关于公文格式的规定.doc

公文格式规定一、版面尺寸1纸型：A4纸2页边距：默认尺寸（上：2.54厘米，下：2.54厘米，左：3.17厘米，右：3.17厘米，页眉：1.5厘米，页脚：1.75厘米）二、公文中各要素标识规则1眉首区眉首区由发文字号、签发人、间隔横线组成。（1）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成。发文字号居左空1字，空三行用小四号仿宋体字加粗居中排布；年份用六角括号“”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如，“京百司总办字20065号”，代表公司总经理办公室第五号文件。 （2）签发人：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文号右侧，签发人姓名居右空1字；“签发人”用小4号仿宋体字加粗，后标全角冒号，冒号后用小4号楷体字加粗标识签发人姓名。（3）间隔横线在发文字号之下划一条与版心等宽的细实线，即间隔横线。如：2主体区主体区包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件八要素。（1）公文标题：公文标题一般由三个要素组成，即发文机关名称、公文事由及文种组成，其中，发发机关名称除“请示”文种需严格标识外，其他文种有时可省略。标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离，公文标题中除引用书名号或政治术语要加引号外，一般不使用标点符号。标题用小3号或3号黑体字加粗标识，可分一行或多行居中书写（视页面美观程度而定），并且标题距“间隔横线”空1行。平文的标题距版心顶端空1行。如下：正文中行距1.5倍空1格空1格，楷体使用段落中段前段后各空1行京百司总办字20065号 签发人：刘 冰关于召开2006年工作会的通知公司各职能部室： 谨定于2006年2月13 日（星期一）至2月16 日（星期四）在北京昌平（2）主送机关：指要承办公文事由的机关。主送机关应注意以下要求： 主送机关的名称距公文标题下空1行，靠左侧顶格用小4号黑体字加粗标识，回行时仍顶格，主送机关的名称后加全角冒号。 普发性、周知性的下行文，是一种需要所属的各机关都要了解和执行的公文，可以主送两个以上的下级机关。 下级机关向上级机关报告或请示工作的上行文，一般只写一个主送机关，不能多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。下行公文中专门针对某一下级机关而发的（如批复），其主送机关也只能是一个。（3）公文正文在主送机关名称下面1行标识，每个自然段开头空两个字。回行时顶格书写。使用小4号宋体字；公文正文中小标题（如“、XXXX”）使用小4号黑体字加粗，数字、年份不能回行。公文中的结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“”。（4）附件：公文如有附件，须先在正文之后加以说明。其标识要求，在正文下空1行，左空两字，用小4号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1XXXXXX”)，附件名称后不加标点符号。注：所列附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。如附件与公文正文不能一起装订，则应附件首页的左上角第一行标识公文的发文字号，并标识附件序号。（5）成文日期：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期以负责人的签发日期为准。成文日期标注在正文右下方，右空四个字。用小4号宋体字书写年月日（如写成：二OO二年八月五日，不能写成2002年8月5日或02年8月有5日）， “零”写成“O” （“O”统一用大写全角英文字母）。（6）印章： 印章要加盖在成文日期上。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即以印章中线压在成文日期上。注：公文除会议纪要、简报、信息外，都应加盖印章。联合下发的公文，联合发文部门都应依次加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（7）附注：附注有两种情况，一是说明发放范围；另一种情况是在使用请示文种时需要在附注处注明联系人的姓名和电话。其位置在成文时间下一行，左侧空两个字用宋体小四号字标识，外加圆括弧括入。3版记区版记区包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个要素。（1）主题词：标注主题词的目的是为了便于计算机存储和检索，以适应办公自动化的需要。凡公文都应当标注主题词。先标类别词，再标类属词；在标类属词时先标内容词，再标形式词。如关于召开2006年工作会的通知，它的主题词是“公司 工作会 通知”，主题词的数量一般不超过5个。标识有版记区第一行左侧用用小4号黑体字加粗标识，后标全角冒号，冒号后书写主题词词组。词组间空一个字，不加标点符号（主题词的使用方法及主题词表将另行发文）。 分栏线：主题词以下，每栏均用分栏线隔开，宽度同版心。（2）抄送：主题词下1行，左空1字，用小4号宋体字标识“抄送”，后标全角目号，抄送机关名称之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。（3）印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用小4号宋体字；印发机关左空1字，印发日期右空1字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。请示文种必须写明联系人、联系电话，与印发数量同在一行，联系人及联系电话居左空l字标识，印发数量居右空1字标识。主题词：公司 工作会 通知 北京王府井百货(集团)股份有限公司办公室 2006年2月6日印发联系人：，联系电话：12345678 共印20份4其它（1）页码：两页以上的文书，需在页脚位置居中位置插入页号，格式为“1”、“2”、“3”。（2）行间距：word设置为1.5倍行间距。（3）字间距：word设置为标准字间距。（4）标点：文书中的标点符号使用系统在全角状态下的标点符号。（5）如果文件非常短小，可适当放大字体号（4号或小3号字），