某公司公文管理规范.doc

*公司公文管理规范一、目的为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。二、适用范围本办法适用于*有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。三、定义公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括：1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议通知、会议纪要等等。2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。4.各子公司正式签发的红头文件。四、职责1.签发权1.1公司整体红头文件由总经理签发。1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经理签发。2.发文权：总经办/子公司综合办公室。五、管理制度1.公文的常用种类1.1请示请上级部门请求指示和批准，用“请示”。1.2报告向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。1.3意见用于对重要问题提出见解和处理办法, 用“意见”。1.4通知批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。1.5通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。1.6规定/办法/制度对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用 “规定”、“办法”或“制度”。1.7决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。1.8会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。2.公文的格式2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为1.5倍行距。2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM210MM），左侧装订。3.公文的编号3.1以公司名义下发的文件编号受文机构发文单位适用范围发文字号全公司*有限责任公司以公司名义下发的重要事项、通知、规章制度等*发年号第号公司下发的奖惩类文件*行字年号第号公司下发的任命类文件*任字年号第号以公司名义下发的会议纪要文件*纪字年号第号政府机构及外单位*有限责任公司汇报工作、反映情况、提出请示等公文*文年号第号3.2以公司所辖各单位（体系）名义下发的文件编号承办单位适用范围发文字号行政体系发布培训信息、内部岗位竟聘公告、会议通知、上报总结规划、节假通知、稽查通告、公告等文件*行政年号第号营销体系发布部门管理规范、表单、条例、销售计划、规章制度等文件*营销年号第号生产体系发布生产计划、车间管理制度、安全检查通报等文件*生产年号第号财务体系发布的审计通报、预算制度等文件*财务年号第号3.3以子公司名义下发的文件编号发文单位发文字号江西*营销有限责任公司文件*营销发年号第号江西*保健酒有限责任公司文件*保健发年号第号3.4文件字号右侧必须注明签发人姓名。4.公文的下发流程4.1公司及各单位（体系）正式发文必须以公司红头文件下发，由承办部门负责起草, 并填写发文审批单，承办部门负责人予以内容审核签字后送总经理/分管副总经理的秘书审核。4.2总经理/分管副总经理的秘书负责对文件内容、文字、格式进行审核。4.3总经办主任对文件进行最终审核签字后报公司总经理/分管副总经理签发。4.4签发人签批后，承办部门根据各级签批人意见对文件进行修改，确认无误后将文件签批版及电子版转总经办发文。4.5如文件审核不合格,总经办将审核意见反馈给承办部门，承办部门修改后再报审。4.6正式文件由总经办在文控专员统一授文号后正式下发。4.7如发文内容与其他部门有重要关联，须其他部门会签后再以承办单位名义发文；如需两个或以上单位联合发文，在会签完毕后以主要承办单位文号发文，并在落款处注明联合发文各单位名称。4.8在公司OA系统尚未正式启用之前，公司红头文件以纸介版形式送达相关单位；公司OA系统正式启用以后，公司红头文件一律以电子版形式加盖电子印章后，通过OA下发。重要文件及有紧急时限性要求的红头文件,同时以纸介版形式送达主送单位。5.公文流转的时间规范文件按急缓程度分为：特急、紧急、一般。5.1“特急”文件，要求自接到文件起立即按主送范围传送到位，否则将严重影响正常工作秩序，给公司造成重大经济损失。5.2“紧急”文件，要求自接到文件起两小时内按主送范围传送到位，否则将影响正常工作秩序。5.3“一般”文件，要求自接到文件起半个工作日内必须按主送范围传送到位。6.公文阅办程序6.1上级发来的文件及注有密级的报告、电邮、资料和相关单位发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理（涉及到绝密文件直接转相关领导拆阅）。收文时，需填写文件阅办单，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送总经办主任处理。6.2承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免文件积压或传失。6.3凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。6.4各部门收到特急文件时，应在半天内答复并退回文件；紧急文件，应在一天内答复并退回文件；一般要办理的文件，两天内应办理并退文件，最迟不能超过一周。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。逾期延误公务影响正常工作秩序的的责任人，按责任事故处理。6.5加强公文检查、催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各子公司对上级传真的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时跟踪、归档。6.6领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。6.7公司OA系统未正式启用之前，各部门向公司或高管报请类文件由本部门负责人填写文件报批单呈相关领导批示 。7.公文的保存7.1文件为纸介版签批需要保存纸介版文件报批单、原文件及已正式下发的电子版文件。OA系统正式启用后，各单位所有拟下发文件原则上均通过OA系统上报审批，文件审核合格下发后需保存已正式下发的电子版文件。7.2电子版文件按日保存，并按文号分类制作文件目录，每半年刻制光盘一次，一式两份，文控专员一份，档案管理人员一份。电子版文件保存时限为10年。7.3因客观原因无法在OA系统中流转签批的纸介版文件按文号分类保存，保存期限为三年，第四年起可开始逐年销毁纸介版文件。7.4 纸介版文件销毁审批流程：公司：文控专员申请纸介版文件销毁总经办主任分管副总经理总经理子公司：文控专员申请纸介版文件销毁综合办公室负责人子公司总经理总经办主任7.5外来公文办理完毕后，统一由总经办整理、立卷、归档。8.公文的管控8.1*有限责任公司总经办是公司公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作并指导其他部门的公文处理工作。8.2各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。8.3各单位工作中形成的文档，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类核对整理后，于次年第一季度送交总经办档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。8.4 公文的借阅、复制必须建立严格的审批、登记制度。公司机密文件原则上不得不得借阅、翻印,因工作需要确需借阅、复制的，必须经分管办公室的副总经理批准。9注意事项9.1制度、流程类文件和涉及授权标准的引用、修订的文件应先报企业管理部审核备案后方可报签发人签批。9.2公函对外体现公司形象，为维护公司对外公函的严肃性和法律规范性，公司各部门对外发出公函须使用统一格式并经法工部审核。审批流程如下：部门负责人法工部总经办主任分管