全校各类项目的运行管理工作，包括： 1、 负责全校自然科学科技项目的合同管理工作； 2、 负责自然科学科技项目的运行管理工作； 3、 负责自然科学科技项目的鉴定、结题和验收材料的数据信息汇 总工作； 4、 负责科技项目数据库建设工作； 5、 负责编制全校自然科学研究项目年度计划。 5167489 5168105 5168106 学术管理办公室 负责全校各类学术成果机构管理工作，包括： 1、 负责全校各类学术成果的管理工作； 2、 组织、协调学校承办的国内外大型科技学术会议和各类学术交 流工作； 3、 收集、整理全校学术活动信息； 4、 管理由科技处负责管理的自然科学各种学术刊物； 5、 协助管理挂靠学校的自然科学学术团体； 6、 完成校科协交办的日常管理工作。 5168632 5168138 校区科技办 完成涉及本校区的下列工作，包括： 1、 协助组织各类项目申报工作； 2、 协助组织项目中期检查工作； 3、 负责项目的鉴定、结题和验收的组织工作； 4、 协助进行学术交流活动的组织工作； 5、 协助进行各类科技信息的搜集整理工作； 6、 完成科技处交办的其它工作。 前卫校区 8499575 南岭校区 5095113 5686901 新民校区 5619276 朝阳校区 8502097 南湖校区 5151551 3 二、科技处科技管理流程 1 1、日常办公流程、日常办公流程 （1 1）校级对外公文、科技处公文行文程序）校级对外公文、科技处公文行文程序 处内各办公室拟稿，拟稿人签名，在发文稿上 填写主题词、缓急程度、主送、抄送、发至、 抄送单位及附件名称 校级对外公文校级对外公文 办公室负责人审核、签字 主管处领导审核、签字 校办主任核稿、主管校长签字 校办编号 校办用印、分发 科技处公文科技处公文 办公室负责人审核、签字 处领导会签 科技处编号 科技处用印、分发 科技处存档 科技处存档 4 （2 2）用印工作程序）用印工作程序 科技处经办人审核、签字 经办人填写用印单、吉林大学印章 使用登记表、科技处印章使用登记 表 校办盖章 科技处办公室盖章 处长、主管副处长审核、签 字 需校印 5 2 2、项目管理流程、项目管理流程 （1 1）项目申报）项目申报 按项目指南或要求填写项目申报 书（建议书、任务书） 中层单位科研秘书对单位申报材 料进行形式审查和经费预算审查 校区科技办对申报材料进行形式 审查和经费预算审查 项目组根据校区科技办的修改意 见修改申报材料 校区科技办审核后的材料交至相 应项目计划办公室 项目计划办公室将材料报送至上 级项目管理部门 获资助后签署任务书或合同书 6 （2 2）项目合同管理）项目合同管理 纵向项目合同 批量合同 立项清单 零散合同 合同审核 签订纵向合同 合同入库、归档 登记合同清单、到款情 况 信息汇总 横向合同 项目管理办公室负责 合同审核及盖章手续 中层单位可在科技在 线“管理平台”查询 项目和到款情况 纵向项目批量 “立项清单” 由各项目计划 办公室提供 项目名称、所在 单位负责人、主 管部门、合同经 费、计划经费备 注 定期 7 （3 3）项目经费拨款）项目经费拨款 合同生效 经费转入学校指定帐号 确认学校已收到转入经费 经费到学校后，由项目管理办公室下达拨款通知单。 账户名称：吉林大学 （国家及地方政府科技管理部门下达的科技项目） 账号：4200224509000000774 开户行名称：工商行前卫路分理处 地点：总校财务 账户名称：吉林大学 （企事业单位委托的科技项目） 账号： 开户行名称：工商行前卫路分理处 地点： 校内办公财务查询暂存款查询栏可查询经 费到帐情况，并记下往来号及金额 若合同未在项目管理办公室备案，请持正式有效合 同到项目管理办公室备案，并由项目管理办公室下 达到款通知单 电话：5168105、5168106 通知项目管理办公室 校内办公财务查询指标查询栏可查询经费 到帐情况，并到财务部门办理经费本或卡。 电话：5166397 财务处下拨经费 8 （4 4）项目鉴定）项目鉴定 待鉴定项目清单 联系项目负责人 材料审核 组织鉴定 校区科技办电话： 前卫校区：8499575 南岭校区：5095113 新民校区：5619276 朝阳校区：8502097 南湖校区：5151551 各中层单位科研秘 书负责联系项目负 责人并将项目待鉴 定时间报送至各校 区科技办 各校区科技办对鉴 定材料进行审核并 盖章 各中层单位科研秘 书负责帮助项目负 责人联系鉴定的相 关事宜 普通项目重点项目特殊要求 联系相关人员联系项目计划管理办公室 鉴定会 相关信息提供给 相应部门 鉴定相关信息及电子版 修改数据库 划拨结余经费 材料归档 项目名称起 止时间、项 目来源所在 单位、负责 人、课题成 员、结题形 式 鉴定意见、 成果介绍、 鉴定材料 电子版 项目管理办公室 校区科技办 9 3 3、科技成果及学术交流管理流程、科技成果及学术交流管理流程 （1 1）科技成果登记）科技成果登记 下载并安装“国家科技成果登记系统” 录入成果登记信息 导出数据上报盘 打印科技成果登记表 校区科技办审核、盖章 到指定科技成果登记管理机构登记 由科技处主页下载中心科技 成果鉴定专栏下载 打开“数据导出”菜单，点击“数 据上报”生成上报数据盘 打开“打印”菜单，打印科技成 果登记表一式二份 科技成果登记表封面“完成单 位”项由校区科技办盖章 项目组把数据盘、登记表和鉴 定技术文件，报科技成果登记机构， 履行登记手续 10 （2 2）自然科学三大检索学术论文登记）自然科学三大检索学术论文登记 拟登记人员登陆科技处主页 填表并打印 其他论文作者其他论文作者 提交原件及登记表 学院审查盖章 登记表交校区科技办 校区科技办将登记表转 交学术管理办公室留存 科技在线管理平台 其他论文作者其他论文作者 按登记表填写要求填写相 关内容并打印 登记人员将论文原件、 纸制表格提交所在学院 用于审查核定 学院对申请登记有关材 料进行审核，审核人员 签字，学院盖章，并将 表格留下待交学校存档 校区科技办根据登记表 信息审核并入库 国际三大检索论文作者国际三大检索论文作者 填写国际三大检索论文登 记表，并按要求网上提交 查询国际三大检索 国际三大检索论文作者查 阅科技处公布的年度三大 检索目录（科技在线 重要通知） 11 （3 3）自然科学学术交流活动管理）自然科学学术交流活动管理 主办单位申请 学术活动宣传 学术活动的组织 学术活动信息反馈 财务结算 大型学术活动大型学术活动 活动举办（承办）单位应于活动举办前一个年度 填写大型学术活动申请表，向科技处申报活动计 划（包括活动经费预算） 名家讲座名家讲座 名家讲座举办单位于举办前一周向科技处学术管 理办公室提交“名家讲座申请表” 其他学术交流其他学术交流 举办单位于举办前三天向校区科技办提交“吉林 大学自然科学学术报告备案表” 大型学术活动大型学术活动 活动举办（承办）单位应于活动举办前一周，向 科技处提交该次活动需要宣传的相关内容资料以 及宣传海报的要求，学术管理办公室确定宣传计 划 名家讲座及其他学术交流名家讲座及其他学术交流 科技处学术管理办公室根据举办单位提供的宣传 信息，在校园网的新闻快报、校内办公、科技在 线进行报道 大型学术活动大型学术活动 活动的组织以活动举办（承办）单位为主，校区 科技办协助必要的组织 名家讲座及其他学术交流名家讲座及其他学术交流 活动的组织以举办单位为主 大型学术活动及名家讲座大型学术活动及名家讲座 应在活动结束一周内向科技处提交 500 字以上的 文字总结及必要的背景资料 较重要的其他学术交流活动较重要的其他学术交流活动 应在活动结束后及时向科技处反馈相关信息 受资助的各类学术活动受资助的各类学术活动 应在提交活动总结的前提下，于活动结束一周内 到科技处办理财务结算手续 12 4 4、科技奖励管理流程、科技奖励管理流程 （1 1）省部级科技奖励申报）省部级科技奖励申报 登记成果 组织材料 学术审查 形式审查 统一上报 授奖公告 必须经过相应登记管理部门登记的科 技成果才能申报各级各类科技奖励 根据申报奖励管理部门的相关要求编 写推荐书，并按要求组织科技 成果鉴定证书、科技成果登记证 、知识产权证明和应用证明等技术资 料 由所在中层单位学术委员会审核申报 材料，并签署推荐意见 按相应要求打印、装订奖励申报材料， 由科技处盖章，统一组织上报 各级各类科技奖励均以授奖公告为准 奖励证书电子文档 申报奖励的成果应按照申报截至时间 要求，提前 10 个工作日把起草的推 荐书及申报附件材料送到科技处成 果与技术推广办公室进行形式审查 电子归档 13 （2 2）国家科技奖推荐）国家科技奖推荐 推荐国家科技奖 1、部门推荐：获省部级一等奖、二等奖的科 技成果，由相应授奖部门限额推荐国家科技奖 2、院士推荐：国家自然科学奖可由三名以上 院士共同推荐 下载推荐系统 组织推荐材料 完成单位盖章 上报推荐部门 学术审查 授奖公告 电子归档 由国家奖励办主页下载国家科学技术奖励 推荐系统 按要求编写推荐书，并按要求组织科技 成果鉴定证书、科技成果登记证、知识 产权证明和应用证明等技术资料 各奖种完成人限额如下： 自然科学奖：5 人； 技术发明奖：6 人（依据发明点确定完成人） 科技进步奖：一等奖 15 人；二等奖 10 人 由科技处成果与技术推广办公室受理并加盖学 校公章 由学部学术委员会会议审定 奖励证书电子文档 14