《公文种类及格式》PPT课件.ppt

公文种类及格式,公文种类,15个主要文种的具体应用 几种常用文种的区别 如何正确选用文种,共15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要,15个文种的具体应用,（一）决议、决定、命令（令）,1.决议： 以会议名义发布,返回,2.决定： 对重要事项作出决策和部署,返回,3.命令（令）： 包括公布令、行政令、嘉奖令等,（二）公报、公告、通告,4.公报,会议公报： 发布主体为党的全国代表大会及其中央委员会,联合公报： 发布主体为政党和国家,统计公报： 发布主体为国家或省区市职能部门,返回,5.公告,返回,6.通告： 公开，不重大,（三）意见,7.意见,（四）通知、通报,8.通知,发布传达通知： 发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项。,批转转发通知 批转性通知： 发布下级机关来文 （现基本不使用）,批转转发通知 转发性通知： 转发上级或平行、不相隶属机关来文,批转转发通知 印发性通知： 可以用来发布15个主要文种以外的其他文种，也可以用来发布“意见”等主要文种,返回,（五）报告、请示、批复,10.报告,汇报工作、反映情况、回复询问。 事后报告,返回,11.请示,请求指示、请求批准。 事前请示,返回,12.批复,答复请示。 针对请示批复,（六）议案,13.议案,主体法定,（七）函,14.函,来函,复函,（八）纪要,15.纪要,几种常用文种的区别,决定、命令（令）、通报 这3个文种都可以用来表彰先进。 命令（令）适用于国家行政机关，是最高级别的奖励，发布层级高。 决定主要用于表彰在某一地区、某一系统内有较大贡献、较大影响的先进集体和个人。 通报则用于一般性的表彰，发布层级较低。 基层单位表彰先进应多用通报而少用决定，更不应用命令（令）。,公报、公告、通告、通知、通报 这5个文种都可以用来发布或部署需要周知的事项。 公报、公告和通告属公布性文种，面向社会公开发布，但发布层次和发布范围不同；通知和通报则属机关内部行文，但发布内容和要求不同。,公报发布层次最高，只能由党的全国代表大会及其中央委员会、政党或国家、国家及省区市职能部门发布。 公告的发布主体只能是国家行政机关及被授权的机关。 通告的发布主体可以是行政机关、人民团体、企事业单位。 通知可以用来提出工作意见和要求,应用最普遍。 通报侧重于说明、介绍情况，可以不提任何要求。,请示和报告 这2个文种都用来向上级机关反映情况。 请示是事前行文，属于请求性公文，需要上级机关答复，目的在于向上级机关取得指示、批准。 报告是事后行文，属于陈述性公文，不需要上级机关答复，目的在于向上级机关汇报工作、反映情况或答复上级机关的询问。,如何正确选用文种,一看行文方向。 二看行文目的。 三看公文内容。,公文格式,一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。,条例与原条例、办法公文格式的主要区别,纸型：自2012年7月1日起，公文统一为A4纸型，每页22行，每行28个字。 版头：包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、 附件。 版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期。 版心之外：页码。,党政机关公文格式,公文一般格式,37mm,28mm,26mm,35mm,用60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸， 纸张白度为80%-90%， 用纸幅面为国际标准A4型纸， 成品尺寸为210mm*297mm。,版心尺寸为156mm*225mm（不含页码）， 每页22行， 每行28个字。 行间距为3号字的7/8个（约4.85mm）。,225mm,156mm,35mm,7mm,4.85mm,2行,4mm,（一）版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人,1.份号,2.密级和保密期限,3.紧急程度,4.发文机关标志,5.发文字号,6.签发人,返回,37mm,28mm,1.份号：公文印刷份数的顺序号。 用6位3号阿拉伯数字，顶格标注在版心左上角第1行。,Word排版时用半角黑体字，从000001编排起,2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。 涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 用3号黑体字顶格标注在第2行。 标注保密期限时，密级的两字之间无空格，密级和保密期限之间用隔开。,如密级不标注保密期限，则按照国家秘密保密期限的规定执行，即按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。 不标注保密期限时，密级的两字之间应空1字。,3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。 根据紧急程度，紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 用3号黑体字顶格标注版心左上角。,如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则依次自上而下分行排列。 密级的两字之间不空格时，紧急程度的两字之间也不空格。,不标注保密期限时，密级的两字之间空1字，紧急程度两字之间也空1字 。,返回,没有份号和密级时，紧急程度的两字之间空1字，标注在版心第1行 。,有份号没有密级时，紧急程度的两字之间空1字，标注在版心第2行 。,35mm,4.发文机关标志 居中排列，上边缘距版心上边缘35mm。字体要庄重、大气、美观，推荐使用小标宋体，字体颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志。,推荐使用小标宋体,发文机关标志的位置不因份号、密级和保密期限、紧急程度等要素的增减而发生变化。,35mm,条例规定，发文机关标志可以使用发文机关全称或规范化简称加“文件”二字。,条例规定，发文机关标志也可以使用发文机关全称或规范化简称。,原条例规定，发文机关标志可以用发文机关全称或规范化简称加括号标明文种的形式，条例取消了这种发文机关标志。,联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称。 如有“文件”二字，则相对于发文机关名称上下居中排布，字体与发文机关名称相同。,发文字号下方4mm处印一条与版心等宽（156mm）的红色分隔线。 行政机关不加 。,4mm,联合行文时使用主办机关的发文字号。,4mm,联合行文时，签发人姓名按发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，一般每行排列2个姓名，最后一个签发人姓名与发文字号处于同一行，下边缘距下方的红色分隔线4mm。,2行,两个签发人姓名中间空1字,4mm,签发人姓名为2个字时中间空1字,上行文的发文字号居左空1字。,6.签发人： 上行文应标注签发人姓名。 居右空1字， “签发人”用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体。,7.标题,8.主送机关,9.正文,12.成文日期,10.附件说明,11.发文机关署名,14.附注,13.印章,（二）主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件,15.附件,7.标题： 由发文机关名称、事由和文种组成。用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空2行，分1行或多行居中排列。,2行,多行排列回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜。 可使用梯形。,可使用倒梯形。,可使用菱形。,不可使用矩形。,不可使用沙漏形。,返回,8.主送机关： 公文的主要受理机关。使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。用3号仿宋体，居左顶格编排于标题下空1行，回行时仍顶格，最后1个机关名称后加全角冒号。,多个主送机关时，同级同类机关之间用顿号，同级不同类机关之间用逗号。,返回,9.正文： 公文的主体，用来表述公文的内容。用3号仿宋体，编排于主送机关名称下1行，每个自然段左空2字，回行顶格。 公文首页必须显示正文。 自然段之间不空行。,一级标题用黑体,二级标题用楷体,三级标题用仿宋体,二级标题不应用仿宋体加粗,正文不应用仿宋体加粗,市委公文中的印发转发类通知，通知正文用3号楷体,印发转发的文件正文用3号仿宋体,返回,10.附件说明 用3号仿宋体，在正文下空1行，左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。若公文有2个或以上附件，需使用阿拉伯数字标注顺序号。附件名称后面不加标点符号。附件名称较长需回行时，与上一行附件名称的首字对齐。,12.成文日期： 署会议通过或发文机关负责人签发的日期。在发文机关署名下1行，用3号仿宋体，数字统一为阿拉伯数字，写全年、月、日。,11.发文机关署名： 署发文机关全称或规范化简称。用3号仿宋体。,13.印章： 公文中有发文机关署名的要加盖印章，且要与发文机关署名相符。印章用红色。 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。纪要也可不加盖印章。,批转、转发类公文发文机关署名和成文日期编排在批转、转发通知的末行下方，而不在批转、转发公文的末行下方。,单一机关行文且不加盖印章时,发文机关署名长于成文日期时，右空2字编排发文机关署名， 成文日期首字比发文机关署名首字右移2字。,发文机关署名短于成文日期时，右空2字编排成文日期， 发文机关署名首字比成文日期首字左移2字。,在正文或附件说明下空1行编排发文机关署名， 在发文机关署名下1行编排成文日期。,发文机关署名过短时， 3个字时每字中间空2字， 4个字时每字中间空1字 。,单一机关行文且加盖印章时,在正文或附件说明下（约空3-4行）编排发文机关署名，署名下1行编排成文日期，成文日期右空4字编排，发文机关署名以成文日期为准居中排列。,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内，发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。,右空4字,一般空3-4行,1行内,联合行文且不加盖印章时,最长的发文机关署名长于成文日期时，右空2字编排发文机关署名， 成文日期首字比最长的发文机关署名首字右移2字。,最长的发文机关署名短于成文日期时，右空2字编排成文日期， 最长的发文机关署名首字比成文日期首字左移2字。,在正文或附件说明下空1行编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期。 先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,参照最长的发文机关署名适当增加其他署名的字符间距,2字,2字,2字,联合行文且加盖印章时,在正文或附件说明下（约空3-4行）编排发文机关署名，署名下1行编排成文日期。成文日期右空4字编排，发文机关署名按发文机关顺序依次排列，最后一个发文机关署名以成文日期为准居中排列。,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内，发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。依次按发文机关署名顺序一一将印章加盖发文机关署名之上。,公文加盖首个印章的页面应当同时显示正文、发文机关署名和印章。,右空4字,1行内,多家单位联合行文时，发文机关标志可以单独用主办机关名称，4个及以上机关联合行文时标题中的发文机关名称可以简略，但发文机关署名需署所有会签机关的名称。根据印章大小和发文机关数量确定每排发文机关署名数量（每排排列2-3个），最后一个印章端正、居中下压相对应的发文机关署名和成文日期；印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超过版心。,可省略,可省略,不可省略,返回,14.附注： 公文印发传达范围等需要说明的事项。用3号仿宋体，居左空2字加“（）”编排在成文日期下1行。,2字,1行,1行,2字,附注较长需要回行时，第二行首字与版心左边缘对齐。,请示、函等用于请示、商洽某项工作或某些事项的公文，应在附注位置标注发文机关联系人，联合行文只标注主办机关联系人即可。,15.附件： 公文正文的说明、补充或参考资料。另面编排，在版记之前，与正文一起装订。,“附件”二字及附件序号用3号黑体顶格编排在版心左上角第1行。,附件标题居中编排在版心第3行（即“附件”二字及附件序号下空1行）。,1行,如附件与正文不能一起装订，在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号，并在发文字号后标注“附件”二字及附件序号。,版记中的分隔线与版心等宽，首条、末条分隔线用粗线（高0.35mm），中间分隔线用细线（高0.25mm），首条分隔线位于版记第一个要素之上，末条分隔线与末页版心下边缘重合。,粗线,粗线,细线,35mm,16.抄送机关,17.印发机关和印发日期,（三）版记：抄送机关、印发机关和印发日期,16.抄送机关： 除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。 使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。 用4号仿宋体，编排在公文最后一页的版记位置，左右各空1字。“抄送”后标全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后抄送机关名称首字对齐，每行末尾均标句号。最后一个抄送机关名称后标句号。,空1字,空1字,17.印发机关和印发日期： 公文的送印机关和送印日期。 用4号仿宋体，编排在抄送机关下1行，版记末条分隔线之上。印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字标全年、月、日，后加“印发”二字。,空1字,空1字,公文双面印刷时，版记应标注于公文的偶数页，如正文或附件末页为奇数页，则在其后加一偶数空白页，再于偶数空白页标注版记。,（四）页码,18.页码： 公文页数顺序号。用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放1条一字线，一字线距版心下边缘7mm。 公文双面印刷时，用骑马订或左侧装订，单页码居右空1字，双页码居左空1字。,7mm,35mm,空1字,奇数页居右空1字,偶数页居左空1字,完整文件示例,份号用3号半角黑体字标注在第一行,密级用3号黑体字标注在第二行,37mm,35mm,上行文有签发人，签发人姓名用3号楷体,上行文文号居左，和“签发人”三字均用3号仿