招标工作流程及工作规范(试行).doc

招标工作流程及工作规范为进一步规范公司工作程序，提高公司员工的工作质量和效率，现针对招标工作的特点并结合公司的实际，制定本规范，请遵照执行。一、招标工作流程(见附件)二、工作要求 1、办理委托：签订委托协议，确定招标内容，并请业主提供项目批文、图纸（经审）、红线图、规划许可证等备案资料办理委托后，部门负责人将有关工作落实到负责人。2、技术交流：根据招标项目（如施工设计图纸、货物需求表等），同业主明确该项目的技术要求；技术要求必须有三家以上投标单位能够满足；技术要求应有足够的深度，其中设备技术要求应请设计部门提供规范书，编制招标文件时应要求投标单位填写技术规格响应表；业主和设计单位提供的有关技术文件应保留存档。3、明确商务及其他要求：包括工期(交货期)、交货(施工)地点、付款条件、投标单位的资格要求、招标服务费标准、发标时间、开评标时间等。4、编制招标文件：编制标书前须向综合部领取标书编号，综合部应办理标号登记，并将有关情况录入登记表共享；招标文件原则上应采用公司统一版本；根据已明确的技术商务要求并针对项目的特点编制标书；标书内容应符合政府采购法、招标投标法等有关规定；标书中应明确评、定标原则；标书中载明的开标时间自发标始不得少于20天；标书编制后应进行校对、审核，审核程序为项目经理(如有)初审，部门负责人审核后交总工终审签字定稿；标书需经业主审定并签字确认（附：修改清单）；招标部须根据总工终审意见及业主审核意见修改招标文件；总工终审意见及业主审核意见的原件综合部须留存归档。5、发布招标公告、确定发标单位公开招标时，招标部应根据已经业主审定的招标文件所确定的招标内容和合格投标人标准交综合部发布招标公告（发布公告及其他补遗需经部门负责人及总工确认），公告应详细载明招标内容、投标人资格标准、投标截止及开标时间、开标地点、发标时间和地点、购买标书费用、及其他应明确的有关事项。注：如报名地点在本公司，综合部则接受报名人员须认真检查投标单位原件：1、 是否符合招标公告要求资质条件，证件齐备；2、 建造师是否符合本项目要求；3、 单位资质证件、安全生产许可证等是否在有效期内；4、 单位法人代表是否为同一人；5、 原件是否和复印件一一对应，里面的任何变更是否在复印件里有所体现；6、 有其他特殊要求的是否符合要求。认真把握好报名审核环节，出现任何问题应及时和上级领导汇报。邀请招标时，招标部应在接受委托后即接受投标单位的报名，必要时可进行资格预审，资格预审条件及发标单位必须和业主共同商定。6、综合部印制标书、发售标书 标书审定后，招标部应将标书发售版交综合部印制，由综合部发售标书，购买标书时投标人应填购买标书登记表，综合部应将发售标书情况及时告知招标部，由招标部整理存档。同时按标书要求，由财务查询保证金到账情况，需要由基本账户转出的，核对投标人基本账户名称和金额；由个人存入的，需交代清楚退付保证金的具体方式，财务需开具有效的收据证明，并及时交付投标人，已备开标时监督检查。7、技术商务答疑发标后，综合部应组织好现场踏勘(如有必要)，及时认真地解答各投标单位的技术、商务问题。技术问题必须询问设计部门后解答，设计部门须出具书面材料；招标文件不明确的商务问题询问业主后解答，已明确的可直接解答。 答疑文件原则上应以书面形式发各投标单位，且要求各投标人确认盖章并回传，书面答疑材料的校对、审核程序按编制招标文件的程序办理。8、制定评标细则 工程招标评标细则参照省市有关办法；设备及其他招标根据标书确定的评定标原则采取经评审的最低价法或综合评分的办法，综合评分应视不同设备的特点设定不同的分值权重和分值构成，评分所构成的因素应在标书中载明，并要求投标人在投标时提供相应的材料。9、开评标准备开标前，应会同业主确定评委组成，具体原则同业主及监督商定。评委组成中技术经济专家不得少于评委总人数的的23。开标前一个工作日，招标部应准备开评标资料包括标书（4-5本，包含业主盖章确认正本）、各类补充、修改、补遗、确认回传资料、投标单位登记表、评委登记表、席卡、抽签表、开评标程序、评标材料(评标原则、纪律、评标办法、技术要求、投标单位名单等)、标中采用表格、评标报告、开标用品、评标费用等。由项目负责人逐一检查确保无一遗漏，同时检查开标所用设备完好情况及会议室落实情况。注：在本公司开标厅开标的项目还应提前打扫卫生并准备好茶水、纸杯等。 项目负责人应提前布置好参加开评标人员具体工作岗位。投标单位登记接受保证金、接受投标文件、开标唱标、资料统计、会议记录等。参加人员包括代理机构工作人员、业主代表、各部门监督、投标单位代表等。10、开标、评标 开标当天，所有参加人员必须提前40分钟进入会议地点并履行岗位职责； 开评标基本程序为：投标单位签到、投标文件递交登记 由监督、业主抽取评委、提交投标文件(提交时间视投标单位情况而定) 检查保证金提交情况 主持人宣布会议开始 宣布投标单位 开标、唱标主持人请投标人确认唱标结果，开标结束、投标人退场 评委进场，宣布评标纪律，推选评标委员会主任，出评标结果报告。（具体流程按实际情况执行） 土建标先开评技术标，后开商务标同时宣布(预)中标结果。（供参考） 主持人应根据会议程序组织好开评标会议，充分把握会议节奏，调节会议气氛，处理突发事件时应充分征求主任委员及其他评委的意见。自始至终在会议现场。会议记录人员(办公室)应详实地记录会议内容，尤其是评委的发言要领同时做好评委登记和投标文件正本检查、开评情况、标中有关资料的收集。 其他参会人员应充分履行职责，及时处理主持人安排的事务。11、招标后期有关工作 资料归档。评标结束后招标部应将招标资料归档包括项目委托书、项目批文(复印件)、业主审定并签字的招标文件(包括技术商务补充文件)原件、招标公告(如果有)、投标单位购买标书登记表、投标文件正本、开评标程序、评标资料、唱标报告、投标单位澄清材料(如果有)、评委打分表或投票表、评标报告、投标单位及评委登记表、会议记录和项目实施过程中需归档的其他资料。办公室应办理交接手续并登记备案，同时须将专家名单按专业录入公司专家库，专业及联系电话一定要详实、准确。 评标结束后，招标部对未中标单位要求说明原因的均不必受理，对外一切解释工作由部门经理及总经理负责。 评标结束后，招标部应办理未中标单位退款手续和未中标通知书，同时根据业主需要，整理出1-3套投标文件和招标有关资料交业主及各主管部门，其余投标文件交归档处理。评标结束后，招标部须将各投标单位的样本和有关资料分类整理交办公室充实公司文本库。 根据需要，招标部应积极协助业主考察谈判和签定合同。 接业主确定中标单位通知后，业务部门应及时办理中标通知书，并填写招标服务费通知单结清招标服务费同时办理退款。中标通知书及合同副本应存档。 完成整个招标工作后，招标部应及时进行招标工作总结并以书面材料存档并15天内整理出卷宗（包括标前、标中、标后资料，工程整理出3套以上卷宗，货物的整理3套卷宗）。12、各部门须在每月29日前将本月项目汇总表交综合部，由综合部汇总后上交。三、本规范未尽事宜在实施过程中完善。四、本规范自2010年11月1日起执行。7招标工作流程注：实线框为业务部门工作；虚线框为办公室工作。办理委托与业主和设计单位技术交流，收集整理技术、商务资料，确定技术、商务要求领项目编号、综合部登记编制招标文件、确定评标原则校对、审核标书业主审定招标文件