供应链开发管理程序.docx

供应链开发管理程序1.目的：1.1明确与采购相关的各类型供方开发和管理的流程，规范供应链开发作业的具体模式，提高供方开发的计划性，规范性以及风险可控性，最终对公司的经营做出直接贡献。2.范围：2.1本办法适用于公司对外采购和外协加工等各类供方的开发、测试及评审工作。3.权责：3.1此规范由本公司采购部制定、修改、发行并最终解释。3.2质量部负责供方质量相关的评审、样品测试以及例行供应质量评价。3.3技术部负责测试项目指定、工艺确认、技术确认以及技术资料的发行和核对。3.4制造部负责样品组装确认、并配合采购部对外协及供应商的工艺进行指导。3.5采购部负责供方开发的调查、信息收集、开发主导以及最终供方登陆。4.名词定义：供方风险：主要包括供应商及外协厂违约，以及供应渠道不畅通、重大质量风险等。根据物料的类型及用途，对供方按照以下大类进行区分，便于后续管理： A类：原材料供方 （钢材、棒料、铜板等内部加工用的原物料） B类: 外购件供方 （由外部供应商设计生产符合我司要求的零部件） C类: 生产辅料供方 （生产辅助用料、包材、清洗剂等辅料） D类: 工量具供方 （刀具、夹具、工具、一般用量具）E类: 设施设备供方 （生产检测用设施、设备；办公生活用设施设备等） F类: 外协厂 （按照公司技术要求，对某工序做配合加工的供方） G类: 外包方 （货运、物流、绿化、保洁等类型供方）根据供方的性质，进行以下类别区分，以便管理：类: 生产加工型供方类: 贸易型供方类: 外协厂根据物料对产品质量的影响程度区分： 一类物料：包括需要组装使用到产品上的电气类零部件（如电源线、马达、电路板、加热器、感温线、温度补偿导线、电磁阀等）；二类物料：是指除去一类物料以外，使用到产品上的生产用零部件和其他物料(板料、棒料、外购结构件以及陶瓷接头、螺丝等国标件)；三类物料：生产辅料，工量器具；四类物料：办公、生活相关用品；5.作业内容：5.1供应体系策划及供方选择的原则根据公司经营发展的方向，以及公司内部资源的配置情况，为保证公司生产经营的顺利实施，由采购部门经理主导，对现有的购入物料进行整理，根据物料渠道来源、质量以及技术要求等情况，规划出各种物料计划需要的供方以及配置数量，具体分为以下三种：一： 独家供应物料及供方配置计划二： 两家以上供应物料及供方配置计划三： 三家以上供应物料及供方配置计划在此基础上，对需要开发新供应商或者对现有供方进行成本改善等相关工作的，做出具体的开发计划。以上工作需每年重新评估，由采购部经理负责在2月底前完成。5.2供方开发的原则：一：同一原物料原则上必须有两家以上供方，除非是技术垄断性供方只能独家供应；二：原材料类必须是生产厂家供应或者经营该品牌的授权一级代理商（经营同一品牌最佳）。三：外购关键零件原则上必须是国际或国内知名品牌厂家或者在国内授权指定的一级总代理，防止出现假冒伪劣零件，以保证产品最终的质量。四：工量具等供方原则上是生产厂家或者厂家自营办事处，授权代理商或经销商（经营同一品牌的工量具优先）；五:设备类供方优先选择知名品牌厂家，并且能够是地理位置就近便于售后服务的公司。六:外协厂要选择我公司设备不足或者公司无加工能力的厂家，各工序至少2家以上，外协厂距离我司距离原则上不得大于50KM，以便快速响应和服务。七:外包运输方的选择要从价格和配送时间方面考虑，选择不同类别和层次的合作方。八:生活用品原则上优先就近选择大的批发市场或者大型超市（有资质优先）。九:先保证质量，再考虑同等质量下的价格情况。十:供方需有三年以上经营时间，有固定的场所，有较强的经济实力，信誉良好。5.3供方开发计划（只针对A、B、C、D、F类供方）5.3.1根据每年新核定的供方配置划方案，由采购部安排采购人员，按照需求的轻重缓急及导入目的不同，制定年度新供方开发计划，确定目标供方，预先核定开发目的的符合性后，由采购部经理审核、副总确认、最终由总经理批准实施，具体由采购部落实。供方开发计划的具体内容、负责人及计划完成时间填写在 新供方物料开发计划表中，审批后由具体负责人员参照计划时间实施开发。每一个阶段完成后，推进人员需要将实际完成时间填写，并更新下一个项目的计划时间，报各级领导签核。5.3.2对于计划增补物料新供方的情况，要全部制定完整的计划表，按步骤进行。5.3.3如果是从现有合格供方中选择开发供应新物料，此时供方调查和评审的环节可以省略，确认符合开发目的后，直接从供方送样检测开始，计划中可以注明此项。5.4 供方调查及初评的条件首先是供方符合我司开发的目的，然后才开始实施。5.4.1采购人员根据供方开发计划表的需求，通过各种渠道搜集供方信息，供方的选择首先要遵守5.2供方开发的基本原则，在此原则的指导下选择供方。5.4.2供方信息的调查可以通过几个渠道，利用网络了解、通过展会收集的信息以及通过熟悉行业的人士了解信息，供应商的选择时，要考虑Q(质量)、 C（价格）、D（交期）、S（服务）的整体情况，首先考虑质量符合要求，开发目的经过前期评估后可以达成，否则供方开发意义不大，不能在达不到以上两个前提的条件下选择供方。5.4.3供方选择时必须调查对方的技术实力和设施设备的配套能力，原则上首先要选择有同样或类似物料供应实绩的供方，技术开发和质量保障能力较强的供方优先。信誉良好，服务及时，价格上符合公司的期望，地理位置近，作为我们优先考虑的供方实施调查。5.4.4供方调查时，采购人员必须填写供方调查初评表，收集供方的相关资料，附上以下证书复印件（加盖企业公章）：营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一）、特种设备设计或制造许可证、国家规定的必须纳入强制认证的产品的认证证书、其它有关资质或证书；如果是贸易商，必须拿到品牌厂家授权证书以及注明代理范围和区域的资料。以上做法是为了防范供应风险，防止出现一些意外问题的发生。生产加工型工厂要调查对方的设施设备情况，生产、技术和品质配备人员等，需要从硬件和软件两个方面调查清楚供方的基本情况。5.4.5在供方调查时，要同时对商务方面的信息提前进行确认，下单方式、交易方式和币种、对账方式、结算方式和周期、是否接收承兑或者支票等？并需要向供方确认对方的质量和服务保障方式，质量保证期是多长时间？ 发生问题后的服务方式和响应时间是多长等，以上内容需要提前确认，同时再次对开发目的与供方提供的条件进行核对，符合目的要求方才正式开发，免得做了一半无法打不成目的浪费时间。5.4.5供方调查和初评符合后，按照供方开发计划的要求进入下一步流程，需要送样的供方由双方商定时间提出样品送样计划，采购人员在开发计划表中进行更新。同以上方式，对于新外协厂的开发也需要进行供方调查和评审，然后经两次送样确认才可以导入，具体送样过程见下面样品检测条款的描述。5.5样品的提交和检测确认（针对A、B、C、D、F类供方）5.5.1供方调查和初评符合后，由采购人员负责，发送待开发物料相关的技术资料给供方，要求供方送样检测。如果供方在技术方面有疑难问题，要提前联系双方技术人员沟通，将问题点全部沟通清楚，方便后续打样。每次送样的数量按照5.8条款数量实施。5.5.2供方在打样完成后，必须先对照技术要求自己进行检测，检测合格的样品方可以送样。如果是材料和铸造相关的厂家，需要事先进行材料检测，送样时同时提交材质证明书，作为今后的判定标准留存在档案中。我司收到的样品，需要包括供方检测报告、材质证明书以及样品，在此基础上方可以进入内部样品检测。5.5.3采购人员收到样品和相关资料后，填写样品检测报告，交技术部技术科进行检测项目指定，接着转交给质量部。质量部在检测样品时，按照技术科指定项目以及部门内部对应零部件检测项目进行检测，如果注明需要可靠性和耐久性试验的，需要做按照对应的测试方式进行可靠性评价，可靠性评价的测试由技术科安排人员负责完成。5.5.4样品测试完成后，转交制造部（附上组装需要的样品），进行组装性确认，将样品实际组装到我司对应的产品上，确认组装状态和功能是否正常，是否满足技术要求，做出评价。5.5.5样品测试完成后，最终转交技术部经理，由技术部经理负责召集相关人员对样品情况最最终判定，确认是否符合公司要求。最终在测试报告上签署结论，并交工厂副总和总经理最终确认批准。5.5.6外协厂的样品确认，需要按照以下步骤进行：第一步：外协调查和评审合格第二步：外协工艺说明，双方会面进行工艺合议，工艺培训、学习。第三步：由我司生产加工人员辅导外协加工第一个零件送样确认。第四步：由外协自己按照工艺加工一个零件送样确认。5.6供方评审5.6.1样品测试合格后，由采购负责人员联络工程、品质及制造共同对供方进行评审（分为现场审查或者资料审查），供方评审分为生产加工型供方和贸易型供方量大类，分成不同的内容。生产加工型供方的评审要从质量管理体系以及QCDS各方面进行;贸易型供方要从资质、经营资历、授权证书、代理范围、价格、交货期以及服务等方面评估；评审的内容都要填写在供方评审表中，供方评审后大于80分以上的，可以认为该组织初步符合我司供应基本要求，结论为符合要求的供方，初步符合供应条件。经过供方调查，样品检测合格，供方评审得分大于80分，此供方符合我司预备供应商要求，由采购人员负责导入为预备方，在预备供方名录中登记。5.7预备供方建档和供需合作协议的签订（针对所有供方及外协）5.7.1供方调查完成，样品检测合格，供方评审合格后，采购人员要负责填写供方导入表将此供方导入到【预备供方名录】中，并对此供方进行建档，每一个供方都要使用一个单独的档案袋，分门别类进行资料归档，按照时间顺序和开发进度的顺序，把相关资料依次归类到一起。【新供方物料开发计划表】、【供方调查初评表】、供方各种资质证书复印件、【样品检测报告】、【供方评审表】以及后续开发和合作中形成的资料、报价相关资料、定期降价以及评审资料等全部归档到此文件袋中，随时可以查阅。供方成为我司预备供方后，由采购部负责和供方签订供需合作协议，此协议规定了供需合作双方的权利和义务，交易相关要求、行为规范以及质量问题相关的处理方式。作为双方正式开始交易的基本条件，该协议由双方公司盖章生效，具备法律效力。5.8 供方和我司签订供需合作协议，登记到预备供方名录中后，此供方可以有资格正式接受我司下单进货，但是在具体操作时，需要按照以下三种情况受控实施：A: 一类物料供方的下单进货只能是小批量试用下单和批量试用下单（数量见附表），不能当作合格供方大量下单。只有小批验证和批量试用验证评价合格后，转为正式供时，才可以连续批量下单，下单数量在初期的半年内原则上不能超过总使用量的20%，原供方仍然需要继续作为主要供方使用。新供方需要一步一步逐级验证完成后，转为合格供方才可以调高下单比例。一类物料的新供方在导入初期的一年内下单比例不能超高40%，以保证初期使用中不出现质量问题和其他无法预料到的问题点，逐步跟踪验证。批量导入1年后，如果最后连续5批次物料质量、交期均达到要求，方可提升为重点供方，加大下单比例。以此种方式预防风险，把可能的风险预防到最小。B: 二类物料的预备供方的下单以批量试用方式下单（数量见5.7条款附表），批量试用评价合格后，转为正式供应商，才可以连续批量下单，下单数量在初期的半年内原则上不能超过总使用量的30%，一年内不允许超过60%，原供方仍然需要继续作为供方使用。新供方需要逐级验证完成后，转为合格供方才可以调整下单比例。批量导入1年后，如果最后连续3批次物料质量、交期均达到要求，方可加大下单比例。C:生产辅料和刀具的导入，经过批量使用测试没有问题，可以按照采购决定的比例下单。D：其他生活、办公等用品的导入，经样品测试合格，可以按照采购内部决定比例下单。E:外协厂经评审合格，样品送样两次合格后，按照公司工序外协的内容，由采购人员下单委外加工，加工比例在半年内不超过60%，半年后不限比例。F:加热器、感温线等类型物料，批试时先选择一个固定的规格、型号；板料、棒材等物料，先导入一个批次的材料，用在同套系统上。两者都要验证合格后再扩展范围。附表：物料测试、试用跟踪及初期导入下单管控表NO物料类型送样测试小批试用批量试用半年内导入比例1一类物料5-10 pcs5-10套10-30套 20%2二类物料5-10 pcs10-30套 30%3生产辅料和刀具5-10 pcs10-30套不限4其他用品5-10 pcs不限5外协方2次 60%5.9 小批量和批量试用的验证5.9.1新物料导入时，小批量试用以及批量试用的物料按照重要程度进行如下管理：5.9.2对于公司使用的一类物料，均要进行小批量和大批量导入验证（数量按照5.8条款附表要求），一类物料包括电气类零件等关键原材料。未经小批和批量试用验证的一类物料不得正式采购使用。5.9.3公司使用的二类物料（生产用的零部件和其他物料）必须进行样品测试和批量试用一批验证（数量按照5.8条款附表要求），跟踪合格没有异常后方可正式批量导入。5.9.4公司使用的生产辅料及刀具的导入，必须进行样品测试（5-10PCS），合格后进行一次批量试用确认，确认无误方可安排计划切换降低原有供方供货比例，逐步提高现有供方物料的使用比例。5.9.5公司使用的其他生活、办公用物料，按照先送样确认，后直接导入使用的方式。5.9.6小批量或批量试用时，由采购跟催物料，物料到货后，采购人员填写【新材料新部品导入表】基本信息转交给技术部技术科，由技术科指定责任人，并选定准备导入使用的产品或系统订单，选择时按照物料使用的影响大小以及就近区域选择使用对象。采购人员收到确认表后将此表发送给制造部生管科，由生产管理人员安排生产加工和组装部门领取试用领料生产，评价组装性和加工性；完成后交品质部门检查，品检确认合格后，填写【新材料新部品导入表】中检查结果后，交仓库发货给客户使用跟踪，品保将此表交给采购员，确认后转交技术科安排内部人员或者联络业务售后人员跟踪安装使用的过程情况，一、二类物料要求出货后生产两个月以上无异常，达到此验证该物料正常为试用符合要求通过（需要直接或者间接分开确认对应物料的实际状况），由技术科确认后在【新材料新部品导入表】中注明结论，判定物料符合要求。采购部最终将【新材料新部品导入表】提交副总确认，总经理批准，准备开始大批量使用此物料。5.9.7正式采用批量使用的物料，在使用的初期进行使用量的管控，和现有的供应商进行进货比例的分配。新供方在半年内按照5.8附表要求的比例数量送货。一年内不得超过2倍比例，按照此方式谨慎使用，防止发生风险或意外。5.10商务条件的最终确认及合格供方导入5.10.1针对批试验证合格的供方，由采购人员和供方事前沟通，最后一次确定各类商务条款，包括交易方式，送货方式，对账方式，结算方式，是否接受承兑汇票，半年内的协议价格或者价格计算方式。此内容由采购和供方协商，最终填写形成合格供方导入表，双方盖章后留存依据实施，报经副总和总经理确认后，该供方正式导入到【合格供方名录】中，以上资料均归类在供方档案袋中，以备后查。5.11合格供应商管理5.11.1【合格供方名录】中导入的供方，作为我司正式合格的供应商，导入时初步按照供方评审表得分，按照【采购管理程序】中规定的等级进行比对，确定供方等级。后续进入供方日常管理和考评，根据日常考评确定下单比例以及供方动态等级。此工作由采购部门负责日常物料下单、调达的人员跟踪管理，下单时要进行多方比价，有协议价和定式计算价格的按照原来协定的价格方式，下单时只能低于或者等于此价格，不能高于协定价格，否则需要经过各级领导签核后方可。5.12供方风险防范5.12.1风险管理目的：任何事物都有风险，采购风险归根结底，也是可以通过一定手段和有效措施加以防范和规避的。风险预防主要的手段有：做好年度采购预算及策略规划；慎重选择供方，重视供方的筛选和评级