浅谈竣工资料的整理与编制.doc

浅谈竣工资料的整理与编制竣工资料就是工程竣工后的真实、完整的资料是指工程建设项目从酝酿、决策到建成运用的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括项目的立项、科研、勘察设计、计划、招标投标、建设实施、竣工验收、运行管理准备等工作中形成的文字材料、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。对施工单位来讲，具体包括开工报告、竣工报告、图纸会审、原材料及成品半成品出厂合格证和试验报告、测量资料、工程质量验收评定证书、材料检验报告、产品质量合格证、经业主批准的施工组织设计或施工方案和总结、隐蔽工程验收记录、安装工程的调试方案和调试记录等等。一、存在问题工程竣工资料的整理归档一直是我公司工程项目进行中一项比较繁琐的工作内容。内业资料在每一项工程施工中都占着举足轻重的份量，它关乎着项目的施工能否顺利地进行，也关乎着项目的工程计量款能否按时到位，尤其是竣工资料，既是现场施工在文字上的反应，又是工程项目完成后必不可少的依据。我公司在以往竣工资料的整理还存在着一些问题：1、在施工过程中，我们往往重现场，轻内业，在上报资料的签证过程中不能与监理及时沟通，资料返还时间拖得太长，致使原始资料的丢失与损坏。2、由于平时忽视内业资料的整理, 直至工程结束才开始重视, 造成资料的杂乱无章、内容短缺以及签字手续不全等问题, 完工后不得不抽出大量时间、人员进行整理、补充。3、由于平时对图纸等一些重要文件没有妥善保管,在施工过程中造成丢失和损坏，不断的重新复印， 造成不必要的浪费。二、整理要求 资料的整理分为三个步骤：前期准备、施工过程中原始资料的收集、竣工资料归档汇编1、前期准备前期准备是每个项目必不可少的一个重要环节，对于内业人员则是原始资料表格的整理。在每个项目正式开工前，业主和总监办都会召开内业整理的会议，并下发原始资料填写时所用表格的通知，这就要求我们回来后做一个详细的归类整理。1）首先，要将各种表格输入电脑，形成电子版，并且将主体工程表格与附属工程表格分开。主体工程表格包括道路和结构物所需的表格，它们又分为质检表格、试验表格、原始资料表格、评定表格及汇总表格等等。把这些表格分门归类，建立各自的文件夹，做到事半功倍，在以后做资料的过程中，寻找起来方便快捷2）仔细翻看图纸，将图纸中给出的数据以表格或图文形式输入电脑，以便以后做资料时随时提取。3）绘制形象进度图，在以后的施工过程中根据施工现场的进度进行标注，这样能准确地知道现场的施工进度，确保资料与施工进度同步。2、原始资料的整理原始资料是竣工资料的骨架，所以实行资料编制工作要进行“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。对于原始资料的整理总的要求是在保证原始资料内在质量的基础上，注重提高外在品质，并要求及时收集，及时分析，及时报送，以便指导管理和施工。所谓内在质量是指原始资料的内容要准确、真实、完整、规范。外在品质则是指资料的及时和书面的干净整洁和美观。具体要求如下：1）及时，是针对资料的时效性而言，在每个施工工序和管理过程中所发生的资料都应该及时收集和整理，并按要求报送审核和归档，为动态管理提供最快的信息和资讯。2）准确，是指必须坚持一丝不苟的科学态度和认真负责的工作精神，严格按照程序进行，严禁采用“回忆录式”编写资料，以保证资料的准确无误，如控制的技术指标符合规范要求，数据的记录、计算、审核准确等。3）真实，是指坚持实事求是和求真务实的科学态度，严禁伪造证件，闭门造车等捏造数据来满足试验和检测频率要求，以保证数据真实可靠等。4）完整，是指图纸、资料齐全、规范、无遗漏，如停工令整改报告复工令等资料的闭合，施工现场测量数据的完整，试验和检测频率符合规范要求等。5）规范，是指表格填写、文件分类、科目编排科学、合理，符合规范要求，归档时编写卷内目录，容易查找；6）美观，则要求竣工资料文字清晰、幅面整洁，如果原始资料为手写，则要字迹工整、清楚，成品符合档案存档规定，适于长期保存。3、竣工资料归档汇编 竣工资料主要是将施工过程中收集的资料进行分类组卷，它一般不少于两套，一套移交建设单位，一套移交有关城建档案馆。1）组卷应以文件材料的内容为主线，兼顾其他特征，使之联系密切，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接。文字、图纸、照片、录像、电子材料应分别组合。2）工程前期活动、施工技术活动及竣工验收活动中形成的各类文件材料，一般按单位工程、分部工程、工序、单一内容或问题，或者相邻文件来组合。同一内容的文件材料应组合在一起，原则上不跨卷组合。如隐蔽工程验收记录应根据其数量多少，组成一卷或若干卷，不能将其中一部分与其他内容组成一卷。 3）根据工程规模、文字材料数量的多少，在组卷时可组合成一卷或多卷。 当工程规模较小，文字材料较少时，可组合成一卷（厚度低于20mm）。 一般性工程，可按内容组合成若干卷。 大型工程须按总体、主体、单位工程、分部、阶段分别组卷。（3）竣工图原则上按专业分开组卷。当工程图纸较少时，也可组合立卷，但不能将同一专业的图纸分出一部分与其他专业图纸组合成一卷。 （4）组卷的一般内容、顺序和组合方式依据档案馆存档原则进行。 （5）案卷厚度原则上不超过20mm。三、注意事项：1、工程建设初期，我们就应建立完善的工程资料管理办法、制定编制要求和细则，为将来竣工资料的汇编打下良好的基础。2、利用多种形式，加强对工程竣工资料管理重要性的宣传，不断提高有关人员的思想认识，增强执行管理规范化的自觉性，使管理规范化工作得到充分的重视并形成制度。3、我们应建立专职的管理机构负责工程竣工资料编制指导工作，建立健全各级责任制，依据有关规定，制定较完善的管理制度和奖惩办法，做到宽严得当，奖罚分明，力争原始资料齐全、完整、准确。5、设计变更是竣工资料必不可少，非常重要的一项，施工单位应该要求业主将每一份设计变更以书面形式下达，并且签字盖章，手续齐全，避免口头变更，导致以后无据可查的现象。设计变更应该设专人保管，避免丢失。6、工程技术人员应坚持实事求是的原则，及时准确的反馈施工现场的原始记录，以便内业资料的整理。7、工程项目竣工