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大数据背景下企业档案信息化管理建设的思考 摘要：信息技术的发展给企业档案管理提供了便利，本文阐述了企业档案管理信息化建设所遇到的问题及对策，旨在促进企业档案管理信息化的建设与发展。 下载 关键词：企业档案 信息化管理 改革创新 企业档案是企业内部知识的囊括，是一种重要的信息资源，是企业各项决策的理论依据，是企业一种容易被忽视但价值不容小觑的隐形资产，更是企业管理的基础。所以，在企业管理工作中，应该把档案管理放在一个重要的位置。但是，在信息化发展过程中，企业管理者对档案管理的重要性缺乏正确的认识，对档案管理方式也缺少正确的思想指导，如何从传统的档案实体管理转化为对档案信息的管理，是企业需要思考的问题。 一、企业档案管理信息化建设的现状分析 在现代企业中，档案管理的重要性，越来越受到人们的重视，所以现阶段档案信息化的主要目标就是实现档案信息存储的数字化、档案信息传递的网络化、档案开发的智能化和档案信息服务的远程化。使企业档案信息化资源在企业工作中体现实用价值，与企业信息化进程、国家信息化进程相互呼应。 企业信息化要求企业不断整合、处理企业内部之间各种真实的、虚假的信息资源，以达到信息资源的有效配置。但在实际发展过程中，企业档案信息化实践进程受多种因素限制，发展历程较为艰辛，与企业其他部门相比，信息化发展速度相对缓慢。针对这种现状，就要对信息进行整合，整合信息资源的目的是为了防止企业内部各管理层之间出现信息不统一现象，使企业内部信息资料的运行更加流畅，提高资源的传输效率。 基于这个目的企业必须实现信息化目标，首先要解决的问题就是档案管理的信息化。企业管理信息化风暴已经全面袭来，信息化不仅仅限制在企业生产销售方面，在档案管理方面，也取得了前瞻性发展。如今企业的档案管理部门，已经掌握了很多信息化集合处理的方式，对已有的硬件和设施能够充分地使用，以网络形式把信息提供给企业的各个部门分析和使用，只要利用目录就可以方便地检索出所需要寻找的信息内容。 除此之外，企业内部之间还建立了局域网，方便不同部门获取信息，加大了部门之间的协调合作，使工作质量和工作效率大幅度提升。 二、企业档案管理信息化建设存在的问题 （一）知识管理意识薄弱 企业档案管理信息化建设难以顺利进行的一个重要原因是：一些企业的法人管理意识淡薄，对于档案管理的重要性领悟不够，导致了企业档案管理者对档案管理的认识只停留在对档案信息的归纳、整理、保存等简单地层面，并且对档案管理工作者既无特殊要求也无专业培训，档案管理者只需简单地依照程序工作，把档案信息录入电脑中进行简单整理，甚至于档案管理的工作实施，大部分企业也只停留在相应的政府号召上，对于档案工作的重要性，没有一个明确深刻的认识。 （二）缺乏宏观指导和统筹规划 与国有企业相比，私营企业在档案管理信息化上，更容易出现缺乏宏观指导和统筹规划的现象。其中的原因，首先，民营企业没有上级行政压力，对于档案管理建设完全只是流于形式，在利益最大化的驱使下，企业往往不愿对档案管理工作投入过多精力，对于档案管理也只是怀揣维持现状的心态，毫无规划可言。其次，私营企业获得档案学专业人士，帮助的机会要远比国有企业小，这主要是因为私营企业规模小的缘故。最后，档案行政管理部门对档案管理信息化的规划指导，一般也只是局限于大型国有企业，对于规模小的私营企业档案管理，缺乏相应的指导和规划。 （三）企业档案知识管理者素质薄弱 档案管理的信息化运行，需要很多档案管理方面的专业人才，但从现在的情况看来，许多私营企业，档案管理者意识较为薄弱，大部分档案管理者仅仅只是懂得将档案进行分类处理，或者是把纸质信息录入电脑中进行保存，这种现状很难满足当代企业档案管理信息化的要求，档案管理信息化的含义不只是简单地信息存储。企业档案信息化管理更需要的是信息技术与知识管理相结合的复合型人才。 （四）缺乏有效的档案信息知识库 信息化发展推动了档案管理水平和管理模式的双重进步，使档案资料的获取途径更加简单、便捷。作为档案管理者不仅仅要收集档案信息，还要把重点放在档案的整理和总结之上。设置档案信息数据库，对档案管理人员总结企业发展、企业形式以及提高企业生产效率都有着很大的帮助。 三、知识管理背景下促进企业档案管理信息化建设的对策措施 （一）信息时代的档案管理就是知识管理 档案管理的实质就是知识管理，现代企业对档案管理的要求已经脱离对档案本身的管理，而是注重档案中所包含的知识信息，所以档案管理的成功与否，是从档案中所获取的价值信息为衡量标准的。 网络信息化时代，知识作为这个时代最大的特征，企业如何利用档案信息资源，获得丰富的信息知识，是企业面临的一个重大难题。对档案管理的目标绝不是简单地将档案归纳、收集、整理，最重要的是档案管理中所包含的知识信息，如何才能有效、快速的被利用，这不仅仅是档案管理的目标，也是知识管理的基本要求，所以，信息时代档案管理与知识管理是相互促进的。 （二）档案管理信息化需要知识管理作为指导 档案管理的信息化过程与生产经营过程不同，不仅仅是设备上的信息化，安装几台电脑就足够的，把档案存储电子化也不是真正意义的档案管理信息化建设，档案管理信息化是针对档案管理的整个过程，充分使用信息化技术。通常意义上，档案实现技术上的信息化并不是档案管理的最终目标，对档案进行信息化管理的重点，是利用档案信息中包含的知识信息，以这些知识信息为思想指导，去引领生产实践。 （三）档案管理复合型人才的培养 企业档案管理信息化建设人才不仅需要掌握信息化技术，而且要具备充分的管理知识，企业针对档案管理方面的不足，在档案管理人员调配上，往往以成本最小化为首选目标，这就导致了企业档案管理部门，无法寻求到优秀的员工。除了在招聘人员方面需要特别的注意，对于档案管理的老员工，也要进行技术培训，让他们掌握新知识，新技术。还要通过相关专家讲座、使内部相互沟通，让档案管理人员，深刻认识到档案工作的重要性，掌握如何从档案信息中，挖掘实用信息价值，利用知识管理来进行档案管理。 （四）基于知识管理的档案管理信息化建设 基于以知识管理的档案管理信息化建设，是以信息化为基础，运用知识管理的方法对档案进行规划统筹，这种建设不仅仅是简单地把档案录入电脑，而是在信息化建设中加入知识的元素，改变企业原来对企业档案的简单认识，把企业原来的档案记录变成企业信息化的来源。 （五）转变企业领导观念大力推动档案管理信息化建设 信息化的快速发展，使我们不得不重视信息化对档案工作的影响，树立以信息化实现档案发展的观念，研究档案发展的新思路。企业档案信息化，是信息时代档案管理建设的新方法，是保证企业档案事业与时俱进的最佳选择。然而，相比较于档案信息的建设，企业经营者对企业的生产盈利状况更为关注，这也就导致了档案信息化与企业信息化相互脱节，出现缓慢滞后现象。对于企业管理者而言，应该重视档案管理信息化建设，加强对企业档案管理的深入学习，针对档案管理过程中遇到的困难，应集思广益，在人力、物力、财力上给予充分地支持，对档案信息化管理进行合理规划，使之顺利发展。 四、提高企业档案管理者素质 （一）企业档案知识管理者的塑造 企业档案基本上涵盖了企业管理的显性知识，如何充分发挥企业的显性知识，取决于档案管理人员的综合素质，以及对信息知识的管理把握程度。企业档案管理信息化，需要一批具有专业技能、掌握信息建设的人才团队，这才是档案信息化建设长久发展的根基。然而要提高企业管理者素质途径一般可以分为两种：一是从外部招聘具有知识管理和专业素质的技术人才；二是通过对内部员工的培训使之具备档案管理的能力。 （二）强化档案信息管理者的信息化意识 企业要加强档案信息化管理工作，可以率先采用兼职档案管理人员体系，直接受总裁档案室的控制，在集团内部组成“统一指令，分集管理”的体系，同时根据企业不同部门，不同职责的员工，依次建立人员档案归档对照表，对档案归档定出相关制度标准，各部门的兼职档案管理员会根据，档案归档对照表督促各部门整理档案并及时上交相关档案信息，指导各个部门的档案归纳、整合技术。 综上所述，信息化时代，企业档案的信息化建设是一条发展的必经之路，人们生活的各个领域都发生了重大改变，随之而来的是人们对信息的要求，档案管理工作必然也会改革创新。档案资源的信息化、数字化、网络化课题已经成了人们关注的焦点，如何提高档案