物业公司人事行政计划

1 / 25 物业公司人事行政计划 物业公司人事行政计划 办公用品管理规定 一、目的：规范公司办公用品的请购、入库、领取（发放）及使用，使之规范化、合理化并有效控制办公成本。 二、范围：适用于公司全体人员。 三、职责：行政部负责办公用品的领取、保管、发放并登记； 四、内容 1、办公文具的划分 A 类办公文具：圆珠笔、签字笔、笔芯、笔筒、文件夹、文件架、橡皮擦、胶水、回型针、订书针、透明胶带、涂改液、磁盘、便条纸、燕尾夹、刀片、油 性笔、荧光笔、装订夹等。 B 类办公文具：启订器、直尺、打孔机、订书机、白板擦、名片夹、电话机、计算器、资料册、打印纸、档案袋、墨水、印油、印泥、隔页纸、装订环、封面纸、电脑鼠标、复写纸等。 2、办公文具的配置标准： A 类办公文具根据需要各部门办公室人员可领一个（套）；（保安员及维修工除外） B 类办公文具根据需要各部门可配置一件（套）。 3、办公用品的领取、发放及登记程序 2 / 25 各部门每月 8 号上报文具领用申请（过期将延至下次），填 写文具领用单给部门经理签名再交行政部审批，行政部凭审批后的单据派专人到华南城行政部领取文具，并于每月 10 号发放至各部门。其它时间原则上不再领取办公用品，特殊情况除外。 未交文具领用单的或未审批的文具领用单，行政部不受理，不领取文具。 对新入职的员工行政部根据其岗位需要配置办公文具（不限时间），办公室人员配置标准：文件栏 /架2 个、软皮文件夹 3 个、笔筒 1 个、签字笔及圆珠笔、铅笔各 1 支，笔记本 1 本、信纸 1 本、便条纸 1 盒；其它员工可发笔一支，笔记本一本 。 当办公文具使用耗尽或需更换时，部门或个人应以 “ 以旧换新、以坏换好 ” 的原则到管理部领取或更换，耗尽品除外。 离职人员的办公用品（另有规定的除外）均应移交至工作接交人或部门负责人，不得占为己有，并应在离职表相应栏中列出明细。 各部门（包括各市场）所领的办公用品均由行政部作帐登记，每个部门（包括市场）分别单独核算费用。 公司工服管理制度 3 / 25 一、目的：为树立公司对外形象，规范员工着装的统一管理，特制定此规定。 二、适用范围：公司全体员工 三、职责： 1、行政部负责公司全体员工服的款式设制、订做、发放及回收； 2、各部门负责工服的领用、保管及回收； 3、个人负责工服的清洗及保管。 四、内容 1、工服的分类及制式 (1)管理人员着西装：男士：灰色衬衣、灰色西服外套及灰色西裤，红色领带两条每人二套。 (2)女士：灰色衬衣、灰色西服外套及灰色西裤一条、西裙一条、马夹一件、红色领带两条，每人二套。 (3)保安员着保安服，分为春夏装、秋冬装及训练装。春夏装为深蓝色短袖衬衣（配肩章一幅）、深蓝色裤子、领带及黑色皮鞋；秋冬装为深蓝色长袖衬衣，深蓝色西装式外套（配肩章一幅）、深蓝色中褛一件、深蓝色裤子、领带及黑色皮鞋；训练装为迷彩服；每人一套。 (4)维修人员着维修工服，分为春夏装及秋冬装。土黄色夹克工作服、土黄色裤子每人二套。 (5)服装统一分为大、中、小码，也可根据实际情4 / 25 况量身订做。 2、工服的制作、入库、发放、保管 (1)行政部负责选择适合本公司企业形象的工服 ，并联系供应商订做。 (2)新入职公司的部分员工行政部在一个月内制作工服应根据工作岗位的特殊性，保安员、维修人员在入职时发放工服。 (3)工服由行政部统一入库，办理登记手续后，由各部门填写物品领用单签字领取。 (4)行政部应适当备存部分员工，如保安员等的工服。 (5)发放到员工的工服应爱惜，工服上严禁做任何标识或随意自行裁剪，且不得转借他人穿戴。 3、工服的折旧、回收、赔偿 (1)公司发放的工服统一收取押金，管理人员 600元 /人，保 安员 400 元 /人，维修人员 70 元 /人。 (2)管理人员工服原则上不回收，因任何原因离职按服务年限折旧其制服款，并在其工资中扣除。 (3)服务期未满三个月的按服装采购价 100%折旧。 (4)服务期未满半年按服装采购价格的 80%折旧，扣还押金。 (5)服务满半年不满一年的：按服装采购价格的5 / 25 0%折旧，退还押金。 (6)服务满一年不满一年半：按服装采购价格的0%折旧，退还押金。 (7)服务满一年半不满二年：按服装采购价格的0%折旧，退还押 金。 (8)服务满二年 :不折旧，退还押金，或领取新工服。 (9)离职的保安员及维修人员，无论服务年限，均归还工服，由行政部统一处理。若未按规定退还，将按原价从其工资中扣除。 (10)工服若丢失将按折旧价进行赔偿，若损坏视情况进行赔偿。 4、着装规定 (1)员工在工作时间内必须着工服 ,非工作时间或工作时间外原则上不得穿着制服。 (2)员工着装必须保持整洁、得体。配有帽子的头发露于帽外不得过长。 (3)工服一律系扣子，不得敞开穿 着，着西装的男士应系领带。 (4)保安员着冬服时不得戴围巾，女保安员着装时不准戴过多手饰，头发要扎起来，不能露帽子外过长。 5、配戴工牌规定 (1)所有员工上班必须戴工牌。 6 / 25 (2)行政部、管理部、维修部的员工工牌统一挂戴胸前。 (3)保安员工牌统一佩戴左胸前。 存货及低值易耗品管理制度 为了使本公司的仓库管理规范化，保障公司的库存安全，提高货品收发效率，加强核算与监督机制，特制定本制度。 一、公司对仓库设置专门的 管理人员，全面负责公司的库存管理工作。 二、仓库由公司财务部直接管理。 三、库管人员负责办理日常库存物品的入库登记与出库登记。 四、入库登记：凡属公司各部门采购的物品均须仓库库管员验收签字。库管人员根椐公司已批准的采购申请单和发票或采购清单（送货单）及时对入库实物进行核对验收，办理入库登记，填写入库单，库管人员签名确认。入库单一式三联，第一联为存根联，留仓库备查，每二联为送货单位，交送货人。第三联为会计联，报销部门统一凭仓库入库单会计联第三联到财务部报销采购款。 五、库登记：库管人员根据员工物品领用需求填写物品领用单，领用人员签名，并报部门负责人确认签名批准。 六、个人领用文具时填写个人领用文具登记表； 7 / 25 七、个人领用其他物品时填写物品领用表（如附表三），报部门负责人核实批准； 八、个人早领礼品贵重物品时填写贵重物品领用批复表，报部门负责人核实、签名，报行政部负责人审批、签名批准。 九、仓库管人员应及时对库存物资建立仓库物日记账，每日逐笔登记入账，每月底对库存物资进行盘存清算，做到账实相符。 十、分类： 1、固定资产类：单价在 2000 元以上的物品； 2、低值易耗品类：单价在 800 元至 2000 元之间的物品； 3、文具类：办公文具用品； 4、费用类：单价低于 800 元以下的物品； 5、维修耗材类：公共设备的维护耗材。 十一、仓库管人员根据人类每月四号应向财务部报送分部门核算上月部门领用物资结存费用汇总表、并递交库存物资领用情况结存总汇总表，便于财务进行分类核算与核对，做到账账相符，真实反映公司存货的情况。 十二、每月初第一个非领用 物品的工作日，库管人员需进行月清算、盘点。 十三、每季度末库管人员应对公司全部库存物资进8 / 25 行一次全面盘点清查工作，另有一名财务会计监盘。对盘点中发现的存货盘盈、盘亏、毁损、变质等情况要进行原因分析，凡因保管不善，出入库手续执行不严等人为因素造成的，应立即查找原因，填写盘亏报告由公司领导审批，便于财务进行账务处理。 十四、仓库管人员工作调动时，必须办理移交手续，交接手续办妥之后，方能离开工作岗位。 十五、仓库管人员对库存物资应进行妥善保管，减少不必要的损耗与浪费。 十六、仓库管人员要严格执行仓库的安全操作规程，切实做好防火、防潮、防盗等工作，发现问题及时上报。 十七、对于库房重地，库管人员应谢绝非库管工作人员入内。 贵重物品管理规定 一、目的保障公司办公自动化设备合理、有序使用，防止损坏，并控制使用成本。 二、范围公司所有的贵重物品。 三、职责 1、行政部负责相关贵重物品的管理； 2、个人负责所属贵重物品的管理； 3、信息技术部负责相关贵重物品的保养维护。 四 、定义： 9 / 25 本规定所指的贵重物品包括电话机、传真机、复印机、打印机、电脑、音响设施及其它设备如幻灯机、投影仪、数码相机、电单车价值在 1000 元以上的办公用物品。 五、内容： 1、电话机的管理： (1)电话机的领用（借用）： 1)公司根据各岗位的需要进行电话机配置，在原配置的基础上，若需新增电话机或新员工岗位需新增电话机，填写物品领用单交本部门经理或管理处主任审核，行政部批准后领取。 2)原则上一个岗位只配置一部电话机，因工作需要或特殊 岗位可增加电话机，但最多不能超过三部。 3)借用电话机须填写借用申请单交本部门经理或管理处主任审核后，交行政部批准后，由行政部借出；借用期限不得超过一周，若超过一周须办理续借手续；备用电话机由行政部保管。 (2)电话机的使用： 1)电话机的使用详见 “ 公司内部通讯录 ” 中的说明。 2)为保障公司对外联系的畅通，员工在使用电话时通话应做到简明扼要，通话时间一般不得超过十分钟。 3)无论上下班时间，未经许可禁止使用公司电话拨10 / 25 打收费、不收费声迅电话以及私 人长话，否则除承担相应的话费外，行政部将视情况给予一定金额的现金罚款。 4)如员工有特殊情况需拔打电话，可使用自备 200卡等，或在公司电话上拔打，由行政部统一登记，话费将在其当月工资中扣除；通话时间最长不得超过十五分钟。 5)接听电话不得使用免提键，以免干扰他人工作。 6)未经行政部的许可不得自行拆装、移动电话。 7)电话机的维修：电话机出现非人为损坏时，由部门提出申请，请信息技术部进行维修，若产生维修费用由本部门或本管理处承担；电话机或出现人为损坏时，经本部 门及行政部查实后，由责任人负责维修并承担维修费用。 8)电话机的报废：对已达到使用年限或正常老化的电话机，由使用人向行政部提出申请报废，报废电话机交行政部后领取新电话机。 9)电话功能的申请：电话机的使用功能统一由行政部申请安装，个人不得私自申请，否则所产生的费用由其承担。 2、传真机的管理： (1)公司传真机统一由行政部指定管 员进行管理，各管理处的传真机统一由文员进行管理，包括诸如，领纸、收取传真，传真机维护保养。 (2)各部门或管理处发送 传真后须做好登记。 11 / 25 (3)未经批准不准发送私人传真资料；员工确有需要因私使用传真的，可到行政部或管理处申请，经批准后方可；行政部或管理处依据传真的长度及话费进行费用核算，其它费用将在当月工资中扣款。 (4)传真机不允许随意转借。 (5)传真机出现非人为故障时，申请管 员向信息技术部提出申请，尽快处理故障；若出现人为故障，由管员进行查实，并要求其进行维修，费用自付。 (6)传真机的使用：发送传真：发放传真时应注意文件上不得有订书针或其它硬物，涂改液未干 时不可传真；同时部分文件在传真过程中要注意保密性。 (7)部门及各管理处不允许私自转借或对换传真机。 3、复印机的管理： (1)公司复印机统一由行政部指定管 员进行管理，各管理处的复印机统一由文员进行管理，包括诸如，领纸、复印，复印机维护保养。 (2)公司提倡无纸化办公。公司内部的文件传递、传阅及未定稿的文件尽可能通过电脑网络传送，以减少文件复印量，节约纸张。 (3)复印时所用的复印纸按办公用品管理规定执行。 12 / 25 (4)复印机出现卡 纸等异常情况时，切勿自行生拉硬拽，损伤硒鼓等机件。管 员及文员应掌握基本的故障排除方法，若不能处理的故障由管 员或文员查明原因并联系信息技术部进行处理。 (5)各部门及各管理处不允许私自转借或对换复印机。 4、印机的管理： (1)公司打印机统一由行政部指定管 员进行管理，各管理处的打印机统一由文员进行管理，包括诸如，领纸、复印、维护保养。 (2)打印机墨盒、硒鼓的更换由行政部管 员或管理处文员进行更换。打印过程中不得强行拉出纸张，以免损坏针头或 喷头等。 (3)各部门及各管理处不允许私自转借或对换打印机。 5、电脑的管理： (1)公司根据各岗位的需要进行电脑配置，在原配置的基础上，若需新增电脑或新员工岗位需新增电脑，填写贵重物品领用单，同电话机的领用程序办理新增。 (2)电脑主机、显示器及其它外设如键盘等应保持清洁卫生。 (3)禁止在电脑正常运行状态下强行关机，以防止13 / 25 损坏机器及数据丢失。 (4)公司网络中的电脑用户名称设定、网络设置、软件安装及硬件配置由信息技术部统一实施和 管理，以确保公司计算机系统和网络的秩序及安全。 (5)由信息技术部负责公司网络及电脑的维护和保养，定期杀毒，确保电脑和网络健康运行。 (6)未经许可，禁止擅自拆开电脑主机箱和更换电脑主机配件。 (7)为保证数据的安全性，各电脑用户要注意自己电脑中共享文件存放的内容，防止泄密和数据丢失。 (8)公司电脑未经允许，不得私自安装软件或应用程序。 (9)公司在局域网服务器上为各部门设置了文件存放区域，各部门可将部门重要数据存放其中，以保数据安全。 6、音响设施及其它办公设备的管理 (1)公司的音响设施（不包括监控中心的音响设施）及其它培训所用设备由行政部统一管理。 (2)音响设施使用完毕后，必须切断电源，盖好防尘罩。 (3)音响设施与培训设备的存放地点，应保持整洁、有序，保存好配件及说明资料。 (4)其它设施如幻灯机、投影仪、照相机等如需外14 / 25 出携带，必须经行政部批准，并办理好登记手续。 7、数码相机的管理： (1)数码相机由行政部指定管 员保管。 (1)各部门或各管理处需使用时，需行政部借取，管 员及借用人双方在借用前必须仔细清查相机的各种功能是否完好，并在借用登记表中签字确认。一般情况下行政部只借出相机，其它的配件，如数据线充电器等不再借出。 (3)相机归还时，管 员及借用人双方必须仔细清查相机的各种功能是否与借用前相符，若相符则由管 员在借用登记表中注销借用；若不符或有损坏，由管 员追究借用人的责任，若由借用人进行 维修，其费用由借用人承担。 (4)相机原则上借用期限为 1 天，若有需要续借，须向行政部提出申请；节假日内或非工作原因行政部不予借用相机。 (5)管 员在借出相机前必须核实借用人是否会使用相机，否则可拒绝借出。 (6)数码相机的详细操作详见使用说明书。 8、电动单车的管理： (1)公司根据各岗位的需要配置电动单车，在原配置的基础上，若需新增电动单车或新员工岗位需新电动单15 / 25 车，须填写物品申购单交本部门经理或管理处主任审核，行政部批准后购买。 (2)领取电动单车须到行政部进行登记后方可。 (3)电动单车由各使用人进行保管、维护；原则上使用人不得私自将单车随意借于他人办理私事； (4)由行政部联系相关厂家进行电动单车的维修及保养。 9、以上物品均属各部门及各管理处固定资产，请妥善保管。 六、相关记录 物品领用单物品申购单借用登记表贵重物品领用单 七、相关制度办公用品管理规定 公司文件管理及保密制度 为了加强公司文件的管理，防 止丢失和不当处理，特制定本制度。 一、公司所有内部文件和对外往来的文件、公函、合同、报审、报批等重要资料均由行政部指派专人收发，登记和分类存档，行政部再根据资料的类别分送给管理层或相关部门的负责人。 二、公司所有对外文件、公函等资料均需按公司文件编号管理制度在行政部登记，对外文件在取得文件编16 / 25 号后才能对外发出，同时必须将盖章后的文件复印件交行政部指定人员存档。 三、所有需要盖公司印章的文件、资料、合同必须按关于规范使用公章规定的报批程序签批后，行政部印章管理人员或部 门印章管理人员方可盖章，同时应将原件或复印件留行政部存档。 四、需公司管理层、高级顾问及部门负责人等传阅的文件、资料，由行政部指派专人负责文件、资料的发放和传阅，并请传阅人签收确认，以防止文件丢失。 五、公司员工需向行政部借阅公司有关的文件、资料时，需填写文件档案借阅表（ A/08），借阅中不得复印或转给他人阅读，并且原则上应于当天归还行政部。 六、凡盖有机密印章或记号的文件、资料等，经手人员均不得复印，不得随意传与他人阅读或丢失，否则，由此而给公司造成的损失， 公司保留追究一切责任的权利。 七、部门之间如需借阅、复印其他部门的文件、资料，借阅部门需征得被借阅部门负责人同意。被借阅部门的文件管理人员应做好记录，并负责及时收回所借的文件、资料。各部门应指派专人做好文件、资料的保管、登记、存档工作。 八、在试用或聘用期间任何员工不得将公司一切重要资料，包括但又不限于财务资料、成本资料、客户资料、17 / 25 人事记录、业务计划、市场推广计划、业务往来、技术、商务秘密、工程设计、模式及构架等向外泄露，否则，因此而给公司造成的损失，公司保留追究一切责任的权利。 九、本制度自发文日起遵照执行。 奖惩制度 一、目的：为激发员工的工作热情，做到 “ 奖惩分明，公正公平 ” ，特制定本制度。 二、适用范围：适用于公司所有员工。 三、职责：各部门负责本制度的执行；行政部负责本制度的完善，并及时收集反馈意见。 四、内容： 员工奖励： 1、为激发员工的工作热情，充分调动员工的积极性、创造性，从而提高工作效率及服务质量，特制定以下奖励办法。奖励原则： “ 贡献大小 ” 、 “ 奖勤罚懒 ” 以及 “ 精神奖励与物质 奖励 ” 相结合。 2、奖励的种类及方式： (1)精神奖励：指根据不同情况，公司对在工作上取得一定成绩或作出一定贡献的员工在精神方面予以鼓励的一种方式。具体分以下几种： 1)通报表扬。 2)大会表彰。 18 / 25 3)颁发荣誉证书。 4)记功 (记功分：一等功、二等功、三等功 )。 (2)物质奖励： 1)记特等功 (奖励金额： 200 1000 元 )。 2)晋级 (指对获奖者在原工资或职务基础上调升工资或职务 )。 3)嘉奖：指对符合条件的员工，除给予精神鼓励外，还给予一定物质方面的奖励 (金额： 100 500 元 )。 (3)奖励基金的来源及构成： 1)公司各种经营创收按比例计算提奖励作为基金。 2)公司有偿服务按比例计提作为奖励基金。 3)其他可列为奖励基金的费用。 4、奖励权限： (1)对部门主任以下人员的奖励，由部门经理或管理处主任及保安队长按照规定条件提议 (填写员工奖惩申报表并附事迹材料，下同 )。经管理处主任或部门经理核实，公司行政部审核 ，公司负责人批准，由所在部门或管理处协同行政部组织实施。 (2)对部门主任 (含 )级以上人员的奖励，由各部门经理提议，公司行政人事部审核，公司负责人批准，由行政人事部组织实施。 5、奖励的条件： 19 / 25 (1)凡符合下列条件之一者，按程序报批后，可给予记特等功、晋级或嘉奖： 1)对改革企业经营管理，提高服务质量及对公司经营发展作出重大贡献者。 2)遵守公司规章制度，自觉维护公司声誉并受到了商户高度赞扬者。 3)保护商户及公司财务 (价值在 3000 元 及以上 )免受重大损失或事迹特别突出在社会上有一定影响者。 4)管理有方，在员工中具有较高威信并使本部门或本管理处工作业绩突出者； 5)发现事故苗头，及时采取措施，防止重大安全事故发生者。 6)检举揭发行贿受贿及违反公司规章制度行为，为公司挽回损失及名誉者。 7)尊老爱幼、见义勇为、拾金 (物 )不昧，品行优良者。 8)年终评比获优秀员工、优秀管理干部称号者。 9)协助公安机关破获重大案件者。 10)预防机件故障或抢修工作提前完成 并保证质量者。 11)公司认为应该奖励的其他情形。 (2)凡符合下列条件之一者，按程序报批后，可给20 / 25 予精神奖励： 1)服从公司 (部门 )安排，任劳任怨、顾全大局者。 2)品行端正、作风正派、不搞小集团，具有良好的职业道德和敬业精神者。 3)严格照章办事，工作勤恳、积极主动、认真负责者。 4)精打细算、厉行节约、不贪污腐化、维护公司形象声誉有功者。 5)为商户挽回较大财产损失（ 1500 元以上），并受商户书面表扬者。 6)工作效率高，办事快速、不拖拉推诿者。 7)眼光敏锐，能及时判断、分析工作中存在的问题，并及时上报，协助解决取得成效者。 8)在本职工作中有创新意识，能创造性地完成本职工作并取得成效者。 9)遵纪守法，无违反公司规章制度的行为，堪为全体员工楷模者。 10)工作达到质量标准，无差错、无庇漏、无投诉者。 11)公司认为应该奖励的其他情形。 6、各部门一定要严格按照奖励条件及权限实施各项奖励，禁止按平均主义和假申报。否则，对部门负责人及21 / 25 推荐人 予以相应处罚，严惩者予以降职、撤职或辞退。 员工处罚：为了规范员工行为，做到 “ 奖罚分明，有法可依，公正严明 ” ，特制定以下规定。 1、员工过失处罚类别： (1)“A 类 ” 过失处罚 罚款 10 100 元 (以整数计，下同 )。 (2)“B 类 ” 过失处罚 罚款 50 500 元 (同上 )。 (3)“C 类 ” 过失处罚 立即予以撤职、解约或辞退，且无任何经济补偿。 2、处罚权限同奖励权限。 3、处罚的条件： (1)凡有下列行为之一者， 将受到 “A 类 ” 过失处罚(轻者予以通报批评，严重者将予以书面警告 )： 1)未按规定着装或不佩戴工作卡者。 2)代（托）人打卡者。 3)无故迟到、早退或未经部门经理或管理处主任批准而私自倒班者。 4)工作时间扎堆聊天，高声喧哗或出言污秽者。 5)工作时间吃零食、看小说、杂志、听收录机以及做与工作无关的事，情节较轻者。 6)在公司禁烟区吸烟或乱扔果皮、纸屑、包装废弃物等者。 22 / 25 7)怠慢商户或在与其打过招呼置之不理者。 8)不按规定使用对讲机及用语者。 9)私自动用机电设备、消防器材尚未造成损失者。 10)不遵守交接 及未做好交接 11)未经批准擅自将公司物品借给他人使用者。 12)私藏（拿）公司物品占为已有者。 13)破坏物业辖区内公共设施、设备、严重违反公司管理规定以及损坏公司形象的行为不予制止或知情不报者。 14)上班时间在电脑上打游戏或上与工作无关的网站。 15)违反规定浪费、损坏、丢失公物者。 16)违反公司其它规定，适用于 “A 类 ” 过失处罚情况时。 (2)凡有下列行为之一者，将受到 “B 类 ” 过失处罚(严重者予以记过、降级、罚款处理 )： 1)一个月受到两次或一年内累计三次 A 类过失者。 2)因工作失误，工作质量、服务态度不佳引起客户的有效投诉。 3)与公司内外各种检查人员争吵、狡辩、无理取闹、干扰执行公务者。 23 / 25 4)擅离职守 2 小时以上者，未对工作造成损失者。 5)上班时间擅自离岗，串岗以及容留无关人员进入工作岗位者。 6)蓄意 破坏、损坏、偷窃公物或商户物品者，或利用公物发泄工作不满者。 7)毁坏公司财物给公司造成直接经济损失者 (损失照价赔偿 )。 8)保安人员非当值时间穿保安制服或携带保安器材外出公司者。 9)