日报表在印刷管理中的重要性.doc

日报表在许多企业中都不受职工欢迎，究其原因，是其常被误解为一种对员工个人成绩、工作表现的评价工具。不仅如此，许多管理干部和企业领导也经常低估报表统计工作在企业管理中的巨大作用。但我们应该意识到，每一位员工所完成的工作不仅体现其自身的工作成绩，同时也反映出企业、部门整体的工作业绩。企业要想在竞争激烈的市场中立足，必须在清楚各项成本的基础上，在企业内部建立一个全面的报表统计制度，并充分利用报表统计提供的数据来改进企业管理工作。 有一家印刷企业，新购置了一台高宝5色上光胶印机。该设备在技术上非常先进，但运行情况并不理想，实际利用率只有76%。对此现象，胶印车间主任解释是由每班开机前的准备时间及下班停机前的整理时间过长造成的，且认为对于这种72cm104cm对开幅面的设备，每天两小时的准备时间和整理时间很正常。但随后进行的数据分析表明原因并不在此。调查发现，车间操作人员没有在日报表上如实填写诸如停机、等工、等印版、等纸、缺少印件施工单等项，造成管理及决策数据失效。 经深入分析，新一代印刷机调试准备时间几乎缩短了一半，且印刷速度大幅提高，使得每台设备对印版需求几乎增加了30%。而该厂从事拼版、晒版工序的人员不够，难以满足高速印刷机的需求。同时，晒版人员忙中出错，还会生产出许多废版。对此，企业采取了多种补救措施，例如：请来德国专家对晒版工作人员进行培训，统一晒版工序质量标准；从外厂调来熟练操作人员；把部分拼版任务外发加工，补充一部分生产加工能力等。但由于外加工的供货时间常常得不到保证，每次供版时间推迟仍会造成等版、停机。此外，生产组织管理问题又不能通过正确的日报表填写及时反馈给管理者进行纠正。 企业日报表统计的应用 企业日报表统计主要是为建立生产数据库服务的，生产数据库是统一管理、组织、维护和提供生产管理所需数据的子系统。它是生产管理系统的数据中心，集中建立和维护生产经营所必须的基本数据资源，为生产经营部门所共享。 对企业生产的调控主要集中在3个层次上：第一层：计划与监督；第二层：调整；第三层：执行。 所有这3层的工作都建立在企业数据的搜集和分析上，所以有了相应的计划数据、调节数据和结果数据这3个概念。当管理发生在第一层次，要对企业第二年的生产安排进行计划时，就必须对企业上年度的经营成果进行数据（结果数据）搜集、整理。当然，车间发生数据还应包括原材料消耗以及外加工部分。 数据的填写要具体到每一天、每一个班次。例如： 1、针对厂内生产设备，相应报表中应反映在这台设备上加工的订单及工序名称，工作开始和结束时间、时间长短、时间类型（调试、生产、中断、停机及辅助时间），工艺要求（影响因素如印量、纸张等级、制版难度系数等），数量（正品数量、次品数量）等。 2、针对每一份订单，相应报表中应反映加工此单的工艺流程及设备，加工时间点（起始、结束）、时间类型和长短，数量（正品数量、次品数量），消耗材料种类及数量，外加工（种类、尺寸、数量）等。 3、针对每一位操作者，相应报表中应反映工作时间点（上下班时间）、时间类型（正常班、加班、轮班）和长短。 以上介绍了对企业管理人员相对重要的数据来源，数据来源正确、真实反映企业情况，才是最有价值的。目前，国外同行管理企业的数据统计工作已实现电脑化，不需要大量的人工操作和相应的统计职能部门，电脑已和设备联网，大量信息处理工作已由电脑完成，能及时反馈到管理层。在2003年11月于上海举办的中国国际全印展上，由德国CDF公司开发的印刷企业管理软件已能和印刷设备联网。领机操作设备时，只需拿起读码器将日报表上相应的工作读入，不需操作人员再用手工填写，避免了误写和有意隐瞒的现象。大量的信息由电脑处理，管理人员的电脑只需和中央信息控制中心联网，即可及时了解企业的生产状况，详细到印刷机正在印什么产品、已印了多少，节省了大量时间。 如果我们再将获得的数据定期按照天数、班次、工作岗位、设备、任务种类及操作人员进行汇总，将成本具体分摊、定期总结，管理人员就能真实地了解每台设备的实际生产能力、每份订单的实际获利情况。而订单实际获利是个十分重要的概念，管理人员关心的是每份订单的赢利情况，以便对报价做出调整或改变工艺、降低成本。日报表的作用是搜集生产中的实际发生情况，与报价中各项成本的预计情况进行比较，分析偏差产生的原因，找到改进的方法，其也是员工工资分配的基础。 目前印刷行业发展十分迅速，大量的先进设备不断进入中国市场。在购买设备后，关键是要进行充分管理，发挥其最大效能。有的企业引进了数百万元的生产线，却因为缺乏细致周密的市场调研导致设备到位后业务不足；另外有的企业则对生产工艺的设计和实施带有随意性，对员工的培训也不到位。这都是管理人员应当尽量避免的。 任何一台单张纸胶印机，即使是最先进的，如果它加工的产品经常是短版活，平均调试准备时间也会高达30%或者更多，再加上正式印刷过程中可能出现的停机中断时间，可能达到40%。在这段时间里，机器没有完成印刷，也就未能创造效益。 关于生产时间的种类，印刷企业管理中有这样的论述。 为了增大企业资源的有效利用，必须增加生产时间。增加生产时间就要考虑是否将生产由一班改为两班或三班；要想提高设备的实际利用率，就要缩短生产时间中的次要时间，了解次要时间及中断时间在总时间中所占的比例。在技术及组织方面，企业报表数据将会为我们了解故障的原因提供极大帮助。通过对时间进行分类及计算每一项在总时间中的比例，企业组织者可以找出管理中的薄弱环节。而这一点也是企业确定其工作方法、措施，改进生产及信息管理，制定设备及人员使用和员工培训的基础。 目前国外对日报表上数据的采集已实行电脑化，方法主要有电脑和生产设备联网，且改手工填写为读码器读入，国内目前也开发了许多相关软件，不少企业也在积极改变手工填写报表或原材料消耗单、手工处理大量数据的方法。 建立完整的企业内部信息搜集机构 调整、控制工作在计划及监督层次之后。利用报表提供的数据，比较计划值与实际值，找出偏差，分析偏差产生的原因并予以纠正，这就是控制工作。这项工作要求从车间获得的数据要有很强的时间性、即时性。以往利用日报表对数据进行手工统计对于现代管理已成为历史。精确、全面、及时的企业报表统计工作建立在印刷企业管理软件之上。在德国，小到十几人、大到上百人的印刷企业普遍采用了行业管理软件对企业生产过程进行管理。 对数据的及时采集和处理基于日报表管理系统。这套系统包含生产数据采集和原材料数据采集，由一台中央处理机及分散安装在各台设备及手工工作岗位上的单个终端机组成，具体如下。 1、设备终端电脑：固定安装在印刷机上，能自动记录时间及印刷数量，但生产中断的原因需要领机人工输入。 2、部门终端电脑：主要针对印刷企业生产中手工工作较多的岗位，每台由多位操作人员使用。除了由数据管理系统供应商提供硬件设施外，PC机作为这种系统的终端应用也越来越广。 3、移动信息采集设备：这种小型轻便的设备可以放在工作台上，也可以随身携带。由一人或多人操作，它能将生产数据及原材料消耗情况按照设定的菜单格式采用数字键盘或字母编码输入到系统。此外，还有使用条码识读器获得数据的方法。 这套系统基于企业现有的财务核算及管理系统，并配置合适的印刷管理软件。软件供应商只需针对企业不同情况对成本点、任务单、工作过程、原材料及人员进行编码或设定成条码供每一个工作岗位使用。很多企业管理者往往注重设备等硬件的投资，办公管理结构过于庞大。若采用先进的行业管理软件进行数据采集、分析，则能节约很多人工，做到各部门资源共享。 利用手工报表完成数据采集 成本应按照成本发生的原则分摊到每一台设备及每一份订单中。如果企业还未使用印刷管理软件，那么手工填写日报表也能对生产活动及原材料消耗进行分类及统计。虽然企业的具体情况千差万别，但企业管理原则是一样的，以下一些规则在对订单、工时、原材料消耗进行具体分析时应该考虑。 1、对数据进行归类 发生在生产岗位上的数据应按天、班次、人员、订单、委印客户、生产工艺过程及原材料种类进行分类统计。 2、时间的填写 生产时间应按时间种类（生产时间、辅助时间、无效时间）及时间影响因素（如印版的难印程度、纸张的定量、