Word2010培训教程.pptx

1,Microsoft Word 2010 培训教程,2,目录,一、文件基本操作 Word 2010应用程序窗口 如何快速选择文本 查找和替换功能全攻略 如何在文档中输入数学公式 如何将文档转换为PDF格式 如何创建WORD文档的水印（如公司绝密、内部资料） 如何将数字金额快速转换为大写金额 二、使用表格 如何实现表格位置的快速调整 跨页表格如何完整地显示和打印 如何对表格内容进行排序 如何在表格内进行计算,3,目录,三、使用图像 方便快捷的屏幕截图 如何裁剪图片 使用图形（形状、文本框、艺术字） 使用SmartArt图示 四、使用Word自动化排版 使用样式 创建目录 使用主控文档完成大型排版任务 对文档内容进行批注和修订 五、域和邮件合并 使用域 域在排版中的应用 使用邮件合并批量制作文档,4,一、文档基本操作,WORD2010应用程序窗口,5,6,WORD2010应用程序窗口,word2010的工作界面主要由标题栏、快速访问工具栏、 【文件】按钮、功能区、窗口控制按钮、编辑区、滚动条及状态栏八个部分组成。 标题栏：显示Office应用程序名称和文档名称。 快速访问工具栏：提供默认的按钮或用户添加的按钮，可以加速命令的执行。相当于早期Office应用程序中的工具栏。 【文件】按钮：相当于早期Office版本中的【文件】菜单，执行与文档有关的基本操作（打开、保存、关闭等），打印任务也被整合到其中。,7,WORD2010应用程序窗口,功能区：提供常用命令的直观访问方式，相当于早期Office应用程序中的菜单栏和命令。功能区由选项卡、组和命令三部分组成。,8,WORD2010应用程序窗口,窗口控制按钮：调整窗口的不同状态，包括最大化、最小化、还原、关闭。 编辑区：编辑数据的主要区域。不同的Office组件，其编辑区的外观和使用方法也不相同，例如Excel的编辑区由纵横交错的单元格组成，而Word则由一个空白页面组成。 滚动条：调整文档窗口中当前显示的内容。 状态栏：显示当前文档的工作状态或额外信息（切换文档视图按钮、调整窗口比例按钮）。,9,选择连续的文本（整行、整段、整文档）,选择文本,10,选择连续的文本（整行、整段、整文档）,选择文本,运用键盘选取文本 （1）将光标置于被选文本的前（后）面，按住键盘中Shift键的同时，敲击键盘中的或方向键，可向后或向前选定文本。 （2）如果要实现文本的竖向选择，按住键盘中Shift键的同时，敲击键盘中的或方向键。 （3）敲击键盘中的Ctrl+A键，或执行【编辑】/【全选】命令，可选取整篇文档。,11,多向选择（不连续文本、纵向文本）,选择文本,（1）按住Ctrl键，然后拖动鼠标来任意选择文档中不连续的文本。 （2）按住Alt键，然后拖动鼠标进行选择，即可竖向选择文本。 （3）扩展选择文本,12,查找和替换文字,（1）单击【开始】/【编辑】/【查找】按钮（或Ctrl+F键），在文档窗口左侧出现【导航】窗格； （2）在窗格的搜索框中输入待查找的文字，Word将自动在文档中查找与输入文字相匹配的内容，并以黄色标记； （3）点击【导航】窗格下部的上下按钮依次定位查找文字； （4）点开搜索框右侧的下拉菜单中的“替换”，在“替换为”空格中输入替换后的文字，可实现单次或者全部替换。,13,查找和替换指定的格式,（1）执行【编辑】/【查找】命令（或Ctrl+H键），弹出【查找和替换】对话框。 （2）查找和替换特定格式的文字 在“查找内容”框中，搜索带有特定格式的文字：输入文字，在“搜索选项”对应勾选（如需），再单击“格式”按钮选择所需格式； 在“替换为”框中输入带有格式的替换文字，点击“替换”或“全部替换”来实现单次或全部替换。 （3）查找和替换特定的格式 在“查找内容”框中，无需输入文字，在“搜索选项”对应勾选（如需），单击“格式”或“特殊格式”按钮，选定所需格式。 在“替换为”框中无需输入文字，在“格式”或“特殊格式”按钮中点击替换后的格式，点击“替换”或全部替换来实现单次或全部替换。,14,查找和替换特殊字符,去掉手动换行符： （1）打开【查找和替换】对话框，单击“特殊字符”按钮； （2）在“查找内容”框中单击，从“特殊字符”下拉列表中选择“手动换行符”，然后在“替换为”框中单击，从“特殊字符”下拉列表中选择“段落标记”； （3）执行单个替换或全部替换。 去掉空格： （1）打开【查找和替换】对话框，在“查找内容”框中输入空格（按下键盘上的空格即可），在“替换为”框中什么也不输入； （2）执行单个替换或全部替换。 去掉句首的问号： （1）打开【查找和替换】对话框，在“查找内容”框中输入？在“替换为”框中什么也不输入； （2）为避免替换掉句尾的问号，执行单个替换。,在文档中输入数学公式,15,（1）将插入点定位到要输入公式的位置，单击【插入】/【符号】/【公式】按钮； （2）在弹出的菜单中选择【插入新公式】命令，在文档中自动插入了公式编辑器； （3）激活功能区中的【设计】选项卡，在该选项卡中显示了可用的公式编辑工具。,16,将文档转换为PDF格式,打开将要转换的Office文档，单击【文件】按钮并选择【保存并发送】命令，然后双击【创建PDF或XPS】选项，在对话框中选择保存位置并输入一个文件名，单击【发布】按钮当前文档即转换成了PDF格式。 或者保存文件时，在文件类型中选择“PDF（*.pdf）”，点击保存即可。,17,如何创建WORD文档的水印,（1）执行菜单栏中的【页面布局】/【页面背景】/【水印】按钮； （2）选用水印的模板，或选【自定义水印】选项，插入图片背景或文字背景； （3）在【自定义水印】对话框中，选择“无水印”，即可取消水印效果。,18,如何将数字金额快速转换为大写金额,在Word中输入12345后选中; 点击【插入】【编号】命令，在弹出的“编号”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁”，单击“确定”； 则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。,19,二、使用表格,如何实现表格位置的快速调整,调整表格与文字之间的位置 （1）光标放在要调整的表格中，点击【布局】/【自动调整】命令： 单击【根据内容调整表格】命令，表格将根据输入的文本内容来设定行高与列宽。当在表格中编辑文本时，表格会随其变化。 单击【根据窗口调整表格】命令，会根据当前文档的页面设置来自动调整表格的宽度，当对页面边距进行修改时，表格会自动随着页面的变化而变化。 单击【固定列宽】命令，会设定表格中列的固定宽度。当输入的文本超出列宽时，文本会自动隐藏，而不会增加列宽，此时需要手动调整列宽。 或单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中单击以上三个命令。 （2）光标放在要调整的表格中，点击【布局】选项卡： 单击【平均分布各行】命令，可保持表格高度不变，选取行的行高一致； 单击【平均分布各列】命令，可保持表格宽度不变，选取列的列宽一致。,20,如何实现表格位置的快速调整,文字环绕表格 （1）光标放在要调整的表格中，点击【布局】/【属性】，在弹出的【表格属性】对话框中，选择【表格】选项； （2）在对话框中，单击【环绕】图标，单击“确定”按钮，文本便环绕在表格周围。 文本在单元格中的对齐方式 （1）将光标放置在需要对齐文本的单元格中，单击鼠标右键，在弹出的子菜单中单击【单元格对齐方式】命令，可弹出九种对齐方式，根据需要可选取任意一种对齐方式； （2）光标放在要调整的表格中，点击【布局】选项卡，在“对齐方式”组里选择相应的对齐方式。,21,跨页表格如何完整地显示和打印,如果一个表格行数很多，可能横跨多页，需要在后续页重复表格标题，可按以下步骤进行： （1）选中要作为表格标题的一行或多行文字，选定内容必须包括表格的第一行； （2）点击【布局】/【数据】/【重复标题行】按钮，Word会自动在跨页表格的第一行重复表格标题。,22,对表格内容进行排序,排序分为升序和降序两种，Word可以对列方向上的数据进行排序，不能对行方向上的数据进行排序，具体操作如下： （1）选中表格内任一单元格，单击【布局】/【数据】/【排序】按钮，或单击【开始】/【段落】/【排序】，打开【排序】对话框； （2）从【主要关键字】、 【次要关键字】等下拉列表中选择要作为排序依据的列标题，在右侧选择排序类型，单击【确定】后，将以所选列为排序基准对整个表格中的数据进行排序 。,23,在表格内进行计算,在表格中进行计算的操作如下： （1）单击要放置计算结果的单元格，单击【布局】/【数据】/【公式】按钮，打开【公式】对话框； （2）在 【公式】文本框中自动输入了求和公式，也可以修改其中的函数名称或引用范围，或在【粘贴函数】下拉列表中选择函数，确定后单元格中即可显示计算结果。,24,25,在表格内进行计算,表格中单元格的引用方式 Word表格中的每个单元格有一个单元格地址，列以英文字母表示，行以自然序数表示。 单元格地址如下图所示：,26,三、使用图像,屏幕截图,屏幕截图的操作如下： （1）在word中新建一个文档，点击【插入】/【屏幕截图】按钮；,（2）在下拉菜单中可看到当前所有已开启的窗口缩略图，点击其中一个，即可将该窗口完整截图自动插入到文档中。,快捷键截图： 按 Ctrl+Alt+A 可实现当前窗口的快捷截图。,27,28,通过裁剪保留图片的有用区域,裁剪图片的操作如下： （1）双击图片，激活功能区的【格式】选项卡，单击【裁剪】按钮，进入图片的裁剪模式； （2）将鼠标置于想要裁剪位置的黑线上，当鼠标形状有所变化时，按住鼠标左键拖动，拖动经过的区域即被裁剪掉。 也可以右击图片，从弹出的快捷菜单中选择【设置图片格式】命令，在【裁剪】选项卡中输入剪裁值，关闭即可。,使用图形（形状、文本框、艺术字）,29,绘制形状： （1）单击功能区中的【插入】/【插图】组/【形状】按钮，在打开的列表中选择所需的图形； （2）在文档中按住鼠标左键拖动，即可绘制一个指定大小的图形。 改变形状： （1）选择形状并单击功能区中的【格式】/【插入形状】组/【编辑形状】按钮； （2）在弹出的菜单中选择【更改形状】命令，然后在打开的列表中选择其他形状；或选择【编辑顶点】命令，通过拖动顶点来改变图形形状。,使用图形（形状、文本框、艺术字）,30,快速对齐多个形状： 选择待对齐的多个图形，然后单击功能区的【格式】/【排列】组/【对齐】按钮，在弹出的菜单中选择图形的对齐方式。 在形状中添加文字： （1）右击形状，从弹出的快捷菜单中选择【添加文字】命令，然后输入文字即可; （2）选中文字，单击【开始】/【字体】组，可设置添加文字的字体等。,使用图形（形状、文本框、艺术字）,31,将多个形状组合成一个整体： 选中待组合的图形，点【格式】/【排列】组/【组合】命令，所选的多个图形即可组合成一个整体 。 设置文本框随文字自动缩放： （1）右击文本框的边框，在弹出的快捷菜单中选择【设置形状格式】命令，打开【设置形状格式】对话框； （2）选择【文本框】选项卡，在右侧勾选【根据文字调整形状大小】复选框，并取消勾选【形状中的文字自动换行】复选框，【确定】后改变文本框内文字大小，即可观察效果。,使用SmartArt图示,创建SmartArt图示： 单击文档中要放置SmartArt图示的位置，单击【插入】/【插图】组/【 SmartArt 】按钮，打开对话框，在其列表中选择图示类型，确定即可。 调整SmartArt 图示的结构： 选择新的布局：选中插入的SmartArt 图示，在【设计】/【布局】下拉列表中选择新的布局； 更改现有形状的等级：单击要改变等级的形状，单击【设计】/【创建图形】组/【升级】或【降级】按钮，即可升级或降级所选择的形状。,32,使用SmartArt图示,调整SmartArt 图示的结构： 添加新形状：选择SmartArt图示中的一个形状，然后单击功能区中【设计】/【创建图形】组/【添加形状】按钮，在弹出的菜单中选择形状添加的位置，即可添加新形状。 在SmartArt 图示中添加内容： 单击功能区中的【设计】/【创建图形】组/【文本窗格】按钮，打开显示在SmartArt 图示的左侧的文本窗格； 单击对应输入内容的文本框，在其中输入所需的内容后，按下方向键接着输入其他形状中的内容。 也可以选择形状，右击选择“编辑文字”，在形状中输入文字。,33,使用SmartArt图示,设置SmartArt 图示的外观： 单击选中SmartArt图示，激活功能区中的【设计】/【 SmartArt 样式】选项卡，即可以在【 SmartArt 样式】 选项卡中为SmartArt图示选择整体外观设计方案。 也可以右击SmartArt图示，选择“设置对象格式”对SmartArt图示进行自定义设置。,34,35,四、使用Word自动化排版,36,样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一组格式。当应用样式时，系统会自动完成该样式中所包含的所有格式的设置工作，可以大大提高排版的工作效率。 Word包含字符、段落、链接段落和字符、表格及列表五种样式。 Word允许用户自定义上述类型的样式。同时还提供了多种内置样式，如标题1标题3、正文等样式。,样式,37,样式的重要性,样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或段落中选定的字符上。所选定的段落或字符便具有这种样式的格式。 如果用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。如：标题1样式为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题1样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题1的每个实例，只需改变标题1样式的属性就可以了。 使用样式可以使文档的格式更容易统一。 使用样式可以构筑大纲，使文档有条理，更容易编辑和修改。 使用样式还可以用来生成目录。,38,使用自带样式,在Word文档中，有自带的“标准”样式，可以直接应用在输入的文稿中。 选中待设置样式的文本，点击【样式】组中的下拉菜单，选择Word自带的某种样式即可。 或者右击包含目标格式的文本内部，在弹出的快捷菜单中选择【样式】，在如下的样式列表中选择某种样式。,39,将现有格式创建为样式,将现有格式创建为样式的具体操作如下： （1）右击包含目标格式的文本内部，在弹出的快捷菜单中选择【样式】/【将所选内容保存为新快速样式】命令，在打开的对话框中输入一个易于辨识的名称，预览中显示样式包含的格式效果，单击【确定】即可创建新样式； （2）也可以单击【修改】对与样式相关的选项进行调整； （3）创建新样式后，在【样式】窗格中可以看到新建的样式。,40,大纲,所谓大纲，是指文档中标题的分级列表，它在每章出现的各级标题内容都有描述。不同级别的标题之间也都有着不同的层次感。创建大纲，不仅有利于读者的查阅，而且还有利于文档的修改。 （1）执行【视图】/【大纲视图】命令，进入大纲视图； （2）在【大纲】工具栏中，单击【显示级别】右侧的黑三角按钮，弹出下拉菜单，单击【1级】选项，在文档内只显示“级别1”以上的内容； （3）根据需要，可在此列表中，任意选取级别样式，查看文稿内容。,41,设置大纲级别,（1）将光标放置在需要创建大纲级别的段落。 （2）执行【开始】选项卡中【段落】选项组右下方的缩放按钮 ，弹出【段落】对话框。 （3）在对话框中，单击【大纲级别】命令右侧的列表框，弹出下拉列表。在下拉列表中，选取级别选项即可。 （4）如果要删除大纲级别，可在下拉列表中选取【正文文本】选项。,42,编辑大纲,（2）单击工具栏的双左按钮，光标位置的段落级别会变成“1级标题” ； （3）单击工具栏的左按钮，光标位置中的段落级别会提升1级； （4）在弹出下拉列表中，选取某级别，段落文档即可设置为所选取的级别； （5）单击工具栏的单右按钮，光标位置中的段落文档级别会降低1级。 （6）单击工具栏的双右按钮，光标位置的段落设置为“正文文本”； （7）单击工具栏的向上按钮，光标位置中的段落文档移动到前一级文档的上方； （9）单击工具栏的向下按钮，光标位置中的段落文档移动到后一级文档的下方。,（1）点【视图】/【大纲视图】按钮，弹出【大纲】工具栏；,43,创建目录,（1）确保要作为目录的文字段落都已设置了正确的大纲级别； （2）单击【引用】/【目录】按钮 （3）可在打开的列表中选择Word预置的目录样式，也可以选择【插入目录】命令，打开目录对话框，进行相应的设置和修改。,44,更新目录,如果修改了与目录标题对应的文档内的标题内容时，只需右击目录，从弹出的快捷菜单中选择【更新域】命令，然后在打开的对话框中单击【更新整个目录】单选按钮，即可将修改结果更新到目录中。,45,将一个大型文档拆分为多个文档,（1）打开文档并切换到大纲视图，单击【大纲】/【主控文档】/【显示文档】按钮，将功能区中的【大纲】/【大纲工具】/【显示级别】设置为1级，这样只显示文档中一级大纲的文字。 （2）按住Shift，单击标题左侧的加号，选中文档的所有标题； （3）单击功能区的【大纲】/【主控文档】/【创建】按钮，每个标题被一个灰色边框括起，说明每个标题已做为一个单独的部分处理； （4） 保存原文档即可在原地址文件夹中看到以源文件最高级别标题命名的拆分后的文档。,46,在独立的窗口中编辑子文档,单击【大纲】/【主控文档】/【显示文档】/【展开子文档】按钮，即可在大纲视图中显示子文档中的所有内容，也可以在主控文档中编辑子文档。,47,切断主控文档与子文档间的链接关系,切换到大纲视图，单击将要断开的子文档范围内的任意位置，单击【大纲】/【主控文档】/【取消链接】按钮，即可切断主控文档与子文档的链接。,48,对文档内容进行批注,对内容进行批注： 选择要添加批注的内容，单击功能区中【审阅】/【批注】组/【新建批注】按钮，在文档右侧显示一个红色方框，在其中输入批注内容即可。 浏览文档中的批注： 单击功能区中的【审阅】/【批注】组/【上一条】或【下一条】按钮，Word会自动从当前插入点开始向上或向下查找批注并自动进入批注的编辑状态。 删除批注： 右击批注，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】命令，将该批注从文档中删除； 单击功能区中的【审阅】/【批注】组/【删除】按钮，在弹出的菜单中选择【删除文档中所有批注】命令。,49,对文档内容进行修订,修订文档内容： 单击功能区中【审阅】/【修订】组/【修订】按钮，即可进入修订模式。 接受或拒绝修订： 右击某个修订，在弹出的快捷菜单中选择【接受格式更改】或【拒绝格式修改】命令确认或取消对文档内容的修改。 单击功能区中的【审阅】/【更改】组/【接受】或【拒绝】按钮，在弹出的菜单中选择【接受对文档的所有修订】或【拒绝对文档的所有修订】命令，可实现接受或拒绝文档内的所有修改。,50,五、域和邮件合并,51,使用域,域的类别： 单击要插入域的位置，点击功能区中的【插入】/【文本】组/【文档部件】/【域】命令，打开【域】对话框。,域对话框由“请选择域”、“域属性”、“域选项”三部分组成，前者是域对话框中必有的元素，后两者因域名的不同而不同。 用户可以通过编辑域代码来修改域，也可以在域对话框中修改域。,52,使用域,运用【日期格式】命令插入域： （1）单击要插入域的位置，点击功能区中的【插入】/【文本】组/【文档部件】/【域】命令，打开【域】对话框； （2）根据需要从下拉菜单中选取需要的类别选项及其域名。 （3）单击【Date】选项，在【日期格式】选项框中选取一种格式。 （4）单击对话框中“域代码”的按钮，会显示出被定义日期样式 的域代码。 （5）单击“确定”按钮，文档中便插入了日期和时间域。 修改域： 右击域，从弹出的快捷菜单中选择【编辑域】命令，打开【域】对话框，重新选择域名或在当前域名下重新设置【域属性】和【域选项】部分中的内容，单击【确定】按钮即可。,53,使用域,更新域： 方法1：右击域内部，从弹出的快捷菜单中选择【更新域】命令； 方法2：单击域内部，按F9键； 方法3：按 Ctrl+A 组合键，再按F9键，可更新文档内所有的域； 方法4：进入打印预览视图，域可被自动更新，然后再切换回之前的视图；