规范化管理方法--行政工作.doc

第一章 行政管理第一节 行政管理方法一、行政管理职能 （1）管理者通过其管理行为，使人力、物力、财力在工作中发挥最佳效能，人流、事流、物流形成有序运转，保证全院工作正常进行。 （2）在宏观上，管理者应把养老院的全面发展视为头等大事，做到“干好现在的，想到未来的”。只有不断发展、不断完善，才能在市场经济竞争中占有一席之地。人才的储备和设备的更新是事业发展的两个重要因素，也是今后市场经济竞争的实力所在。拓展服务范围，增加服务项目，是老年公寓发展的重要途径。 （3）社会老人具有养老的需求，老年公寓又为之提供了相应的服务，二者之间形成了供需关系。供需关系的确立是市场形成的重要标志，由于养老服务进入市场，善于经营就成了管理者的重要职能。经营内容为质量管理、成本核算和拓展服务范围等。二、行政管理方式（1）在各种紧急情况时，管理者可采用命令的方式实施管理。命令可以使下属不容置疑，服从命令，争取时间，及时解决发生的事情。（2）对新开展的工作或工作年资短、业务工作不甚熟悉的下属，应采用指导的方式实施管理。帮助解决新工作开展中的问题，使之顺利进行。对工作年资短、业务工作不甚熟悉的下属进行传、帮、带，使之早日胜任工作。（3）对工作年资较长、业务工作娴熟、工作认真负责、能胜任本职工作的下属，应采用放任的方式实施管理。所谓放任，管理学认为是给予下属极大的信任，由其按照职责和工作制度进行工作，不任意进行干预，只是定期检查、考核其工作。（4）当重大决策或较大的工作调整时，管理者要采取协商方式实施管理，协商就是管理者召集下属进行讨论，集思广益，减少失误，统一认识，推动工作顺利进行。第二节 机构设置与人员编制一、机构设置的原则机构设置应根据老年公寓的规模和工作任务等情况，从实际出发，设置“精于、高效”的管理机构。所谓“精干、高效”，是指投入最少的管理力量，取得最佳的管理实效。岗位设置应根据不同岗位的工作性质、任务轻重、繁简程度、责任大小、资历要求等不同的能量等级，因事设岗，岗职相符。二、机构设置的方式（1）由于工作需要，全院的各种工作之间的关系构成了纵横交错的网络系统。横向的网络形成了不同梯度的层次，纵向的网络则构成不同的系列。因此，在管理上则出现了按层次实施的分级管理和按系列实施的垂直管理两个管理模式。这两种模式在应用时往往结合使用，只是有主有次。在机构设置或调整时，可根据具体情况选用。（2）分级管理适用于规模较大的单位，一般分院级、中级（由各职能科室和各工作部门构成）和各班组三个级别。职能科室可设业务、护理、总务、财务、人事等科室，工作部门设医生、护土办公室和各生活区等。分部管理适用于规模更大的单位，而且院内各部门工作又不尽相同。如院内除设有一般养老老人的生活区外，还设有老年公寓或医院或疗休养等部门。可以按部门的工作性质和要求，采取不同的管理方法，实行分部管理。（3）垂直管理适用于规模不是很大的单位，由院领导分工直接对各班组实施管理。垂直管理具有面对面管理、发现问题易于及时解决和提高管理实效的特点。规模较小的单位，可由院长直接管理，督促各类人员尽责尽职，保证工作任务完成。三、人员编制（1）老年公寓的人员编制，一般根据单位的规模、设施状况、收养老人的生活自理情况而确定，建立既能满足在院老人生活需要，又能使员工满负荷工作的精干高效的员工队伍。有些敬（养）老院在建立管理体系时，吸取国外经验，破除传统的设立中层科室的模式，采用设立主管和文员团队的组织形式，这种形式可能更有利于提高工作效率，更有利于适应市场经济形势。在人员编制上，目前通行的有民政部 1994年国家二级福利院评定标准实施细则中的配备比率，工作人员与正常老人是 1：4，与生活不能自理的老人是 1：1 5。医技和护理人员数量不低于全院员工总数的 65%，行政管理人员数量不超过全院员工总数的 10%。总之，在生活护理上应根据老人的需要和要求增加护理力量，人员配备已出现向生活护理一线倾斜和适当减少行政管理人员的趋势。（2）根据本单位的规模，可自行制定人员编制。第三节 登记统计与档案管理一、登记（1）登记是把有某事项写在特备的表册上以备查考。主要有人员登记、财产登记、工作事务登记等。（2）人员登记有职工登记和入院老人登记两种。职工登记包括在职、离退休人员花名册、人员变动台帐和工资职务津贴变化台帐等。入院老人登记的内容包括姓名、性别、出生年月、籍贯、出生地、民族、工作单位、职业、文化程度、婚姻、身份证号码、单位地址、单位电话及联系人、户口所在地、入院日期、住院号、人院诊断、护理等级、联系人、联系地址及电话等。以上内容应逐项填写。（3）财产物资登记是对单位财产物资进行登记。内容有品名、规格、型号、单位、数量、金额、使用者等。以便掌握财产物资库存、使用情况。（4）工作事务登记是指对工作的各种事务进行单项的登记。如入出院登记，内容有姓名、性别、年龄、住院号、入出院时间、入出院诊断内容。又如辅助检查登记，内容有姓名、性别、年龄。住院号、检查时间、检查结果。再如贵重仪器使用登记，内容有仪器名称、使用起止时间、运行状况、使用者等。二、统计（1）统计是指对某一现象有关的数据的搜集、整理、计算和分析等。它包括人事、物资和工作情况等方面。（2）人事统计主要对人员变动和工资变动情况进行统计，每月或年终编制报表一次。（3）物资统计是对当月物资进入、消耗的统计并编制报表。（4）工作情况统计是对当月工作数量加以统计。其中有基本情况月报，内容有老人合计数和分类数，上月底留院人数，人院数，出院数，死亡数，月末留院人数，床位利用率，月均人数，护理等级，平均年龄，性别等。护理工作量日报表，内容有住院人数、各种治疗护理次数等。三、档案管理（1）档案是单位或个人在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件材料。它包括职工人事档案、住院老人档案、电器仪器档案、工程技术档案。（2）职工人事档案的收集、整理、鉴定、保管和使用必须执行中华人民共和国档案法及有关规定。对专业技术人员和技术工人应建立业务考绩档案。（3）老人入院后须建立二份档案，一份为入院档案，内有四表三书（登记表、体检表、调访表、财产登记表、申请书、通知书、协议书），由出入院处或有关部门建立并保管。一份为健康档案或病案，内容包括老人入院时的健康状况与人院后的健康状况，及在院内接受诊治的详细记载。由医务部门建立并保管。老人出院后，二份档案合二为一，形成一份完整的档案，妥善保管。（4）各类电器仪器应建立档案，每台各建一份档案，内容有说明书、线路图、使用维修记录等。（5）工程技术资料应建档保管，包括设计施工图纸等。（6）各类档案应建立索引卡，有条件的单位可建立计算机索引。第四节 经营工作管理一、经营原则1 老年公寓工作机制属于执行机制。在市场经济条件下，由于向社会提供养老服务，而“服务”又是一种特殊形式的劳动产品，并通过提供的劳动活动与货币进行交换。因此，其机制应由执行性机制向经营性机制转变。经营是直接取得效益的社会实践。2 老年公寓工作是一种公益性的服务工作。在运行中既要遵循价值规律，保证经营活动能够实现良性循环，更要注重社会效益。通过面向市场的灵活的经营机制获取较好的经济效益，最终实现社会效益与经济效益的统一。3 市场经济体现供需之间的平等关系，是以信用为基础的契约经济。老年公寓在经营中应坚持“信用为本”，认真履行契约内容，为老人提供优质服务。全心全意为老人服务既是养老工作宗旨，又是体现市场经济平等原则的经营行为。4 实施经营管理的目的在于提高经济效益。老年公寓对所取得的经济利益，应做到集体、个人两者利益统筹兼顾，各得其所。充分调动各方而的积极因素，推动养老服务工作。5 市场经济是法制化经济，经营必须在国家法律和法规的允许范围进行。依法经营，充分发挥经营管理才能，获取合法经济收入。同时，国家的政策投入也是一种最重要的资源投入，充分利用国家的各种优惠政策，通过经营壮大经济实力。二、经营机制1 经营机制是指老年公寓内部互相作用的计划、组织、指挥、监督和协调等多种系统功能及其相互关系，包括经营运行机制、自我激励机制、自我约束机制。2 经营运行机制是指老年公寓为了完成工作任务，将人力、物力、财力等科学地组织起来，形成综合服务能力，并根据市场需求的变化，适时调节，实现经营运行的目的。3 自我激励机制是指在市场经济中，老年公寓正确处理集体和个人两者之间的物质利益关系，坚持按劳分配为主体，多种分配方式并存的分配制度，实行绩效与经济收入挂钩，从而形成的具有激励员工努力工作的机制。4 自我约束机制是指在市场经济中，老年公寓自觉地接受国家计划和宏观政策的引导，加强政策观念和法规观念，端正经营方向，将社会效益和经济效益、眼前利益和长远利益，局部利益和整体利益结合起来，确保正确的经营活动机制。5 老年公寓理想的经营机制，应既有动力。又有约束，才能使经营活动充满生机，发挥其特有的社会功能，满足社会养老需求。三、经营方式1 老年公寓的经营方式可采用以目标管理责任为主的多种形式的经济责任制。它应是具有充分自主经营、目标明确、责权利统一，共担经营风险和多种形式并存的有动力、又有约束的经营方式。2 目标管理责任制是以职位为中心，将老年公寓的整体工作目标，按层次逐级进行科学分解，明确每个职位的工作任务与责任的一种管理方式。3 目标的科学分解，是目标管理责任制的核心和关键部分。目标的分解应实事求是地分析老年公寓的人力、物力和潜力的大小以及市场可能发生的变化，把内部和外部、主观与客观的因素结合起来考虑。确定的目标既要使责任人感到有压力，同时又能调动责任人的积极性。目标应包括工作数量、工作质量、服务态度、经济指标、报酬等。四、经营方法1 社会养老需求信息是老年公寓经营活动的起点。由于经济条件不同，形成了不同层次的多样化消费需求，其中消费者的先行需求很可能是经济发展中将出现的消费需求趋势。老年公寓管理者应不断收集需求信息，认真分析，根据需求导向，调整服务结构，增加服务项目，拓展服务范围，以满足这些需求。2 根据养老工作情况，经营者可灵活地采取不同的经营策略进行经营活动；采取不同的渠道进行融资、引资，改善经营条件；采取联合和股份制等方法，搞活经营活动。3 市场经济的竞争力取决于人。老年公寓人力资源的智能化培育，各方面素质的提高，各类人才的储备，是技术更新、拓展服务范围的必备条件。因此，管理者在人力资源的使用上，既要着眼当前，更要放眼未来。4 养老服务工作的生机在于经营。经营者首先应充分使用现有的人、财、物等资源，通过经营使之合理配置，达到较好的运行状态。其次，通过多种经营形式形成服务工作特色。根据老人的生活自理能力和身体状况、经济状况和具体需要，老年公寓为老人提供各种服务，如在生活护理上，提供不同等级的生活护理服务，或专门护理等；在居室安排上，配置夫妻居室、单人居室、套房等；在养老方式上，提供长期养老、短期养老、日（夜）间托养等服务；在老人需要方面，可提供单项生活护理服务，或提供适合老年人的健身、书画等文化体育娱乐活动。5 经营是社会化的活动。老年公寓在医疗机构设置上可采取请进来的方式，委托上锦南府医院来院承担。又如绿化和卫生清洁工作，可请绿化部门定期来院整理或请钟点工负责打扫。在保证老人、职工的生活需要的前提下，可将食堂，娱乐功能房等后勤设施有偿向社区开放。如条件允许，可向社会老人提供各种有偿的上门服务。6 鼓励民间兴办老年公寓将是社会养老社会化的发展趋势，社会捐赠将成为老年公寓发展的重要资源补充。为此，老年公寓可聘请社会活动家、社会名流、技术专家组成顾问组织，加强与各种传播媒介和各种机构联系，主动利用公共关系，宣传自己，寻求社会各界的关心与支持。但是，对社会捐赠的吸引力，取决于老年公寓的管理水平，它涉及筹集资金到资金使用与分配全过程的管理方式及管理标准的专业化、社会化、公开化，最终使捐赠人权益得到保证。第五节 人事工作管理一、职工队伍建设（1）职工队伍由行政管理人员、医技人员、护理人员和后勤服务人员组成。职工队伍建设主要采用各种培训、工作考核、职级评定、技术评定等方法，建设一支具有良好职业道德和过硬的专业技能的职工队伍。（2）职工队伍建设内容： 职业道德建设。教育职工树立乐于奉献、全心全意为老人服务、甘当孺子牛的工作精神，发扬尊老、敬老的传统美德，尊重老人人格，维护老人的合法权益，廉洁勤奋，为老人提供优质服务。 技术技能建设。组织职工钻研技术，精益求精，开展技术比武和劳动竞赛，提高专业工作水乎。对各类专业技术人员的专业学习，应拟定计划。根据工作需要，有目的、有计划地实施，提高专业技术水平。 科学文化建设。鼓励职工加强科学文化学习，不断汲取新知识，提高整体文化层次。二、聘用（劳动）合同制管理（1）实行全员聘用合同制，必须根据国家有关法律、法规与本院实际情况，制定实行全员聘用合同制的暂行办法和一系列配套的暂行办法。这些办法制定后，必须相关部门审议通过，方能生效。制定条款时，应做到合情、合理、合法。（2）全员聘用合同制的暂行办法内容： 总则。说明合同适用的范围、签订合同的前提条件和配套制度。 聘用合同的订立。说明合同签订的形式、内容、期限等。 聘用合同的变更、终止和解除。说明聘用合同变更、终止、解除的有关条件和操作方法。 违反和解除聘用合同的经济补偿。说明违反和解除聘用合同的经济补偿的尺度。 工资、福利待遇。说明职工聘用期间应享受的工资、福利待遇的情况。 劳动保险福利待遇。说明聘用职工的养老保险、医疗保险、职工供养直系亲属的福利待遇等。 组织管理及争议处理。说明聘用合同制的管理机构及人事争议的调解、处理程序和办法。 附则。其他说明的事项。（3）配套系列暂行办法的内容：人事争议处理暂行办法。说明人事争议处理应遵循的原则、调解机构、调解程序、时效、调解过程中的回避、法律责任等。下岗待聘职工的管理暂行办法。说明适用的范围、确定下岗待聘的程序、安置途径、下岗待聘期间的待遇和组织管理等。辞退违纪职工暂行规定。说明辞退违纪职工的依据、对象、操作程序和方法，以及被辞退职工如有异议，应该如何操作的方法。职工在服务期内离职违约赔偿暂行办法。说明适用的范围、服务年限的计算方法的规定、经济赔偿的计算规定及操作方法。聘用职工上岗协议书。单位聘用上岗的协议书，称为“小合同”，由双方协商签订、主管部门盖章认可生效。聘用合同书。在签订上岗协议书的基础上签订的合同书，称为“大合同”。此合同书必须经市或区、县人才交流中心见证，才具有法律效益。（4）使用外来务工人员应执行当地劳动部门有关规定。三、职工工作考核（1）职工工作考核内容包括院纪院规、劳动纪律、职业道德、服务态度、工作质量等。（2）职工工作考核方法，首先将院纪院规、劳动纪律、职业道德、服务态度，工作质量的规定和要求，进行细化形成条目，作为考核内容，每条标有基本分值，配以评分标准。定期进行考核，根据考核分值评价职工工作，并与奖惩相联系。四、劳动工资管理（1）劳动工资涉及到每个职工的切身利益，应予以高度重视。要充分体现按劳分配原则，适应市场经济规律。（2）确定工资： 直接从各类学校招聘录用的工作人员，试用期内的工资按有关政策执行；试用期满正式任职后，按所确定的职务、级别确定工资。 其他各种招聘录用的工作人员，试用期内的工资，参考录用前本人的工作年限和录用后拟任职务确定，试用期满正式任职后，按所确定的职务确定工资。（3）晋升工资： 正常升级。在严格考核的基础上，实行正常升级。考核结果分为优秀、合格、不合格三种。凡连续两年考核为合格以上的人员，可晋升一个职务工资档次。对考核优秀或作出突出贡献的专业技术人员，可提前晋升或越级晋升。实行工效挂钩的自收自支单位，根据经济效益增长的情况，在核定效益工资增长比例内自主安排职工升级。 晋升职务（技术等级）增加工资。专业技术人员和管理