如何提高工作效率—时间管理.doc

一年有365天； 其中双休日共_天； 法定假日_天； 公司带薪休假_天； 带薪病假_天； 实际工作_天，共_小时; 假定有效工作时间为_%； 全年有效工作时间为_小时。 一年有365天； 其中双休日共_104_天； 法定假日_11 _天； 公司带薪休假_10_天； 实际工作约240_天，共_1920_小时; 假定有效工作时间为_20-30_%； 全年有效工作时间为_384-576_小时。 全球调查结果：时间管理无效十大原因 1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议 时间管理中最根本的要素? -事件 时间管理的实质是什么? -事件的选择与管理 效果 效率 - 做正确的事情 目标 计划 - 书面界定结果 计划 行动 - 缜密思考策划 排序 罗列 - 优先高于一切 20 80 - 保证少数重点 集中 分散 - 专注整块时间 人 事 - 投资情感帐户 罗盘 时钟 - 平衡工作生活 明确角色、职责与目标 列出事件清单 排定事件次序 制定时间计划表 言行一致地执行 调整和改善 1、明确角色、职责与目标 公私兼顾：工作+家庭 价值为先：以价值观为依据 【案例】1953年，美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查，他们发现有3%的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标，20年后，也就是1973年，这3%的同学比其他97%的同学更显得富裕。 这3%的同学，他们做了7件事情： 他们曾经很确实地写下了他们想做的事情； 他们列出了达成目标所得到的好处； 他们列出达成目标要克服的障碍； 他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息； 他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员或者组织； 他们总结出一套行动计划； 他们写出了达成目标的具体时间。 另外97%的人他们没有去设定目标。原因在于： 他们对目标不了解； 他们不知道如何去设立目标； 对失败有一种恐惧感； 害怕被拒绝； 自我形象不佳； 他们对自己缺乏热忱。 要想在你的一生或者未来实现你的梦想，你必须做一件事情，那就是设定目标。 Specific具体的； Measurable可以计量的； Attainment可以达到的； Reasonable合理的； Time有时间性的 2、列出事件清单 主动性任务 -帮你实现工作目标 应对性任务 -不太重要却不可缺少 3、排定事业次序 根据： 工作的重要程度 重要的工作需要安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理） 花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源 为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限 预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度 确认和消除不能帮助实现目标的活动 案例: 给张经理安排一天的任务 任务评分标准 4、制定时间计划表 计算事件时间长度 保证为重要工作预留整块时间 适当预留弹性 5、言行一致地执行 有序工作 有效授权 排除干扰 管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。 授权不卸责。 管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍： 要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做 克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控 哪项任务？ 由谁负责？ 如果派他，她/他能胜任吗？ 需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？ 制定培训计划。 提供必要的支援 关键处把关，监督工作进展 6、调整和持续改善 每日调整与应变 阶段自我评估与改善 定角色和职责 明确价值观 公私兼顾,价值为先 列出事件清单 按照主动性与应对性分类 排定事件优先次序 以重要性和紧急性来排定 制定时间计划表 预留弹性,保证重点 言行一致地执行 排除干扰,有效授权 调整和改善 自我评估,持续改善 工作日历法：年时间规划季度时间规划周时间规划日时间规划； 工作日历表 时间资源表 视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石） 视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂 高效能人士的七个习惯 走在时间前面的七条捷径 一生的计划 要事第一 80/20法则 阳光心态 追逐日光 为了说明这个问题，我们再来介绍一个概念优先矩阵 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分： 1、既重要又紧急：危机或投诉发生，必须马上处理 2、重要但不紧急：做规划、沟通、建立人际关系，虽然不紧急，但要多花时间在上面 3、不重要但紧急：电话、会议等，要尽量减少 4、既不重要也不紧急：无意义的闲聊，要尽量避免 好，我们回顾一下我们上周都做了哪些工作，把它们放在优先矩阵中，并写出所花时间的% 四个象限之间的关系是：如果不花时间在第二象限，那么则会增多第一象限的事情，如平时不关注健康，则会发生疾病，平时不注意设备的维护，则会发生故障，如果平时多多关注客户，则会避免客户的投诉。如果注意力总是放在第一象限和第三象限，则你会处于应变的状态中，如果你有意识调整你的注意力将其放在第二象限，则你会从应变状态转变到制变状态。所以我们应该多投资时间在第二象限。 我们不应全面否定按事情的“缓急程度”办事的习惯，但要强调的是，在编排行事的次序时应先考虑事情的“轻重”，然后再考虑事情的“缓急”。因此我们处理事情的顺序应按照M1M2M3M4的顺序。 紧急情况会在毫无预警的情况下发生，而且要马上采取行动，以避免造成严重的后果。这种危机的处理工作，称为“救火”。真正的紧急事件必须立即处理。 如果能尽早计划避免紧急事件的发生是最理想的。如果你觉得自己总是化很多时间救火，就请以一星期或一个月为期，将这段时间发生的紧急状况一一记录下来，找出失火的地点及造成的损失，明确纵火犯、救火员是谁？找出每件危机的原因、行动及处理结果。然后比较各种情况，看看是不是有固定模式可循，经过分析后你可以采取某种培训、给予适当建议、设定适当的控制方式。 当危机发生时，应将受影响的时间减至最少： 1、保持冷静：在压力下解决问题 2、将主要的考虑独立出来:决定哪些损失可以忍受，哪些损失则一定要避免。你的目标是要解决问题，在不造成重大损失的前提下将事情处理好。 3、尽快恢复正常： 4、从每次危机中吸取教训： 任务重要性打分标准 4分 3分 2分 1分 任务紧迫性打分标准 非常紧迫 紧迫 不很紧迫 可以推迟 4分 3分 2分 1分 ? 时间管理的工具 信息系统工具： BLOG 协同办公 脑图软件 日程管理软件 有障时间管理的四种观念 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。 如何处理高价值的活动 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确的做事更重要 如何处理低价值的活动 时间管理推荐书目 知 识 做什么,为何做 习 惯 的 建 立 知识 （做什么、为何做） 意 愿 想要去做 技 能 怎么做 习 惯 习惯的建立 现在就做 立即行动 找出一件一直为你所忽略，但是会对个人回事业产生重大影响的事，写下来作为近程目标 根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间，然后连续三天记录行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意自己运用时间的方式？有没有应当改弦易张之处？ 列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动 规划下一周的活动，依据不同角色设立目标，再把目标转化为行动，列入行事历。一周后，检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚定？ 下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。 设计合用的表格 立即行动 昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金 Put First Things First! 管理时间 管理生命的质量 谢谢大家 2 当培训结束后，学员能够： ? 明确部门培训管理者的角色定位与能力要求 ? 认识到管理者进行时间管理的重要性 ? 个人时间管理更具条理性，表现在以下几方面： -? 能够区分主动性和应对性任务 -? 按照工作的轻重缓急，确定工作处理的先后次序 -? 制定明确的工作计划 ? 通过有效的分工,来提升项目中管理他人的领导效能 ? 加强作为部门培训管理协调者的时间管理 制定行动计划，提高时间管