工程招标管理流程.docx

工程招标管理流程编号：版号：A/0工程招标管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人第19页 共19页1. 目的1.1. 规范省公司工程招投标工作，提高工作效率，降低风险。2. 适用范围2.1. 适用于省公司采购权限内工程类供应商的招标选择工作。3. 术语/定义3.1. 工程类供应商：包括施工类、材料设备类、工程监理和造价公司。3.1.1. 施工类供应商：包括工程勘察委托、测绘、工程总包、工程专项（安装、装饰、市政、园林景观等）分包、工程保险、工程担保、与开发报建相关的煤气、电力（二次网）、供水、热力（二次网）及换热站相关供应商等；3.1.2. 材料设备类供应商：包括材料采购、设备采购及安装供应商等；4. 程序4.1. 为保证招标采购质量，各招标采购均有最短招标时间，招标时间为招标采购部收到完善的招标任务书至定标的时间。总承包工程、外幕墙、精装修工程及商业项目的智能化招标不少于70天，其他招标不少于50天。4.2. 招标前期准备4.2.1. 标准合约准备4.2.1.1. 省公司成本管理部负责项目标准合约规划工作（包括住宅项目和商业项目），明确合约结构和合同关系，省公司工程管理部负责工程界面划分，为标准合约规划提供技术支持。4.2.1.2. 标准合约框架经省公司工程管理部、招标采购部审核，工程分管领导、成本分管领导审批后生效。4.2.1.3. 根据标准合约框架，成本管理部组织编制标准化合同（含标准化工程量清单）。4.2.2. 制订招标计划4.2.2.1. 初步设计方案确定后10日内，城市公司工程管理部评价标准合约框架在具体项目的适用性，原则上不允许大的改动，若需要对标准合约框架进行调整，需说明调整的理由，并依据标准合约框架确定分判方案和计划。4.2.2.2. 城市公司工程管理部编制并填写项目合约框架审批表，经城市公司工程管理部、工程分管领导、总经理、省公司成本管理部、招标采购部审核，工程分管领导、成本分管领导审批。4.2.2.3. 省公司招标采购部根据项目计划（含设计出图计划、项目施工计划）和项目合约框架编制项目采购专项计划。4.2.2.4. 单项采购实施前，项目部根据采购权限在招标启动时向省公司招标采购部提交招标任务书前附表，招标采购部据此着手收集、储备、考察供方资源。4.2.2.5. 单项采购实施前，项目部根据采购权限向省公司招标采购部提出采购申请，收集采购所需资料，填写招标任务书，同时提报省公司招标采购部。4.2.2.6. 省公司招标采购部根据招标任务书编制单项招标采购计划（单项），经招标采购部负责人审批后执行。招标采购部审查招标文件是否有标准招标文件（含合同）及工程量清单，若没有，及时知会省公司成本管理部门尽快准备。标准招标文件（含合同）及工程量清单由省公司成本管理部牵头各城市公司成本人员编制。4.2.3. 资格预审4.2.3.1. 招标采购部根据招标工程的性质、规模、地点、资格条件及以往的合作记录，从工程供方档案库里选择意向投标单位，发出招标公告或资格预审邀请函。4.2.3.2. 投标人填写投标资格预审申请书并提交资质审核材料，招标采购部组织相关部门（项目部、设计管理中心等）对投标人提交的材料进行审核。4.2.3.3. 对于重要的采购项目，招标采购部应组织省公司工程管理部、设计管理中心、城市公司工程管理部、项目部、成本管理部等相关部门对投标单位及其示范工程进行考察，填写供应商考察记录表及考察报告。4.2.3.4. 招标采购部负责汇总各部门资质材料审核意见以及考察意见，编制投标资格预审汇总表，提出入围单位建议，并组织会签。4.2.3.5. 招标采购部向招标专业决策委员会汇报资格预审意见，招标专业决策委员会讨论确定入围单位；4.2.4. 投标人数量要求4.2.4.1. 金额（采集自项目目标成本）在1000万元以上（含1000万元）的工程项目招标，金额在150万元以上（含150万元）的甲供材料的招标，参加投标的单位不少于5家； 4.2.4.2. 金额在500万元以上（含500万元）的工程项目招标，金额在80万元以上（含80万元）的甲供材料招标，参加投标的单位不少于4家； 4.2.4.3. 金额在500万元以下的工程项目的招标，金额在80万元以下的甲供材料招标，参加投标的单位不少于3家。4.2.4.4. 对于甲指乙供材料供应商的招标，参加投标的单位不少于3家。4.2.4.5. 多标段同时发标时，不得少于2N+1家投标单位（N为标段数量）。4.2.4.6. 为保证招标工作的竞争性，对于以上投标人数量限制中，最终通过资格预审参与投标的投标人数量限制为最低数量限制要求。如有特殊情况需减少参加投标人的数量，需经招标专业决策委员会审议通过。4.2.5. 招标文件内容要求4.2.5.1. 招标文件通常由技术标书和商务标书两部分组成，招标文件应包括但不局限于以下内容：a) 技术标书内容 招标方公司简介：介绍公司企业性质、资质等级、开发的主要项目等，主要是让投标方更进一步了解我公司的情况； 本次招标的项目概况：主要是让投标方了解发标项目与公司的关系； 本次招标的范围和内容：图纸范围要求、招标范围在图中的界定、上述范围内的具体工作内容； 技术规范及技术要求； 招标用图纸； 甲供材料设备清单、甲指乙供材料设备清单、甲指乙供材料设备品牌范围名单、材料设备封样、检验及验收要求； 质量等级审核及验收规范； 特殊部位的检验及验收（如有）； 工期要求； 投标文件格式；b) 商务标书内容 投标书：是要求投标方按照对投标总价、付款、工期、担保函、结算原则等的回复要求，为固定格式，要求投标方单独密封； 报价要求说明：总体报价要求及说明、主材的报价要求、甲方认质认价和甲供材料设备取费办法（包括损耗率的报价要求）、投标报价中包括的各项费用的说明（包括利润、税收、有偿服务费、配合费、材料涨价风险、不可预见费等）、汇总方式； 合同价款确定方式：标明本项目招标确定合同价款所采用的方式； 结算原则：承包范围内的结算原则、设计变更结算原则、招标范围外结算原则、主材认质认价/甲供的结算原则、乙供主材替换的结算原则等； 工程量计算规则及单价说明； 工程量清单； 计价方式：总价包干、单价包干、其他方式等； 付款方式； 履约担保；4.2.5.2. 投标资料要求（技术和商务标书内容）a) 技术投标书：包括投标方管理组织架构、施工组织设计方案、质量保证措施、人员设备配置、工期安排、其他；资信投标书，包括：法人证明书及法人委托书原件、营业执照及资质证书、主要工程业绩（同类型）、其他资料；b) 商务投标书：包括投标方投标报价书、报价格式和清单、报价特别说明、单价分析表；c) 投标文件须知： 资料密封要求； 评标、定标办法； 招标时间安排：包括发标、答疑、回标截止时间； 投标注意事项：主要对废标和其他情况的说明；4.2.5.3. 投标附件：图纸（含设计变更、审图意见）；报价格式和清单；投标报价书；拟签合同文本及主要合同条款。4.2.5.4. 履约保证金（如有必要）4.3. 招标实施4.3.1. 招标文件编制及审批4.3.1.1. 省公司成本管理部负责编制标准合同（含标准工程量清单），各城市公司成本人员根据项目具体情况编制招标合同特定条款及工程量清单。对于商业项目及住宅项目的总包、机电、幕墙、装饰工程，省公司成本管理部全程参与、监督、指导；其他专业工程及物资采购招标，不全程参与，仅作专业指导。4.3.1.2. 招标采购部组织城市公司工程管理部、项目部、设计管理中心等相关部门拟定招标文件。招标文件拟定前，相关部门应对拟招标项目的市场价格、主流供应商或生产加工工艺等有清晰的了解。4.3.1.3. 招标工程范围及管理要求由项目部发起完成会签，项目部组织提供甲限乙供产品品牌，编入招标文件中。4.3.1.4. 招标工程产品技术规范由设计管理中心发起完成会签，编入招标文件中。4.3.1.5. 招标文件含特殊技术要求由项目部编制审核，对于持有物业重要设备的招标文件需商业管理中心会签。4.3.1.6. 招标文件应完整、系统，全文表述准确，对于涉及双方利益的经济条款，应在招标文件中表述清晰，避免事后发生纠纷。4.3.1.7. 招标采购部汇总招标文件，填写招标文件会签审批单，经项目部、工程管理部、法务人员审核后，报招采分管领导审批。4.3.2. 材料样板确认4.3.2.1. 设计管理中心提供需确认样板的材料设备清单、材料标准样板（实物或图片形式）。4.3.2.2. 招标采购部组织投标单位提供材料设备样板，经确认合格后，设计管理中心签署材料设备样板确认签。4.3.2.3. 材料样板确认具体工作步骤参见材料设备选型定板流程4.3.3. 发标、踏勘与答疑4.3.3.1. 招标采购部向入围投标单位分发招标文件，并组织招标答疑事宜，项目部组织投标单位踏勘现场。4.3.3.2. 招标采购部负责收集投标单位的疑问卷，组织招标相关部门进行电话/书面/现场答疑工作，各部门根据各自职能在3 天内给予相关疑问卷的书面回复。4.3.3.3. 设计管理中心：负责对图纸、产品技术规范进行回复。4.3.3.4. 工程管理部：负责对施工工艺规范进行回复。4.3.3.5. 项目部：负责对工程范围及管理配合要求等内容进行回复。4.3.3.6. 城市公司成本人员：负责对商务部分进行回复。4.3.3.7. 招标采购部负责整理答疑会记录，并发送给招标相关部门和投标单位。4.3.4. 开标4.3.4.1. 投标单位应在招标文件规定的日期之前将投标文件送交招标采购部，如无特殊情况不按时回标视为废标，接标人应予以记录。4.3.4.2. 招标采购部组织在招标文件规定的时间召开开标会议，开标会议须招标采购部、项目、设计、成本等两个及以上部门人员参加，读标人当众启封所有投标文件，记录人逐项登记在开标记录表中，由读标人、记录人和参加开标人员当场签字后，交招标采购部存档。4.3.4.3. 开标过程中，如发现有下列情况之一时，则该投标书作废：a) 未密封；b) 无单位和法定代表人或其他代理人的印鉴；c) 未按规定的格式填写，内容不全或字迹模糊、辨认不清；d) 逾期送达。4.3.5. 标函分析4.3.5.1. 招标采购部组织招标文件拟定参与部门对投标文件的商务和技术部门分别进行标函分析，其中商业项目及住宅项目的总包、机电、幕墙、装饰招标工程的商务部分由省公司成本管理部全程参与、监督、指导；对于其他专业工程招标及物资采购，城市公司成本人员负责，省公司成本管理部仅作专业指导。招标采购部须全程介入城市公司成本分析人员对投标文件商务部分的标函分析工作。4.3.5.2. 技术部分由项目部或设计管理中心负责。如发现投标人技术或商务标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产生明显影响的，可以要求投标单位对标书予以书面澄清，作为评定标的补充依据。投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。4.3.6. 评标、商务谈判、定标4.3.6.1. 评标a) 招标采购部组织评标。商业项目及住宅项目的总包、机电、幕墙、装饰招标工程的商务部分由省公司成本管理部全程参与商务评标，出具商务标评标报告；对于其他招标，城市公司成本人员负责商务评标，出具商务标评标报告，省公司成本管理部仅作专业指导；项目部、设计管理中心等相关部门负责评技术标，出具技术标评标报告； b) 对技术性较强或我方参与评标工作技术力量不足，技术主责部门应提请招标专业决策委员会外聘专家或顾问，经招标专业决策委员会审议批准实施。4.3.6.2. 商务谈判a) 招标采购部组织与投标单位进行商务谈判，并组织进行投标单位项目经理答辩；4.3.6.3. 定标a) 招标采购部汇总评标结果，并负责编制评标报告，同时选取2-3名投标人推荐为中标候选人。b) 招标采购部组织招标专业决策委员会成员召开定标会。c) 招标专业决策委员审议评标报告和推荐的中标候选人，最终确定中标人。d) 招标采购部负责记录会议内容及定标结论，形成定标情况记录表，由招标专业决策委员会成员会签确认。4.3.7. 中标通知4.3.7.1. 招标采购部负责向中标人发放中标通知书，并在恰当时将结果通知所有未中标的投标人。4.3.7.2. 招标采购部组织合同编制按合同管理流程进行审批。4.3.7.3. 中标通知书发出后30 日内应完成合同签订，对于总包、机电、幕墙、精装修、岩土工程可适当放宽时间。4.4. 招标议事规则和纪律4.4.1. 招标工作原则4.4.1.1. 透明公正原则：招标过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开决策，杜绝暗箱操作。4.4.1.2. 充分竞争、择优中标原则：每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司应鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。4.4.1.3. 廉洁奉公原则：所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之便谋求私利，任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。4.4.1.4. 保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；公司并且要求各投标单位对自己的投标资料保密，互不串讲。4.4.1.5. 可追溯原则：项目的招标资料，包括：招标文件、投标文件、供方考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等，应及时收集、整理、归档、保管。4.4.2. 议事规则4.4.2.1. 每次定标会参加人员不应少于应出席成员总人数的三分之二，公司领导可授权其他成员或同事代为出席会议及发表意见，但须在定标情况记录表上补签。4.4.2.2. 涉及相关招标项目的部门负责人及相关专业工程师应邀参加定标会议，相关专业工程师原则上只参与定标会议中技术标评议部分，应邀参加定标会议成员只有建议权，没有表决权。4.4.2.3. 采用邀请招标方式的，必须编制招标文件，并经分管领导审批。4.4.2.4. 强化投标人准入管理，加强投标人资质审查和考察，投标人资格预审须经招标专业决策委员会通过。对曾进行串标、围标或提交的资质材料与实际情况不符的投标人应取消其参与投标资格。4.4.2.5. 对投标人以他人的名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标，或投标人的报价可能低于其成本，该投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料的将作为废标处理。4.4.3. 工作纪律4.4.3.1. 招标专业决策委员会成员及涉及招标工作的人员应客观、公正地履行职务，对投标单位送审材料发表评审意见，并对所提出的评审意见承担责任。4.4.3.2. 招标专业决策委员会成员及涉及招标工作的人员不得以权谋私，索贿受贿，应严格自律，不得泄漏工程招标情况和工程标底，违者公司将追究经济和法律责任。4.5. 投标担保4.5.1. 投标单位应按本文件规定提交投标担保，投标担保应采用银行保函或投标保证金方式；4.5.2. 提交投标保函或缴交投标保证金的时间为领取招标文件后，回标前，采用支票和汇款方式，以款项到我司帐户时间为准；采用汇票方式，以我司收到银行即期汇票时间为准；采用银行保函方式，以我司收到银行出具的投标保函时间为准；4.5.3. 投标保证金标准:投标担保金额按投标总价计算，由招标采购部在招标前确定，一般不得低于下列标准：4.5.3.1. 工程类招标：a) 招标金额在人民币100万元以下（不含100万元）的，投标保证金为人民币0-2万元；b) 招标金额在人民币100万元500万元（不含500万元），投标保证金为人民币3万元；c) 招标金额在人民币5001000万元（含500万元，不含1000万元），投标保证金为人民币5万元；d) 招标金额在人民币1000万元及以上，投标保证金为人民币10万元。4.5.3.2. 物资类招标：a) 招标金额在人民币10万元以下的（不含10万元），投标保证金为人民币5000元；b) 招标金额在人民币10100万元的（含10万元，不含100万元），投标保证金为人民币1万元；c) 招标金额在人民币100-500万元的（含100万元，不含500万元），投标保证金为人民币3万元；d) 招标金额在人民币500-1000万元的（含500万元，不含1000万元），投标保证金为人民币5万元；e) 招标金额在人民币1000万元以上的，投标保证金为人民币10万元；4.5.4. 投标保函或投标保证金退还条件：4.5.4.1. 中标单位在签订正式合同，及出具履约保证书（包括履约保函或履约保证金,一般为中标价的10%）后14天，凭收据原件办理退还保函或保证金手续；4.5.4.2. 未中标单位在交回所有招标文件和图纸，及出具未中标通知书后14天内，凭收据原件办理退还保函或保证金手续。4.5.5. 投标保函或投标保证金没收条件：4.5.5.1. 投标单位在投标截止期后投标有效期内撤回其投标；4.5.5.2. 投标单位被通知中标后，未能在中标通知书发出3个工