安徽规范竣工资料管理办法.doc

安徽省高速公路建设项目文件编制与归档管理办法（第2稿）安徽省交通投资集团有限责任公司南京玄海得渊交通科技有限公司目 录1.总则32. 项目文件编制及归档的职责52.1建设单位的职责52.2监理单位的职责52.3 施工单位的职责63. 项目文件的质量要求73.1总体要求73.2文件材料的格式及版本要求73.3竣工图的质量要求93.4 声像文件材料的质量要求104. 项目文件收集、整理、组卷及归档的要求和方法124.1总体要求124.2项目文件的收集124.3项目文件的整理与组卷134.4项目文件案卷164.5项目文件的归档205. 项目档案数字化216.验收与移交226.1档案的验收226.2项目档案的移交237. 存放与保管247.1安全规范247.2安全保证措施248. 规范性图例269安徽省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限表3510.安徽省高速公路建设项目文件材料归档范围、分类、编号办法及保管期限细则3811.安徽省高速公路建设项目竣工文件用表1321前 言为了规范高速公路建设项目文件编制与归档管理，确保高速公路建设项目档案的完整、准确、系统及安全、有效利用，为高速公路的新建、改建、扩建服务，特制定本管理办法。本管理办法依据中华人民共和国档案法、交办发2001390号公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法、交工发2004466号关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知等，结合安徽省高速公路建设实际制定。本管理办法起草单位：安徽省交通投资集团有限责任公司、安徽省交通厅、安徽省档案局。本管理办法主要起草人：胡冰、金良、王宏祥、尤正节、黄莉云、刘卫红、盛伦纪、沈倩、范承余、吉伟。本管理办法审核人：李永铎、尤正节。本管理办法于2009年 月 日首次发布。本管理办法由安徽省档案局、安徽省交通厅、安徽省交通投资集团有限责任公司负责解释。1.总则1.1 高速公路建设项目文件是自建设项目立项开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的真实历史记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及各类道路设施养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证，对建设单位、使用单位日后进行运营管理有着重要作用。1.2 为统一、规范安徽省高速公路建设工程项目文件的编制及归档，制定本管理办法。1.3 规范性引用文件下列文件中的条款通过本管理办法的引用而成为本管理办法的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改条款（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本管理办法；凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本管理办法。中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法GB/T11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T282002国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范交通部交办发2001390号公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法交通部交公路发2004466号关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知交通部 （）交办字号交通部科学技术档案分类编号办法DA/T 18-1999档案著录规则GBT 11821-2002照片档案管理规范JTG F80/1-2004公路工程质量检验评定标准（土建工程）1.4 术语和定义下列术语和定义适用于本管理办法。1.4.1 项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。项目施工文件：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。项目竣工图文件：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。项目监理文件：指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制和对合同进行管理的文件。项目竣工验收文件：指项目交工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。1.4.2 竣工文件的编制：项目施工即调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求，对施工文件、施工图以及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充到相应的文件上。1.4.3 项目档案：指经过鉴定、整理、归档后的项目文件。1.4.4 归档：建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。1.4.5 竣工验收：是指建设项目交工后、试运行结束，由有关主管部门组织的对项目的全面考核、检查。1.4.6 项目档案移交：项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案1.4.7 建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行建设的独立组成的工程单位1.4.8 单位、分部、分项工程单位工程：指在建设项目中，根据签定的合同，具有独立施工条件，可以单独作为成本计算对象的工程。分部工程：在单位工程中，应按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。分项工程：在分部工程中，应按不同的施工方法、材料、工序及路段长度等划分为若干个分项工程。单位、分部、分项工程的具体划分，按公路工程质量检验评定标准（JTG F80/12004）（土建工程）执行。1.5 本管理办法适用于安徽省高速公路建设工程项目文件的编制及归档。2. 项目文件编制及归档的职责在高速公路工程建设过程中，各参建单位应认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全本单位项目文件收集、编制、归档工作的规章制度，建立与任务相适应的工作机构，配备专（兼）职人员，且保持稳定，把项目文件的收集、编制、归档纳入工程建设计划、纳入有关部门和工程技术人员的岗位职责，确保公路工程建设项目文件材料的完整、准确与系统。2.1建设单位的职责2.1.1 明确项目文件编制管理负责人，至少配备一名专（兼）职的档案管理人员。及时发布与项目文件收集编制管理有关的通知指令。2.1.2 协调政府各有关部门、设计单位、施工单位、监理单位之间的关系，为项目文件的管理提供有利的工作条件和环境；并督促各职能部门及时履行项目文件编制管理的相应职责。 2.1.3 及时、完整、准确、系统地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交（竣）工验收的全过程中形成的文件材料。2.1.4 在工程项目建设过程中所签署的所有涉及设计、施工、监理、检测、科研和咨询等合同及协议书中，应明确工程项目文件编制、归档的要求。2.1.5 对项目文件收集、编制、归档工作进行统一管理和指导，实施全过程的动态管理。按本管理办法的要求对所有参建单位最终形成的文件进行整理、归档、装订，并符合交（竣）工验收检查的要求。2.1.6 准确、完整填报交通建设项目档案管理登记表（见图1、2、3），并及时交付上级主管部门。2.1.7 组织、指导档案交（竣）工验收的各项准备工作，及时准确填写交通建设项目档案专项验收申请表（见图4）并上报上级主管部门。在竣工验收前，必须完成所有项目文件的编制、归档工作。在竣工验收后移交档案管理部门。2.1.8 及时配备符合要求的档案存放设施，做好档案的日常管理。2.2监理单位的职责2.2.1 明确项目文件编制管理的负责人，至少配备一名专（兼）职档案管理员，各个职能部门必须至少配备一名兼职档案管理人员，未经建设单位同意，不允许私自更换人员。2.2.2 及时发布与项目文件编制管理有关的通知指令，积极协调施工单位与建设单位项目文件管理部门的关系。2.2.3 按时完成与监理工作有关的项目文件收集、整理、编制工作。2.2.4 对施工单位的文件材料进行审查，对已签认文件的完整、准确、系统性负责，及时闭合、完善监理和施工单位之间的交叉文件材料。2.2.5 及时配备符合要求的档案架及临时档案室。2.3 施工单位的职责2.3.1 施工单位必须成立相应的管理机构，明确负责人，同时至少配备一名专职档案管理人员，各个职能部门至少配备一名兼职档案管理人员。未经建设单位同意，不允许私自更换人员。2.3.2 按时完成与工程施工有关的文件材料收集、整理和报送，按规范要求自检。2.3.3 凡实行分包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的编制和收集，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关。2.3.4 对所上报项目文件的完整性、准确性和系统性负全责，即使得到监理、建设单位项目文件管理部门的签认，施工单位仍不能免除在该方面的责任。2.3.5 及时配备符合要求的档案架及临时档案室。3. 项目文件的质量要求3.1总体要求3.1.1 项目文件编制、归档过程中执行“谁经办谁负责”的原则。各单位应指定专人，依照本管理办法，及时收集、整理、编制项目文件，以免工程后期因人员分散、文件材料流失而影响项目文件的编制质量。3.1.2 编制项目文件应认真负责、实事求是，确保项目文件的完整、准确、系统。3.1.2.1 完整，是指按照国家重大建设项目文件归档要求与档案规范所确定的内容，将项目建设全过程中应该归档的文件材料归档，各种文件原件齐全。3.1.2.2 准确，是指档案的内容真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备。对准确性的审查主要涉及以下五个方面：（1）文件应为原件、正本，复印件不得归档。（2）合同、表格的签名及盖章手续应完备、有效。（3）文件的内容应填写完整。（4）文件不得存在数据涂改及不耐久字迹现象。（5）文件格式应符合交通部的有关规定。3.1.2.3 系统，是指按其形成规律，保持各部分的有机联系、分类科学、组卷合理、整理规范、便于查找利用。3.1.3 项目文件要求字迹清楚、图样明晰、表格整洁、无涂改、无复印、签字手续完备。3.1.4 文件中的文字、数据、图表应采用优质纸张，并用激光打印机打印，或用不褪色的黑色或蓝黑墨水书写、绘制。3.1.5 项目文件中的图表和文字说明，一律使用国家法定计量单位和符号。3.2文件材料的格式及版本要求3.2.1 项目文件应是原件（特殊文件除外），归档文件材料应书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。3.2.2 对于破损的文件材料应托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽；各种大小不一的文件应适当补镶或折叠成297 mm210 mm（A4）规格。3.2.3 不易保存的文件应复制，复制件附在原件后一并立卷归档；电传文件（激光打印的除外）应复制与原件一并立卷归档。3.2.4 收、发的正式公文，应经过必要的文书处理程序。需要签字的文件材料，应履行完备的手续。3.2.5 文字和图幅3.2.5.1 字体与字号要求：项目文件标题采用黑体，主体内容采用宋体。字号不作具体规定，各层次题头的字体和字号应有区别且搭配适当。文字和表格应布局合理、美观。3.2.5.2 项目文件中的文字和表格要求：纸张统一为297 mm210 mm（A4）或420 mm297 mm（A3）号纸，竣工图统一为A3纸。页边与文字间隙为：装订边不小于25mm，翻口边不小于20mm，天头不小于25mm，地角不小于20mm。3.2.6 尺寸及装订预留位置：项目文件采用A3、A4两种尺寸，图纸允许加长，不得加宽。“竖页纸”左方为装订线，“横页纸”上方为装订线，不得倒装，装订预留尺寸一般以25mm为宜。3.2.7 版本要求3.2.7.1 合同、协议、签证、启动验收交接书等文件应为正本归档，不得用副本或复印件归档。3.2.7.2 施工技术记录、工程签证单、事故记录、试验单、设计变更单等表式和数据应用合格的书写材料书写并要求原件归档。3.2.7.3 措施、方案、会议记录和报告等应为铅印件或激光打印机打印件，不得用复印件或普通色打印件，以保证字迹耐久性。 3.2.7.4 主送和抄送本单位的文件材料应以红头文件原件归档，不得用复印件。 3.2.7.5 如有特殊要求,需保留原件时且具备专业档案馆保存条件,可向归档部门报送复印件,但应在复印件上注明原件保留单位并加盖公章。 3.2.7.6 施工记录表式应符合部颁的有关规定。本管理办法提供了部分样表，供使用时参考。3.2.7.7 重大质量事故处理、重要设备缺陷处理、重要会议纪要等，应尽量收集声像材料，永久存放、归档。 3.2.7.8 原始文件材料报送建设单位项目文件管理部门；报送一份监理审查认可的竣工图以及电子版文件一份，质量评定为计算机自动评定时应报送一份原始文件和一份电子版文件。3.2.8 笔迹要求3.2.8.1 所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，代签名应是代理人的本人名字，不得代替别人签名；应按照要求在表格中签名，不得出现一人完成所有签字。3.2.8.2 各方人员应慎重行使个人签字权，要求手签全名，不得以盖章或复印代替。3.2.8.3 原始记录文件材料不得随意更改，必须更改的，应在旁边签名。写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不得使用涂改液、橡皮等其他方式。3.3竣工图的质量要求3.3.1 竣工图应能全面、准确反映工程竣工时路线、路基、路面、桥梁、隧道、立交、交通安全设施、房建、绿化、收费系统、监控系统、通讯系统等工程的全部施工实际造型和特征。3.3.2 图样：尺寸标注数字字高为2.5mm（特殊情况可放宽至3 mm），图名字高为4 mm，“竣工图说明”标题字高为4 mm，“竣工图说明”的内容字高为3.5 mm。图框下侧高度为15 mm，建设单位名称和竣工图名字高为6.5 mm（排版用两行的，字高为4 mm），其它图框各栏字高为4 mm。图框外边距左侧为30 mm，图框外边距上、下、右各侧均为10 mm。图纸可以按420mm297mm折叠；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于二号（含二号）的底图可卷放装筒。3.3.3 竣工图所有文字均采用宋体，宽高比一般取0.65，特殊情况可用0.5。竣工图名后缀格式均为“竣工图”。大、中桥梁的竣工图名应与原设计一致，有变化的应填写变更后的中心桩号。3.3.4 各种类型的竣工图比例与设计图对应，图、表、竣工图说明排版位置应兼顾美观与协调，竣工图说明用A3纸编制，放在竣工图前面。一般构造物应绘制结构立面图、侧面图（或剖面图）和平面图。平面上征地（含零星征地）边界线及地物等应与竣工后实际相符合。3.3.5 施工图没有变动的，由竣工图编制单位在原施工图上直接加盖并签署竣工图章作为竣工图，不需重新绘制。（竣工图章格式见图5）。3.3.6 一般性图纸变更及符合杠改要求（图纸变更面积不超过10%）的变更，可在原图上杠改，加盖并签署竣工图章，并标注相应的变更通知或其他变更文件编号，不需重新绘制。文字、数字、线条更改用杠改，在旁边填写变更后的内容；局部图形更改可圈出更改部位，在原图空白处重新绘制；图上各种变更的引出线应与图框平行，并不得相互交叉、不得遮盖其他线条；有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在变更处进行杠改；新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加。3.3.7 涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的变更，应该重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，加盖并签署竣工图章，图中的变更处，应标注相应的变更通知或其他变更文件编号。3.3.8 重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在竣工图说明中注明。3.3.9 各竣工图编制单位应编制竣工图说明，与相应的竣工图一起组卷。3.3.10 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚、不得代签。竣工图章由建设单位统一刻制。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处。3.4 声像文件材料的质量要求建设工程声像文件是项目文件的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像文件。3.4.1 照片文件包括普通胶片照片和数码照片。3.4.2 普通胶片照片应由照片、底片(向外单位收集的可以没有底片)和文字说明等部分组成，归档时每张照片要附有一张底片，彩色底片不宜久存，对有特殊意义的应复制成黑(白)底片保存。3.4.3 采用数码照相机拍摄的照片要求（1） 使用400万像素及以上的数码相机，照片分辨率设置为12001600像素，拍摄时设置“日期时间显示”功能。（2） 采用数码照相机拍摄的照片，应采用6寸或7寸大小的相纸打印图像。（3） 数码照片应刻录在耐久性好的光盘上，光盘附有目录，目录应填写档号、案卷题名、照片编号、照片标题（与电子文件的文件名相同）等。3.4.4 照片文件文字说明的填写要求以一组有密切联系的照片为单位填写文字说明，如某次活动只收集了一张照片，则要以单张照片为单位填写文字说明。文字说明要求简明、准确，一般不超过200字。其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。（1）事由：照片所反映事件、事物的情由。（2）时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间 (由阿拉伯数字表示) 。 （3）地点：被拍摄物所在的具体地点。（4）人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份。（5）背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景。（6）摄影者：照片的拍摄人。3.4.5 录像文件要求图像清晰、解说正确。录像材料规格为专业带，录像档案带盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、录制人、审核人及批准人。4. 项目文件收集、整理、组卷及归档的要求和方法4.1总体要求项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。4.2项目文件的收集4.2.1 收集范围凡反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。其范围见第10章安徽省高速公路建设项目文件材料归档范围、分类、编号办法及保管期限细则。4.2.2 收集时间4.2.2.1 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设单位（或接受委托的承包单位）登记、归档，再行校译、复制和分发使用。 4.2.2.2 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设进度和交（竣）工验收同步进行。各种施工原始记录应在施工现场与工序施工同步进行，每道工序完成后24小时内交监理人员签字，并及时移交专（兼）职管理人员存档。工序质量检验表要求施工单位质检人员现场填写，及时报监理工程师检查并现场签字，并及时移交专（兼）职管理人员存档。监理工程师收到质量检验申请后，应在24小时内应给予书面批复。工程中间交工证书是工程交工验收的重要依据，按竣工文件编制要求完成的全部归档文件，应在分项工程完工后7日内报送监理审核，单位工程完工后15日内报送监理审核，合同段工程完工后30日内报送监理审核。建设单位应在施工单位每期计量支付前对其相关文件材料进行审核，做到“文件材料不齐全不计量支付”。各参建单位在工程交工验收之前，向建设单位提交已按要求整理好的涉及已完成项目的项目文件；各参建单位在工程竣工验收之前，向建设单位提交所有已按要求整理好的项目文件。4.2.3 数码照片的收集数码照片由建设、监理、施工等单位分别负责收集。4.2.3.1 建设单位收集要求工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导，每次留存典型照片2-3张，悉数留存。重要工程协调、安全生产等会议活动，每次会议留存主题照片1-2张，悉数留存。现场检查指导过程中反映监理是否尽责到位的情况，每次检查留存典型照片2-3张，悉数留存。违章、违规等现场典型案例，每个案例留存典型照片2-3张，悉数留存。4.2.2.2 监理单位收集要求每个旁站点留存典型照片2-3张、每次巡视留存典型照片1-2张、每次定期检查留存典型照片1-2张，悉数留存。每次材料设备检验及重要试件每组留存典型照片1-2张、每次见证取样留存典型照片1-2张、重要设备每件留存整体照片1张，悉数留存。隐蔽工程验收，每次验收留存典型照片1-2张，悉数留存。违章、违规等现场典型案例，每个案例留存典型照片2-3张，悉数留存。4.2.2.3 施工单位单位收集要求日常施工管理，每个作业点留存安全文明施工总体布置情况照片1张，定期安全检查中每个事件留存照片1张、安全员日检过程中每个案例留存典型照片1-2张，每个事故处理留存典型照片2-3张，悉数留存。每次材料设备检验及重要试件每组留存典型照片1-2张、每次见证取样留存典型照片1-2张、重要设备每件留存整体照片1张，缺陷（如有）留存1-3张，悉数留存。隐蔽工程验收，每次验收留存典型照片1-2张，悉数留存。4.2.2.4 项目文件收集的套数在建设项目竣工验收前，建设单位应提交完整的纸质档案原件1套、竣工图2套、数字化档案1套。4.3项目文件的整理与组卷4.3.1 工程项目文件归档前，应按要求由文件材料形成单位进行组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性原则，分类科学，组卷合理，便于查找利用。4.3.2 项目前期文件、征地拆迁文件、招投标合同文件、建设过程中的管理文件、工程交（竣）工验收文件、工程决算等有关文件材料应分别由建设单位汇总，并根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理，按问题、时间等要素组卷。4.3.3 设计类文件按原有装订形式组卷。4.3.4 工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责整理组卷。 4.3.4.1 路基工程（1）试验路文件单独组卷，文件材料按工艺流程排列，案卷按标段、桩号排序；（2）地基处理以处为单位单独组卷，文件材料按工艺流程排列，案卷按标段、桩号排序；（3）路基土石方工程以施工段落为单位组卷，文件材料按施工层次自下而上逐层排列，案卷按标段、桩号排序；（4）路基排水及防护工程以施工段落为单位组卷，文件材料按工艺流程排列，案卷按标段、桩号排序；（5）涵洞及通道工程以道为单位组卷，文件材料按工艺流程排列，案卷按标段、桩号排序；（6）台背回填以座（道）为单位组卷，文件材料按工艺流程排列，案卷按标段、桩号排序；（7）大型挡土墙、导流工程以处为单位组卷，文件材料按工艺流程排列，案卷按标段、桩号排序。4.3.4.2 特大、大、中、小桥工程每座桥梁均单独组卷，案卷按桩号排序。文件材料按桥梁部位、构件和工艺流程排列，内容包括：（1）基础及下部构造：明挖基础或桩基、承台或系梁、墩柱、盖梁（台帽）、台身、锥坡；（2）上部构造：梁板预制、梁板现场浇筑、预应力张拉、梁板安装；（3）桥梁总体及附属工程：桥面铺装、混凝土护栏、伸缩缝、桥头搭板等，4.3.4.3 分离式立交工程参照大、中桥组卷归档。被交道路改建，应将道路案卷归入线外工程中。4.3.4.4 路面工程以施工段落为单位组卷，文件材料按层次和工艺流程排列，内容包括底基层、基层、下封层、面层、路缘石、路肩等，案卷按标段、桩号排序。4.3.4.5 互通立交工程每座互通立交单独组卷；桥梁工程参照大、中桥组卷归档；匝道以每条为单位组卷，内容包括路基、路面、涵洞、通道、护坡、挡土墙等。主线路基、路面、匝道下穿主线桥梁和主线交通工程的案卷应归入主线案卷中。4.3.4.6 隧道工程每座隧道单独组卷，文件材料按隧道部位件和工艺流程排列，案卷按桩号排序。4.3.4.7 标线、标志、防撞护栏、隔离栅、绿化工程以分部工程为单位组卷，案卷按标段、桩号排序。4.3.4.8 房建工程以站点、单体、分部工程为单位进行组卷。4.3.4.9 机电及其他附属工程以分部工程为单位组卷。4.3.4.10 施工单位现场试验文件材料作为其相对应的各工序的检验批复单的附件，附在其相应的检验批复单后面。4.3.4.11 建筑材料及构件出厂证明、质量鉴定报告单及试验报告单独组卷，以单位或分部工程为单位组卷，试验台帐放在首位。4.3.4.12 施工日志以施工标段为单位组卷。4.3.5 监理文件由监理单位整理组卷。4.3.5.1 监理概述以监理组的划分为单位组卷。4.3.5.2 监理日记以监理组 (或合同段)的划分为单位组卷。单本日记较厚，可单独组卷；单本日记较薄，可若干本监理日记组成一卷，且每本日记作为一份文件，填写卷内目录时，以时间及日记撰写人将每本日记加于区分。已成册有完整封面的，应将原封面去除，替换成案卷软封面，监理日记组卷后装入卷盒内归档。4.3.5.3 监理月、年度报告以监理组(或合同段)划分为单位组卷，卷内文件按时间先后顺序排列。4.3.5.4 文件、信函以监理组的划分为单位分类组卷(可划分为合同管理文件、计划进度管理文件、工程技术管理文件、工程质量控制文件、安全保护控制文件等)，卷内文件根据问题类型、发文单位分类后按文件编号(如无编号按时间顺序)排列。4.3.5.5 监理平行抽检试验文件材料划分为现场抽检试验和标准抽检试验两大类。现场抽检试验文件材料移交施工单位组卷归档，作为其相应各工序检验批复单的附件。标准抽检试验文件材料由监理单位组卷，以单位、分部工程的划分和抽检项目分类为单位组卷，卷内文件按时间先后顺序排列。4.3.5.6 会议纪要以监理组为单位组卷，卷内文件按时间先后顺序排列；文件较多，可以合同段为单位组卷，卷内文件按时间先后顺序排列。4.3.5.7 计量与支付文件以合同段和时间的月份为单位组卷。4.3.5.8 单位、分部、分项工程质量检验评定表按单位或分部工程为单位组卷，卷内文件按工序先后顺序排列。4.3.6 竣工决算由建设单位负责汇总编制，竣工决算分财务决算和工程决算两部分。财务决算按国家和交通部有关文件执行，工程决算按有关文件和规定编制。4.3.7 施工技术文件材料，以单体为单位组卷，其中设计变更的依据性文件材料，以项目或单体为单位集中组卷。4.3.8 竣工图由施工单位按单位、分部工程为单位组卷。4.3.9 卷内文件排列要求管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列。设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机文字及图样材料、设备安装调试和运行维修材料等顺序排列。竣工图按桩号、图号排列。卷内文件一般批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；原件在前，复制件在后。图文混合材料文字在前，图样在后。4.4项目文件案卷案卷是由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。案卷由案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表四部分组成。 4.4.1 案卷封面的填写。（格式见图6）立卷单位：是指文件材料组卷单位。起止日期：是指卷内文件材料形成的最早日期与最迟日期；日期填写格式采用8位阿拉伯数字标注，如：2006年3月28日至2007年4月18日，应该填写为20060328-20070418。保管期限：填写其划定的保管期限，分为短期、长期、永久三种。密级：依据保密规定填写（可以不填写）。案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。项目前期文件、征地拆迁文件、招投标合同文件、建设过程中的管理文件、工程交（竣）工验收文件等案卷题名，应包括卷内文件的主要责任者（或项目名称）、内容特征、文种（或技术文件名称等）；工程设计类、工程施工类、工程监理类、工程竣工图表类、竣工决算类、工程科研类等案卷题名，应包括项目名称、内容特征、技术文件名称等；项目名称应与原立项、设计（包括代号）相符。案卷题名示例：例1：高速公路K+K+路基工程K+K+路基土方工程中间交工证书，分项工程开工申请、施工放样报验单、清淤填筑、原地面处理、路基填筑93区、94区检验申请批复等施工原始记录（注：前面的桩号表示该合同段的起止桩号）例2：高速公路K+K+路基工程K+K+路基土方工程路基填筑96区检验申请批复，分项工程评定表等施工原始记录（注：前面的桩号表示该合同段的起止桩号）例3：高速公路大桥0#台桩基中间交工证书、分项工程开工申请、施工放样报验单、检验申请批复、分项工程评定表等施工原始记录例4：高速公路大桥下部构造钢筋建筑材料监理抽检试验记录档号：由案卷分类号和案卷流水号组成，中间用“-”隔开，用铅笔填写。卷盒脊背填写案卷档号。档号示例：GL5 X XX X X 案卷流水号档案分类码 项 目 代 号 属 类 号 公路工程类属类号：按照交通部科技档案分类编号办法（87交办315号文），公路工程类的道路类为1。项目代号：一般取用项目简称的汉语拼音首位字母，如六武高速项目代号为LW。档案分类码：详见10安徽省高速公路建设项目文件材料归档范围、分类、编号办法及保管期限表。档号案例：（下列档号案例中的下加 部分为档案分类码）GL5.1.LW.5.4.2-1(六武高速公路K8+633.5仙花店高架桥，其中的2代表K8+633.5仙花店高架桥，)GL5.1. LW.5.1.2.3-1(六武高速公路K8+050-K15+610路基工程路基土石方，其中的2代表K8+050-K15+610路基工程，3代表路基土石方)案卷流水号：按阿拉伯数字从1起依次编写案卷流水号。档案馆号、缩微号不填写。4.4.2 卷内目录的填写。卷内目录的条目以每份文件为单位形成（格式见图7）。具体包括：（1）项目前期及建设过程中的管理类文件：正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文稿纸为1份，来文与复文（请示与批复、报告与批示、来函与复函）各为1份；（2）工程施工类文件：开工申请单及开工通知为1份，施工组织设计报审表及附件为1份，施工技术方案报审表及附件为1份，施工放样报验单及附件为1份，建筑材料报验单及附件为1份，进场设备报验单及附件为1份，工程中间交工证书1份，检验申请批复单及附件为1份，承包人申请表及附件为1份等；（3）工程监理类文件：每月或每季种建筑材料抽检报告为1份，每个标准试验报告为1份，每个分项工程质量检验评定表为1份，每个分部工程质量检验评定表为1份，每个单位工程质量检验评定表为1份，每本监理日记为一份等。卷内目录内容应填写详细，文件材料题名不得一样，并标明页码，方便查找。卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。卷内目录按以下规定填写：（1）顺序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注。（2）文件编号或图样图号：填写文件材料的原始编号或图号（施工文件可以不填写）。（3）责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。（4）文件材料题名：应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容，应自拟标题。文件材料题名示例1：（1）K+K+路基工程K+K+路基土方分项工程开工申请（2）K+K+路基工程K+K+路基土方施工放样报验（3）K+K+路基工程K+K+清淤填筑检验申请批复（4）K+K+路基工程K+K+原地面处理检验申请批复（5）K+K+路基工程K+K+路基第二层填筑检验申请批复文件材料题名示例2：（1）大桥0#台桩基中间交工证书（2）大桥0#台-1#钻孔桩施工放样报验（3）大桥0#台-1#钻孔桩成孔检验申请批复文件材料题名示例3：（1）监理工程师年月日年月日监理日记（2）K+K+路基工程关于监理现场指令（3）K+K+路面上面层沥青建筑材料监理抽检试验记录（5）日期：是指文件材料形成的最后日期；日期填写格式采用8位阿拉伯数字标注，如：2006年3月28日，应该填写为20060328。（6）页号：填写每份文件首页上标注的页号，最后件标注起止页号，中间用“-”隔开。页号的编号方法是在有文字和图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号，页号使用铅笔填写。所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的资料，已编有页号的不需重新编写页号，只需在卷内目录页号中按原页号填写。4.4.3 备考表的填写：填写卷内文件的件数、页数以及在组卷和使用过程中需要说明的问题。备考表排列在卷内文件材料的尾页之后（格式见图8）。4.4.4 背脊的填写：填写档号，使用铅笔填写。4.4.5 案卷装订4.4.5.1 案卷各组成部分组装顺序：案卷封面案卷目录-文件材料-备考表-案卷封底。4.4.5.2 案卷装订要求：案卷内不同尺寸文件材料要折叠成297 mm210 mm的统一幅面，竣工图按297 mm420 mm规格装订。装订时应去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔一线装订在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度160mm。接头为死结，接头在背后中孔。案卷的组合厚度应根据具体情况灵活掌握，一般不超过50 mm。4.4.5.3 卷盒、案卷封面、各类表格的规格及制成材料：卷盒外表尺寸为305mm(长) 220mm(宽) 40 mm或50 mm（厚），用牛皮纸板双裱压制，外裱牛皮纸，无酸卷皮。案卷封面尺寸为297 mm210 mm，采用150克白色书写纸。案卷目录、卷内目录、卷内备考表等表格尺寸为297 mm210 mm，采用70克白色书写纸。4.5项目文件的归档4.5.1 建设单位按第10章安徽省高速公路建设项目文件归档范围、分类、编号办法及保管期限表的类目顺序要求，及时对各单位移交的全部案卷进行归档。4.5.2 归档的要求逐项整理，按档号顺序分卷装盒、编写总目录（格式见图9）并进行审核，对案卷进行系统排列、上架，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷档号，根据有关保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。对各单位的编制说明进行汇总，编写档案编制总说明、案卷目录及移交清单。5. 项目档案数字化5.1 档案数字化是指将纸质、照片、声像、胶片等各种传统介质的档案信息，通过计算机技术转换为数字化的信息，以便于快速检索、方便存储。5.2 在项目档案管理过程中应积极运用计算机等现代技术手段，配备工程档案管理软件进行案卷及卷内文件信息的著录检索，并逐步实现项目档案全文数字化。5.3 项目档案的数字化管理在项目档案档案管理过程中，对项目前期文件、征地拆迁文件、招投标合同、建设过程中的管理文件、工程交（竣）工验收文件、工程决算、竣工图类的档案应运用计算机软件实施全文数字化管理，其他类别应运用计算机软件实施目录级管理，对案卷及卷内文件信息进行著录，以供检索利用。条件许可的项目，可实施项目档案全文数字化管理。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储。5.3.1 档案的整理。档案扫描时，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害；破损严重、无法直接扫描的档案，应作技术修复，折皱不平的原件应作相应处理(压平或烫平等)后再扫描。5.3.2 档案的扫描。纸质档案扫描方式采用黑白二值，扫描分辨率选择200dpi；照片档案扫描方式采用彩色方式，扫描分辨率选择200dpi。5.3.3 图像处理。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。不符合图像质量要求的，应重新进行图像的处理；操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别的，应重新扫描；文件漏扫，应及时补扫并正确插入图像；扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时的，应及时进行调整；出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；图像页面中出现影响图像质量的杂质（如黑点、黑线、黑框、黑边等）应进行去污处理；大幅面档案可实施分区扫描，形成多幅图像后应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证数字化图像的整体性；采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。5.3.4 图像存储。采用黑白二值模式扫描的图像文件，用TIFF格式存储；采用彩色模式扫描的文件，用JPEG格式存储；图像文件应逐一引入工程档案管理软件系统中，并与其相应的数字化目录（卷内目录）实行无缝链接，方便检索。6.验收与移交6.1档案的验收建设项目档案专项验收是高速公路建设项目竣工验收的重要组成部分。未经档案专项验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。各级交通建设项目主管单位档案机构应加强建设项目档案专项验收前的检查和指导，同时接受项目所在地上级和同级档案行政管理部门的检查和指导。6.1.1 交工验收在项目交工验收前，可不进行档案专项验收，但在交工验收中必须包含档案检查的事项。项目交工验收前，应完成所规定完成的项目文件材料的编制工作。由建设单位组织、协调、指导、检查下辖各参建单位的项目文件编制工作，对有关项目文件材料立卷归档工作进行自检，并形成自检报告。如在交工验收阶段已经完成了项目档案审查并形成审查意见的，可不单独进行建设项目档案自检。6.1.2 竣工验收在项目竣工验收之前，应进行档案专项竣工验收。在档案专项竣工验收前，应完成以下几项工作：(一) 已按规定进行项目档案登记。(二) 完成了建设项目档案自检工作或已在交工验收阶段完成对建设项目档案审查工作。(三) 项目文件、项目文件分类、组卷及编目工作已按安徽省高速公路建设项目文件编制及归档管理办法的规定编制完成。(四) 凡由国家发展和改革委员会审批或核准项目建议书、可行性研究报告和交通部审批初步设计的建设项目，建设单位应及时按照项目管理权限向项目主管部门提出项目档案专项验收申请，经审核同意后，转报交通部档案馆，由交通部档案馆组织验收；凡由省发展和改革委员会或省交通厅审批或核准负责审批项目建议书、可行性研究报告及初步设计的建设项目，建设单位应及时按照项目管理权限向省档案局提出项目档案专项验收申请，经审核同意后，由省档案局组织验收。(五)申请建设项目档案专项验收时，应提交下列材料。（1） 项目档案专项验收申请报告(a) 工程项目档案概况；(b) 项目档案工作管理体制；(c) 项目文件的形成、积累、整理与归档工作情况；(d) 竣工图的编制情况及质量；(e) 项目档案的接收、整理、管理工作情况；(f) 存在问题及解决措施；档案完善、准确系统性评价及在施工、试生产中的作用；(g) 附表，包括：单项、单位工程名称、文字材料（卷、件、页）、竣工图（卷、件、页）。（2） 交通建设项目档案专项验收申请表（见图10）。（3） 建设项目档案自检报告或建设项目档案审查意见。（4） 建设项目档案案卷目录。(六)项目档案专项验收时，建设单位应做好以下各项工作。（1） 建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况。（2） 施工单位汇报项目档案编制情况。（3） 监理单位汇报项目档案质量的审核情况。（4） 视建设项目档案形成情况，准备所有案卷供验收小组检查或抽查。6.2项目档案的移交6.2.1 项目档案验收合格后，建设单位应按合同、协议和规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内向管养单位及其他有关单位办理移交。6.2.2 建设单位与管养单位及其他有关单位应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等。6.2.3