公司日常费用报销管理制度(成本费用稿)5.12.doc

公司日常费用管理及报销制度（草案）第一章 总则第一条 为加强公司内部管理，进一步规范公司本部及分公司日常费用报销流程,合理控制费用支出，根据公司法、会计法、会计基础工作规范等法律法规，参照集团公司（下称集团公司）财务管理制度，结合公司实际，特制定本制度。第二条 根据公司实际情况，将日常费用报销分为非生产性日常费用（包括差旅费、办公费、业务招待费、市内交通费、车辆使用费、通讯费、培训费、会议费、其他费用等）和生产性日常费用（包括日常维护费、零星劳务等）。第三条 本制度适用公司本部及各分公司。第二章 日常费用报销及流程第四条 原始凭证有效性的规定1、报销人应取得真实合法的原始凭证（1）印章：税务局监制章+开票单位发票专用章，如少其中一个印章发票无效。（2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据或缴款书。（3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，避免假票。3、发票抬头：必须填写购买方全称及纳税人识别号，不得用简称或有错别字，如果是增值税专用发票，需提供给开票公司的完整开票信息。4、发票版面：不允许有任何涂改痕迹，包括金额、购货方名称以及其他项目，即使对方手工涂改后再加盖发票专用章也无效。5、当报销人获得增值税专用发票时，注意查看专用发票抵扣联是否加盖了与销货方名称和税号一致的发票专用章。同时，注意专用发票抵扣联不能折叠，不能有痕迹，避免影响发票认证。6、取得发票时，注意所开具内容必须与发生的经济行为及相关附件信息一致。7、电子发票不得重复报账，财务部应对电子发票建立备查台账。8、发电厂的费用发票原则上必须取得增值税专用发票，公司本部及其他分公司的费用索取普通发票即可。第五条 费用报销单填写及票据粘贴要求 1、报销单据填写应整洁美观，不得随意涂改。2、报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）。各票据应均匀贴在粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致。3、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列。4、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。 5、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写。6、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额一致；报销单据不得涂改，票据金额小于报销金额的不予报销。7、报销时经办人和证明人（若有）须在发票背面签名，有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认。第六条 单据类型1、员工借款填写借款单，无需附件。2、差旅费报销，填写差旅费报销单后附住宿费、过路费等发票。3、除上述1、2条外的其他业务报销，现金支付的使用支付证明单，银行支付的使用请款单，并按要求后附发票等原始凭据。第七条 费用报销审批流程1、公司本部费用支付审批经办人（填写“支付证明单、请款单”并黏贴合法完整票据）部门负责人部门分管领导（若有明确部门分管领导）财务负责人审批总经理审批董事长审批财务部办理。2、分公司（不含）日常生产、经营费用资金支付审批经办人（填写“支付证明单、请款单”并黏贴合法完整票据）部门负责人部门分管领导财务负责人审批分公司总经理审批财务部办理。3、公司与集团、公司与分公司之间的内部资金划转流程：财务部经办财务负责人审核财务部办理。4、站日常生产、经营费用资金支付审批经办人（填写“支付证明单、请款单”并黏贴合法完整票据）部门负责人部门分管领导上堡水电站财务负责人上堡水电站总经理。5、领导层的开支报销须履行互签手续：总经理、董事长的开支互签；副总经理的开支，由总经理批准；设专职书记的分公司，分公司总经理的开支报销须经专职书记审批；未设专职书记的分公司，分公司总经理的开支报销须经副经理、副书记等相当级别的副职审批。领导的司机不得作为经手人报销相关费用（汽车费用除外）。6、备用金借款的审批（1）备用金是为保证公司公务需要而设的，因私不能借备用金。员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经批准后到财务部领取现金；在原有借款未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。（2）借款审批程序：借款人申请部门负责人部门分管领导财务负责人总经理（分公司为分公司总经理）审批财务部办理。（3）员工完结事务后，在报销时扣回借款并交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在发放工资时扣回。员工报账归还跨月借款时要求财务部出具还款收据，以免重复入账。（4）每年12月25日前，原则上所有备用金借款都必须结清归还。第八条 重大事项审批权限一般专项工程项目（包括大修、技改、专项工程等）、重大专项工程项目的上报、实施严格按照集团公司相关规定执行。涉及使用国家专项资金的项目完成后，须按照国家有关规定进行项目竣工结算审计。1、分公司的以下事项须经分公司班子成员会议（1）一般专项工程项目的上报。（2）单项3万元以上的非生产性开支，以及10万元以上的生产开支、物资或设备采购、一般专项工程项目实施，其中需经集团批复的要先批复才能实施。2、以下事项须经实业公司总经理办公会议（1）本部及各分公司的年度预算编制和分配方案。（2）分公司单项50万元以上的一般专项工程、重大专项工程项目上报集团公司。（3）涉及使用国家专项资金的项目上报及实施。3、耒杨发电厂的煤炭采购定价、结算以及质量管理等事项均须经耒杨发电厂的煤炭管理委员会会议。相关会议纪要报实业公司备案。第九条 报销时间的规定1、原则上在完成审批流程后财务方予报销，为了提高工作效率，遇特殊急付报销，在领导出差情况下，允许电话请示报销后补签。2、原则上超过三个月以上（含三个月）的费用将不予报销，特殊情况需经董事长、总经理或分公司总经理同意。第三章 日常费用的审批管理第十条 日常费用审批管理1、公司本部费用审批权限属公司总经理及董事长，分公司审批权限属分公司总经理及支部书记或专职副书记。2、审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。3、资金支付的批准方式为书面形式。4、各级审批、审核人员职责：经办人对业务真实性合理性负责。部门负责人审核真实性和合理性。部门分管领导审核真实合理性和可行性。财务负责人审核票据合法性、合规性，核定报销金额，并审核是否在预算范围内。董事长、总经理（或分公司总经理）审批是否同意支出。各审批审核人员审批时必须要有明确的审核审批意见。5、公司及分公司的费用支付以“谁批准、谁负责”为原则，经办人、审核人、批准人要对由本人经办、审核批准支付的费用承担相应责任，以防范资金风险，保证资金的安全。 （1）费用报销人不得徇私舞弊、弄虚作假违规违纪报销费用。（2）审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下不得签字准予报销。6、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据的填写、粘贴是否规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核，经逐级审批后交与出纳付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。7、出纳收到报销单后应检查部门负责人、各级审批人员签名等是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对不符合审批手续的报销单有权拒绝报销或付款。8、本制度涉及所有费用的使用应厉行节约，并严格执行集团公司的预算管理，将费用控制在年度预算范围内，不得无故超支。第四章 非生产性日常费用管理第十一条 差旅费 1、公司本部及分公司员工因公出差时提前填写出差审批表，出差期限应该由派遣分管领导视情况而定。员工将出差审批表交于公司或分公司人力资源管理部门，以记录考勤，若因工作需要延长出差时间的，应打电话向分管领导请示。3、董事长、总经理出差相互知会后，告知综合办公室。分公司总经理出差须报告董事长或总经理，并知会分公司综合办公室。4、差旅费标准出差所发生的交通费、住宿费、出差伙食补贴等按以下标准在限额内实行实报实销，超出部分不予报销。职 务差旅费标准交通方式及费用（凭票实报报销）市内交通费住宿费（元/人.天）伙食补（元/人.天）飞机高铁或动车火车轮船出租车（元/人.天）其他交通工具一类地区二类地区一类地区二类地区一类地区二类地区董事长总经理经济舱二等软卧二等舱实报实销实报实销实报实销4003208050副总经理、财务总监、总经理助理、分公司总经理及享受同等待遇员工经济舱二等软卧二等舱实报实销实报实销实报实销3502808050公司部门正副职、分公司副总经理及享受同等待遇员工经济舱二等硬卧二等舱据实报销据实报销实报实销2802308050分公司部门正副职及享受同等待遇员工二等硬卧二等舱据实报销据实报销实报实销2402008050其他人员二等硬卧二等舱据实报销据实报销实报实销20018080504.1、地区分类：一类地区指直辖市、省会城市、深圳、珠海、杭州。二类地区指除上述地区以外的其它地区。4.2、交通方式及交通费说明（1）“其他交通工具”是指除出租车以外的其他市内交通工具，如公共汽车和地铁等。（2）连续乘坐火车时间超过12小时,或在当日二十时至次日七时时间段内乘坐火车超过6小时的,可购本人标准卧铺票。（3）特殊情况需要乘坐超过本人标准的交通工具时，董事长、总经理需先征得集团公司分管领导的同意，分公司总经理需先征得公司董事长或总经理的同意，其他人员需先征得相关分管领导的同意,并由分管领导签字后方可报销。（4）不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。部门正副职及其以下员工出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经分管领导批准后方可乘坐飞机。 （5）到达目的地后，因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。 4.3、住宿费报销说明（1）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，节余部分的30%作为奖励金发给个人，超出标准部分自行承担。为同一日和同一地点往返的,在取得同行最高职务员工同意的前提下,住宿标准可以按同行最高职务员工标准封顶报销。（2）住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的，住宿标准可提高40%，但不再计算节余部分奖励。4.4、出差期间招待客户需事先经主管领导同意后方可报销招待费，回来后补办申请手续。伙食补助费按实际误餐餐数计算。因业务需要有宴请的,陪餐人员按各自标准每餐扣当天40%伙食补助费。4.5、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。出差员工须在“差旅费报销单”的“报销事项的扼要说明”一栏中予以说明。4.6、未享受通讯费补贴的员工出差,按实际出差天数核定通讯费补贴,标准为10元/人天,最高限额为120元/人月,随次月工资发放。4.7、由集团公司统一安排调配到异地工作的已婚管理人员,1个月内可报4次往返工作地与居住地的汽车或高铁费用。4.8、出差人员报销差旅费时，需填写差旅费报销单，并附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿票，其他费用凭发票报销。4.9、报销差旅费须在回公司十个工作日内办理报销手续，缴还预支差旅费。第十二条 办公用费用1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。由本部或各分公司的综合办公室统一负责经办和管理，并做好采购入库工作。 2、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门负责人和分管领导审批后，由综合办公室统一安排印制。 3、各部门所需办公用品，统一到综合办公室领用，并做好领用登记。 4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。5、个人领用的办公用品、工具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。6、综合办公室购买办公用品时，需填报采购计划经分管领导批准后实施采购，报销时须附购买清单并加盖销货方章。对于快递费，可以与取件人采取签单的形式，定期开发票一次。第十三条 业务招待费1、公务接待应当坚持有利公务、务实节俭、反对铺张浪费。要根据接待人数合理安排菜色品种和份量，严禁大吃大喝，杜绝浪费，做“光盘”行动典范。2、公司或分公司相关部门因公接待须事先经主要负责人或分管负责人审核认可后，严格按标准安排接待,原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（董事长、总经理及分公司总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。3、严格按照规定标准用餐。本部及有食堂的分公司，应尽量安排在食堂就餐。严格控制陪餐人数，接待对象在10人以内的，原则上对口陪餐人数不得超过3人；超过10人的，原则上不得超过接待对象人数的三分之一，特殊情况须经董事长、总经理及分公司总经理审批。4、宴请不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得提供香烟，特殊情况提供酒水须经董事长、总经理或分公司总经理批准。不得安排到私人会所、高消费餐饮场所。5、接待住宿应当在协议酒店安排，执行协议价格，并以标准间为主。6、不得组织旅游和与公务活动无关的参观，不组织到营业性娱乐、健身场所活动，不以任何名义赠送礼金、有价证券、纪念品和土特产品等。7、接待费用报销凭证应包括接待申请（承办）单、发票及相关附件，并先经接待批准领导审批。招待费发票统一索取普票，发票内容不得出现“烟、高档酒、礼品、土特产、服务费”等字样。8、因员工加班需要发生误餐费，须先征得分管领导同意，报销时需注明加班事由、加班人员，经部门负责人和分管领导的审批。9、其它非公招待客人一律个人承担 。 第十四条 市内交通费市内办理业务的员工原则上应尽量安排公车或乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车或自用车的，必须事先取得部门负责人的批准，报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。第十五条 车辆使用费所有公车统一归口综合办公室或分公司综合办公室管理和调度。1、车辆的使用：员工外出办事需用车的，应填写用车登记表，注明派车事由、用车时间、出车地点、预计公里数等信息，综合办公室依据各部门工作的轻重缓急和业务的重要性顺序派车，统筹安排，合理调配车辆。2、车辆的保管：公司所有车辆钥匙由综合办公室统一保管。未出车时，车辆应停放于公司或分公司指定停车场。3、无论任何时间段，出车返回后，必须将车辆停放在公司或分公司指定的停车场，未经综合办公室同意，任何人员不得擅自将公司车开回家存放或开出停车场私用。节假日或业余时间车辆的使用应呈请董事长、总经理或分公司总经理批准后方可用车。4、严禁公车私用，禁止使用公车参与一切私人活动。5、公司所有车辆统一办理油卡加油，一车一卡，油卡由综合办公室管理，不得外借。除出差可以在异地加油外，均须凭卡加油，否则费用自理。6、因公需自驾车外出办事，须经董事长、总经理或分公司总经理同意，并严格遵守交通法规。7、车辆维修保养时需填制报修单，经综合办公室及分管领导同意后方可维修（异地故障电话请示，后补手续）。8、车辆使用发生的加油费、路桥费、洗车费、车险等报销时应注明费用发生时间、车辆车牌号，不得将多辆车费用合并报销。维修保养报销时须附报修单、修理单位打印或盖章的物料及工时结算单。9、每月综合办公室将用车登记表、加油回执交财务部，财务部须每月对公司车辆的行驶公里数及用油量进行核查，并及时上报。第十六条 通讯费通讯费按工作需要在定额范围内执行实报实销，超支自付。（1）公司本部电话费补贴标准如下表：序号职务类别月补贴标准(元)1党委书记、董事长7002总经理7003党委副书记、副总经理5004财务总监5005总经理助理5006工会主席2007中层正职（含副职主持工作）2608中层副职120（2）分公司电话费补贴标准如下表：序号职务类别月补贴标准(元)1支部书记、总经理4002副支部书记、副总经理3003总经理助理2604工会主席2005中层正职（含副职主持工作）1206中层副职80（3）兼任不同职务类别的人员，只能选择一个标准享有电话费补贴。（4）享有上述补贴的人员凭电话费发票在标准内报账。第十七条 员工培训费1、培训费用由公司或分公司的人力资源部门统一备案、统一管理、统一安排。2、费用发生前受训部门应向人力资源部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人力资源部门审核、主管领导审批后送一份至财务部门。 3、费用使用部门应按照计划在申请范围内使用费用，报销时须附上审批单、培训费发票及相关附件。第十八条 会议费1、各部门因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、主管领导签字后方可前往。2、参会人员应严格控制费用开支，除会议组织方安排的食宿、交通外，出差期间的费用参照差旅费报销规定。 3、会议结束后