货币资金及债权债务管理办法.doc

货币资金及债权债务管理办法编号版本制定生效2014.06.01页次第一章 总则1.1 为了加强货币资金（包括现金和银行存款）的管理，结合公司债权债务管理，确保货币资金的安全，提高货币资金的使用效率，保护公司资产不受损失，根据公司财务管理的实际情况，特制定本办法。1.2 本管理办法按现金管理暂行条例、中华人民共和国票据法、支付结算办法等财会法规执行。第二章 货币资金管理2.1 本管理办法所指货币资金指公司所拥有的现金、银行存款和其它货币资金。2.2 公司所有货币资金支出必须经总经理或其代理人核准，否则一律不允许支付。2.3 公司办理货币资金支付程序申请个人申请部门主管审核财务复核总经理核准出纳付款。2.4 严格按照公司规定的审核权限，各部门负责人应当在授权的范围内进行货币资金审批，不得超越审批权限。对于超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权拒绝办理。经办人员应当在职责范围内，按照本公司有关负责人批准的意见办理货币资金业务。2.5 货币资金支付及审批程序：2.5.1 一般现金支付日期为每周二、五付款；一般通过银行付款的支付日期为每月15日、26日，节假日延后。对紧急的现金或银行支付款项，待总经理核准后可以实时付款；2.5.2 支付申请：部门及个人因公需要支付货币资金时，必须提供具备款项用途、金额、支付方式等内容的支付单据，如借款单据、发票、收据等；购买固定资产及大宗物资用款还应具备订单、合同等相关证明；2.5.3 支付审核：部门主管根据其职责、权限和相应程序对支付单据的用途、金额、支付方式及所附订单、合同或相关证明的合法性、真实性进行审核并签字；2.5.4 财务复核：会计人员对部门主管审核后的货币资金支付业务进行复核，复核的内容包括：(a) 货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确；(b) 付款手续及单证是否齐全，报销单据是否真实、合法，金额计算是否准确；(c) 支付方式、是否符合公司的有关规定；(d) 在报销单据上业务经办人、部门主管是否有签字，对于一些特殊的单据有无相关单位会签；(e) 支付款项是否列入货币资金支出预算或计划等。支付单据经会计人员复核无误后，再上呈总经理核准。2.5.5 总经理核准：经过会计人员复核后，总经理再审核支付款项并签字，对不符合规定的货币资金支付业务，总经理拒绝批准；2.5.6 办理支付：支付单据经会计人员复核无误签章后，再交由出纳人员办理支付手续。出纳人员接到支付单据后，应确认是否经总经理核准和会计人员的复核；出纳人员对支付单据的合法性、合规性负有再审核的义务。对于不合法、不合规的单据，出纳人员有权拒绝支付；2.5.7 期末查核：会计主管应当定期或不定期的对已支付的款项与付款作业流程进行查核，检验当前付款流程及管理体制中是否存在问题，并做合理解决，督促加以实施。2.6 货币资金运筹由公司财务管理中心下的资金组负责，公司年度银行借款总额须纳入年度全面预算方案，经公司董事会审议通过。实施借款时，须经总经理、财会部主管签字方能办理。2.7 公司资金一律不得外借，如特殊情况必须借款的，需经总经理签字认可。兄弟公司各公司之间临时向拆借，由总经理批准后方可实施。2.8 由财务组向各部门收集支出计划信息，定期编制年度资金计划、月度资金计划，以便及早发现资金不足数量，采取积极对策，确保资金运转流畅。期后根据实际状况进行分析。2.9 银行票据和印鉴管理:(a) 银行票据由出纳人员购买，并登记保管。(b) 购买银行票据时要逐一清点检查，银行票据要检查编号是否连续、有无缺页破损、如有缺页、破损或编号不连续等问题应当场更换。领用银行票据时，要记录登记，防止空白票据丢失和被盗用。(c) 作废的银行票据应加盖作废戳记另行保管，一年后由出纳人员和监督人员共同销毁。(d) 财务部应当加强银行预留印鉴的管理，财务专用章应由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章，严禁保管银行票据的人员同时保管该种票据需使用的预留印鉴。第三章 现金管理规定3.1 库存现金是为保证日常零星支出，库存现金的最高数额以不超过两天的开支额为限。3.2 现金收付必须坚持收有凭、付有据，堵塞由于现金收支不清、手续不全而出现的一切漏洞。(a) 收取现金时，必须检验钞票的真伪，防止收取假币，出纳点验完毕后开具收款单据才能让交款人离开。(b) 支付现金时，由出纳人员从验钞机中过一遍，并提醒领款人当面点验清楚。出纳人员应查验其身份后再付款，防止冒领现金。(c) 若发生误收假币或短款，由出纳员承担一切损失。每天收入的现金，应及时足额送存银行，不得坐支。3.3 公司财务管理中心应当定期（月末）和不定期的指定专人进行现金盘点，将盘点金额与现金科目余额、现金日记账余额核对，如有差异，应及时查明原因并进行会计处理。3.4 公司现金开支的范围如下：(a) 职工工资、津贴及其它个人劳务报酬；(b) 各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其它支出；(c) 向个人收购农副产品和其它物资的价款；(d) 出差人员必需的差旅费；(e) 结算起点以下的零星支出；(f) 中国人民银行确定需要支付现金的其它支出。3.5 公司现金结算限额为1, OOO元。不属于现金开支范围以及超过现金结算限额的业务应当通过银行办理转账结算，否则资金组出纳有权拒绝支付现金。3.6 公司应当配备合格的保险柜保存库存现金和有价证券，放置保险柜的场所应当设置防盗装置。3.7 到银行存取现金1万元(含1万元)以上的必须有两人同行；存取现金超过3万元(含3万元)以上的必须派遣交通工具，并派人陪同保护，确保人员及现金的安全，严防抢劫。3.8 现金保管的责任人为出纳员。出纳员应每日终了时将现金存入公司保险箱。第四章 银行存款管理4.1 公司应当按照中华人民共和国票据法和支付结算办法等规定，根据开立银行账户的结算规定办理存款、取款和结算。应当根据开立的银行账户，分别设置和登记银行存款日记账。4.2 公司应当严格遵守银行结算纪律：(a) 所签发支票应填写日期、金额（限额）、用途，不准签发空白支票；(b) 不准签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；(c) 不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人资金；(d) 不准无理拒绝付款，任意占用他人资金；(e) 不得签发空头支票或者故意签发与银行印章不符的支票；(f) 不得对见票即付或者到期的票据，采取故意压票或拖延支付。4.3 公司出纳人员每月至少核对一次（月末）银行账户，如不相符，应填制银行存款余额调节表，使银行存款日记账余额与银行对账单调节相符，如调节不符，应查明原因，及时处理。财务主管应对出纳的银行余额调节表、银行存款日记账及银行对账单进行核对。4.4 银行贷款根据总经理决议，由资金组负责人负责实施。4.5 现金和银行存款核算设置日记账，并按照业务发生顺序进行序时登记，做到日清月结。第五章 债权债务的管理5.1 公司总经理为本公司债权债务管理的第一责任人，负责款项全过程管理。5.2 财务管理中心总账主管组织应收、应付款项的日常管理工作。5.3 债权债务的日常清理，由财务管理中心、贸易部及采购部门共同负责。财务管理中心为应收、应付款项管理的主办部门，贸易部、采购部门为应收、应付款项管理的协办部门。各部门间要与财务管理中心密切配合、互通情况，共同做好应收、应付款项管理工作。5.4 财务管理中心门职责：(a) 财务组往来核算岗位的会计人员主管债权债务的核对、清理之职，定期核对往来账户，办理应收、应付款项的管理工作； (b) 负责编制每月应收款项帐龄分析，并协助贸易部召开应收款帐龄分析会，并按月组织相关部门完成应收款项的清收工作； (c) 负责建立健全应收款项台账和重点项目档案，定期编制应收款项明细表；(d) 加强对公司各单位及相关部门的应收款项清收工作，并对其实施考核；(e) 从贸易部门收集债务方的相关信息进行整理，负责应收款项管理的分析总结工作，针对问题及时提出管理建议；(f) 对已形成的债务，合理确定偿还时间和规模；与债权方及时沟通、核对，财务困难时，要得到债权方的理解，避免造成不良影响。5.5 贸易部职责：贸易的业务人员或业务助理，要了解客户产品发出、货款收回及产品结存情况，产品发出后，应及时催促客户对帐开票，并每月按公司财务管理中心提供的帐龄分析数据与客户进行核对账目，催收应到期应收款。5.6 采购部职责：采购部的采购人员，了解供货单位供货、货款支付情况，对供货单位已入库未开票要及时催促开票，若原物料不良发生的退货和扣款，在通知供货商的同时，应及时通知财务管理中心。5.7 贸易、采购等业务部门的业务员，应利用出差时机，配合财务管理中心的财务人员到对方财务部门核对账目，并将核对情况及时通报财务管理中心。5.8 为了防止呆账、坏账的发生，使公司的债权债务做到有账可查、有据可依，确保会计核算的真实性与完整性，公司所有与外单位发生结算业务的部门和个人，都要及时与财务部门搞好票据传递和账务处理工作，任何部门和个人都不准滞留票据。5.9 财务、营业、采购等部门要密切配合，对日常核对工作中发现的差错或未达账项，要及时处理，不留后患。对由于经办人员不负责任而造成的呆账坏账，公司将追究责任人的经济责任，情节严重的，调离管理工作岗位。5.10 对预付货款要严格控制，尽量做到当月预付当月清。确实无法做到当月清的，财务单位应经常与经办人保持联系，由经办人对供货商进行核销或催收，以保证预付货款无坏账。 5.11 对其他应收款要及时清收。第六章 应收款管理6.1 公司贸易部在决定提供信用于客户之前，应对该客户的资信情况进行调查，并按相应的权限批准信用额度。6.2 严格应收款项管理的内部控制制度。防范因从客户处收取现金而出现挪用、贪污、资金体外循环等违纪问题发生，对催收回笼的应收款项应以银行转账方式结算，原则上不采取现金结算。(a) 业务人员收到应收款（现金、银行票据），应及时交于公司出纳；(b) 出纳收到现金、银行票据，也应及时存入银行。6.3 财务管理中心至少每月组织一次帐龄分析会，贸易部、采购部必须参加，加强应收款项催收工作，确保催收工作有条不紊、措施得力、积极有效。6.4 公司对每一家客户应采用经办人负责制，承担风险。特别是对诚信度低、履约能力和偿债能力差的客户，要落实专人跟踪催收；特别要加强对重点、难点帐款的清理清收情况的督促，防止因业务人员混岗、工作人员失职给公司造成经济损失。6.5 对即将到期的应收款项，公司财务管理中心应及时提醒贸易部门或业务人员通过邮件、电话传真催收、派人面谈等方式通知客户及时按约付款。6.6 有下列情形之一者，应收款项应确认为坏账损失：(a) 客户被依法宣告破产的，应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府责令关闭的文件资料，在扣除以客户清算财产清偿的部分后，仍不能收回的应收款项余额，作坏账损失；(b) 客户依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项，在取得相关法律档后，作坏账损失；(c) 涉诉的应收款项，已生效的人民法院判决书、裁定书判定、裁定其败诉或虽胜诉但因无法执行被裁定终止执行的，作坏账损失；(d) 逾期2年以上的应收款项，依法催收磋商记录齐备，并能确认2年内没有任何业务往来的，在扣除应付该客户的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额，作坏账损失，但应继续保留追索权；(e) 因与客户发生经济纠纷，经公司营业主管协商仍然不予支付的，公司为保持与客户长久利益，可根据公司核决权限列为坏帐损失，但应继续保留追索权。6.7 对已列为坏帐并继续保留追索权的各种应收款项，业务人员、财务人员随时注意客户的新动态，继续列为催收项目，确保该款项重新收回。第七章 应付款的管理7.1 应付款挂帐规定：采购部门根据入厂化验单、验收入库单、发票、订购单等，及供货商提供的发票，由采购部门主管审核、签字，并经财务管理中心上报总经理签字后由会计人员作挂帐处理。7.2 应付款对帐规定：往来帐款会计应熟悉客户，随时掌握客户余额；每季必须与全部供货款对帐一次，对于进货次数较多的每月对账一次，对不符者一定要查出原因进行调整。7.3 应付款结算规定：采购部门人员要对经常发生的供货商应协商月结付款，并通过银行支付。支付日期按货币资金支付规定进行。付款完毕后，会计人员应及时进行会计处理。7.4 企管服务中心与财务管理中心应建立应付性质的合同管理台账，对工程款、设备款及采购部门与厂商签订的金额较大的原物料的合同进行备案，以便在日后资金预算时参考；7.5 合同管理台账内容应包括：(a) 应付款项性质(材料款、设备款、工程款等)；(b) 供货商(个人)情况，应包括单位全称、地址、邮政编码、联系电话等；(c) 合同编号及基本内容(合同标的、期限等)；(d