货款回收管理制度.doc

货款回收管理制度为了规范公司货款回收流程，便于应收账款及时回收，预防发生坏账，特制定本办法。一、货款回收管理流程购销合同生成发货清单（法律顾问审核合同范本） （销售公司和财务部备案）（客户确认发货清单） （销售内勤分类存档）应收账款台账和催款明细表（销售公司建立应收账款台账） （财务部每月出具催款明细表）逾期货款报告（业务员写出逾期货款报告） （附合同和货单的复印件）销售公司配合业务员催收货款（掌握客户的基本资料） （派业务精英配合收款）集团公司总部发公函催收（逾期一年以上的货款） （法律顾问配合催收）公司催款组回收货款户（逾期18个月以上的货款） （催款组安排专人催收）逾期两年以上的货款公司通过法律途径收款户二、发货原则保障货款安全，做好货款回收工作，必须从源头做起，必须坚持以下发货原则：1、公司的定型产品，如变压器、电线电缆、电工圆铝杆等，以“先款后货，现款现货”为发货原则；个别“货到付款”的业务，13万元业务员要打出货款欠条，3万元以上应由本公司有担保能力者（如各公司总经理或年薪制工程师等）签字担保，10万元以上除办理欠款手续外，必须经董事长批准。2、公司的不定型产品，如箱变、配电柜、支架等，必须签订购销合同，明确公司可以接受的付款方式。3、客户订购的定型产品（公司无存货或存货不足），也要签订购销合同，落实定金和付款方式。三、合同的签订签订规范的产品购销合同，是保证货款安全，规避经营风险的重要措施：1、公司要制作各种产品的购销合同范本，并经法律顾问审核；所有合同均应以公司的合同范本为基础，根据实际情况签订。2、合同拟好之后经销售经理审核签字，然后由财务部加盖公章。3、尽量要求客户全款到账，如果对方提出付定金采购，定金不得少于总货款的30%。定金到账后，公司采购物料安排生产。4、本公司无法主导合同范本的客户（如央企、上市公司等），付款方式等重要条款要报董事长批准。四、回款跟踪1、销售公司要建立应收账款台账，财务部每月13日出具催款明细表，销售内勤要注意在收款期限内，对业务员的回款工作进行提醒和督促，发现问题及时向主管领导反映。2、业务员对逾期未收回的货款，要书写情况汇报，连同以下材料呈交主管领导：A.该笔货款的购销合同复印件；B.客户签字的发货清单复印件；C.客户详细资料登记表。3、主管领导接到报告，要落实责任人，制定应对措施，时刻关注货款的回收情况，避免因超时效或遗失证据而导致的坏帐。对于人为因素造成的坏帐，将追究有关人员的赔偿责任。4、每签订一笔新合同，业务员要尽可能多的了解对方单位及其负责人的详细资料，并填制客户详细资料登记表，以便在货款回收发生障碍时可有多种途径保护公司的债权。5、如需集团公司总部发函给较严重的欠款单位，业务员要向总部填写申请（附相关证据），总部收到申请后立即着手办理，并直接将催款函寄给欠款单位。6、每季度末，财务部要与较大客户进行应收货款函证，并负责应收货款询证函的发送、回收、保管、整理、归档工作。五、逾期应收货款管理1、业务员负责对自己经手的逾期货款回收，为此，应定期或不定期地对客户进行访问（电话或上门访问）。访问客户时，如发现客户有异常现象，应及时向业务经理报告并建议应采取的措施。如客户有其他财产可供作抵价时，征得客户同意立即协商抵价物价值，妥为处理避免更大损失发生。但不得在没有担保的情况下，再次向该客户发货，否则相关损失由业务员负责全额赔偿。2、销售公司全面负责所有逾期应收货款的回收工作，了解每笔逾期应收货款的基本情况，在指导、配合经办人清收的同时，向集团总部提出切实可行的清收建议。六、责任追究1、业务员因故离职时，必须对经手的应收货款进行交接，取得客户对应收货款的确认函，若交接不清擅自离职者，扣发未发的工资、提成和奖金，给公司造成较大损失者，依法追究当事人的责任。2、业务员接交时，办理人员遇有疑问或账目不清时应立即向主管领导反映，有意代为隐瞒者与离职人员负同等责任。3、业务员应严格按合同约定催收货款，逾期1个月暂扣当事人工资10%，逾期3个月暂扣当事人工资30%，逾期6个月暂扣当事人工资50%；当业务员在1年内全额收回货款时，上述扣款全额退还，收回部分货款的酌情退还。4、业务员截留、挪用、坐支货款者，按销售公司管理制度的有关规定处罚，情节严重者适用公司奖惩制度或移交司法部门处理。5、逾期应收货款超过本人当年销售总额的30%时，暂不结算或酌情扣押部分提成和奖金；逾期1年以上的应收货款按坏账处理，相关人员承当经济责任。6、