HG股份有限公司会议管理制度.doc

第八部分 2.会议规定HG股份有限公司会议管理制度第一条 为更好地召开公司各类会议，提高会议质量，充分发挥会议的民主决策、信息交流、组织领导和推动工作的作用，特制定本规定。第二条 公司级会议的类型和召开时间公司级会议分为股东大会、董事会、高层联席会、总裁办公会、党委会、员工（会员）代表大会、工作会等会议。高层联席会于每月的第一个周六下午召开；总裁办公会于每周六下午召开；其他类型会议的召开时间，以通知为准。第三条 与会人员及会议记录股东大会由全体股东、董事、监事参加，董事会秘书处作会议记录；董事会由全体董事参加，监事、总裁列席会议，董事会秘书处作会议记录；高层联席会由公司党政领导参加，董事会秘书、企管办主任、办公室主任列席会议，办公室主任作会议纪录；总裁办公会由总裁班子成员、总裁助理、企管办主任、办公室主任参加（若不能参加会议，应委托他人参加），董事长、党委书记、董事会秘书及有关人员列席会议，办公室主任作会议记录；党委会由党委委员参加，办公室主任作会议记录；员工（会员）代表大会由员工（会员）代表参加，机关科室负责人以上管理人员、各二级单位负责人及特邀人员列席会议，大会秘书组作会议记录；工作会由机关科室负责人以上管理人员、各二级单位负责人参加，办公室作会议记录；其他各类会议的与会人员和记录员由会议主持人确定。各类会议要根据会议记录形成会议纪要，发给与会人员，并存档备案。第四条 主持人股东大会、董事会、高层联席会由董事长主持；工作例会由总裁主持；总裁办公会由总裁主持，若总裁因特殊情况不能主持会议，由副总裁主持，总裁、副总裁因特殊情况都不能主持会议时，由总裁班子其他成员主持；党委会由党委书记主持；员工（会员）代表大会由工会主席主持；其他各类会议由主办单位（部门）负责人主持。第五条 会议的组织和服务工作（一）股东大会、董事会在董事长指导下，由董事会秘书处负责会议的组织工作，办公室负责会议的服务工作。（二）员工（会员）代表大会和上级部门到公司召开的各类大型会议，应成立会议工作小组，由会议工作小组按照分工负责会议的组织和服务工作。（三）公司各部室在机关召开的专业会议，由各部门负责会议的组织工作，办公室负责会议的服务工作。（四）公司各部室在工地召开现场会、培训等专业会议，由会议组织部门在项目部会议室安排会议，并负责会议的组织、服务工作。（五）其他各类公司级会议，在会议主持人的指导下，由办公室负责会议的组织和服务工作。会议的组织工作包括：准备会议文件，拟订会议议程、日程和程序，制定会议须知，提名与会人员，发布会议通知、接受报到等工作。会议的服务工作包括：布置会场，安排食宿，会场服务，与会来宾的迎送等工作。第六条 会议食宿标准（一）上级部门到公司召开的大型会议，由会议筹备小组组长确定食宿标准。（二）在公司机关召开的各类公司级会议，与会人员家不在市区的，由办公室安排工作餐，每人餐费不超过以下标准：早餐8元，中、晚餐各15元。（三）在外地举行各类公司级会议，由办公室拟订食宿标准，编制食宿费预算，报总裁审批。办公室负责食宿安排，食宿费须控制在批准的预算内。（四）在公司机关召开的各部门级会议，与会人员家不在市区的，由办公室安排工作餐，每人餐费不超过以下标准：早餐5元，中、晚餐各10元。（五）公司各部室在工地召开现场会、培训等专业会议，由会议组织部门在项目部食堂安排与会人员就餐，每人餐费不超过以下标准：早餐5元，中、晚餐各10元；项目部食堂无法安排时，可就近安排就餐，每人餐费不超过以下标准：早餐8元，中、晚餐各15元。（六）除每年的股东会及职代会由会务组编制会餐费预算，报总裁审批方可安排会餐外，公司举办的其他会议、培训，不准会餐。除老干部座谈会、春节团拜会提供水果外，其它会议只提供茶水。如有上级部门检查、外审等特殊会议，经总裁批准后可提供水果。（七）住宿由会议组织部门安排，住宿费标准执行差旅费管理规定。凡违反规定，超出标准部分，其费用由会议组织部门的分管领导承担。第七条 会议室的管理（一）公司机关会议室由办公室负责管理，包括会议室的清洁卫生、设施保护、物品保管等工作。如因管理不善造成设施损坏、物品丢失等事件，追究办公室有关人员的责任。（二）与会人员应注意保持会议室的清洁卫生，爱护会议室的设施和各类物品。如发生设施损坏、物品丢失等事件，追究会议主办单位、部门及与会人员责任。（三）会议室为庄重严肃的特定公共场所，严禁在会议室内喧哗、吵闹、嬉戏。第八条 会议纪律（一）按时参加会议1.与会人员应提前入座，有事不能出席或不能按时出席的，应提前向会议主持人请假。对迟到者，每次罚款500元；对旷会者，每次罚款500元，并取消其与会资格。如有事需提前退席的，应向会议主持人请假，未经准假早退者，每次罚款500元。2.会前点名或签到。与会人数超过15人的会议，实行会前点名或签到制度。对未能报到或签到的，由负责点名或签到的工作人员查明迟到或旷会的原因，向会议主持人报告。对让人代为报“到”、签“到”或为别人代为报“到”、签“到”等弄虚作假者，每次罚款500元。3.对可委托他人参加的会议，若本人未委托他人参加会议按旷会处理。4.因会议组织人员未尽通知职责，造成与会人员迟到或缺席的，对责任人处以罚款，每迟到一人罚款100元，每缺席一人罚款200元。（二）按签名或会议规定的座次入座。（三）同时只准一人发言，不准私下交谈、开“小会”；违者，每次罚款50元。（四）会议期间，手机一律处于振动或关机状态，不准在会场接听或拨打电话；违者，每次罚款50元。（五）服从会议主持人对发言所作的要求。（六）会场内不准吸烟；违者，每次罚款50元。第九条 会议保密事项。公司召开的董事会、高层联席会、总裁办公会、党委会等重要会议属保密会议，除会议明示或委托与会人员对外公布的信息外，会议内容在公司未对外公布前属会议秘密，与会人员必须严格保守；如发生泄密，对泄密者罚款1000元以上，并通报批评。第十条 与会人员应按会议要求认真贯彻落实会议精神。第十一条 本规定由公司办公室组织实施并负责解释。 第八部分 2.会议规定会 议 规 定第一条 为更好地召开公司各类会议，提高会议质量，充分发挥会议的民主决策、信息交流、组织领导和推动工作的作用，特制定本规定。第二条 公司级会议的类型和召开时间公司级会议分为股东大会、董事会、高层联席会、总裁办公会、党委会、员工（会员）代表大会、工作会等会议。高层联席会于每月的第一个周六下午召开；总裁办公会于每周六下午召开；其他类型会议的召开时间，以通知为准。第三条 与会人员及会议记录股东大会由全体股东、董事、监事参加，董事会秘书处作会议记录；董事会由全体董事参加，监事、总裁列席会议，董事会秘书处作会议记录；高层联席会由公司党政领导参加，董事会秘书、企管办主任、办公室主任列席会议，办公室主任作会议纪录；总裁办公会由总裁班子成员、总裁助理、企管办主任、办公室主任参加（若不能参加会议，应委托他人参加），董事长、党委书记、董事会秘书及有关人员列席会议，办公室主任作会议记录；党委会由党委委员参加，办公室主任作会议记录；员工（会员）代表大会由员工（会员）代表参加，机关科室负责人以上管理人员、各二级单位负责人及特邀人员列席会议，大会秘书组作会议记录；工作会由机关科室负责人以上管理人员、各二级单位负责人参加，办公室作会议记录；其他各类会议的与会人员和记录员由会议主持人确定。各类会议要根据会议记录形成会议纪要，发给与会人员，并存档备案。第四条 主持人股东大会、董事会、高层联席会由董事长主持；工作例会由总裁主持；总裁办公会由总裁主持，若总裁因特殊情况不能主持会议，由副总裁主持，总裁、副总裁因特殊情况都不能主持会议时，由总裁班子其他成员主持；党委会由党委书记主持；员工（会员）代表大会由工会主席主持；其他各类会议由主办单位（部门）负责人主持。第五条 会议的组织和服务工作（一）股东大会、董事会在董事长指导下，由董事会秘书处负责会议的组织工作，办公室负责会议的服务工作。（二）员工（会员）代表大会和上级部门到公司召开的各类大型会议，应成立会议工作小组，由会议工作小组按照分工负责会议的组织和服务工作。（三）公司各部室在机关召开的专业会议，由各部门负责会议的组织工作，办公室负责会议的服务工作。（四）公司各部室在工地召开现场会、培训等专业会议，由会议组织部门在项目部会议室安排会议，并负责会议的组织、服务工作。（五）其他各类公司级会议，在会议主持人的指导下，由办公室负责会议的组织和服务工作。会议的组织工作包括：准备会议文件，拟订会议议程、日程和程序，制定会议须知，提名与会人员，发布会议通知、接受报到等工作。会议的服务工作包括：布置会场，安排食宿，会场服务，与会来宾的迎送等工作。第六条 会议食宿标准（一）上级部门到公司召开的大型会议，由会议筹备小组组长确定食宿标准。（二）在公司机关召开的各类公司级会议，与会人员家不在市区的，由办公室安排工作餐，每人餐费不超过以下标准：早餐8元，中、晚餐各15元。（三）在外地举行各类公司级会议，由办公室拟订食宿标准，编制食宿费预算，报总裁审批。办公室负责食宿安排，食宿费须控制在批准的预算内。（四）在公司机关召开的各部门级会议，与会人员家不在市区的，由办公室安排工作餐，每人餐费不超过以下标准：早餐5元，中、晚餐各10元。（五）公司各部室在工地召开现场会、培训等专业会议，由会议组织部门在项目部食堂安排与会人员就餐，每人餐费不超过以下标准：早餐5元，中、晚餐各10元；项目部食堂无法安排时，可就近安排就餐，每人餐费不超过以下标准：早餐8元，中、晚餐各15元。（六）除每年的股东会及职代会由会务组编制会餐费预算，报总裁审批方可安排会餐外，公司举办的其他会议、培训，不准会餐。除老干部座谈会、春节团拜会提供水果外，其它会议只提供茶水。如有上级部门检查、外审等特殊会议，经总裁批准后可提供水果。（七）住宿由会议组织部门安排，住宿费标准执行差旅费管理规定。凡违反规定，超出标准部分，其费用由会议组织部门的分管领导承担。第七条 会议室的管理（一）公司机关会议室由办公室负责管理，包括会议室的清洁卫生、设施保护、物品保管等工作。如因管理不善造成设施损坏、物品丢失等事件，追究办公室有关人员的责任。（二）与会人员应注意保持会议室的清洁卫生，爱护会议室的设施和各类物品。如发生设施损坏、物品丢失等事件，追究会议主办单位、部门及与会人员责任。（三）会议室为庄重严肃的特定公共场所，严禁在会议室内喧哗、吵闹、嬉戏。第八条 会议纪律（一）按时参加会议1.与会人员应提前入座，有事不能出席或不能按时出席的，应提前向会议主持人请假。对迟到者，每次罚款500元；对旷会者，每次罚款500元，并取消其与会资格。如有事需提前退席的，应向会议主持人请假，未经准假早退者，每次罚款500元。2.会前点名或签到。与会人数超过15人的会议，实行会前点名或签到制度。对未能报到或签到的，由负责点名或签到的工作人员查明迟到或旷会的原因，向会议主持人报告。对让人代为报“到”、签“到”或为别人代为报“到”、签“到”等弄虚作假者，每次罚款500元。3.对可委托他人参加的会议，若本人未委托他人参加会议按旷会处理。4.因会议组织人员未尽通知职责，造成与会人员迟到或缺席的，对责任人处以罚款，每迟到一人罚款100元，每缺席一人罚款200元。（二）按签名或会议规定的座次入座。（三）同时只准一人发言，不准私下交谈、开“小会”；违者，每次罚款50元。（四）会议期间，手机