Weboffice办公信息平台系统管理员手册.doc

WebOffice办公信息平台系统 管理员手册 深圳市启天软件技术有限公司 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 1 前言 非常感谢您使用WebOffice企业办公信息平台系统! WebOffice企业办公信息平台系统是深圳市启天软件技术有限公司推出的基于知识 管理的办公自动化系列软件之一。在以后的介绍中简称为WebOffice。 WebOffice是一套即可应用于企业局域网又可满足互联网应用需求的大型服务端软 件系统，也是一套真正实用的、全面支持中文应用的、先进完整的知识管理解决方案； 该系统的开发完成充分体现了启天公司领先的技术实力和应用经验。 WebOffice具有友好的操作界面、实用的办公功能和良好的可扩充性，并最大程度 地融入了当代最新的“知识管理、协同办公“的第三代“办公自动化“理念， 通过启天公 司独有的技术实现方式，将我国的现代企业带入一个崭新的“知识“办公环境。 功能强大、权限管理严格的文档数据库使您一改被动地去搜寻、查找、组织和利 用为主动地接受所有与您的业务、管理、决策等相关的信息，让您在第一个时间即可 有效地利用。 通过WebOffice您能够以邮件、短消息、手机短信等多种方式进行企业内部通讯， 查看您被授权的与您相关的部门信息或公司公告。 WebOffice还可以帮助您在网上进行工作流程处理、审批或提交各种工作或事务申 请，真正实现“足不出室“的网上办公。 WebOffice还提供了许多扩展的实用功能，如网上订餐、网上图书馆、客户信息管 理等。 对于软件升级或由于版本差异所带来的界面和操作的不同，以实际软件为准。 本手册将教会您如何使用WebOffice进行快捷、高效的网上办公。 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 2 管理员手册目录管理员手册目录 一、系统管理员3 二、用户和组管理3 1用户和组的概念3 2系统各管理组权限控制.4 3登录用户和组管理4 4登录组管理5 三、文档公告管理7 1创建文档版块.8 2创建文档库8 3自定义版块排序8 4文档类别管理.9 5设定文档库的阅读权限.9 四、信息广播系统管理10 1添加信息10 2管理信息11 3历史记录11 4信息查询12 五、 工作流管理13 1创建工作流13 2管理工作流15 3管理工作流申请16 4已删除工作流.17 5已删除申请17 6定义后台管理员18 六、查看日志18 1查询日志19 2备份日志19 3恢复日志19 4清空所有日志.20 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 3 WebOffice2000 管理员手册管理员手册 WebOffice2000 企业办公信息平台系统是由深圳市启天软件技术有限公司开发， 是企事业单位实现办公自动化管理的优秀解决方案。 本手册面向 WebOffice2000 系统的各级管理员，为他们对本系统的用户和组管理、 文档公告管理、信息广播管理、工作流管理、查看日志、数据库备份提供详细的操作 说明和系统帮助。 一、系统管理员一、系统管理员 系统安装以后，会自动生成两个的最高管理员用户：administrator 和 aduser，默认 密码均为 123456。 Administrator：是整个系统的最高管理员，不但可以管理所有用户和组的权限， 而且可以管理文档公告库、工作电子流和信息广播系统等所有后台权限。 Aduser：是最高用户管理员，可以管理所有用户和组，可以设定用户和组的关系。 二、用户和组管理二、用户和组管理 1用户和组的概念用户和组的概念 用户： 对于企事业单位来讲， 每位工作人员就是一个用户，可以 用“工号”作为登录名，原始密码 是由用户和组管理员设定，一般用 户可以在“个人设置”中自行修改。 每位用户都属于不同的组，拥 有该组的系统权限。 组： 可以由几个用户或组组成，共同拥有该组的权限。企事业单位可以根据不同 部门设置若干个组（如在企业中，可将市场部定义为一个组） ，也可以根据岗位的横向 关系建立组（如秘书组包含各部门的秘书） ，还可以建立临时工作小组（如 XX 项目组） 。一个组还能包含另一个组（如市场部可以包含销售部、市场规划部等） 。还可以针对 本系统某一功能产生一个权限组（如对系统的每一个文档库都可以产生一个管理组） 。 用户 2 用户 4 用户 3 用户 5 组 B 用户 1 组 D 组 A组 C WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 4 总之，组的建立是非常灵活的，组的数目不受限制，一个几千人的企业可能会在 内部建立几千个用户组，这些都由用户管理员根据具体情况来进行设置。 2系统各管理组权限控制系统各管理组权限控制 电子流管理组(adstream)控制工作电子流创建、管理等权限； 会议管理组(admeeting)控制会议创建、管理、会议室管理等权限； 全体员工(ALL)系统默认组，影响日程安排查询. 3登录用户和组管理登录用户和组管理 选择快速通道的“用户和组管理” ，用 administrator 和 aduser 身份登录，即可进 入用户和组管理界面（如下图） 。 点击“添加用户”按键进入添加用户界面，输入需要添加的用户工号（ID） 、姓名 单用户查询 用户和组管理切换 页面间跳转 选中删除点击修改用户信息 后台功能菜单 点击进入用户管理 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 5 和初始密码。 如需设定用户所属的群组，则可以选择“属于的组”右边的“选择组” ，则会弹出 一个新窗口，窗口左边显示了已有的工作组。用鼠标在右边选取希望加入的工作组， 点击“添加”按键将组加到用户的属性中，然后点击左下角的“选择” ，即可完成用户 所属组的添加。由于每个组有其特定的权限，在添加组的过程中，即实现了用户权限 的控制。 所有属性设定完后，点击“保存”按键，即可生成新的用户。 （具体操作如下图所示） 4登录组管理登录组管理 进入添加用户输入工号、姓 名 设定初始密码 确定用户权限 先选中， 再添加！ 选中一个组 选中删除 最后 选择 确认 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 6 点击“添加组”按键进入添加组界面，输入需要添加的组 ID（为了区别于用户名， 建议采用英文字母） 、组名（即组的描述，可用中文表示） 。 如需设定组中所包含的用户，可选择“包含的用户”右边的“选择用户”按键， 则会弹出一个新窗口，窗口左边将显示已有的用户。用鼠标选取窗口右边希望加入的 用户，点击添加按键将其加入，然后点击左下角的“选择” ，即可完成该组用户的添加。 如需设定组中所包含的组，则可以选择“包含的组”右边的“选择组” ，具体操作 与选择“包含的用户”相同。 所有属性设定完后，点击“保存”按键，即可生成新的组。 单组别查询 用户和组管理切换 页面间跳转 选中删除点击修改组信息 进入组管理 进入添加组 输入组 ID、组名 选择包含的用户和组 保存确认组完成 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 7 1）编辑用户和组的属性 在用户管理界面，直接点击员工工号和组的 ID 号，即可直接进入用户和组的 编辑状态，修改相关属性，然后点击“保存”完成对用户和组属性的修改。 2）删除用户和组 在用户管理界面，选择用户和组左首的复选框，点击左下角的“删除”按键 即可立刻删除用户和组。 三、文档公告管理三、文档公告管理 选择快速通道的“文档公告管理” ，直接进入文档公告库的后台管理系统（如下图 所示） 。 点击修改 版块名称 创建文档版块文档版块排序文档类别 功能图示说明 点击修改 文档名称 创建新 文档库 设定 文档 阅读 权限 直接删除文档模块/文档库编辑文档模块/文档库 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 8 1创建文档版块创建文档版块 点击“创建文档版块” ，填写新的版块名称，可以创建新的文档库版块（大的文档 库类别，如市场部等） 。 2创建文档库创建文档库 在文档版块中点击“创建文档公告库”图标，输入名称，选择文档库类型，即可 创建新的文档库。 文档库类型分为“文档公告” 、 “讨论组”两种类型。选择不同的类型会生成不 同的文档库，它将会直接影响前台文档创建形式。其具体操作同“创建文档版块”类 似。 3自定义版块排序自定义版块排序 在这里您可以很方便的对文档版块进行显示排序管理。点击“自定义版块排序” 进入如下图所示页面： 输入版块名称 提交完成版块创建 输入排列序号 确认提交 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 9 4文档类别管理文档类别管理 在文档库中添加类别，可以让您更好的管理文档。把文档进行归类存放，便于文 档查找搜索。 5设定文档库的阅读权限设定文档库的阅读权限 点击每个文档库右侧的“存取控制”按键，则系统弹出一个新窗口（如下图） 。 点击“选择用户”和“选择组”按键，选择需要添加的用户和组，点击“提交” 按键即可完成添加各权限的用户和组。 权限类别定义： 管理权限：可以删除、编辑、创建、阅读所有文档信息。 创建文 档类别 删除类别 编辑类别 修改类 别名称 选择不同权限的用户选择不同权限的组 提交完成权限添加 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 10 编辑权限：只可以编辑、创建、阅读所有文档信息。 创建权限：只可以创建、阅读所有文档信息。 阅读权限：只可以阅读所有文档信息，不能发布和更改信息。 四、信息广播系统管理四、信息广播系统管理 从快速通道里面的系统设置区中选择“信息广播管理” ，即可进入信息广播系统的 管理后台（如下图） 。 1添加信息添加信息 点击“添加信息”进入添加滚动新闻窗口，填写新闻标题和内容后即可发布。发 布的信息在每位员工的工作台面上方导航条下滚动播出。 信息广播管理功能菜单 信息广播列表 点击标题 修改信息 提交完成广播发布 输入详细内容 输入标题 输入资料来源 或由系统自动 识别。例：由 文档转发广播 信息，则会出 现文档出处。 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 11 2管理信息管理信息 直接点击已有的新闻标题，即可进入已有新闻管理页面。在这里，您可以对广播 信息进行修改、删除操作。 修改信息将信息相关内容修改后，点击提交即可完成修改； 删除信息在上图“修改广播信息”窗口中，点击“删除”按键即可立刻删除新闻。 3历史记录历史记录 单击标题打开“已删除的广播信息”列表窗口，可以查看和删除历史纪录。如下 图所示： 广播自动结束时间 点击删除广播信息 可上载附件 提交完成广播修改 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 12 在已删除的历史记录列表中，您可以查看到所有曾经发布过的广播新闻。 4信息查询信息查询 信息查询只可以查询出已删除的所有广播信息，您可以利用标题、内容、来源、 发布人、发布时间进行多条件模糊查询。 单击标题可打 开“已删除的 广播信息”窗 口， 查看和删除历 史纪录。 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 13 五、五、 工作流管理工作流管理 在快速通道中点击“工作电子流管理”进入如下界面： 1创建工作流创建工作流 进入工作电子流界面，点击创建电子流，就会出现新增电子流界面（如下图） 。 传阅方式：分为“一个接一个”和“一起批阅”两种方式。 工作流 系统 功能条 点击查看/ 编辑工作流 步骤 1 填写工作流 说明信息 步骤 2 设定传阅方式 申请人可再次 编辑工作流内容 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 14 “一个接一个”是指选定的工作电子流需经第一审批人审批后，才能传送到第二 审批人，以此类推。比较典型的电子流有“请假”工作流，它是经部门主管审批后再 送上级部门审批，最后送人事部审批、执行。 “一起批阅”指申请的工作流是经过全体一起批阅的。比较典型的有“文件传阅” 工作流，文件是同时传给所有领导人批阅的，只有等所有领导都批阅后才算结束。 管理员：可以定义一个或多个管理员/组， “从库中选择”可以直接选取。 步骤 3 定义管理本工作流的人 定义使用本工作流的人 步骤 4 可选择多个审批人 审批人可提出审批意见 定义审批人 的各种方式 选择审批人窗口 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 15 审批人数：可已定义审批人的数量，当选中人数后，电子流的右面“审批人详细资料” 会出现与审批人数对应的审批人数目。 审批人注释：选择“是”时，则审批人在审批申请时，可以填写审批意见。 审批人定义：点击“审批人”按键，则弹出“选择审批人”窗口（如上图） 。 文档源方式：（分为如下四种方式） 1）从简表中获取：从简短的用户列表中选取审批人。 2）数据库里选择：直接从用户数据库中选择定义； 3）用户提交时定义：由申请工作流的用户在申请时自行定义审批人， （此种 类型比较适合审批人不固定的情况） ； 4）由上一审批人定义：申请提交后，由上一审批人根据具体情况定义下面的 审批人。 执行人：申请审批完成后，最后的执行工作的人员。例如：请假申请同意后，交 由人事考勤人员具体执行。 完成以上步骤，即可创建一个新的工作电子流。 2管理工作流管理工作流 点击“管理工作流”按键进入管理界面（即进入工作流系统首页面） ，可以查看所 有工作电子流，点击需要修改的电子流，进入电子流的详细信息界面，选择“编辑” 按键可以修改、删除电子流，还可重新定义各电子流的管理者及相关审批人。 步骤 5 步骤 6 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 16 注意：各电子流管理员只可管理属于自已权限的电子流类。 3管理工作流申请管理工作流申请 可以监控、管理、删除各普通员工的电子流申请。点击“管理用户申请”可以看 到所有用户申请。点击标题可直接进入用户申请的工作流中，并可查看申请的详细信 息，点击“删除”可删除用户申请。 点击标题 直接进入 类别显示 审批状态 申请时间 申请人 WebOffice 企业办公信息平台系统 深圳市启天软件技术有限公司 17 4已删除工作流已删除