楚雄兴水公司工程施工财务管理流程及规定.docx

楚雄兴水公司工程施工财务管理流程及规定为加强公司财务管理，规范财务工作，促进公司经营业务的发展，提高公司经济效益，根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定，结合公司项目施工实际情况，特制定公司财务管理流程及相关管理规定如下：一、项目投标阶段（一）、招标项目报名经营部提出借款申请（需提供招标公告）经营、工程技术部主管签字经营部负责人签字财务部负责人签字总经理审批签字出纳付款签字（报名费及招标文件资料费等）（二）、项目投标经营部提出付款申请（提供招标文件付款资料需在开标时间前五个工作日）经营部主管签字经营部负责人签字财务部负责人签字总经理审批签字出纳银行下账/电汇经营部借支进账单原件开标后退回财务部（投标保证金缴纳）（三）、项目部未中标退投标保证金经营部提出申请开出收据和退回保证金需提供的财务资料保证金退回公司账户经营部主管签字确认经营部负责人签字确认二、项目实施阶段（一）、履约保证金缴纳工程部确认施工现场具备施工条件经营部提出付款申请（需提供招标文件、中标通知书或合同）经营部主管签字经营部负责人财务负责人签字总经理审批签字出纳岗银行下账或电汇经营部到业主方或发包开收据进账单及业主或发包方收据原件交回财务会计记账（签订合同后三日内留存一份回财务部）（二）、外地工程经营证办理经营部提出申请（提供合同）财务部到公司主管税务局办理外出许可财务部到项目部当地办理税务登记/临时税务登记证第三联留存财务部（三）、工程款收取：A、外地区工程到项目所在地税务管理部门开票后发票联返公司盖发票专用章或开收据交业主或发包方，税票和发票记账联、或收据原件留存财务部记账工程款入账B、本地区工程公司财务开具收据或发票工程款入账1、产值申报流程管理具体规定（1）、经营部和工程建设部报发包方已由发包方开具了计算工程量结算单的，由财务部按照每次结算单确定的产值入账。（2）、形象进度的确认a、确认形象进度：每期末由经营部和工程技术部根据各在建工程的形象进度计算出完工百分比。b、确认当期产值：经营部和工程技术部按各在建工程的总造价乘以完工百分比，计算出当期完工产值。c、申报产值：经营部和工程技术部将各项目的当期产值，报财务部入账。d、财务部根据经营部、工程技术部经理签字的产值确认单，作为当期收入入账，同时确认各在建工程相应建设单位或发包方的应收账款。 （四）、项目部工程款拨付：A、物资材料款采购部门或采购员提出付款申请采购部经理签字项目负责人确认材料到场（入库）签字财务会计审核材料发票签字总经理审批签字出纳付款签字。1、物资材料业务流程管理具体规定（1）、申购：每月15日前，由各工程项目部根据施工进度估算次月需耗用的材料品种、规格、数量，向公司材料部提出书面申请。（2）、物资材料的供应：a、由发包方供应材料。b、自行采购：物资材料部根据供应商的资质、供应能力、信誉等条件编制供应商名册，对达到要求的供应商评出相应等级，优先选择高等级的供应商，坚决杜绝不合格的供应商参加投标和供货 按材料供应商建立采购信息档案，并对已验收的材料做好相应的标识，保证各种材料的可追溯性。（3）、物资材料采购：a、由发包方供应：物资材料部收到项目部各工程施工队提出的材料申请后，汇总各施工队材料需求种类、数量由材料员负责在发包方仓库领料；b、自购：物资材料部收到项目部各施工队提出的材料申请后，按照交易额的大小采取招标、直接采购等方式，向在册供应商进行询价，按照同质低价的原则决定供货商和供货数量。（4）、验收：材料员在发包方领料和供应商送货至项目物资部仓库或施工地，项目部材料保管员按照提出申请的材料品种、规格、质量、数量逐一核对无误后，办理入库手续并在验收单上签字。 材料验收单一式三联，一联留材料保管员处作为登记仓库材料账的依据，由发包方供材料的留底一联与发包方对账结算；自购材料交供应商一联作为结账凭据，一联（财务联）报送公司财务入账。（5）、领用：在发包方领料的材料，项目部材料保管员按照各施工队提出申请的材料品种、规格、质量、数量逐一核对无误后填制领料单，由领用施工队负责人签字领用；项目部各施工队，应严格按照相应施工进度的材料需用量领用，不得集中领用或领用与当前施工不相符的材料。领用时，应由仓库保管员填制领料单，由领用施工队签字，同时应报经项目部负责人签字批准后，仓管员按领料单上的品名、规格、数量发料。材料领料（发料）单一式三联，一联留材料保管员处作为登记仓库材料账的依据，一联交项目施工队为对账、结账凭据，一联（财务联）报送公司财务核算各项目成本入账。（6）、结存：每月月末（26日前），财务部协同物资部应对库存的各种物资材料（暂时对钢筋、钢材、水泥三种材料）进行盘点，编制各施工队材料领料单汇总表和材料收发存月报表，填清结存材料的数量、单价、金额，经盘点人员和仓管员签字后于当月29日前报送至公司财务部会计入账。（7）、库存管理：物资材料仓库应按照库存物资材料的品种、属性分别采取有效的保管措施，以保证库存物资的完好无损。 物资材料仓库应建立库存材料台账，严格按收料单、领料单登记，月末及时计算出各种材料的账面结存数，定期盘点库存。如有差额，应即使查找原因，并按实际盘点数调整账面数，做到账实相符。（8）、废旧物资的处理： 仓库经过定期盘点确定的废旧物资、设备经公司项目经理报公司总经理批准作价后，报财务开票变卖入账。（9）、检查与督导：公司物资材料部对各项目部库存材料和相关设备的使用、管理负有检查、督导的责任。物资材料部应定期不定期地对各项目部库存材料的管理进行检查，发现问题及时予以指出。B、劳务费项目部施工队提出付款申请项目、工程技术部负责人审核签字财务会计审核发票或民工工资表（工资表请民工自己签字并付有效身份证复印件）签字总经理审批签字出纳付款签字。C、机械租赁费项目设备部门提出付款申请项目工程技术部负责人审核签字财务会计根据租赁合同审核油料发票及机上工人工资表（工资表请机上工人自己签字并付身份证复印件）签字总经理审批签字出纳付款签字。D、检测费等间接费用项目部提出付款申请项目工程技术部负责人审核签字财务会计审核发票签字总经理审批签字出纳付款签字（五）、项目部施工队借款经公司领导人审批同意后填写借款单项目负责人签字工程技术部经理审核签字财务负责人签字总经理审批签字出纳办理借款并签字（六）、外地区工程完工持该工程税票及发票复印件到工程所在地地税管理部门注销临时税务登记三、费用报销流程按公司财务部要求粘贴票据、填写报销单使用部门主管及负责人签字财务会计审核票据签字总经理审批签字财务会计填制记账凭证出纳付款签字费用报销流程管理具体规定如下：（一）、为明确各类费用在报销付款中的管理责任、权限和流程，特制定本规定。（二）、本规定适用于公司内部各部门、单位（以下简称“各单位”）。（三）、各单位可根据本规定，结合本单位实际情况，制定相应的费用报销细则或实施办法，并报公司审核后在本单位实施。（四）、本规定所称费用报销是指日常发生的差旅费、办公费、业务招待费、汽车费、运杂费、邮电通信费、水电费、租赁费、会议费、保险费、低值易耗品、各种规费、咨询诉讼费、检测测绘费、证照费、年检费、其他营业费用和其他管理费用等。（五）、权签人1、本规定的权签人是指部门经理、副总经理、项目经理、财务负责人（或授权的财务主管会计）、董事长（总经理）等，名单以公司及各单位的任命文件为准。2、权签人享有在规定管理权限内对报销付款签字审核审批的权利，并承担相应的责任和对费用真实、合法、合理性负责的义务。3、审批权：公司2000元及以内的款项由项目经理审批，2000元以上的款项一律由公司总经理审批，总经理不在可由总经理以短信、邮件信函等方式委托项目经理审批。（六）、员工借款1、日常费用开支原则上不允许员工借款，由公司指派专人经办，事后凭据报销；符合货币资金管理制度或大额开支确需借备用金的，根据费用预算，填报借款审批表报总经理批准后，到财务部门申领借款。但需在事项完毕后5个工作日内办理报销手续。当年12月31日前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中先扣回。2、借款实行“前款不清，后款不借”原则。员工在财务部门有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款；费用报销时，如无特殊理由，应先归还借款，扣除借款后有余额的，按余额付款。3、公司员工特殊情况需借款的经部门负责人、财务负责人、总经理审批后方可借款。4、财务部门应加强对员工借款的管理，定期催收。5、出差借款按照公司制定的差旅费管理规定执行。（七）、报销的要求1、原始单据、发票的基本要求发票、单据必须合法、真实、有效。发票、单据不得涂改、挖补、大小写金额必须相符，字迹清楚。发现发票、单据有误，应当退回重开或更正，更正处应加盖开票单位公章。将发票、单据分类、整齐地用胶水粘贴在报销粘贴单上，防止原始凭证在传递过程中丢失。发票、单据抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专用章或发票专用章等）。其它要求参见会计基础工作规范制度和国家相关法律、法规。财务部门有权拒收不合法不合规的票据，应当扣留虚假票据，并及时通报相关责任人。2、报销凭证的填写要求必须按费用报销单要求填写相关内容。报销事项的内容、用途说明必须清晰准确，并注明费用归属（属于哪个单位或项目，便于分类核算或转账），必要时附清单详细说明。凡是费用需要在公司和各单位之间分摊的，报销人应该根据原始凭证抬头与费用归属关系，分别归集后，填写相应的报销凭证，确不能归集应给予适当分配比例。报销金额大小写必须一致，不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。财务在审核时按相关制度规定有权去除不符合要求的票据（如白条、不符合要求的发票等），可以核小报销金额；但审核金额超过原报销金额时，应退回经办人重填或按申报金额报销。费用报销单分差旅费报销单、招待费用报销单和费用报销单，差旅费报销填差旅费报销单，其他所有费用填费用报销单；3、其他报销附件要求除发票外，其他附件、报表必须合法、合规，有相关责任人的签字审批，业务招待费的报销报销人对应说明的事项根据管理需要要求填写费用说明清单，但费用说明清单不做为原始入帐凭证。差旅费报销除当天往返等特殊情况外应当附出差审批单，汽车费用报销应当附派车单。签有合同的费用报销（如广告费、设计费等）附件必须符合合同付款流程管理规定。4、报销的时效要求当月费用一般应在当月报销处理完毕，部分费用如电话费等可以延至下月。当年费用一般应在当年12月31日前报销处理完毕。部分费用的发票如当年无法取得，只能在次年1月取得的，应在1月取得时立即办理报销；财务部门如果账务处理允许，应进入当年费用。申请先由公司预付支票的，经办人应在5个工作日内拿回相应发票按此报销流程办理签字核销手续，否则视同个人借款按相关规定处理。（八）、报销审批付款流程及职责规定1、经办人：根据本单位实际业务需要，在费用事项发生后，按照报销流程管理要求分类粘贴原始凭证，填写报销单，交费用使用部门负责任审核。经办人对其发生费用的真实、合理、合法、完整性负责，严禁虚报、假公济私。2、部门负责人：按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责审核并签字，对费用是否符合部门计划、预算承担责任；部门负责人可以根据事项、金额的重要性，让部门业务主管先行审核签字，并落实责任。对审核不通过的予以退回。3、财务部门负责人：财务部门负责人（或授权主办会计）对报销凭证的相关内容，根据财务制度要求、标准进行审核；并复核报销的金额、是否有备用金或其他借款，是否从报销款中扣回相关借款；根据本单位的各项具体管理制度对票据的合法、合规性负责审核签字，对审核不通过的予以退回。5、财务总监：对财务负责人（或授权主办会计）审核后的报销凭证，根据公司相关规定、本单位的制度进行整体审核，并结合本单位月度、年度预算的使用情况和实际资金情况，签署审核付款意见，对整个报销的合法性、合规性承担责任。对不符合要求，有损本单位利益的要坚决予以拒绝和退回，如有弄虚作假的，应当扣留票据并及时上报。没有财务总监的，财务部部门负责人（或授权副经理、主管会计）行使财务总监职责。6、项目经理、公司经理：根据公司相关规定、董事长（总经理）的授权，对授权范围内所有费用予以审批，并对费用的真实性、合理性承担责任；对授权给相关经理审批的事项负管理责任并要有授权书；对还需要公司审批费用的真实、合理性负责审核签字。对审批、审核不通过的予以退回。项目经理、公司经理的费用，由财务负责人审核后，交由董事长（总经理）审批。7、董事长（总经理）：根据公司相关规定的授权，对费用具有最终审批权，并以法人代表身份对所有费用的真实、合理、合法合规性承担责任。8、出纳：审核报销单是否完成上述签字流程，是否本人签字，对审批签字手续不全的坚决予以退回。对报销金额再次复核，复核金额（付款金额）只能小于等于报销人申报金额，对复核金额大于申报金额的，予以退回给经办人重新办理（或按申报金额办理）。报销费用冲抵借款的部份，出纳应开具收据；收回多余的现金，收据中的一联应作为凭证附件。（九）、若员工为本单位其他职员代为办理报销或借款手续，报销人应填被代办人，并按被代办人的职别进行审批，同时在报销单上注明由代办人代办。员工借款在领款时必须由本人亲笔签字确认领款。四、财务报表编制、报送流程规定1、结账：财务部总账会计于每期末工程收入、成本、费用、资产、负债、权益等相关业务