文件收发及档案管理制度.doc

文件收发及档案管理制度一、文件收发第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。 第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。二、收文的管理第四条 公文的签收1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用三、档案管理1. 公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。2 .档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。3.凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。4.档案机构的主要职责 制定档案工作的规章制度。对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。 积极开展档案的提供利用工作。5 、公司档案的构成与分类 公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉等。 档案分类 党政文书档案主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施，企业工作的指导原则。 上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。 公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董事会、公司总部行政会议等形成的文件。 计划和总结性文件。 统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名册、团员年报及名册等。 党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织机构图、厂庆活动资料、工业普查资料等。6、 经营文书档案主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。 计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。 价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。 凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。 技术档案主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。 技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。 产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。设备(仪器)档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。 基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。 引进资料档案。它包括引进产品交往的文件、考定资料、产品兰图、底图等。会计档案主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括： 会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。 会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。 会计凭证档案。它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等)和记帐凭证(会计记录)。 声像档案：它是指将公司一些重要的实况，用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活动和文体活动等。 人事档案：它包括干部档案、员工档案、党员档案等。 荣誉档案：它主要指中央、省、市和有关上级机关授予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。具体归档文件材料范围详见文件材料归档及保管期限的规定7、文件材料归档时间要求 产品图和工艺底图归档，在设计完成整理、经样机签定图样全部修改后归档。 科技文件材料在试验成果鉴定后归档。 新购设备仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收时接收归档。 基建工程项目竣工验收时接收归档。 各项管理工作形成的文件材料，在次年由各职能部门负责人审定归档。 财会档案文件材料在年度终了后暂由财会部门保存三年，期满后指定专人移交归挡。 声像档案在各项活动结束经整理随时归档。 荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。 人事档案归档按人事管理制度办理。8、立卷要求 立卷的文件材料，应按以自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。 在一个卷内要按问题成文件形成的时间系统排列。 案卷标题要简明准确，整理好的案卷应即确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。 按归档要求进行装订、编号，填写卷首目录备考表。 案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐一登记，填写案卷目录。9、 档案保管 档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。 建立档案管理人员岗位责任制。 档案接收按各类档案交接手续办理。 以防为主，防治结合，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防