如何编制岗位说明书2.doc

如何编制岗位说明书1 岗位说明书的基本概念和主要内容1.1 岗位说明书的基本概念 岗位说明书是人力资源管理的基础性文件，它是明确岗位目的、主要职责、工作关系、基本任职要求等的说明性文件。通俗的来讲，岗位说明书实际上就是以规定的格式定义一个岗位为什么存在？该做什么事？需要什么样的人来做？如何考核评价？ 岗位说明书不仅是保证公司的每项工作都能按管理要求进行分工和工作分配的基础，也是帮助员工掌握对自己的职责、任务和能力要求的关键。 岗位说明书是开展绩效管理，培训，岗位定编，岗位评估，招聘，职业发展规划等一切人力资源管理活动的起点。1.2岗位说明书的主要内容岗位说明书涉及的内容比较多，但在通常的岗位说明书中，最常见也是最主要的内容有四个部分：岗位基本资料、岗位工作概述、岗位工作职责、岗位任职资格。1.2.1 岗位基本资料 岗位基本资料包括包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。 1.2.2岗位工作概述 岗位工作概述：简要说明岗位工作的内容，并逐项加以说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比，活动内容的权限；执行的依据等。1.2.3岗位工作职责 主要指该岗位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。它是在岗位基本信息与岗位目标的基础上，进一步对岗位的内容加以细化的部分。 基于战略角度，岗位工作职责侧重于对具体职责内容的界定，它要回答的是“该岗位需要通过完成什么样的职责，来为组织创造价值”？ 基于流程角度，岗位工作职责侧重于对每项工作职责中的角色与权限进行理顺。它要回答的是“在每项工作职责中，该岗位应该扮演什么样的角色？应该如何处理与流程上下游之间的关系”？1.2.4岗位任职资格岗位任职资格：即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件，主要有教育背景、工作经验、知识要求、技能要求（沟通能力、管理能力、学习能力、决策能力、执行能力等）、个人品质（责任心、团队精神、诚信、服务意识、大局观念等）。 2岗位说明书的编制过程2.1岗位分析 岗位分析是对企业各类岗位的性质、任务、职责、劳动条件和环境，以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件所进行的系统分析与研究，并由此制订岗位规范、工作说明书等人力资源管理文件的过程。其中，岗位规范、岗位说明书都是企业进行规范化管理的基础性文件。在企业中，每一个劳动岗位都有它的名称、工作地点、劳动对象和劳动资料。岗位分析第一步，就是要了解特定岗位的具体内容。通过岗位调查，在取得有关信息的基础上，对岗位名称、性质、任务、程序、内外部环境、条件等做出比较系统的描述，并加以规范化。第二步是规定了岗位的各项工作任务以后，确定承担本岗位工作的职工所具备的资格和条件。岗位分析由于具有以上特点，也被称为岗位描述。岗位描述的各种资料与有关人员的能力、经验、兴趣、个性的心理测量数据结合在一起，就能确定出人员的任用标准，为企业人力资源管理工作提供可靠的依据。一般来说，岗位工作分析主要包括两方面的内容： 2.1.1岗位描述岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。它包括以下几个方面的内容： 1、岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作。2、岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。 3、工作条件和物理环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件，甚至工作的地理位置。 4、社会环境。包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外，应该说明企业和组织内以及四周的文化和生活设施。 5、职业条件。由于人们经常根据职业条件来判定和解释职务描述中的其它内容，因而这部分内容非凡重要。职业条件说明了工作的各方面特点：工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系，等等。2.1.2岗位要求岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、爱好、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征，以此作为人员筛选、任用和调配的基础。 岗位要求包括：有关工作程序和技术的要求、独立判定与思考能力、记忆力、注重力、知觉能力、警觉性、操作能力、工作态度和各种非凡能力要求。岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。岗位要求可以用经验判定的方法获得，也可以通过统计分析方式来确定。 基于以上岗位分析的基础理论，是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。若根据某公司职位说明书的描述，再加以细化分析，具体可从以下几个方面进行考虑： 1、 岗位基本信息 岗位基本信息也称为工作标识。包括岗位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。 2、工作内容描述 这是最主要的内容，此栏具体描述该职位所从事的具体的工作，应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作，包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时，在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件，以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。 3、 任职资格 教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行工作分析时，经常有这样的情况：某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工，但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。在确定教育背景时应该考虑，假如让一位新员工来工作，他最低应是什么学历，而不一定是当前在职员工的学历。 工作经验此项反应从事该职位之前，应具有的最起码的工作经验要求，一般包括两方面，一是专业经历要求，即相关的知识经验背景；另一个需要的是本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的一些中、高层治理职位。 技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。 个性特质指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。 培训经历此栏反映从事该职位前，应进行的基本的专业培训，否则将不答应上任或不能胜任工作。具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后，还必须经过哪些培训。 其它例如反映该岗位通常表现的工作特性，在流水线上可能需要三班倒；在高科技企业中需要经常加班；建筑施工人员经常出差；一般治理人员则正常上下班等。 4、 责权范围 责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。 权力一定的工作岗位要承担一定的责任，必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力2.2岗位说明书的格式例：岗位说明书格式集团 岗位说明书（集团总部） 编制日期： 年 月 日岗位名称所属部门直接上级定员人数薪资标准下属岗位岗位职责岗位工作内容和评价指标工作工作职责工作成果考核标准权重（）岗位任职资格要求项目入职标准项目入职标准项目入职标准年龄学历培训经历性别外语外貌身高专业工作年限特殊要求工作技能与工作态度要求入职标准工作技能：工作态度：备注起草： 审核： 批准：2.3岗位说明书填写要求岗位说明书表格的内容主要有四个部分组成：岗位名称所属部门直接上级定员人数薪资标准下属岗位岗位职责一、 岗位基本信息填写说明：1、 岗位名称在公司组织架构图中确定的名称2、 所属部门、直接上级、下属岗位对岗位进行定位，明确各个岗位在组织中、部门中所处的位置，以及岗位之间的汇报关系。3、 定员人数本岗位上的人数。因为某些岗位可能存在同一岗位多位员工的情况。4、 薪资标准本岗位的入职起薪标准，不包括因为工作年限增长或其他原因在入职后增加的薪资。5、 岗位职责用一句话说明本岗位的主要工作内容，要求能够明确表现出与其他岗位的区别。举例说明：（以集团人事专员岗位为例）岗位名称人事专员所属部门集团人事行政部直接上级人事行政经理定员人数1人薪资标准下属岗位 无岗位职责协助上级制定实施人力资源目标及计划，以实现人力资源最优配置。二、 岗位工作内容和评价指标岗位工作内容和评价指标工作工作职责工作成果考核标准权重（）填写说明：1、 工作权重该项工作职责在本岗位工作中的重要程度。请注意是“权重”表现的是工作的“重要程度”而不是“工作量”。2、 工作职责此项填写时有两种内容，一是主要工作职责内容，即与岗位有关，体现了该岗位区别于其他岗位的价值。通常是该岗位直接主持、负责、执行的工作；二是次要工作职责内容,即与岗位有关，通常是该岗位参与、配合、协助、支持的工作。上述两项工作职责的划分，简单的说，可以用工作权重为标准，即工作权重在10以下的工作一般为次要工作职责，工作权重在10以上的应该是主要工作职责。但上述划分标准可能因为岗位的不同而有所不同，需要填表人员灵活掌握。3、 工作成果完成每项工作职责后，应该得到的工作结果，可以是定量的结果，也可以是定性的结果，但以定量结果为主。4、 考核标准对工作结果的考核评价标准，应当遵循三个原则来制定：1）标准应当是具体的，即明确、清楚的；2）标准应当是可衡量的，即能够进行纵向或横向比较的；3）标准应当是能够实现的，即结果不是喊口号或好高骛远的，而是确实能够完成的；举例说明：（以集团人事专员岗位为例） 岗位工作内容和评价指标工作工作职责工作成果考核标准权重（）30按照集团人员招聘需求计划，发布招聘信息，并进行应聘者的资料收集与组织面试在招聘计划确定的时间内，推荐符合岗位说明书标准的候选人给用人部门面试。1、是普通岗位的，在确定的招聘时间内至少推荐10人给用人部门面试；2、是重要岗位或管理岗位的，在确定的招聘时间内至少推荐5人给用人部门面试；5收集培训信息，提出培训建议每月30日之前向上级提交本月培训信息收集报告和培训建议报告1、 按时上交报告2、 报告内容应详细、准确并有个人见解，可以为上级的工作计划提供参考依据。三、 岗位任职资格要求岗位任职资格要求项目入职标准项目入职标准项目入职标准年龄学历培训经历性别外语外貌身高专业工作经验年限特殊要求填写说明：岗位任职资格要求是该岗位员工入职的基本标准，低于此标准的不予考虑入职。举例说明：（以集团人事专员岗位为例）岗位任职资格要求项目入职标准项目入职标准项目入职标准年龄20-35岁学历大专以上培训经历接受过人力资源管理方面的专业培训性别不限外语不限外貌身高相貌端正，身高1.6以上专业人力资源管理专业或相关专业工作经验年限2年以上特殊要求有助理人力资源管理师资格者优先四、岗位需要的工作技能和工作态度工作技能与工作态度要求入职标准工作技能：工作态度：填写说明：工作技能与工作态度要求是该岗位员工胜任该岗位必须具备的相应工作技能和工作态度，如果不具备则不予考虑入职。 举例说明：（以集团人事专员岗位为例）工作技能与工作态度要求入职标准工作技能：1、有人力资源项目规划和实施经验； 2、熟悉国家相关法律法规；3、熟悉人力资源管理各项实务的操作流程； 4、人力资源管理理论基础扎实；5、熟练使用相关办公软件。工作态度：1、办事沉稳、细致，思维活跃，有创新精神，良好的团队合作意识；2、优秀的品行和职业素质，强烈的敬业精神与责任感，工作原则性强。以上表格的填写过程中，请注意以下事项：1、 公司每个岗位的职责都是整体职责的一部分。具体的说就是，部门内各岗位的工作职责之和等于部门工作职责，各部门工作职责之和等于公司整体工作职责；2、 表格的填写应主要由部门负责人完成，但“工作权重”“工作职责”“工作成果”“考核标准”各项必须与岗位责任人进行面谈，并达成一致后，才能填写到正式的岗位说明书中；3、 人事行政部负责组织岗位分析工作，提供相应的技术支持，并将最后确定的所有岗位说明书存档备案；4、 岗位说明书不是制定完毕就一成不变了，它必须根据公司经营计划、组织架构、岗位编制的变化而保持动态调整的，因此各部门应当在本部门工作岗位有所变化时修改或变更岗位说明书，并通知人事行政部修改存档资料。附件：岗位说明书一、岗位基本信息岗位名称部门经理岗位代码所在部门某部岗位定员1岗位等级岗位分析日期2011-8-28二、设岗目的根据系统实施部部门职责要求负责公司的系统实施与维护工作，并为客户提供专业化增值服务，促进流程改善、文档完整、项目管理成熟度，向产品实施和专业化增值服务的方向努力。 三、工作关系内 外联系对象（部门或单位）内部关系公司各部门外部关系各外部客户各外部合作单位四、职位职责、权利序号工 作 职 责1在项目开发完成（经最终测试和评审等通过）后，依据项目相关交付件，负责组织协调相关资源，确保系统顺利上线。2在实施阶段响应客户现场的服务请求，配合项目组解决项目实施阶段出现的技术问题。3负责系统上线后的技术支持服务工作，解决用户在使用系统过程中的突发事件，收集并跟踪客户的需求变化，并及时反馈给公司的其他相关部门。4根据具体实施进程，通过与客户的实际沟通，保证回款渠道顺畅。5在项目验收完毕后，负责成立维护项目组，依据项目交付件（必要时包括源代码）启动项目维护。6负责维护阶段响应用户现场的服务请求，配合项目组或依据项目交付件解决项目维护阶段出现的技术问题。7负责维护阶段用户系统日常管理，用户数据库管理、应用升级、打补丁和数据的安全性管理。8负责项目集成活动，在公司产品和平台的基础上，利用内外资源，通过产品组合、软硬件组合等方式为客户提供项目整体解决方案，进行项目集成。9协助项目组和研发部门的IT咨询活动，帮助客户进行IT基础架构规划，为客户提供这方面咨询服务。10负责实施资源管理 实施、维护、顾问等资源（人员）的规划、培养和日常管理。11负责本部门管理以及本部门各项工作的组织、监督、协调、落实。包括：A. 为各落实部门职责做好人力资源配置支持，协助员工角色定位与绩效评估，创造良好工作氛围。B. 负责工作需要的多方协调、协助各职能主管解决实际工作中出现的各种问题。C. 领导部门建立健全良好的沟通渠道；负责建设高效的组织团队。D. 协助综合管理部做好部门内部人事工作。E. 负责部门的员工职业发展计划的开发，提升员工的自身价值，以提高整个团队的服务水平。12落实上级交办的其他事务。13落实并提升客户服务的水平，为客户提供7x24的高效支持服务，及时响应客户的服务请求。14确保公司的IT基础设施，如网络系统，邮件系统和关键服务器以及应用的高可用性。建立一套完整的运维管理体系。主 要 权 利1有对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权2对所属下级的工作有监督、检查权3对所属下级的工作争议有裁决权4对所属下级的管理能力、业务水平和业绩有考核评价权5有权签批下级报销在公司制度范围内的费用6在征得同意下，有对公司相关部门相关人力资源的调度权7有对相关项目各主要阶段的参与评审权。五、任职资格（一）教育程度学历专业本科/硕士; 计算机应用/信息技术/软件工程/管理（二）工作经验专业经验有丰富实际的软件开发经验，有多年丰富的软件项目实施经验和IT运维管理经验。有实际IT规划或相关咨询项目和客户应用支持管理经验。管理经验熟悉软件开发过程，具备大型项目实施管理和部门实际管理经验。其他经验熟悉集装箱运输业务及相关通关、物流等业务，有多年集装箱码头或相关通关、物流等行业的实际工作经验。（三）工作技能技能项目具体描述（层次、水平、熟练程度等）沟通和协调能力具备较高的有效沟通和商务协调能力。技术能力熟悉计算机的软硬件；研究并应用新的IT发展的技术和管理方法。管理能力编写部门工作目标与工作计划；激励下属员工，调动他们的工作积极性；驱动员工按照部门目标进行工作，同时监控工作过程，对结果进行评估；岗位说明书一、岗位基本信息岗位名称部门副经理岗位代码所在部门某部岗位定员1岗位等级岗位分析日期2011-8-28二、设岗目的协助部门经理，根据系统实施部部门职责要求负责公司除通关应用系统外的系统实施与维护工作，并为客户提供专业化增值服务，促进流程改善、文档完整、项目管理成熟度，向产品实施和专业化增值服务的方向努力。 三、工作关系内 外联系对象（部门或单位）内部关系公司各部门外部关系各外部客户各外部合作单位四、职位职责、权利序号工 作 职 责1在项目开发完成（经最终测试和评审等通过）后，依据项目相关交付件，负责组织客户现场系统安装和试运行。2在实施阶段响应客户现场的服务请求，配合项目组解决项目实施阶段出现的技术问题。3负责依据项目相关交付件落实用户培训。4根据具体实施进程，通过与客户的实际沟通，保证回款渠道顺畅。5在项目验收完毕后，负责成立维护项目组，依据项目交付件（必要时包括源代码）启动项目维护。6负责维护阶段响应用户现场的服务请求，配合项目组或依据项目交付件解决项目维护阶段出现的技术问题。7负责维护阶段用户系统日常管理，用户数据库管理、应用升级、打补丁等。8负责项目集成活动，在公司产