办公室内勤工作手册.doc

内勤工作操作手册办公室二一四年四月制一、总则为规范公司办公室内勤工作程序，特制定本手册。（一）办公室内勤工作包括文件打印、复印，办公用品台账管理，办公电子设备、网络设备维护和更新，会务服务；（二）公司文件打印、复印工作由办公室统一管理，凡需打印、复印的文件须按办公室相关操作流程进行；（三）打印领导手写稿，须登记何时接稿，何人接稿，何人打印，何人校稿，并保留原稿和电子文档，原则上不得更改手稿内容；（四）复印文件、图纸等，须询问对方文件复印的要求，复印几份，单面或者双面；（五）由于岗位工作的特殊性，会接触到一些尚未公布的文件，要求这一岗位的工作人员要严格遵守保密制度；（六）办公设备、网络设备须定期进行维护和更新（七）办公用品领取须按相关程序进行，不得擅自领用；（八）定期清理会议室，保持会议室的常态化。 二、复印文件1、接收需复印的文件，做好接收登记；2、询问对方文件复印所需份数、单面或是双面复印等相关要求；3、按要求复印完毕后，进行装订整理，并登记用纸张数；4、对方取回文件及复印件，需签字核实。5、复印文件登记表格，详见附件1复印机基本操作流程：1、A4单面复印：数字区域输入所需份数全机清除（CA）开始键预热 在 开始键2、A4双面复印：全机清除（CA）数字区域输入所需份数开始键预热 分套分组键（分套灯亮）左下角扫描件右边的图标键扫描结束后按#号键复印开始键进行扫描3、A3单面复印：数字区域输入所需份数全机清除（CA）开始键预热开始键指定原稿尺寸键（A3灯亮）4、A3双面复印：在数字区域输入所需份数全机清除（CA）开始键预热分套分组键（分套灯亮）左下角扫描件右边的图标键开始键进行扫描指定原稿尺寸键（A3灯亮）扫描结束后按#号键复印5、身份证复印：身份证复印键全机清除（CA）开始键预热开始键进行扫描纸张选择（A4灯亮）开始键将身份证翻一面6、单面成套复印：在数字区域输入所需份数全机清除（CA）开始键预热开始键分套分组键（分套灯亮）三、打印文件1、接收对方需打印的手稿，做好接收登记；2、按照规定的文书格式打印手稿，不得更改原内容；3、手稿形成电子文档后，打字员进行第一次校对；4、第一次校对无误后，打印成纸质文档后，交由部门同事进行第二次校对，签字确认；5、校对无误后，打印纸质文档，装订后，将手稿和纸质文档一并交回给对方，并做登记。6、打印文件登记表格，详见附件2 传真机操作流程：1、接收传真：接电话后，询问对方需将传真转交何人、何部门，并给予信号，按启动键；2、接到传真后，进行登记，并转交给相关部门；3、发送传真：拨打电话后，若是自动传真，直接按启动键传送；若是手动传真，告知对方需将文件传真给何人，并请对方给予信号，对方给予信号后听到叮的响声后按启动键，再挂电话。（收发传真，需做好登记，以便查阅）四、办公用品台账管理1、领用墨盒、A4纸、A3纸、中性笔等办公用品进行登记；2、每周五对办公用品进行清点，并记录在册；3、清点记录后，对缺少的办公用品及时申购，保持办公用品的充足；4、到物业公司领取的办公用品，进行种类、数量的登记入库。五、办公电子设备、网络设备维护和更新1、集团公司电子设备、网络设备出现故障，应第一时间进行查看和排除故障，如遇不能排除故障的情况，应立即以书面形式报物业公司请专业技术人员进行修理；2、每一季度对集团公司的所有办公电子设备（电脑、打印机、复印机等）以及网络设备进行检查和维护，对办公电脑里的无关软件进行清理和删除；3、集团公司网站页面新闻的更新和维护。六、会务服务1、会务管理实行责任到人制，每月上旬、下旬分别由两位工作人员进行会务登记和服务；2、每三天对会议室进行常态化的清理，保持会议室的干净、整洁，检查话筒、音响、投影仪等设备是否能够正常使用，茶叶、果盘等是否充足；3、使用会议室之前，使用人进行登记，注明使用部门、使用时间、人数等相关情况；工作人员在会议开始前做好相关准备工作，打开门窗、音响设备，询问是否准备鲜花、果盘、湿巾、纸巾等；会议进行时，每隔20分钟，为客人续茶、换烟灰缸、倒渣碟；会议结束后，及时清理会议室，并关掉电源开关、锁