精品管理资料-中石化内控全套：业务管理流程汇总.doc

1.1原油采购业务流程1.1原油采购业务流程一、业务目标1经营目标1.1按照生产经营计划的要求采购原油，保证原油资源的稳定供应；降低原油采购成本；及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险。2财务目标2.1真实、准确、完整地核算原油价值及相关债务债权。3合规目标3.1进口原油采购符合国家自动登记的要求。3.2 原油采购符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1采购的原油在质量、数量、到货时间上与生产经营的要求不一致，影响生产正常运行；采购过多，库存上升，造成资金占用增加，油价下降时产生跌价损失。1.2 国际油价波动，采购部门应对不及时，进口原油采购价格高于同期市场价格。1.3 由于月度原油资源采购计划比月度生产经营计划提前45天下发，在此期间，因市场变化调整原油加工量后，可能造成原油资源采购过多、不足或品种不符合生产要求。1.4 对采购合同条款审查不严，带来潜在风险。1.5 未及时组织资金，违反合同（协议）的付款条款，造成原油不能按时进厂，影响生产。1.6 未经审核，变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2 财务风险2.1错记、漏记原油入库或在途，出现错账，核算不规范，造成成本、效益、财务状况不能如实反映。2.2 采购手续不完备，审核不严，错记、多记原油入库、应付、预付账款等，造成财务数据不真实。2.3 原油采购会计核算不规范，影响财务报告的真实性。3 合规风险3.1 原油采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。3.2 原油采购不符合国家有关规定，进口原油采购不符合国家自动登记的要求，受到处罚，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 衔接落实原油资源1.1生产经营管理部与中国石油、中国海洋石油和外贸代理公司的业务部门衔接落实可提供的国内陆上原油、海洋原油、进口原油资源的品种、数量、质量和运输方式、交货日期（船期），由生产经营管理部主任按照总裁的授权与中国石油、中国海洋石油、外贸代理公司的业务部门签订原油资源供应协议。2 编制资源配置计划2.1生产经营管理部根据生产经营计划中原油资源安排，结合有关事业部的意见、分（子）公司的原油资源需求计划、生产需求和库存情况，以及外贸代理公司提交的计划建议，编制股份公司原油资源配置计划（月度计划中，一般贸易进口原油采购计划提前60天、海洋原油采购计划提前30天、陆上原油采购计划提前15天），按规定权限审批后报总裁签发下达给分（子）公司和各外贸代理公司执行。2.2 生产经营管理部按照三个月滚动原则，分批分量下达进口原油采购计划；根据原油加工量、资源变化以及原油采购过程中资源优化、运输优化等情况，逐月滚动调整，确保月度资源总量与原油加工量趋于同步。2.3 生产经营管理部在国内外市场、分（子）公司生产运行情况和运输状况发生变化时，可调整原油资源配置计划和进口原油采购计划，经生产经营管理部分管副主任审批后下达执行。2.4 【ERP】分(子)公司生产经营计划部门根据股份公司批准的原油资源配置计划分批分量在ERP系统中维护采购申请。2.5 【ERP】分（子）公司财务部门根据批准的预算指标在ERP系统中对采购基金中心的原油承诺项目进行维护和下达。3 签订原油采购合同3.1 分（子）公司根据股份公司下达的生产经营计划、原油资源配置计划、进口原油采购计划和股份公司公布的价格，综合考虑本分（子）公司原油库存、生产装置运行安排和国际油价等因素，中石油、中海油供应的原油与中国石油、中国海洋石油协商签订原油采购合同；进口原油委托外贸代理公司对外签订进口原油采购合同并与其签订进口原油代理协议；中石化自产原油按股份公司的原油资源配置计划进行采购。上述合同、协议的标准格式由法律事务部审定，合同或协议签订人按规定权限签署。3.2 【ERP】分（子）公司采购部门根据采购合同、ERP系统中批准的采购申请，在系统中维护采购订单。4 原油运输参见1.3原油配置、运输业务流程。5 原油验收入库5.1分（子）公司原油采购部门应编制下月原油到港或到厂预计时间报表，月底前交生产、仓储、财务等部门，并提前两天通报原油到港或到厂的具体时间，便于安排化验、接卸及支付货款、运费等事宜。5.2 原油到厂（港）后，分（子）公司生产调度部门及时组织取样化验。国内陆上原油，由分（子）公司根据供需双方签订的原油采购合同或有关规定采样化验；进口和海洋原油，分（子）公司按商检的相关规定进行商检和计量。经化验人员签字后的化验单和商检机构出具的商检报告均交原油采购部门，该部门按采购合同核实原油数量与质量。5.3分（子）公司计量、仓储等部门组织并实施原油的计量、化验、接卸和储存等工作。【非ERP】仓储人员填写原油入库凭据，入库凭据须连续或分类连续编号，并载明原油品种、数量、运输方式等，经仓储部门责任人审核签字后，送生产、采购部门各一份。【ERP】原油系统收货员根据仓储部门责任人审核确认的计量单据，核对ERP系统采购订单, 在系统中收货过账。5.4分（子）公司仓储部门对验收过程中发现单货不符、质量不符、数量不符、滞期等情况，应及时通知原油采购部门；原油采购部门应跟踪原油进厂的全过程，发现短量、品质差、滞期等异常情况，属内部责任，由分（子）公司根据内部管理规定和程序及时查明原因，分清责任并进行相关处理；属外部责任，由原油采购部门会同财务、法律事务等部门依照合同（或相关协议）与外贸代理公司、港航等运输部门协调，商讨解决办法并将处理意见报分（子）公司分管副经理审批。6 催收发票及付款6.1分（子）公司原油采购部门负责催收供应商发票，填写付款申请。财务部门严格审查付款申请、发票等相关凭证，按规定权限审批后，及时组织资金付款。6.2根据合同需预付原油款，应由原油采购部门填写付款申请，按规定权限逐级审批后付款。对已预付的原油款，应落实按具体收款单位挂账并建立原油采购部门责任人台账。待该批原油到港（厂）验收合格后，原油采购部门责任人应及时索取供应商发票等相关票据及原油入库凭据，经授权的采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，由财务部门销账。6.3对统一配置的股份公司内部陆上原油和委托联合石化代理的进口原油的货款，应在规定的结算期内，通过中国石化财务有限责任公司办理付款手续。财务部门付款经办人应及时索取中国石化财务有限责任公司转账凭据，至少每月与原油供应方和中国石化财务有限责任公司进行对账，出现差异，应会同原油采购部门，查清原因，提出处理意见报分管副经理或总会计师审批。6.4原油税费、运费、代理费、杂费等款项的支付，分（子）公司财务部门应根据原油采购合同（配置计划）、运输劳务合同，比照原油付款程序办理。7财务核算记账7.1【非ERP】分（子）公司财务部门认真核对付款申请、付款结算单据、发票及相关票据、原油入库凭据及原油采购合同（配置计划），按照股份公司内部会计制度及成本核算办法，进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。【ERP】分（子）公司财务部门审核发票、入库单据、合同，三单匹配后核对价格、数量、金额，在ERP系统内进行发票校验。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。7.2月末，对单到货未到的在途原油，应根据分（子）公司采购部门提供的有关在途原油统计报表，以及发票、付款凭据等经财务部门负责人审核后进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。【非ERP】对货到单未到的原油，分（子）公司财务部门要根据生产、仓储部门实际收到的数量，经会计人员复核和财务部门负责人审核后暂估入账（价格根据合同规定或由采购部门提供），下月初原方向红字冲回。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。7.3原油税费、运费、代理费、杂费等费用的账务处理，比照本流程控制点7.1。8月度统计与编制报表参见12.3生产经营统计业务流程。8.1【非ERP】分（子）公司生产、仓储部门应编制接卸原油日报表、原油库存日报表。月末，生产、采购、财务、仓储等部门应对当月的原油采购量、接卸量进行逐笔核对，并编制月度统计报表，内容应包括原油的品种、数量、价格、运输方式、合同号、在途等。【ERP】月末，分（子）公司生产、仓储部门复核原油收货单据、ERP系统中的实际收货数量、发票量，并与系统原油库存月报表核对。若出现超过股份公司内控损耗标准差异，应分析原因，提出处理意见，报分（子）公司分管副经理审批。8.2生产经营管理部每月根据分（子）公司、外贸代理公司上报的国内陆上原油、海洋原油及进口原油采购完成情况，编制原油配置完成月报。生产经营管理部每日与外贸代理公司召开例会对接情况，同时利用进口原油管理信息系统随时上报原油采购及运输情况，保证分（子）公司原油配置计划执行的准确性。8.3分(子)公司统计部门应会同原油采购、生产、仓储等部门每月对原油进行盘点，找出实物库存与账面库存超过股份公司内控损耗标准差异原因；根据实际加工量、期初期末库存量和实际入库量，计算途耗、储耗，根据内部管理办法，落实部门责任，对超过股份公司内控损耗标准的途耗、储耗进行考核。9 月度汇总分析9.1 分（子）公司每月3日前通过原油计划信息管理系统报生产经营管理部原油完成情况月报，对存在的问题进行分析并提出降本增效措施。生产经营管理部每月10日前根据分（子）公司上报的原油资源完成数据，统计汇总编制原油资源完成月报，对外贸代理公司、分（子）公司原油采购、运输、统计等情况进行评比、考核。四、 相关制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号 )1 关于印发中国石油化工股份有限公司原油管理办法的通知（石化股份生2007 419号）-1.5.72 关于进口原油统一结算的若干规定（石化股份财 2000 63号） -1.6.13 关于印发进口原油内部转账结算实施细则的通知（石化股份财 2000 97号） -1.6.24 关于印发管输进口原油管理暂行办法的通知（石化股份炼2000177号） -1.15.35 关于印发中国石油化工股份有限公司关于签订原油交接计量、结算协议的指导意见的通知（石化股份生2004 359号） -1.5.36 关于印发中国石油化工股份有限公司炼油企业原油储运损失统计管理办法的通知（石化股份炼设200341号） -2.15.67 关于印发中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财2006508号）-1.6.118 关于印发成本费用核算与管理办法的通知（石化股份财2006497号） -1.6.10 9 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）的通知（石化股份法2003419号） -1.12.110 关于印发原油、成品油和化工液体产品损耗内控标准（试行）的通知（石化股份生2006299号） -1.5.611 ERP系统运行及应用规范（试行） -2.10.115.1一般合同管理业务流程一般合同是指分（子）公司负责人签订的经营范围内的合同，或股份公司各职能部门、各事业部负责人签订的其职责范围内的合同，且此类合同是经常性发生并应首选经法律事务部颁布的合同示范文本签订的合同。一、 业务目标1 经营目标1.1 规范公司经营行为，强化合同管理，防范法律风险,有效维护公司的合法权益。2 合规目标2.1 合同订立符合相关法律、法规和股份公司合同管理制度的规定。二、 业务风险1 经营风险1.1 合同内容不完整，影响合同履行，致使生产经营受到影响。1.2 合同权利义务约定不明确，存在或然风险。1.3 合同条款不完善，出现加重公司责任或排除公司权利的情形，不利于公司合法权益的保护。2 合规风险2.1 违反相关法律、法规，导致合同不能成立、无效或被撤销。2.2 违反相关法律法规、侵害社会公共利益，受到行政或司法惩处。2.3 违反股份公司章程和相关内部管理制度，合同不能通过内部批准，影响生产经营。三、 业务流程步骤与控制点1 合同依据1.1 合同主办部门应在本部门职责范围和权限内根据公司生产经营计划订立合同。生产经营计划包括但不限于物资采购计划、产品销售计划、大中小修计划等。2 资信调查2.1 合同主办部门应当审查（或者配合内部资信管理部门审查）拟签约对象的主体资格、资信情况及履约能力等，进行综合分析论证，合理选择签约对象，必要时可提请相关部门予以协助。3 文本选择3.1 签订合同时，应首选使用法律事务部颁布的合同示范文本；其次，使用对方在法律事务部颁布的合同示范文本基础上修改形成的合同文本；再次，使用双方共同拟订的文本；第四，使用对方合同文本。4 合同会签及审批4.1 合同主办部门根据合同的性质、种类、关联程度等确定合同会签部门，会签部门一般包括业务关联部门、计划部门、财务部门、法律事务部门等。4.2 合同会签的表现形式为合同会签审批表。各会签部门根据职责分工对相关条款进行审查，在合同会签审批表上发表会签意见。分（子）公司可采取业务信息管理系统等电子形式，进行合同审批工作，其审批流程设计应满足本合同会签流程的要求。会签部门有不同意见的，合同主办部门应主动与会签单位协商，取得一致意见；无法取得一致意见的，列出各方的理据，按规定权限报批。4.3 履行完会签程序的合同，按规定权限审批。5 文本审核合同签署前，文本必须经过合同管理员审核。5.1 下列合同文本由合同主办部门兼职合同管理员审核：（1）使用法律事务部颁布的合同示范文本签订合同的；（2）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做非实质性修改的文本签订合同的。该审核应该在合同会签前完成。5.2 下列合同文本由法律事务部门专职合同管理员审核：（1）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做实质性修改的文本签订合同的；（2）双方共同拟订的文本；（3）使用对方合同文本签订合同的。该审核前，合同文本必须经过其他相关部门会签。5.3 法律事务部门专职合同管理员以出具法律意见书作为表达修改意见的形式，法律意见书由法律事务部门负责人签发。6 合同编号6.1 合同文本经过法律审核后，合同主办部门的兼职合同管理员应当在合同签署前按照中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法有关规定对合同进行编号。由法律事务部门的专职合同管理员审查的合同应由专职合同管理员登记编号。7 合同签署7.1 除法定代表人外，签约人应当持有授权委托书，在授权委托范围内签订合同。签约人在没有获得授权委托书前，不得对外签订合同。7.2 授权签约人应按照中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法相关规定办理授权委托手续，未经授权人批准不得转委托。8 合同盖章8.1 合同签署后，合同主办部门应当按照中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法有关规定申请加盖合同专用章。盖章时，合同主办部门须同时出示合同会签审批表和相应授权委托书。8.2 除股份公司高级管理人员所签署的合同可以加盖行政印章并到法律事务部备案登记外，一律使用合同专用章。合同超过一页的应加盖骑缝章。8.3 合同专用章由法律事务部门统一管理和使用。合同经编号、会签、审批及授权签约人签署后,方可加盖合同专用章，并建立合同专用章使用登记本。合同专用章使用后，应当立即收回并妥善保管。9 合同履行9.1 合同履行过程中发生对方违约、履行不能等异常情况时，合同主办部门应及时通知法律事务部门并积极配合专职合同管理员处理。9.2 合同履行过程中发生合同纠纷的，参照股份公司中国石油化工股份有限公司法律纠纷管理暂行办法及其实施细则处理。10 合同终结10.1 合同履行完毕后，合同主办单位应向专、兼职合同管理员申请办理销号手续，实行合同全过程的闭环管理。11 合同台账和报表11.1 合同主办部门及法律事务部门均应建立合同管理台账。合同管理台账的主要内容应该包括：合同编号、合同名称、标的名称、合同类别、合同金额、履行期限、我方承办单位、我方签约代表、对方名称、对方签约代表、合同文本份数、招标议标及谈判情况、合同审查情况、签订日期、签订地点、履行情况、终结情况、备注等。11.2 分（子）公司每年一月底前将上年度的合同报表上报法律事务部。12 例外12.1 合同主办部门签订重大合同的，按中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则报股份公司主管部门按规定程序办理。13 合同检查13.1 分（子）公司应当建立合同监督检查制度。分（子）公司应在每年一季度组织一次对上年度的内部自查，并对检查中发现的问题进行整改。自查结果和整改情况应当形成书面报告在检查结束后十五个工作日内上报法律事务部。法律事务部根据需要对部分企业进行抽查。四、 相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）1 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理暂行办法和中国石油化工股份有限公司法律纠纷管理暂行办法的通知（石化股份企2002298号）-1.19.12 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）和中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法（试行）的通知（石化股份法2003419号） -1.12.13 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理员管理办法和中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法的通知（石化股份法合200410号）-2.12.24 中国石化工程板块35个常用合同示范文本（2007年版）（石化股份法合200711号） -2.12.35 关于规范法律意见书内容与格式的通知（石化股份法合200632号） -2.12.46 中国石化油品销售企业常用合同示范文本（2006年版）（石化股份法合200637号） -2.12.57 中国石化公用工程类常用合同示范文本（2006年版）（石化股份法合200638号） -2.12.68 中国石化化工销售常用合同示范文本（2006年版）（石化股份法合200639号） -2.12.79 中国石化采购类常用合同示范文本（2006年版）（石化股份法合200640号） -2.12.810 商业秘密保护类合同示范文本（中国石化法合200646号） -2.12.91.1原油采购业务流程一、业务目标1经营目标1.1按照生产经营计划的要求采购原油，保证原油资源的稳定供应；降低原油采购成本；及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险。2财务目标2.1真实、准确、完整地核算原油价值及相关债务债权。3合规目标3.1进口原油采购符合国家自动登记的要求。3.2 原油采购符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1采购的原油在质量、数量、到货时间上与生产经营的要求不一致，影响生产正常运行；采购过多，库存上升，造成资金占用增加，油价下降时产生跌价损失。1.2 国际油价波动，采购部门应对不及时，进口原油采购价格高于同期市场价格。1.3 由于月度原油资源采购计划比月度生产经营计划提前45天下发，在此期间，因市场变化调整原油加工量后，可能造成原油资源采购过多、不足或品种不符合生产要求。1.4 对采购合同条款审查不严，带来潜在风险。1.5 未及时组织资金，违反合同（协议）的付款条款，造成原油不能按时进厂，影响生产。1.6 未经审核，变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2 财务风险2.1错记、漏记原油入库或在途，出现错账，核算不规范，造成成本、效益、财务状况不能如实反映。2.2 采购手续不完备，审核不严，错记、多记原油入库、应付、预付账款等，造成财务数据不真实。2.3 原油采购会计核算不规范，影响财务报告的真实性。3 合规风险3.1 原油采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。3.2 原油采购不符合国家有关规定，进口原油采购不符合国家自动登记的要求，受到处罚，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 衔接落实原油资源1.1生产经营管理部与中国石油、中国海洋石油和外贸代理公司的业务部门衔接落实可提供的国内陆上原油、海洋原油、进口原油资源的品种、数量、质量和运输方式、交货日期（船期），由生产经营管理部主任按照总裁的授权与中国石油、中国海洋石油、外贸代理公司的业务部门签订原油资源供应协议。2 编制资源配置计划2.1生产经营管理部根据生产经营计划中原油资源安排，结合有关事业部的意见、分（子）公司的原油资源需求计划、生产需求和库存情况，以及外贸代理公司提交的计划建议，编制股份公司原油资源配置计划（月度计划中，一般贸易进口原油采购计划提前60天、海洋原油采购计划提前30天、陆上原油采购计划提前15天），按规定权限审批后报总裁签发下达给分（子）公司和各外贸代理公司执行。2.2 生产经营管理部按照三个月滚动原则，分批分量下达进口原油采购计划；根据原油加工量、资源变化以及原油采购过程中资源优化、运输优化等情况，逐月滚动调整，确保月度资源总量与原油加工量趋于同步。2.3 生产经营管理部在国内外市场、分（子）公司生产运行情况和运输状况发生变化时，可调整原油资源配置计划和进口原油采购计划，经生产经营管理部分管副主任审批后下达执行。2.4 【ERP】分(子)公司生产经营计划部门根据股份公司批准的原油资源配置计划分批分量在ERP系统中维护采购申请。2.5 【ERP】分（子）公司财务部门根据批准的预算指标在ERP系统中对采购基金中心的原油承诺项目进行维护和下达。3 签订原油采购合同3.1 分（子）公司根据股份公司下达的生产经营计划、原油资源配置计划、进口原油采购计划和股份公司公布的价格，综合考虑本分（子）公司原油库存、生产装置运行安排和国际油价等因素，中石油、中海油供应的原油与中国石油、中国海洋石油协商签订原油采购合同；进口原油委托外贸代理公司对外签订进口原油采购合同并与其签订进口原油代理协议；中石化自产原油按股份公司的原油资源配置计划进行采购。上述合同、协议的标准格式由法律事务部审定，合同或协议签订人按规定权限签署。3.2 【ERP】分（子）公司采购部门根据采购合同、ERP系统中批准的采购申请，在系统中维护采购订单。4 原油运输参见1.3原油配置、运输业务流程。5 原油验收入库5.1分（子）公司原油采购部门应编制下月原油到港或到厂预计时间报表，月底前交生产、仓储、财务等部门，并提前两天通报原油到港或到厂的具体时间，便于安排化验、接卸及支付货款、运费等事宜。5.2 原油到厂（港）后，分（子）公司生产调度部门及时组织取样化验。国内陆上原油，由分（子）公司根据供需双方签订的原油采购合同或有关规定采样化验；进口和海洋原油，分（子）公司按商检的相关规定进行商检和计量。经化验人员签字后的化验单和商检机构出具的商检报告均交原油采购部门，该部门按采购合同核实原油数量与质量。5.3分（子）公司计量、仓储等部门组织并实施原油的计量、化验、接卸和储存等工作。【非ERP】仓储人员填写原油入库凭据，入库凭据须连续或分类连续编号，并载明原油品种、数量、运输方式等，经仓储部门责任人审核签字后，送生产、采购部门各一份。【ERP】原油系统收货员根据仓储部门责任人审核确认的计量单据，核对ERP系统采购订单, 在系统中收货过账。5.4分（子）公司仓储部门对验收过程中发现单货不符、质量不符、数量不符、滞期等情况，应及时通知原油采购部门；原油采购部门应跟踪原油进厂的全过程，发现短量、品质差、滞期等异常情况，属内部责任，由分（子）公司根据内部管理规定和程序及时查明原因，分清责任并进行相关处理；属外部责任，由原油采购部门会同财务、法律事务等部门依照合同（或相关协议）与外贸代理公司、港航等运输部门协调，商讨解决办法并将处理意见报分（子）公司分管副经理审批。6 催收发票及付款6.1分（子）公司原油采购部门负责催收供应商发票，填写付款申请。财务部门严格审查付款申请、发票等相关凭证，按规定权限审批后，及时组织资金付款。6.2根据合同需预付原油款，应由原油采购部门填写付款申请，按规定权限逐级审批后付款。对已预付的原油款，应落实按具体收款单位挂账并建立原油采购部门责任人台账。待该批原油到港（厂）验收合格后，原油采购部门责任人应及时索取供应商发票等相关票据及原油入库凭据，经授权的采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，由财务部门销账。6.3对统一配置的股份公司内部陆上原油和委托联合石化代理的进口原油的货款，应在规定的结算期内，通过中国石化财务有限责任公司办理付款手续。财务部门付款经办人应及时索取中国石化财务有限责任公司转账凭据，至少每月与原油供应方和中国石化财务有限责任公司进行对账，出现差异，应会同原油采购部门，查清原因，提出处理意见报分管副经理或总会计师审批。6.4原油税费、运费、代理费、杂费等款项的支付，分（子）公司财务部门应根据原油采购合同（配置计划）、运输劳务合同，比照原油付款程序办理。7财务核算记账7.1【非ERP】分（子）公司财务部门认真核对付款申请、付款结算单据、发票及相关票据、原油入库凭据及原油采购合同（配置计划），按照股份公司内部会计制度及成本核算办法，进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。【ERP】分（子）公司财务部门审核发票、入库单据、合同，三单匹配后核对价格、数量、金额，在ERP系统内进行发票校验。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。7.2月末，对单到货未到的在途原油，应根据分（子）公司采购部门提供的有关在途原油统计报表，以及发票、付款凭据等经财务部门负责人审核后进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。【非ERP】对货到单未到的原油，分（子）公司财务部门要根据生产、仓储部门实际收到的数量，经会计人员复核和财务部门负责人审核后暂估入账（价格根据合同规定或由采购部门提供），下月初原方向红字冲回。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。7.3原油税费、运费、代理费、杂费等费用的账务处理，比照本流程控制点7.1。8月度统计与编制报表参见12.3生产经营统计业务流程。8.1【非ERP】分（子）公司生产、仓储部门应编制接卸原油日报表、原油库存日报表。月末，生产、采购、财务、仓储等部门应对当月的原油采购量、接卸量进行逐笔核对，并编制月度统计报表，内容应包括原油的品种、数量、价格、运输方式、合同号、在途等。【ERP】月末，分（子）公司生产、仓储部门复核原油收货单据、ERP系统中的实际收货数量、发票量，并与系统原油库存月报表核对。若出现超过股份公司内控损耗标准差异，应分析原因，提出处理意见，报分（子）公司分管副经理审批。8.2生产经营管理部每月根据分（子）公司、外贸代理公司上报的国内陆上原油、海洋原油及进口原油采购完成情况，编制原油配置完成月报。生产经营管理部每日与外贸代理公司召开例会对接情况，同时利用进口原油管理信息系统随时上报原油采购及运输情况，保证分（子）公司原油配置计划执行的准确性。8.3分(子)公司统计部门应会同原油采购、生产、仓储等部门每月对原油进行盘点，找出实物库存与账面库存超过股份公司内控损耗标准差异原因；根据实际加工量、期初期末库存量和实际入库量，计算途耗、储耗，根据内部管理办法，落实部门责任，对超过股份公司内控损耗标准的途耗、储耗进行考核。9 月度汇总分析9.1 分（子）公司每月3日前通过原油计划信息管理系统报生产经营管理部原油完成情况月报，对存在的问题进行分析并提出降本增效措施。生产经营管理部每月10日前根据分（子）公司上报的原油资源完成数据，统计汇总编制原油资源完成月报，对外贸代理公司、分（子）公司原油采购、运输、统计等情况进行评比、考核。四、 相关制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号 )1 关于印发中国石油化工股份有限公司原油管理办法的通知（石化股份生2007 419号）-1.5.72 关于进口原油统一结算的若干规定（石化股份财 2000 63号） -1.6.13 关于印发进口原油内部转账结算实施细则的通知（石化股份财 2000 97号） -1.6.24 关于印发管输进口原油管理暂行办法的通知（石化股份炼2000177号） -1.15.35 关于印发中国石油化工股份有限公司关于签订原油交接计量、结算协议的指导意见的通知（石化股份生2004 359号） -1.5.36 关于印发中国石油化工股份有限公司炼油企业原油储运损失统计管理办法的通知（石化股份炼设200341号） -2.15.67 关于印发中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006）的通知（石化股份财2006508号）-1.6.118 关于印发成本费用核算与管理办法的通知（石化股份财2006497号） -1.6.10 9 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）的通知（石化股份法2003419号） -1.12.111 关于印发原油、成品油和化工液体产品损耗内控标准（试行）的通知（石化股份生2006299号） -1.5.611 ERP系统运行及应用规范（试行） -2.10.115.1一般合同管理业务流程一般合同是指分（子）公司负责人签订的经营范围内的合同，或股份公司各职能部门、各事业部负责人签订的其职责范围内的合同，且此类合同是经常性发生并应首选经法律事务部颁布的合同示范文本签订的合同。四、 业务目标1 经营目标1.1 规范公司经营行为，强化合同管理，防范法律风险,有效维护公司的合法权益。2 合规目标2.1 合同订立符合相关法律、法规和股份公司合同管理制度的规定。五、 业务风险1 经营风险1.1 合同内容不完整，影响合同履行，致使生产经营受到影响。1.2 合同权利义务约定不明确，存在或然风险。1.3 合同条款不完善，出现加重公司责任或排除公司权利的情形，不利于公司合法权益的保护。2 合规风险2.1 违反相关法律、法规，导致合同不能成立、无效或被撤销。2.2 违反相关法律法规、侵害社会公共利益，受到行政或司法惩处。2.3 违反股份公司章程和相关内部管理制度，合同不能通过内部批准，影响生产经营。六、 业务流程步骤与控制点1 合同依据1.1 合同主办部门应在本部门职责范围和权限内根据公司生产经营计划订立合同。生产经营计划包括但不限于物资采购计划、产品销售计划、大中小修计划等。2 资信调查2.1 合同主办部门应当审查（或者配合内部资信管理部门审查）拟签约对象的主体资格、资信情况及履约能力等，进行综合分析论证，合理选择签约对象，必要时可提请相关部门予以协助。3 文本选择3.1 签订合同时，应首选使用法律事务部颁布的合同示范文本；其次，使用对方在法律事务部颁布的合同示范文本基础上修改形成的合同文本；再次，使用双方共同拟订的文本；第四，使用对方合同文本。4 合同会签及审批4.1 合同主办部门根据合同的性质、种类、关联程度等确定合同会签部门，会签部门一般包括业务关联部门、计划部门、财务部门、法律事务部门等。4.2 合同会签的表现形式为合同会签审批表。各会签部门根据职责分工对相关条款进行审查，在合同会签审批表上发表会签意见。分（子）公司可采取业务信息管理系统等电子形式，进行合同审批工作，其审批流程设计应满足本合同会签流程的要求。会签部门有不同意见的，合同主办部门应主动与会签单位协商，取得一致意见；无法取得一致意见的，列出各方的理据，按规定权限报批。4.3 履行完会签程序的合同，按规定权限审批。5 文本审核合同签署前，文本必须经过合同管理员审核。5.1 下列合同文本由合同主办部门兼职合同管理员审核：（1）使用法律事务部颁布的合同示范文本签订合同的；（2）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做非实质性修改的文本签订合同的。该审核应该在合同会签前完成。5.2 下列合同文本由法律事务部门专职合同管理员审核：（1）使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做实质性修改的文本签订合同的；（2）双方共同拟订的文本；（3）使用对方合同文本签订合同的。该审核前，合同文本必须经过其他相关部门会签。5.3 法律事务部门专职合同管理员以出具法律意见书作为表达修改意见的形式，法律意见书由法律事务部门负责人签发。6 合同编号6.1 合同文本经过法律审核后，合同主办部门的兼职合同管理员应当在合同签署前按照中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法有关规定对合同进行编号。由法律事务部门的专职合同管理员审查的合同应由专职合同管理员登记编号。7 合同签署7.1 除法定代表人外，签约人应当持有授权委托书，在授权委托范围内签订合同。签约人在没有获得授权委托书前，不得对外签订合同。7.2 授权签约人应按照中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法相关规定办理授权委托手续，未经授权人批准不得转委托。8 合同盖章8.1 合同签署后，合同主办部门应当按照中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法有关规定申请加盖合同专用章。盖章时，合同主办部门须同时出示合同会签审批表和相应授权委托书。8.2 除股份公司高级管理人员所签署的合同可以加盖行政印章并到法律事务部备案登记外，一律使用合同专用章。合同超过一页的应加盖骑缝章。8.3 合同专用章由法律事务部门统一管理和使用。合同经编号、会签、审批及授权签约人签署后,方可加盖合同专用章，并建立合同专用章使用登记本。合同专用章使用后，应当立即收回并妥善保管。9 合同履行9.1 合同履行过程中发生对方违约、履行不能等异常情况时，合同主办部门应及时通知法律事务部门并积极配合专职合同管理员处理。9.2 合同履行过程中发生合同纠纷的，参照股份公司中国石油化工股份有限公司法律纠纷管理暂行办法及其实施细则处理。10 合同终结10.1 合同履行完毕后，合同主办单位应向专、兼职合同管理员申请办理销号手续，实行合同全过程的闭环管理。11 合同台账和报表11.1 合同主办部门及法律事务部门均应建立合同管理台账。合同管理台账的主要内容应该包括：合同编号、合同名称、标的名称、合同类别、合同金额、履行期限、我方承办单位、我方签约代表、对方名称、对方签约代表、合同文本份数、招标议标及谈判情况、合同审查情况、签订日期、签订地点、履行情况、终结情况、备注等。11.2 分（子）公司每年一月底前将上年度的合同报表上报法律事务部。12 例外12.1 合同主办部门签订重大合同的，按中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则报股份公司主管部门按规定程序办理。13 合同检查13.1 分（子）公司应当建立合同监督检查制度。分（子）公司应在每年一季度组织一次对上年度的内部自查，并对检查中发现的问题进行整改。自查结果和整改情况应当形成书面报告在检查结束后十五个工作日内上报法律事务部。法律事务部根据需要对部分企业进行抽查。五、 相关制度目录（制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号）11 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理暂行办法和中国石油化工股份有限公司法律纠纷管理暂行办法的通知（石化股份企2002298号）-1.19.112 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）和中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法（试行）的通知（石化股份法2003419号） -1.12.113 关于印发中国石油化工股份有限公司合同管理员管理办法和中国石油化工股份有限公司合同事务管理办法的通知（石化股份法合200410号）-2.12.214 中国石化工程板块35个常用合同示范文本（2007年版）（石化股份法合200711号） -2.12.315 关于规范法律意见书内容与格式的通知（石化股份法合200632号） -2.12.416 中国石化油品销售企业常用合同示范文本（2006年版）（石化股份法合200637号） -2.12.517 中国石化公用工程类常用合同示范文本（2006年版）（石化股份法合200638号） -2.12.618 中国石化化工销售常用合同示范文本（2006年版）（石化股份法合200639号） -2.12.719 中国石化采购类常用合同示范文本（2006年版）（石化股份法合200640号） -2.12.820 商业秘密保护类合同示范文本（中国石化法合200646号） -2.12.911.2进口原油代理业务流程一、业务目标1经营目标1.1按照分（子）公司委托，按时、按质、按量完成采购，并安全、及时地交付。1.2优化采购方案，保证合理的进口原油采购价格、运费及保费。1.3争取有利的货款支付条件,按照贸易合同结算条款履行资金支付责任。1.4保证结算资金的安全和及时回笼。2财务目标2.1保证代理进口原油业务会计核算真实、准确、及时、完整。3合规目标3.1 进口原油业务操作符合国家相关管理部门的规定。3.2贸易外汇收支符合国家外汇管理局的规定。3.3进口原油代理协议符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1未经授权、委托或超越授权、委托范围及规定的交易条件进行原油采购、租船、投保，发生交易损失。1.2未严格按照分（子）公司委托的时间、品质、数量进行进口原油的采购和运输，导致分（子）公司正常生产经营活动受到影响或发生损失。1.3未能在分（子）公司委托范围内把握贸易时机、获得有利的价格和运费条件，导致分（子）公司进口原油成本增加。1.4未能严格按照分（子）公司委托进行套期保值操作、规避市场价格波动，导致分（子）公司控制进口原油成本不能达到预期效果。1.5未对原油采购合同及时、准确地投保，发生漏保、迟保、错保，以及在货物出险后未及时办理索赔手续，导致风险增加或发生损失。1.6未对滞期费产生的过程实行跟踪和有效控制，导致多付或应该追偿的未及时追偿，造成损失。1.7货款结算不当，导致财务费用或资金风险增加。1.8未按照规定路径进行国际结算发生资金损失。1.9 未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2财务风险2.1未能真实、准确、及时、完整地进行进口原油代理业务的会计核算，造成财务信息失真。3合规风险3.1进口原油业务违反国家规定，受到处罚。3.2外汇收支违反国家外汇管理局的有关规定，受到处罚。3.3 进口原油代理协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1对贸易人员及签约人员授权1.1中国国际石油化工联合有限责任公司（以下简称“联合石化”）经理对其原油贸易部门及境外子公司原油贸易人员进行交易及签约授权，并将被授权贸易人员和签约人员名单向交易对手备案。2对交易对手的资信评估2.1联合石化风险控制部门对交易对手的资信进行评估，经财务部门会签，分管副经理审核，报经理批准，确定交易对手名单和交易限制条件。供货商、船东交易对手名单还需报股份公司原油领导小组审批。3签订原油采购合同3.1经总经理或分管副经理批准后，联合石化计划部门根据生产经营管理部下达的股份公司年度原油进口计划或调整计划、以及公司第三方贸易计划和原油采购战略，组织与原油供应商洽谈原油长期供货合同。3.2根据分（子）公司现货采购委托，联合石化原油贸易部门会同境外子公司，依据生产经营管理部下达的进口原油月度采购计划分析目标油种市场，商定入市时机与询价范围，按规定权限审批后，向联合石化境外子公司经授权贸易人员下达采购指令。3.3联合石化境外子公司原油贸易人员依据采购指令，遵循进口原油采购效益最大化的原则，与经过批准的原油供应商达成交易意向，并立即将交易意向口头反馈给联合石化原油贸易部门审核。3.4联合石化原油贸易部门和计划部门贸易人员将长期合同签约意向和现货采购意向通知分（子）公司，经分（子）公司原油采购部门通过电话等方式确认油种、数量、价格、装期后，分别由计划部门和境外子公司经授权的贸易人员对外成交。3.5 联合石化对外洽谈的原油贸