科瑞德医药公司物资管理规程.doc

物资管理规程第 12 页 共 12 页第 12 页 共 12 页物资管理规程文件编码Copy 起草： 日期： 审核： 日期：批准： 日期： 执行批准： 日期：变更内容修订号 修订原因与内容 执行日期00 新制订 分发单位总经理 销售总经理 行政总监 财务总监 产品开发总监 制造总监 销售部 销售事务部 学术推广部 医学产品部 招商部 产品开发部 财务部 人事行政部 采购部 1. 主题内容 本标准规定了物资管理的全过程。2. .适用范围本标准适用于所有物资的管理。3. 职责采购部：负责对经批准购买的物资进行询价与采购，负责与配合质量部对供应商进行供户审计。物料部：负责对常规低值易耗品、化学试剂、生产用原料、辅料、包装材料的计划、申购，负责对所有物资的贮存、发放。生产技术部：负责对生产性物资的单耗统计并控制。其它相关部门：负责对非常规物资的计划、申购、使用控制。财务部：负责对所有物资的监控。分管总监：负责对所有申购物资的控制与终审。 4. 意义一套完整的物资管理程序是企业生产技术和科学管理水平高低的重要标志，严格的执行物资管理能为企业有效地减少损失，降低管理成本。5. 内容5.1. 物资的分类5.1.1. 生产性物资：原料、辅料、包装材料5.1.2. 低值易耗品：办公用品、劳保用品、五金配件5.1.3. 化学试剂、菌药菌种、对照品5.1.4. 彩宣资料、礼品、设备仪器、玻璃仪器5.2. 程序5.2.1. 计划5.2.1.1. 生产性物资与常规低值易耗品、常规化学试剂由物料部根据销售预测与生产计划、物资消耗定额、物资储备定额进行计划。5.2.1.2. 其它物资由使用部门根据全年预算与实际需求进行计划。5.2.2. 申购申购人5.2.3. 申购程序图财务总监分管总监申购部门经理5.2.4. 生产性物资的申购5.2.4.1.1. 物料部将填写好的物资申购计划表交库管员填写库存量并签字确认，分管总监、财务总监审核、总经理批准后交采购部进行采购。5.2.4.2. 常规低值易耗品物资的申购5.2.4.2.1. 物料部将填写好的物资申购计划表交库管员确认库房是否有货,库管员确认后在库管员确认栏中签字。5.2.4.2.2. 库管员将签字确认后物资申购计划表交分管总监、财务总监审核、总经理批准后交采购部进行采购。5.2.4.3. 非常规低值易耗品物资的申购5.2.4.3.1. 非常规低值易耗品、玻璃仪器、化学试剂由使用部门填写物资申购计划表交部门领导审核。5.2.4.3.2. 将部门领导审核后物资申购计划表交与库管员确认库房是否有货,库管员确认后在库管员确认栏中签字。5.2.4.3.3. 使用部门人员将库管员签字确认后的物资申购计划表交分管总监、财务总监审核、批准后交采购部进行采购。5.2.4.3.4. 各部门在做低值易耗品物资申购计划时应计划周详，采购员尽量集中进行购买。5.2.4.3.5. 如所申购的物资在采购周期外并需要很急，申购部门应在备注栏备注清楚，采购员好及时进行采购，以免担搁工作的进展。5.2.4.3.6. 物资申购计划表一式三份，申购部门、采购部、物料部库管员各一份。5.2.5. 物资的采购5.2.5.1. 询价5.2.5.1.1. 采购员在接到物资申购计划表后，立即对所须采购的物资进行市场询价（新物资与价格在1000元以上的物资），询价的单位应不得少于三家，并有记录，记录内容应有商家名称、电话、地址、联系人、单价等。5.2.5.1.2. 生产性物资在询价完毕后，由供应商家（厂家）提供小样交生产基地进行小样检验，如合格后配合质量部进行供户审计，并收集相关资料。5.2.5.1.3. 当供应商家（厂家）提供的资料符合我公司的要求，且价格与质量在同类产品中有优势，报行政总监审批后签订购销合同。5.2.5.1.4. 其中常规生产性物资、低值易耗品、化学试剂、在选择供应商家（厂家）时应选择两家作为我公司的供应商家。5.2.5.2. 采购5.2.5.2.1. 生产性物资在采购时，采购员对签订了长期供货协议的商家下订货单，订货单一式三份，采购员一份、供应商一份、库管员一份。如未签订长期供货协议的商家采购员应将购销合同复印后交库管员。5.2.5.2.2. 采购员在接到物资申购计划单时应按物资申购计划单上的时间内将物资采购到位；如有特殊情况不能在规定时间内到位的物资，采购员应及时通知申购部门，并告知什么时间内物资能到位。5.2.5.2.3. 采购员在购买物资时对常规生产性物资、低值易耗品、化学试剂、应每个月交换商家（厂家）进行购买，以减少公司资金压力与降低采购成本。5.2.6. 监督5.2.6.1. 分管领导与财务部应定时或不定时对采购员所采购的物资进行市场询价查问。5.2.7. 物资的接收5.2.7.1. 生产性物资的接收5.2.7.1.1. 库管员在接收物资时应注意；供货单位是否是经批准的供应商、到库物料是否和订货单、送货单一致。（内包材、药用辅料有当批检验报告书）、包装是否符合规定，有无破损、渗漏、受潮等、内包材、直接用于生产的原料、辅料，须使用双层包装或用符合药用标准的包装材料进行包装，且封口应严密、化学原料应逐件检查外包装且封口应完好。5.2.7.1.2. 如果物资与送货单相符而与订货单不相符时且在偏差范围外时或与送货单也不相符时应通知采购员进行处理。5.2.7.2. 成品的接收5.2.7.2.1. 库管员在接到寄库通知单时，核对每件产品上的名称与批号是否与寄库单相符，批号、生产日期、有效期的印制是否清晰，无误后在寄库单上签字确认。5.2.7.3. 常规物资的接收5.2.7.3.1. 库管员在接收常规物资时须注意：所送物资是否与送货单一致、应当面与采购员进行清点，如采购员未到现场，所清点物资与送货单不相符，应及时通知采购员进行处理。5.2.7.4. 库管员在物资接收后应及时通知申购部门。5.2.7.5. 设备、仪器的接收5.2.7.5.1. 库管员在接收设备、仪器时应请设备动力室与使用部门一起进行开箱验收。设备动力室验收人员应对设备的配件资料进行清点并设备开箱验收的记录，资料与配件不完整时应及时通知采购员进行处理。5.2.7.5.2. 库管员在物资接收完毕后，所清点的物资与送货单一致时，应在送货单上签字确认；常规物资验收无误后库管员应及时开入库单交采购员。入库单一式四份，采购员两份、库管员两份。5.2.8. 物资的贮存保管5.2.8.1. 生产性物资的贮存保管5.2.8.1.1. 经清洁后的物料送至指定库位，置于清洁货架上，物料堆码要整齐、平稳，墙距、柱（顶）距、地距、行距、货物通道距离、与消防及电器设施的距离（即“六距”）应符合GMP要求，严禁倒置。5.2.8.1.2. 原料、辅料、包装材料应进行编码管理；并制定批号、批号的编制按年、月以及流水号来进行编制。5.2.8.1.3. 编码的物料应按顺序填写物料进厂物料总帐和货位卡。5.2.8.1.4. 执行状态标志管理规程，及时围上黄色待验标志绳和挂上黄色待验标牌。5.2.8.1.5. 经初检、清洁、编号的物料及时填写请验单，通知质量部人员取样检验；经取样物料应及时复原其包装，封严封口，贴上取样证，送回原货位处。5.2.8.1.6. 原料、辅料和包材应分库分区分类实行定置码放，合格、待验货位要严格分开，并用绿、黄色标志标明。5.2.8.1.7. 库房根据质量部检验结果，办理入库手续、更换状态标识并开出入库单，入库单一式四份、采购员两份、库管员两份。5.2.8.2. 常规物资的贮存保管5.2.8.2.1. 库管员对入库的常规物资进行清洁整理，分门别类的进行码放。立上状态标志卡或其它的明显标志以方便查找，并建立材料明细帐。5.2.8.3. 成品的贮存保管5.2.8.3.1. 库管员应每天对成品进行盘点，按成品的性质要求进行温湿度调控并做好记录。5.2.8.3.2. 新产品在入库后、原产品比较滞销或未进行销售时，物料部主管要以书面形式及时通知销售事务部。5.2.8.4. 库房要执行上锁管理，库管员不在库房时一定要上锁，晚上下班时要检查门窗电是否关好，早上上班时要检查库房的门窗是否完好，有无被撬过的痕迹。5.2.9. 物资的发放管理5.2.9.1. 生产性物资的发放5.2.9.1.1. 库管员接到生产指令与物料交接单或领料单后，核对其所需物料是否经检验合格是否有检验合格报告书，检查计量器具符合规定并在校验期内，运输工具清洁完好。5.2.9.1.2. 库管员在发放物资时要遵循：先进先出、取样后的样品先发、退回的物料先发的原则。5.2.9.1.3. 车间物料员根据生产指令与生产进度填写物料交接单，将生产指令及物料交接单交给车间领料人员，物料交接单一式三份，车间、库房、财务各一份。5.2.9.1.4. 库管员根据物料交接单将所需物料备齐。车间物料员和库管员、QA现场监控员分别核对发放物料的品名、批号、数量、规格、包装等无误后，在物料交接单上签字。5.2.9.1.5. 对需拆零发放物料应根据其洁净级别要求，在相应洁净区域称量、开包，将所称取物料分别装入洁净容器，填写桶签，封严封口。剩余物料封严封口，填写桶签，桶笺必须内容填写齐全，送回原货位,无法拆零的物料按最小包装进行发料。5.2.9.1.6. 液体化学原料按包装的最小规格进行发料。5.2.9.1.7. 标签、说明书按GMP要求进行发放。5.2.9.1.8. 剧毒品与回收溶剂按照化学试剂、危险品管理规程进行发料。5.2.9.1.9. 其它部门领用生产性物料时，需填写领料单，并说明原因、用途，须经制药总监的审批。5.2.9.1.10. 车间需超额领料时，必须分析超额领料原因，并经车间主任和QA室主任共同审核批准后执行。5.2.9.2. 成品的发放5.2.9.2.1. GSP人员在接到销售事务部传真下的发货通知单后，复核财务是否签字，如未签字应告知销售内务，查明原因后方可下GSP台帐开具出库单交发货人员，发货人员根据出库单与发货通知单进行备货。5.2.9.2.2. 发货人员备完货后通知复核人员进行复核，复核人员复核无误并做好复核记录后，发货人员方可发货。5.2.9.3. 其它物资的发放管理5.2.9.3.1. 使用部门在领用其它物资时须填写领料单，由部门经理签字审批后交库管员，库管员在接到领料单后，核对项目是否填写清楚完整，是否与明细帐上的物资名称一致，如有不一致的地方要求领用人员进行更改，更改后方可发放物资。5.2.9.3.2. 库管员在发放物资时只能按照经审批同意的领用量进行发放不得超额发放。5.2.9.3.3. 劳保用品（工作服、工作鞋）工具在发放时库管员应再单独建帐，登记其领用人员或使用人员，领用时间等；如未到使用期限，库管员有权不再另行发放劳保用品。5.2.9.3.4. 研发所用的物资按其它物资的发放管理程序进行发放。5.2.9.3.5. 领料单一式四份，领料部门一份、库管员一份、财务部二份、库管员在发放完物资时应及进行上帐下卡。5.2.9.4. 库管员每月底应将领料单、入库单财务联装订好后交财务部。5.2.9.5. 领有劳保用品的员工在辞职后应将所领的劳保用品清洗干净并凉干后交库管员，库管员在员工辞职表上签字确认。5.2.10. 报废物资的管理5.2.10.1. 生产性物资与成品的报废管理l 品种不再生产后剩余的物资l 国家突然要求不得使用的物资l 改版后剩余的包装材料l 过有效期的物资与成品5.2.10.1.1. 物料部主管填写物资报废申请表，说明原因事由交制药总监、财务总监审核、总经理审批同意后与财务部、质量部按要求进行销毁。5.2.10.2. 办公用设备的报废管理5.2.10.2.1. 当办公设备不能再修复使用时，由人事行政部填写物资报废申请表，说明原因交行政总监、财务总监审核、总经理审批同意后由行政部进行处理。5.2.10.3. 生产设备与高值配件的报废管理5.2.10.3.1. 当某品种不再生产或工艺进行改变经确认以后也不再需要此设备时或配件损坏不能修复再使用时，由设备动力室进填写物资报废申请表，说明原因交制药总监、财务总监审核、总经理审批同意后由设动力室进行处理。5.2.10.4. 报废物资处理的记录要存栏保存，处理后的资金如实交财务部，由财务部开具收条交处理人。5.3. 相关符表1、生产性物资计划申购表 2、物资询价表 3、入库单 4、领料单 5、物料交接单 6、劳保用品、工具领用（退回）登记表 7、报废物资申请表 8、采购物资周期表 附表1：物资计划申购表 物资申购计划表申购部门： 日 期： 申 购 人：物资名称规格单位数量到货时间备注单价金额库存情况审 核库管员：申购部门经理：分管总监：审 批财务总监：总 经 理：备注：1、办公类物资指与办公、后勤、接待、礼品等相关物资： 2、申购物资应在相应的物资采购周期提前计划： 3、表格填写必须规范库管员应核实库存情况 4、此表一式四联，申购部门一份、采购、财务、库房各一份附表2：物资询价表物资名称单位规格单价供应商名称电话或传真联系人单位地址考察人考察时间说明：此询价表适用于价格在1000元以上并单次进行购买的新物资。附表3：入库单四川科瑞德德制药有限公司 材料入库单 NO： 200 年 月 日 供货单位发票号码编码类别材料名称规格计量单位入库数量单价金额备注发票实收采购员： 库管员： 制单：说明：此入库单一式四份：库房一份、财务两份、采购员一份附表4：领料单四川科瑞德德制药有限公司 领 料 单 NO： 200 年 月 日 领 料 部 门用途编码类别材料名称规格计量单位领用数量单价金额备注请领实发采购员： 库管员： 制单：说明：此领料单一式四份：库房