财务、供应软件系统实施调研报告.doc

XX集团调研报告目 录第一章 财务系统- 2 -一、XX集团财务系统现状- 2 -二、关键需求- 5 -三、财务系统解决方案- 6 -（一）基础数据管理- 7 -（二）报表自定义- 7 -（三）现金流量表- 13 -（四）固定资产- 14 -（五）往来科目账龄分析- 16 -第二章 采购管理- 16 -一、XX集团采购流程- 17 -二、目前存在的主要问题- 17 -三、关键需求- 32 -四、关键需求解决方案- 32 -（一）采购流程整理- 33 -（二）采购价格控制- 33 -（三）即时库存查询- 34 -（四）多级审核- 37 -（五）数据共享- 42 -第二章 仓存管理- 16 -一、XX集团一厂仓库管理现状- 17 -二、XX集团二厂仓库管理现状- 17 -三、主要问题- 32 -四、关键需求- 32 -五、关键需求解决方案- 33 -（一）数据共享- 33 -（二）不允许负库存- 34 -（三）仓库控制- 37 -（四）权限划分- 42 -第一章 财务系统1) 调研时间2009年12月27日u 调研地点XX集团财务室u 调研对象XX集团财务u 被访人：u 调研内容及目标了解XX集团目前的财务处理流程、科目的设置、财务核算过程中遇到的问题及需求。u 报告人一、 财务系统现状1. 集团共一个财务部。2. 会计期间按自然月份设置。3. 科目使用的是旧会计准则科目。4. 凭证字：收、付、转。5. 现在有XX和国洪两个公司，两个公司独立核算，不需要进行报表合并、账务合并。6. 客户数量预计在50个左右，目前没有进行分类管理。7. 供应商数量预计在60个左右，目前没有进行分类管理。二、 关键需求简便、快捷，适合企业，没有具体需求。三、 财务系统解决方案1、基础数据管理为保证数据的一致性，实现数据共享，应当保证下列基础数据统一设置：（1）部门部门信息在“管理费用”明细核算、“生产成本”明细核算、固定资产卡片的使用部门、生产领料的领料部门中需要调用，此信息应当按照集团的组织机构加以设置；（2）职员职员信息在出入库单据的领料及保管中需要调用，以人力资源数据为准；（3）仓库仓库信息在“原材料”等存货核算、出入库单据中需要调用，仓库信息涉及出入库数据的统计、存货的盘点和物料归类，应当严格按集团的组织机构设置；（4）计量单位计量单位在固定资产卡片、数量金额明细核算、出入库单据中需要调用，此信息一旦使用不允许修改。（5）供应商供应商信息在“应付账款”明细核算、外购入库单的供货单位中需要调用，为满足财务核算要求，供应商信息设置建议至少分为两级：一级为地区分类，二级为具体供应商。（6）客户客户信息在“应收账款明细核算”、销售出库单的购货单位中需要调用，为满足财务核算要求，客户信息设置建议至少分为两级：一级为地区分类，二级为具体客户。鉴于基础数据的重要性，建议由财务部门负责对基础数据进行整理，归划，并进行统一编码，并形成书面文件下发各部门。2、报表自定义财务报表数据大部分来自于凭证内容，因此应当结合自定义报表结构来分析设置：（1）管理费用明细表管理费用明细表可以反映出企业的管理费用中各个费用项目的发生情况，建议在会计科目中对“管理费用”按照各个费用项目设置明细科目。如需反映各个部门的费用情况，建议对“管理费用”科目设置“部门”核算项目。（2）产品成本明细表产品成本明细表涉及部门和成本对象两个因素，可以反映某一个车间的成本情况，也可以反映某一个成本对象的成本情况，建议在会计科目中对“生产成本”明细科目应当设置“部门+成本对象”的核算项目。（3）产品销售利润明细表产品销售利润明细表涉及成本对象，如果需要反映某一具体成本对象的销售利润情况，建议在会计科目中“主营业务收入”、“主营业务成本”统一设置“成本对象”核算项目。（4）其他其他报表，如所有者权益变动表、基本情况表、应缴费用明细表，需要对会计科目体系中的“应付职工薪酬”、“应交税费”明细科目统一设置。3、现金流量表金蝶K3现金流量表有三种编制方法：凭证指定、会计凭证序时簿指定、T型账户指定。为保证现金流量准确、完整建议采用凭证指定法。同时为简化工作量，减少人为错误，可以使用金蝶K3中对会计科目的现金流量项目预设功能，例如“主营业务收入”可以预设现金流量表主表项目为“销售商品或劳务收到的现金”，这样在现金凭证中只要出现“主营业务收入”科目系统就会默认记入“销售商品或劳务收到的现金”项目。4、固定资产固定资产是财务核算的一个重要内容，集团对固定资产类别、折旧方法、使用年限、预计净残值率应当统一规定。金蝶K3固定资产功能可以完全满足集团业务需要，在业务处理时应当注意以下几个关键点：（1）固定资产原值如果需要进行变动，应注意预计净残值也要发生变动，金蝶K3固定资产处理时，凡是固定资产原值发生变动的，预计净残值也自动按新原值变动。（2）固定资产原值、预计使用年限、已提折旧、预计净残值发生变动的，按会计准则规定属会计估计变更，需要按未来适用法计提折旧，应注意折旧方法的变动。5、往来科目账龄分析金蝶K3往来账龄分析有两种，一种是仅针对往来科目的余额进行账龄分析，一种是针对每笔款项进行账龄分析，后者的账龄最准确但也最复杂。建议往来账龄时采用余额账龄分析，待条件成熟后，再对每笔款项进行账龄分析。同时，账龄分析的时间段在金蝶K3中是自定义的，因此可以按年进行账龄分析。第二章 采购管理2) 调研时间2009年12月31日u 调研地点XX集团供应部u 调研对象XX集团采购u 被访人：u 调研内容及目标了解XX集团目前的采购处理流程。u 报告人一、XX集团采购流程 生产车间报计划，计划经总经理审核后，供应部即可采购。二、目前存在的主要问题（一）各级需求部门和采购部门不能及时掌握集团库存状况，对生产急需物品无法作出及时判断。各部门在编制采购计划时不清楚现有的库存情况，生产部门和物料的保管部门没有形成仓存数据共享的机制， 需要通过和库管部门的核对才能掌握实际的库存，采购计划和实际库存没有形成一个有效的数据传递机制，只能通过总保管人为的筛选或剔除；（二）采购计划在执行过程中，没有很好地实现采购计划跟踪，领导层不能及时掌握哪些采购计划正在执行，哪些采购计划已经执行完毕，哪些采购计划已经暂停或关闭，同时，采购部门不能及时掌握采购计划的执行进度；（三）集团的采购计划、采购订单、验收入库在传递时依靠的是人工传递，没有实现一单到底，采购计划、采购合同、采购订单、验收单、入库单都各成体系，数据核对工作量大，人为错误的可能性大。三、关键需求1、在采购流程对单据的流转进行内部控制；2、仓库库存数据能够共享。四、关键需求解决方案1、采购流程整理为加强采购过程的内部控制机制，我们对集团的采购进行整理如下：主要业务流程如下：（1）采购计划采购计划由集团统一下达，可以采用年度或月度采购计划，并分解到每一个部门，同时允许根据实际需要对采购计划进行追加，没有采购计划的一律不得进行采购。（2）采购申请采购申请由各部门进行编制，由采购部门进行汇总。同时，各部门对仓库存量数据共享，在编制采购申请可以查询仓库的即时库存信息，避免重复采购。（3）采购订单及采购合同采购订单由采购部门下达并订立采购合同，在编制采购订单时必须调用已审批的采购申请，没有采购计划或采购申请的不得下达采购订单，在采购订单执行过程中执行跟踪，详细反映采购订单的执行情况，如是否入库、有多少未入库、有多少未结算等信息。（4）收料通知物资到达内部时，首先由采购部门向仓库部门下达收料通知，由仓库对所购物资进行点检，只要符合合同要求才允许进行入库，不符合要求的予以退库或其他处理。（5）采购入库由仓库人员实物入库手续，仓库人员不负责对实物入库是否已开票进行控制，也就是只要有实物就需要输入库手续，结算由财务部门负责。（6）采购结算物资入库后，采购部门调用仓库的“外购入库单”并填制“采购结算发票”传递到财务部门，财务部门对当期入库并结算的进行入库核算并计算入库成本，对当期入库但未结算的进行估价入库核算并计算估价入库成本。2、采购价格控制对采购的物资进行最高限价控制，超过集团制定的最高限价的采购一般不允许进行，建议对主要材料及常用材料进行价格控制。3、即时库存查询在编制“采购申请”、“采购计划”、“采购订单”，各部门可以对即时库存进行查询，同时可以考虑设置安全库存量。4、多级审核采购流程中的各单据都可以进行多级审核，只有到最后一级审核完成才能流转到下一环节。5、数据共享为保证数据的及时、准确、完整，财务部门的应付款管理、采购部门的采购结算、仓存部门的外购入库单应当共享，以外购入库单和采购结算单据为基础。第三章 仓存管理3) 调研时间2009年12月29日u 调研地点XX集团库房u 调研对象XX集团库房管理u 被访人：库管：u 调研内容及目标了解XX集团目前的库房管理现状，包括库房状况、物料出入库流程以及物料分类及编码、每月需向财务上交的报表情况。u 报告人一、一厂仓存管理现状1、仓库部门目前使用的是用友软件的用友通，是个单机版。2、共三个库房：大型设备 油料库 零散备品备件库3、对目前的分类不是十分满意，没有搜索功能，查找不方便，存在物料名称重复的现象。库房现存部分物料不知道名称，无法和账面数核对。固定资产也作为物料在库房核算，而且没有一个明显的界定标准，库房人员感到比较乱。4、货到票未到的情况不多，库管人员根据随货清单登记手工账簿。5、库房采用计划成本法核算出入库成本。7、在系统启用之前，库房管理员希望能盘一次库8、入库流程：收到货物时库房人员根据对方的送货清单清点货物，开验收证（验收证一式三联，月底将红联送交财务，其他两联在收到采购发票后，和发票核对无误后一并送交财务，库房没有留存联）9、出库流程：领料人领料时，库房开具领料单（由领料人签字）即可领料。四大车间有专门的材料员，材料员到库房拿本车间的领料单（红联）10、库房向财务送交的单据、报表验收证、领料单、出库汇总表（按领料部门汇总）、收发存汇总表（按物料类别汇总）二、二厂仓存管理现状1、 二厂现在各车间均未投产，仓库现状就是供应商供料、施工队领料、几乎无车间领料。2、 库房现采用手工账簿。3、 共两个仓库：内仓（紧固类、三类）外仓（钢板、螺旋管类）保管： 验收： 出库： 记账：4、 库房无出入库物料名称不一致情况，固定资产在库房进行验收、出库及登账。5、 现出入库物料的价格均按合同价核算。6、 入库流程：货到时，与随货同行的送货清单及合同核对无误后，开具验收证（保管及验收人签字），供应商取绿联、保管留白联作底、红联上交财务。7、 出库流程：车间提交计划单，根据计划单开具领料单（领料人及保管均签字），领料人取红联、保管留白联作底、绿联上交财务。8、 废料中有部分能再利用的要先退料然后再进行领料。包括施工队退回的施工材料和部分成品材料。9、 库房向财务送交的单据、报表验收证、领料单、出库汇总表（按领料部门汇总）、收发存汇总表（按物料类别汇总）三、主要问题1、仓存管理系统与财务管理系统在现有软件操作中，没有实现系统资源共享和系统无缝连接，财务上的材料数据依然书面数据传递，财务核算和出入库业务不同步2、仓存管理还不是一个完善的管理体系，只是一个单纯的保管货物、登记货物的部门，不能向领导层和相关部门提供及时、准确的决策参考数据，像库龄管理、库龄分析、呆滞料分析、ABC分析还没有在仓存管理系统中应用。3、对废品、呆滞品的再利用没有建立完善的管理机制 ，造成很大浪费。4、入库、出库单据一式三联全部送交财务，仓库保管没有留存联，发现错误无据可查。四、关键需求1、解决财务与仓库系统对账问题，避免人为错误；2、仓库出入库数据的完整性；3、加强仓库的内部控制。五、关键需求解决方案1、数据共享仓存数据必须纳入财务部门的管理范围，仓存数据应当第一时间被财务部门掌握，因此，在业务流程上仓库部门的出入库业务必须纳入ERP流程，所有出入库单据必须在软件中体现，不允许手工传递。财务部门所有的出入库业务凭证必须在系统中选择出入库单据，不允许手工录入。2、不允许负结存负结存会导致存货无法盘点，财务无法核算出入库成本，成本归集不完整，因此，在业务中应当杜绝负结存现象。仓库部门应当仅负责实物，不论是否结算，不论是普通票还是专用票，都必须输入库手续，这样才能保证业务的连续性和完整性，财务部门的仓存数据才有实际意义。3、仓存控制1）生产领料单除领料人签字外应由车间主任签字确认，以规范领料流程，减少库存流失。2）条件成熟时，