公司合同管理制度.docx

公司合同管理制度第一章 总 则第一条 为了维护公司的合法权益，加强公司的合同管理，确保合同依法签订和严格履行，根据中华人民共和国合同法及相关法律、法规，结合公司实际，制定本制度。第二条 本制度所称合同是指公司与法人、其他组织和自然人设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。签约各方协商同意的有关修改合同的信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等）也是合同的组成部分。第三条 公司合同管理要遵循以事前防范法律风险、事中法律控制为主，事后补救为辅的基本原则。第四条 以公司名义对外订立的合同适用本制度。第二章 合同的订立第五条 订立合同必须遵守法律、法规，尊重社会公德，遵循平等、自愿、公平、诚实信用原则。第六条 订立合同时要审查对方当事人主体资格与履行能力，包括是否具备签约的法律资格，资信情况，代理人的代理资格等。不得与不能独立承担民事责任或没有履行能力的单位订立合同。合同标的额5万元及以上的原材料及辅助材料采购合同、产品外委加工合同、固定资产采购合同、建安与大修（项修）工程合同必须按审批单要求审批后执行（见附表）。第七条 合同内容应合法、完备、准确、具体，责任明确，附件齐全，一般包括以下主要条款：一、同名称、当事人的姓名和住所，联系方法；二、标的；三、数量；四、质量；五、价款或报酬；六、履行期限、地点和方式；七、违约责任；八、解决责任及纠纷的方法；九、根据法律规定和合同性质应具备的其他条款。第八条 拟定合同条款应当注意的事项：一、质量标准或具体的技术要求，如有国家标准、行业标准的，应约定采用国家标准、行业标准，没有国家标准、行业标准的，当事人应约定其他具体的标准；二、合同的价款或报酬及其他费用的约定要具体明确，价款或报酬为分次支付的，应当明确每次支付的数额、比例、期限及方式等；三、合同中约定的履行期限及地点，如果是分批分次交付的，应具体规定每批每次的履行期限及交货数量、交货方式及具体的交货地点等；四、合同约定履行方式为自提、代办运输或其他履行方式的，应规定具体的验收地点及期限、标准、方法，异议期限；五、施工现场安全措施协议书内容：施工必须按公司技安、防火规章制度的规定，及时办理高空作业及明火作业证，特种作业人员必须持证上岗，手持电动工具必须使用漏电保护器，劳动保护用品乙方自备，严禁占道（确需占道必须先办理占道手续），必须经常进行安全检查。工程竣工后应通知公司召集技安、消防代表进行验收。第九条 订立合同应注意签好违约责任和争议解决条款，违约责任条款要具有可操作性，争议解决条款一般采用约定管辖，将公司所在地作为诉讼地或仲裁地。第十条 订立合同应按中华人民共和国担保法的规定，注意运用定金、保证、抵押、留置等担保措施。重大合同必要时应另行订立担保合同。第十一条 重大合同的订立，合同承办部门应通知经营财会部、综合管理部法律事务人员参加并提供法律意见。 第十二条 订立合同一律采用书面形式。多页合同签订人应在每页边缘上签字或盖章。合同条款可签订书面补充协议并适用于本办法。第十三条 合同由法定代表人签订，也可由法定代表人授权委托的代理人签订。法定代表人授权委托按哈尔滨东安实业发展有限公司法人授权委托代理办法的规定办理。第十四条 合同需经审查合格并加盖合同专用章后方可生效。除法律法规规定必须使用行政章外，不得以公司行政公章代替合同专用章。第三章 合同订立过程中的审查第十五条 合同要经过审查合格方可签订。第十六条 重大合同要经过综合管理部、经营财会部等部门审查；非重大合同由合同承办部门自行审查；审查要按本办法规定的程序和内容进行。第十七条 审查合同时，合同承办部门应当提交下列资料：一、合同文本和合同附件；二、对方当事人的营业执照、资信证明、法人授权委托证书及身份证明（有效复印件）；三、合同审批单；四、需要提交的其他有关材料。第十八条 建安工程、设备修理、物资采购和设备采购合同的签订符合招标要求的，按哈尔滨东安实业发展有限公司招标投标管理办法执行。第十九条 重大合同包括：分立、合并、破产、解散、借款、担保、投资、产权转让、租赁、承包等合同。一、分立、合并、破产、解散、租赁、产权转让、承包等合同，由合同承办人员提交经营财会部审查签字，经公司总经理审批后，经营财会部加盖合同专用章。二、借款、担保、投资等合同，经公司董事会批准后，由合同承办人员提交经营财会部审查签字，经公司总经理审批后，经营财会部加盖合同专用章。第二十条 合同审查的程序和内容：一、 合同承办部门审查：（一）合同承办人负责对对方当事人主体资格和履行能力的真实性进行审查；（二）合同管理员负责对合同条款的完备性、及对方当事人证明资料的齐全性进行审查；（三）经营财会部负责对合同的价款、对付期限及结算方式进行审查；（四）委托代理人负责对合同条款进行全面严格审查，对所签合同全面负责；（五） 合同承办部门领导负责对合同可行性进行审查。二、综合管理部门审查：（一）公司法律事务人员负责对合同的平等性、合法性、完备性进行审查；（二）公司经营财会部负责对合同的价款、支付期限及结算方式进行审查；（三） 经营财会部负责合同招投标的合法性。三、公司主管领导负责对合同的可行性进行审查。第二十一条 审查合同时必须在合同审批单上签署意见并签字（盖章）。第四章 合同履行过程中的监控第二十二条 合同履行应贯彻诚实信用原则和全面履行原则，合同承办部门负责监控并及时处理合同履行过程中遇到的问题，防范履行风险。第二十三条 合同履行中的监控事项：一、对方当事人负有先履行义务是否已经履行；二、对方当事人履行行为是否为不适当履行或者恶意履行；三、对方当事人是否存在经营情况恶化、转移财产、抽逃资金、丧失商业信誉的情况；四、对方当事人是否存在怠于行使对第三人的到期债权而损害公司利益的情况；五、对方当事人是否存在放弃到期债权、无偿转让财产的情况；六、对方当事人是否有表明或以自已的行为表明不履行合同义务的情况；七、可能存在的损害公司利益的其他情况。第二十四条 合同履行过程中发生合同纠纷时，合同承办部门应与对方当事人积极协商，同时向经营财会部及法律事务人员做书面报告，公司法律事务人员会同承办部门解决纠纷。第五章 合同的变更、终止第二十五条 双方当事人协商一致并不损害国家利益的，可以变更合同。双方当事人对变更合同未达成一致意见的，原合同仍然有效。第二十六条 合同变更必须签订书面变更协议，对于合同发生重大变更的，应履行合同审查程序。第二十七条 发生法定或约定的解除合同情形时，合同承办部门应及时行使解除权，主张解除合同的，应当书面通知书对方。第二十八条 合同变更或终止后，合同承办部门要根据法律法规规定或合同约定妥善处理有关事宜。第六章 合同管理的方式和责任第二十九条 公司合同管理采取综合管理部（法律顾问）归口管理，经营财会部等部门分业务管理，合同承办部门具体管理的方式。合同承办单位设兼（专）职合同承办人和合同管理员。第三十条 公司业务部门的合同管理责任：一、 经营财会部责任（一）负责拟订公司合同管理规章制度；（二）组织公司重大合同的招投标；（三）负责公司合同的审查、审批；（四）负责公司年度更新改造和大修理计划项目的合同签订与管理；（五）负责公司实施的设备大修、国内设备采购合同的签订与管理；（六）负责公司分立、合并、破产、解散、投资、产权转让、租赁、承包等合同的签订与管理；（七）负责对合同价款、支付期限及结算方式进行审查、监督；（八）参与公司重大合同的招投标；（九）负责管理公司各类合同文本，并随财务档案一并按期归档。负责缴纳有关税费；（十）负责对公司有关合同的审查、审批；（十一）负责公司借款、担保、融资合同的签订与管理；（十二）负责公司合同专用章的使用和管理。二、综合管理部的责任（一）负责监制、修改各类合同范本和规范格式合同文本；（二）负责组织监督检查合同的签订、履行、管理等情况，向公司有关领导报告纪检监督及法律审查；（三）负责合同的管理、法律审查，参加公司重大合同的谈判，提供法律意见；（四）负责授权委托证书的制作、发放、管理；（五）负责授权委托代理人、合同管理员、合同承办人员的法律培训及考核；（六）负责合同承办部门处理合同纠纷，受法定代表人委托进行有关协商、调解、仲裁和诉讼活动；（七）负责“守合同重信用”供应商的申报；（八）负责组织有关人员进行法律、法规知识的学习、培训工作。第三十一条 合同承办部门、合同承办人、合同管理员合同管理的责任：一、 合同承办部门的责任（一）负责承办合同的谈判、起草；（二）负责合同的审查；（三）负责合同履行情况的检查、监控和上报；（四）负责合同档案的建档、管理和归档。二、合同管理员的责任（一）建立合同台帐、档案，负责本部门合同文本、合同档案的管理；（二）负责合同签订、履行情况的汇总统计上报；（三）负责合同条款的完备性、对方当事人证明资料的齐全性的审查；（四）发生合同纠纷时，提供证据等有关资料，需要时参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动，并向合同主管业务部门报告；（五）负责办理授权委托证书事宜。三、合同承办人的责任（一）负责起草合同文本，对对方当事人主体资格、履行能力的真实性负责；（二）按本办法的规定办理合同审查；（三）组织自查合同签订、履行情况，负责向委托代理人报告合同签订、履行等情况并交合同管理员汇总；（四）负责收集合同资料，协助合同管理员建立合同档案；（五）发生合同纠纷时，参加合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。第三十二条 合同的监督检查和合同统计报告：一、合同承办部门对所签合同的履行情况每季度都要进行自检；二、经营财会部组织有关管理部门对合同承办部门的合同订立、履行情况及合同管理情况每半年检查一次或不定期进行抽查。三、检查的内容主要包括（一）合同的订立是否符合本办法规定的程序；（二）合同的履行情况；（三）合同档案管理情况。四、合同承办部门负责合同的统计汇总报告工作，每季度向经营财会部、法律事务人员、主管领导书面报告合同订立履行情况。第七章 奖 惩第三十三条 对于认真贯彻执行本办法，在合同管理中工作成绩突出的，公司给予表彰和奖励。第三十四条 由于下述原因造成合同纠纷，造成经济损失的，视情节轻重和损失大小，对责任部门领导及直接责任人员通报批评、内部处分或要求赔偿损失，情节严重构成犯罪的，交司法机关追究刑事责任：一、轻信对方、不作资信调查却随意签订合同；二、未经批准为法人、组织和个人担保；三、合同签订中不履行审批手续，或不加盖合同专用章；四、不办理法人委托代理书即对外签订合同；五、超越代理权限或代理权限终止后擅自签订合同；六、与对方恶意串通、损害公司合法权益；七、因工作过失合同签订出现错误或在履行合同过程中不积极主动、玩忽职守，以致延误合同的履行。第八章 附 则第三十五条 本办法由经营财会部负责解释。第三十六条 本办法自下发之日起执行。 附表：合同审批单附表：合同审批单合同编号合同类别物资采购/建安工程/设备采购合同名称对方单位联系人及电话合同标的额结算方式履行期限及地点订立方式招投标（ ）；比价（ ）；独家代理（ ）；其他（ ）合同主要内容简介合同承办部门审查意见签字： 年 月 日制造工程部（产品工程部）审查意见签字： 年 月 日销售供应部（采购供应部）审查意见签字： 年 月 日质量保障部（技术质量部）审查意见签字： 年 月 日经营财会部审查意见签字： 年 月 日综合管理部审查意见签字： 年 月 日 分公司领导审查意见 签字：