会务执行手册新版.doc

XXXXXXXXXX 集团集团 会务执行手册会务执行手册 目目 录录 一、手册说明一、手册说明4 二、会议制度及规范二、会议制度及规范4 三、流程图三、流程图7 四、程序四、程序10 会前工作（按顺序）会前工作（按顺序）.10 议题及参会人员范围的确定议题及参会人员范围的确定.11 会议场所的选定：会议场所的选定：.10 会议通知的起草会议通知的起草.11 申报会议预算申报会议预算.12 人员确认人员确认.12 设备准备设备准备.12 预定预定.12 车辆安排车辆安排.12 会务通知起草会务通知起草.12 议程议程PPT制作制作错误！未定义书签。 食品的采买食品的采买.13 指导服务员工作指导服务员工作.13 会议场地布置与熟悉会议场地布置与熟悉.13 会中工作（按顺序）会中工作（按顺序）.14 会议室保障会议室保障.14 汇报人员的保障汇报人员的保障.14 用餐的保障用餐的保障.14 娱乐的保障娱乐的保障.错误！未定义书签。 住宿的保障住宿的保障.14 会后工作（按顺序）会后工作（按顺序）.15 离会车辆安排离会车辆安排.15 退房退房.15 设备整理设备整理.15 结帐结帐.15 设备归还设备归还.15 费用报销费用报销.15 会务总结会务总结.16 五、注意事项五、注意事项16 附件：附件：18 会议通知草稿会议通知草稿 19 会务通知草稿会务通知草稿 22 会议预算草稿会议预算草稿 27 会务分工明细表会务分工明细表 28 主要会议场所明细表主要会议场所明细表 29 一、手册说明手册说明 为了便于客服部会务组掌握会议服务的各项流程，更好地为总代赢 利系统做好服务保障工作，特编写了中研国际时尚管理咨询公司会务手 册供大家参考，会务手册内容主要包含组织一次会议中所应做好的 各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。 望随时提出修改意见 ，谢谢！ 二、会议制度及规范二、会议制度及规范 为保障总代项目课程顺利召开和课程的效果，客服部特制定并颁发了 会议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下： 会议制度（试行）会议制度（试行） 1. 目的：目的：会务服务工作作为客户服务部的一项重点工作，应以“以客户 为中心”为基本服务理念，在做好会务工作的同时，客服人员更要明 确服务的过程是一次企业形象全面的展示，是加深客户信任度的最佳 机会。为完善客服部会务管理流程，细化工作分工，制作本会务管理 手册。 2. 适用范围：适用范围：本制度主要适用于总代会务，商学院会务工作可做参考。 3.3. 会议通知起草与发送会议通知起草与发送 3.1 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会 议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的 占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够 准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的 实现； 3.2 会议通知应该包括以下几项内容 3.2.1 会议目的：会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果， 3.2.2 会议时间：会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间 3.2.2.1 由多个部门参加的会议：上午的会议定为 9:10 开始， 下午的会议定为 14:10 开始。由于特殊情况无法按以上规 定时间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说 明。 3.2.2.2 为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下， 会议时间一般应控制在 2 小时以内。 3.2.3 会议地点：会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外 部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图; 3.2.43.2.4 会议议程：会议议程： 3.2.4.1 会议议程的第一项是主持人讲解会议要求 3.2.4.2 根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨 等内容(参见名词解释) 3.2.4.3 会议议程应以 30 分钟为单元，列出本单元的会议内容， 如果某项内容多于 30 分钟，也应该分为多个单元，其目 的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。 3.2.4.4 每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、 列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员 时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪 些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影 响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参 加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以 学习、观摩的机会； 3.2.53.2.5 会议注意事项会议注意事项 3.2.5.1 着装要求:在总代会务期间需着统一教练服，由公司统 一发放，每次会议前从客服部领取。 3.2.5.2 会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内 容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必 要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人 员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门 批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中 使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带 走的必须履行相应的登记手续。等等。 3.3 会议通知的发送 3.3.1 跨部门的会议，会议组织部门应该提前 3 个工作日发出会议 通知；如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提 前 5 个工作日发出通知，涉及总经理使全体成员参加的会议， 应该提前 10 个工作日发出通知；以便与会人员能够事先调整 好时间安排并为参会做好准备； 3.3.2 如果因特殊情况需要临时召开会议（会议通知发出距离会议 召开 24 小时以内），跨部门的会议应该由本系统的总经理室 成员批准，总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总 经理的批准； 会议纪律会议纪律 3.4 会务人员在会议期间，每日应于 8：30 前到达会场，做前期的各 项准备工作； 3.5 会议期间在场内避免随意走动，对手机做消音处理； 会务组织：会务组织： 3.6 会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行会议预算，并报营 销总监审批； 3.7 交通、食宿：如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会 议时间安排组织与会人员的交通和食宿。如果下午有会议议程， 午餐应安排为工作快餐； 三、流程图 整体流程整体流程 会会 前前 Y N 确认开课时间， 参会人数 选址及确定 起草会务通知 会议预算 人员确认 （住宿，交通） 设备准备 预定会议室，房 间，用餐 车辆安排 物料归总 食品采买 到达会场 场所布置与熟悉 开 始 产品出库 四、四、组织架构组织架构 会务总监会务总监 会务主管会务主管 会务专员会务专员 会务专员会务专员会务专员会务专员 五、工作职责 详见附表 六工作程序六工作程序 会前工作（按顺序）会前工作（按顺序） 会议场所的选定：会议场所的选定： 在会前至少会前至少 30 个工作日个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用 标准。 要求要求 ：详见附件一 说明：说明：对符合上述条件的场所最终提请营销总监。 参课人员数量的确定参课人员数量的确定 会议通知的起草会议通知的起草 在会前一周会前一周确定本次会议的议程议程，其中包括 汇报的具体时间汇报的具体时间，主要内容及安排主要内容及安排，汇报人汇报人，列席人员列席人员 等事项。 举例如下：举例如下： 议议 程程 时间时间汇报议题汇报议题主要内容及时主要内容及时 间安排间安排 主要汇报人主要汇报人 员员 列席人员列席人员 1 19:009:00 1010：0000 汇报人：汇报人： 、 、 1010：00-00- 1010：1515 休息休息 2 2 1010：1515 1111：4545 汇报人：汇报人： 、 、 、 结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人， 议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的 要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前十天会前十天 发出。 申报会议预算申报会议预算 依据会议参课人员数量及工作人员情况的确认，做如下费用明细， 包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，茶歇费，广告安装费，交通 费，办公用品费等相关费用。 会议预算要求在会前四天由会前四天由会务总统筹筹 完成，报营销总监和财务总监 审批。 人员确认人员确认 结合派出工作人员情况及携带物料数量，确认住宿，安排交通（往返）情 况。 设备准备设备准备（详见附件二）（详见附件二） 预定预定 依据征询结果，与酒店最后确定：会议室，房间，餐饮的具体安排。 车辆安排车辆安排 依据会议议程确定车辆往返的安排，一般选用金杯车。要求明确发车时间， 地点，路线。 会务通知起草会务通知起草 结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排 确定并详细。 应包括时间、地点、参课流程、住宿安排、就餐安排、车辆安排、会 务组联系方法、会议注意事项及会址路线图。 会务通知要求在会前五天会前五天 完成，发营销统筹后由其通知销售人员分别 发放给参课人员。 会务通知要求在会前三天会前三天 发给参会人员。 食品的采买食品的采买 依据会议的长短及人数，采购相应的水果、干果及小点心。 指导服务员工作指导服务员工作 确定每次会议至少需有 3 名名服务人员。 通知服务人员全程服务茶歇。 指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。 会议场地布置与熟悉会议场地布置与熟悉 事先与酒店人员联系，保证服务人员的及时到位。 所有会议所需用品需在会前一天会前一天运到会场；会议室所需用品（投影仪， 胶投，幕布，白板，激光笔）等需在会前会前 1 天天摆放并调试完毕。 会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前一天会前一天准备并调试完毕。 讲师台需放置矿泉水一瓶，并注意增补。 摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。 通知汇报人员于会前会前 5 分钟分钟就座并准备好汇报资料。 签到签到 确定签到台的摆放与人员 摆放签到处 会中工作（按顺序）会中工作（按顺序） 会议保障会议保障 会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。 每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。 协助汇报人员做好汇报 PPT 文件的调试及资料分发工作。 在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。 及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整 工作。 汇报人员的保障汇报人员的保障 落实汇报人员及时到会。 了解汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电脑， 资料准备等）。 落实汇报人员用餐情况。 落实汇报人员返回情况。 用餐的保障用餐的保障 要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时 间。 要求凉菜在正餐开始前 15 分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。 如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。 住宿的保障住宿的保障 在所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的钥匙。 在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。 叫早并通知早饭时间。 在会议结束的当天 13：00 之前，将所有房间的钥匙收齐。 会后工作（按顺序）会后工作（按顺序） 离会车辆安排离会车辆安排 全部会议结束后，做好参会人数返回车辆安排工作。 导师离场与其他人员车辆安排 退房退房 在会议最后一天通知中午 13：00 之前，办理退房手续。 设备整理设备整理 在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。 结帐结帐 在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。 设备归还设备归还 返回公司后，归还所借设备。 费用报销费用报销 在会后三天内会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。 会务总结会务总结 会后第一次秘书处例会上，进行会务总结工作。 五、注意事项五、注意事项 会务人员要做好总经理业务工作的保障工作并携带公司通讯录以做好联 系。 全程会议要至少保证有 2 辆辆会议用车。 会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。 会务人员要携带至少 5 份份会务通知，以备查询。 财务监控部汇报材料为受控文件，要指定专人做资料的发放工作。 会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固 定。 会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的 原因并尽快解决。 附件：附件： 会议通知草稿会议通知草稿 会务通知草稿会务通知草稿 会议预算草稿会议预算草稿 会务分工明细表会务分工明细表 主要会议场所明细表主要会议场所明细表 附附件件一一 第 1 页，共 2 页 文件编号：发文日期：文件类别：会议通知 公司 COMPANY:TO: 傳真號碼 FAX NO.: 編號 OUR REF: 拟文： 审核： 批准： 收文部门：收文者： 抄送： 传阅 阅后存档 保密 保密期限 其他 年月份总经理室例会通知年月份总经理室例会通知 年月份例会定于月日下午（星期）和日（星期）举行。会议的各项内 容安排如下： 一、会议地点：一、会议地点： 二二 、参会人员：、参会人员： 三三 、会议主持人：、会议主持人：- 四、四、 议程安排：议程安排： 议议 程程 时间时间汇报议题汇报议题主要内容及时间主要内容及时间 安排安排 主要汇主要汇 报人员报人员 列席人员列席人员 1 1- 、 、 、 1616：:00:00 1616：1515 休息休息 2 2 1616：15-15- 1818：0000 、 、 、 1818：1515 1919：1515 晚餐晚餐 1919：3030 2222：3030 自由活动、交流，自由活动、交流， 2222：3030 分以前必分以前必 须休息，须休息， 3 3 5 5 月月 2929 日日 （星期六）（星期六） 8 8：0000 9 9：3030 4 4 9 9：30-30- 1010：3030 、 、 、 1010：30-30- 1010：4545 休息休息 5 5 1010：4545 1212：3030 、 、 、 、 1212：3030 返回返回 五、五、 会议注意事项会议注意事项 1 1、5 5 月月 2929 日早日早 8 8：0000 举行总经理室周例会，举行总经理室周例会，5 5 月月 3131 日的总经理室周例会日的总经理室周例会 取消；取消； 2、总经理室会议的内容属于公司的商业秘密，与会人员请注意保密； 3、各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参会； 4、会议期间请不要随意走动，请对手机、BP 机做消音处理； 5、请汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行； 6、各汇报部门请事先准备好 PPT 文件，如需要准备文字材料，请准备 22 份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回； 7、如因特殊原因无法参会，总经理室成员需要杨元庆总经理准假，其他 人员需要本部门的主管总经理室成员准假并通知秘书处秘书处 8 8、5 5 月月 2828 日前将给与会人员发出详细的会务通知，请注意查收。日前将给与会人员发出详细的会务通知，请注意查收。 附件二附件二 第 1 页，共 4 页 文件编号：发文日期： /文件类别：通知 拟文：审核：/批准： 收文部门：收文者：与会人员 抄送： 传阅 阅后存档 保密 保密期限 其他 月份例会会务通知月份例会会务通知 一、一、会议时间会议时间：月 28 日下午、29 日 二、二、会议地点会议地点： 三、三、会议主持人：会议主持人： 公司 COMPANY:TO: 傳真號碼 FAX NO.: 編號 OUR REF: 议议 程程 时间时间汇报议题汇报议题主要内容及时间主要内容及时间 安排安排 主要汇主要汇 报人员报人员 列席人员列席人员 1 1- 、 、 、 1616：:00:00 1616：1515 休息休息 2 2 1616：15-15- 1818：0000 信息化建设情况信息化建设情况 通报通报 、 、 、 1818：1515 1919：1515 晚餐晚餐 1919：3030 2222：3030 自由活动、交流，自由活动、交流， 2222：3030 分以前必分以前必 须休息，须休息， 3 3 5 5 月月 2929 日日 （星期六）（星期六） 8 8：0000 9 9：3030 总经理室周例会总经理室周例会 4 4 9 9：30-30- 1010：3030 经营情况通报经营情况通报 、 、 、 1010：30-30- 1010：4545 休息休息 5 5 1010：4545 1212：3030 联想电脑服务模联想电脑服务模 式研讨式研讨 、 、 、 1212：3030 返回返回 四、四、房间安排房间安排： 住宿人员住宿人员房号房号住宿人员住宿人员房号房号 5206、5209 、5208、5210 5207 、5211 、5205、5202 、5204、5212 、5203、5201 六、就餐安排六、就餐安排： 5 月 28 日 晚餐 18：15-19：15 5 月 29 日 早 8：00 早餐会 5 月 29 日 午餐 12：30-13：30 七、会务组七、会务组： ： 137。 ： 139。 TEL：64231199 转 5201 房 八、车辆安排：八、车辆安排： 日期日期时间时间路线安排路线安排 13：00 15：20 16：00 18：00 5 月 28 日 19：30 8：20 9：45 10：40 12：30 5 月 29 日 12：40 九、活动安排九、活动安排： 时间时间地点地点活动内容活动内容 注：5 月 28 日提供以上娱乐项目，如有需求请与会务组联系。 十、会议注意事项十、会议注意事项 1、各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参会；请 汇报人严格控制时间严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行； 2、各汇报部门请事先准备好 PPT 文件，如需要准备文字材料，请准备 2222 份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回； 1、如因特殊原因无法参会，总经理室成员必须向杨总亲自请假；其它人 员需向部门主管总经理成员请假请假，并及时通知会务组。 2、会间请不要随意走动，请对手机、BP 机做消音处理； 3、此次会议议程较多，会议的结束时间可能会有所延长； 4、5 月 31 日的周例会取消； 5、如所汇报人员因参会所发生的交通费用可于 5 月月 31 日日下班前交给 ，由会务组统一报销（同时请在票据后注明姓名及行车路线）， 逾期请自行报销。 6、每一房间只有一把钥匙钥匙，请注意保管，并在 29 日下午开会前日下午开会前交给会务 组，若有损坏或丢失需自行补偿 50 元。 7、参会人员如有住宿或用车需要，请及时通知或。 附：路线图附：路线图 略 附件三附件三 第