设备技术资料管理办法.doc

QG/SYHL 09 32-2012设备技术资料管理办法1 范围本办法规定了设备技术资料收集、整理、鉴定、保管、统计及提供利用的管理职责、管理内容与要求。本办法适用于中国石油天然气股份有限公司哈尔滨石化分公司(以下简称哈尔滨石化公司)设备技术资料的管理。2 引用标准2.1 Q/SY1002.1-2007健康安全环境管理体系 规范2.2 DA/T222000 中华人民共和国行业标准归档文件整理规则2.3 GC/T1182289 科学技术档案案卷构成的一般要求3 职责3.1 机动设备处是设备技术资料的归口管理部门。负责对哈尔滨石化公司及基层单位各类设备技术资料的形成、积累、整理和归档工作进行监督、检查和指导；负责公司设备技术资料基本情况的统计工作，协调组织设备技术资料的补缺完善工作。3.2 档案中心负责收集设备制造部门提供的设备随机技术资料，负责设备技术资料的组卷、存档、借阅、保管等方面的管理。对按要求进行归档的技术资料进行编号控制，负责对所接收的设备技术资料进行鉴定、编号、整理、著录、保管及提供利用工作。3.3 基层单位负责收集在炼化生产建设、技术服务、科学研究等各项活动中形成的对企业具有保存和利用价值的各类设备技术资料，指定专人负责本部门或单位各类设备技术资料的形成、积累、整理，并按规定向档案中心归档，以保证公司设备技术资料的完整、准确、系统及充分利用，负责对本责任区的设备技术资料提供利用工作。3.4 物资配送中心负责所购进的新设备、材料、备品备件等技术资料的及时收集、整理和转交工作，将重要设备随机资料经整理后转交档案中心，其他随设备发送使用单位或施工单位。3.5 施工单位负责及时提供交工资料及经验收合格的设备技术资料并按规定组卷。4 管理内容与要求4.1 设备技术资料主要包括：4.1.1 全部设备的台帐或卡片；4.1.2 锅炉、压力容器及工业管道档案；4.1.3 原始进厂资料及安装使用说明书；4.1.4 设备结构图册及易损件测绘图纸、检修资料（包括各类检修规程、手册、图册；重大检修方案；设备检修、试验与技术鉴定记录；各种技术总结；下发的各种技术文件及上报的各类报表）；4.1.5 备品配件目录、消耗定额和贮备定额；4.1.6 主要设备事故记录、设备事故报告；4.1.7 静密封点台帐；4.1.8 设备防腐档案；4.1.9 设备润滑手册；4.1.10 设备考核记录；4.1.11 各类动力规程（包括运行、操作、试验、安全、事故处理等规程）；4.1.12 水质月报；4.1.13 设备技术状况月报；4.1.14 动力系统模拟图；4.1.15 供电系统一、二次接线图；4.1.16 爆炸危险场所区域划分图；4.1.17 主要的管网图，地下管网图和电缆图；4.1.18 设备大修、更新、装置大修计划、技术改造计划等；4.1.19 检修预结算费用；4.1.20 设备技术档案，设备技术档案应包括一下内容：4.1.20.1 设备一般特点及技术特性：如设备编号、位号、名称、主要规格及技术参数、制造厂、安装地点、投产日期、操作运行条件等。4.1.20.2 设备检验总结报告。4.1.20.3 附属设备明细表。4.1.20.4 重大缺陷记录。4.1.20.5 安装试车记录。4.1.20.6 设备检修记录。4.1.20.7 主要配件更换记录。4.1.20.8 设备运转周期、运转时间累计。4.1.20.9 设备技术改造和革新记录。4.1.20.10 设备事故记录。4.1.20.11 润滑油记录。4.1.20.12 设备腐蚀与防腐记录。4.2 技术资料收集工作4.2.1 公司各归档部门、单位应做好本部门设备技术资料的形成和平时积累工作。4.2.2 设备到货后由物资配送中心将重要设备的合格证、质量证书、安装说明书，随机设备图纸等清查整理完整无缺交档案中心归档保管。非重要设备资料由使用车间保管。4.2.3 设备改造资料由承担设备改造的单位收集，改造后在规定的时间内报机动设备处审核合格后统一按要求编号、组卷并向档案中心归档。基建和改造验收记录由施工单位收集经施工主管部门审核合格后按归档范围统一交档案中心编号、归档。 4.2.4 历次修理记录由维修单位（机电仪）整理后，分门别类存档，同时交设备所在部门存档。4.2.5 设备安装、使用、维修（包括大修）过程中形成的全部图纸、文字材料及其它有关设备技术资料，应在设备安装运行后的两个月内，由项目负责单位进行收集、整理，并按档案管理办法的相关规定向档案中心归档。4.2.6 照片档案、录音、录像档案由有关部门、单位在每年的六月底前按有关规定整理后，经机动设备处审批合格后向档案中心归档。4.2.7 底图档案的归档时间，在基建工程项目竣工验收后的九个月内，由规划计划处设计中心按规定整理后，向档案中心归档。4.2.8 档案中心管理人员协同公司各归档部门专业人员按文件材料的归档范围及保存价值鉴定文件材料是否归档和划定保管期限。4.2.10 根据实际需要，各部门根据本制度规定的建档范围到档案中心复制，存档。4.3 设备所在车间要建立健全所管辖范围内的全部设备技术档案，内容参照（4.1及4.2）。4.3.1 机修、供电、仪表、检修分别负责建立所维护区域的机泵、供电、仪表、静设备的设备技术资料、技术档案。每次维修后要及时更新维修记录，包括历次大、中、小修记录，易损件更换记录等并及时转送设备所在部门同时存档。4.3.2 设备所在车间要督促相关维护维修部门建立设备技术资料、设备技术档案并及时收集存档。4.3.3 档案中心负责交工资料的保管工作。4.3.4 档案中心负责所有设备原始技术资料的保管和收集，包括交工资料、重要检修、技改资料。4.4 设备检修后，必须有完整的交工资料，由检修单位交机动设备处及设备所在单位，重要资料要交到档案中心统一保管，形成完整的设备技术档案。4.5 设备技术资料的档案保管工作具体执行档案管理办法中的有关要求。4.4.1 设备技术资料归档前，由资料形成部门在机动设备处专业人员的协助下，从归档材料的内容、来源、时间、名称、稿本、外部特征、完整和有效性等方面鉴定文件材料的保存价值，确定其归档与否，并对具有保存价值的档案划分其保管期限。4.4.2 对超过保管期限的资料的鉴定，由档案中心提出申请，机动设备处负责，组织安排对超过保管期限的资料鉴定，鉴定小组由机动设备处、档案中心、有关部门的负责人及专业技术人员和档案中心档案管理人员组成。4.4.3 对超过保管期限的资料进行鉴定，档案中心执行超过保管期限的资料鉴定程序。4.4.4 设备技术资料通过鉴定小组根据档案管理办法进行鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到规定标准，鉴定中如发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。4.6 资料的销毁 4.6.1 经鉴定可以销毁的资料必须在指定的地点进行，档案、保密等部门参与监销，销毁后，应当在档案销毁清册上签名。4.6.2 资料销毁后要及时注销已销毁档案，变更鉴定中重新调整档案的保管期限及相关信息。4.7 设备技术资料的借阅 4.7.1 设备技术资料在利用过程中分为可外借资料、不外借资料两种。对于不外借资料，资料利用者只能在档案中心进行查阅，资料需复印的，其复印费用由资料借阅者承担。资料管理人员同时应做好有关资料复印的记录。4.7.2 公司职工借阅带密级的档案，需持本单位证明，经档案中心领导亲自审批许可，注明利用者身份及利用范围，经资料管理人员核实后方可借阅。4.7.3 公司职工借阅设备技术资料，需持本单位证明，同时注明身份及借阅范围，经资料管理人员核实后方可借阅。4.7.4 对于可外借资料，资料借阅者应按期归还所借的资料，并办理资料借阅手续，愈期因需要不能按时归还，应及时办理续借手续。到期不归还又不办理续借手续，档案中心参照档案中心制度汇编中图书借阅制度对借阅者给予处罚。归还资料时，资料管理人员应逐卷、逐件、逐页清点，检查无误后，在资料借阅登记本上注销并签字。4.7.5 资料借阅者对所借资料的完好、保密、安全负全部责任。不得在资料上做任何标记、涂改，不得拆卷、损毁、转借或丢失，若有违反，包赔造成的一切损失。4.7.6 公司职工调离或退休时，必须持有人事部门出具的调离或退休手续清单，到档案中心清理、归还所借阅的资料，档案中心确认签字后，方可办理有关手续。4.7.7 照片、录音、录像档案的借用4.7.7.1 设备技术照片资料只供在档案中心内查阅，因特殊情况要借出时，需经档案中心领导批准。提供复制用的底片，要在三天内归还。4.7.7.2 借出或复制录音、录像设备技术资料，需经公司档案中心领导批准，并在三天内归还。4.7.7.3 未经公司档案中心领导批