A8协同管理系统-产品白皮书.doc

A8协同管理系统 协同管理- 组织行为管理和协作的互联网软件产品白皮书北京用友致远软件技术有限公司2007年12月综述 用友致远A8协同管理软件定位于大中型企业、集团型型企业、大中型政府和事业单位，其定位于组织内部的行为管理为主导，同时支持组织跨越组织边界而成的产业群组如上下游企业，政府的跨单位和部门的协作管理。A8协同管理软件基于互联网技术，结合组织行为管理的方法和组织过程管理的理论体系而成，可以支撑组织在互联网环境下的管理落地、制度执行、文件传达、信息沟通和信息发布； A8协同管理软件是信息在组织内的部门间、单位间、团队内外、人员之间流转的平台，也是组织内人员之间沟通、授权、请示、汇报、审批的平台，是组织计划管理、指挥控制、监督执行、协调事务的平台； A8协同管理系统是组织行为过程自动积淀为知识，是知识管理的集中共享和管理平台； A8协同管理系统可以传递组织价值、培养组织文化、推广和复制组织制度、方法，是各级组织的信息发布和告知的互联网平台； A8协同管理软件还是组织整合信息孤岛，提升组织协同能力和执行能力的有效信息化工具和平台。A8协同管理软件以组织构架的真实模型构建，基于组织机构、职务级别和岗位模型构建基础的组织的信息架构，结合与集团、单位、部门多级关联的动态组织模型，完整地将现实的组织的有机结构建立到了协同管理系统中，通过跨单位、跨部门的兼职模型，解决了一人多岗和在多部门工作的模型难题，使A8的协同管理组织模型结构不但能够支持小组织的单一结构模型，也能支持集团化、多组织的复杂的模型结构，这就有效地保证的协同管理系统可以因应组织发展的模型变化而变，按需进行组织模型的构建和调整，结合以人和角色为中心的双重结构，支持组织协同信息系统的长期使用和发展变化，成为支撑组织发展的基础信息平台。1.1 A8协同管理系统的主要应用1.1.1 建立起互联网下的办公环境A8协同管理软件为组织建立起了基于互联网模型的网络办公环境，使日常的办公工作从有形的办公室环境迁移到了互联网上的虚拟办公环境，使组织内的人员、部门、单位、集团环境在协同管理系统中都有了相对应的办公空间，分别被称为个人空间、部门空间、单位空间和集团空间，并且还可以扩展出项目空间、协作空间和其他组织形态的虚拟环境。在虚拟的办公空间中，可以完成人员之间的沟通、交流、资料信息的互传、共享、分享，也可以完成上级对下级的工作安排、有效授权、人务下达，下级对上级的报告、请示、汇报、资源申请、请求协助等诸多办公行为的执行和管理，同时支持静态和动态的团队协作、任务互助、工作协调，支持跨部门、单位甚至是与外部人员的协作，任务的传递、信息的互通，实现灵动、敏捷、高效的对内、外部人员的服务和工作响应，支持组织提升工作效率和工作质量。通过A8协同管理软件的建设，可以使组织建立起跨地域、跨部门、跨专业的协作环境，使组织内的成员不用见面就完成高效、透明、有序而可控的合作、指挥、协调，达成组织的共同目标和使命。1.1.2 完成组织管理制度的落地战略明确的组织能否高效运转，关键在于制度的落地执行，而制度在正常的办公环境中通过定义流程、规范化单据（表格）和确认处理方法而得以执行。A8协同管理系统通过支持单据定义、流程配置、人员和资源的直观描述等多种手段，以图形化、透明化、可视化而完成制度的控制执行，保证制度执行的准确、高效、可跟踪和追溯，并将执行结果全息集中存储，从而保证了制度的有效执行。透明且固化的制度执行还有效提高了团队的复制能力，降低了制度的执行成本和学习成本，使制度不再是僵硬的文本，而成为在互联网上可以动态跟随的路标，既提升了制度执行的严肃性、高质量，又提升了制度的执行效率，降低了对人的地域、办公环境和时间等的物化限制，充分利用了互联网无处不在的特性，支持组织成员在任何时间、任何地点、任何方式的完成制度和管理工作的落地执行。事实上，通过对人的灵动性和以组织目标导向的自觉和自发的汇报、申请等的工作，A8协同管理系统也非常有利于组织对于一些尚未成型的模糊制度和规范的执行，并通过实践的锻造和时间的积累，提炼出更多的组织制度和管理落地的模型，有助于组织归纳和总结出适合于自己所在行业，所从事职业的工作模型和制度，从未为组织的创新、发展提供基础的信息积累和工作积累，成为组织的财富。1.1.3 支持组织的工作管理组织是由人构成的，人们之间相互协作，可以完成单人所不能完成的任务，这是组织存在的基本理由，而要完成这一基本的组织使命，就需要人们之间相互协作，分享信息，达成共同的目标。A8协同管理软件通过支持计划的主送、抄送、知会3种模式，完成了组织中下级和直接上级之间、同事之间、个人和部门成员之间的计划、任务的目标和任务的协调一致，达成共识的过程，并有效支持自己对于计划执行情况的管理，使组织内的成员之间，组织从上而下和从下而上的多种方式达成组织目标和计划的同步，驱动组织内的成员按相同的方向去工作，使组织绩效形成合力从而提升组织的竞争力和效率。在组织中，每个人的工作是否有效，是否能够协作起来，从而汇集成为组织绩效，是大小组织面临的共同问题，A8协同管理软件提供了个人时间管理的工具，同时也是个人的任务、事件与他人协作的工具，工作中的领导可以给下属安排行动事项，秘书可以给领导安排日程，同事之间也可以就事件进行委托、协调，共同完成工作任务，形成良性协作的机制。而将关键事件列为部门事件、项目事件等公开到部门或项目，放在公众的监督之下，可以有效地提升事件的执行速度和质量，这是梅奥行为管理的研究成果，在A8协同管理软件中也提供了足够的支持，从而达成组织高效且高质地完成工作。1.1.4 支持组织信息的发布任何组织都希望传递自己的使命、价值主张和文化，共享组织的信息并告知组织内的成员，我们看到很多组织都有文化墙、公告板，也有很多组织建立了自己的内部网站、bbs系统甚至是最新的博客站等。A8协同管理软件建立了集团、单位、部门的公共空间，可以分板块、按时间序完成公告、新闻的发布，并以多种方式呈现给组织中希望传递给的成员。A8协同管理系统还建立bbs讨论区，可以支持员工俱乐部、专题技术讨论、职业指导等各种各样的讨论、沟通的共享模式，充分利用互联网的便捷传递组织的价值和文化主张，也可以发布各种通知和行业动态信息。A8协同管理系统还支持各种调查的发布和统计查看，支持组织的各种意见采集和汇总，为组织的目标服务。当然，各种规章、制度、政策，既可以通过公告的形式发布，也可以通过知识文档的形式积淀下来，成为新员工学习的基础资料，成为组织培训、考核和传递知识和信息的通道，保证组织成员在有效授权下获取有用的知识，服务于工作和个人成长。1.1.5 支持组织内部的正式和非正式的协作大组织经常通过公文、会议、公告等多种形式进行组织内的正式协作，也通过有效的交流，建立动态团队等多种方式实现组织的任务完成A8协同管理系统基于对中国特色的公文管理的研究，完整实现了公文的发文、交换、收文、存档和公文统计，全方位地支持大组织的公文应用，成为支持跨单位、跨部门协作的有效的互联网平台，A8协同管理软件的公文电子化解决了公文的效率和安全问题，可以使行政效率和办公效率大幅度提升，在模拟手工公文过程的灵活性和易用性的基础上，通过文单配置、流程配置、公文办理节点定义、公文正文套红、公文花脸支持等多种方式，实现了高效的正式的协作，对于政府单位还预置了13种公文种类，支持文号的自动生成和管理。对于大部分的大型企业单位和事业单位，包括部分政府职能单位，A8协同管理系统显式地提供了签报这种内部行文模式，可以支持各单位个性化的内部工作的正式审批管理和记录，并可以通过自定义查询满足对于签报的高效、高质管理要求，达成审批有记录、流程可追溯的管理效果。对于单位内部的非正式协作，A8协同管理系统在多年研究客户协同行为和协同理论研究的基础上，完成了协同发起、处理的灵活高效模式，可以加签、减签节点，增加协同人员，自动回复意见，多次意见震荡直到任务完成或问题解决，实现异地、分时、多人的高效非正式协作，也是临时团队协作的高效表现。支撑这么多种类型的高效协作模式的，是用友致远A8协同管理系统的高效的工作流系统，保证了高频度日常协作和规范化重要事件认真严肃两大类应用，我们称之为二元化应用标准。1.1.6 积淀组织知识，共享组织信息现代组织的发展，越来越依赖于信息系统，而知识的管理和积淀是信息系统很重要的目标之一，如何积淀组织知识，有效利用组织知识，是各组织都在积极思考并努力实践的工作。A8协同管理系统建立了严密的知识管理体系，可以有多种知识库，并支持自定义的知识管理模式和结构，知识管理的授权体系完善，并能全息记录协同行为过程，即所有我们在A8协同管理系统中的行为过程都会自动积淀成为组织的知识。当然，A8的知识管理系统同时支持将员工电脑上的信息、文件上传形成个人、单位、集团和项目的知识，A8的知识管理系统对公文和签报（视同为内部公文）的档案进行了独立管理。A8的知识管理系统还支持RSS订阅从而从互联网的公众网获得知识，支持授权下的个人博客，利用最新的Web 2.0技术实现更高效的互动，是企业的知识体系进入web 2.0时代。A8的知识利用可以有借阅、共享、分发等常见的知识模型，同时支持订阅、评价等互动模型，也支持全文检索、分类查询等高效模式。A8的知识管理系统支持对知识的属性定义，我们可以在A8协同管理系统中将例如销售合同、劳动合同、客户档案信息等分别进行要素定义从而实现按要素进行知识管理和控制，实现知识的结构化管理。A8的知识管理系统具备完整的组织特征和集团特征，可以支持对知识文档的阅读、打印、下载、写入等严密的权限体系控制，使知识在有效使用的同时必须以组织的可控权限管理为前提。A8的知识管理系统支持word、excel等office文档，也支持wps、ec等国产软件的文档结构，支持视频、pdf、ppt等各种文档格式的存储，也支持独创的html正文+附件+评论的复合文档结构，充分利用互联网的文档格式特征服务于组织。1.1.7 中国组织的国际化应用经过多年的研究和应用实践，我们看到中国企业正在高速的国际化，世界500强的企业也纷纷进入中国，这种跨国界、跨语言的协作正在蓬勃发展。支持中国企业的信息化发展，支持中国的组织的国际化潮流，帮助中国企业在信息化上连接世界， A8协同管理软件实现了多语言的支持，可以在一套部署上支持到不同的语言环境下的不同国度的人们相互协作。举例来说，中国企业可能需要在欧洲、美国、印度分别建立分支机构，需要这样的大组织协作起来，享受到协同管理软件的价值。在A8协同管理软件中，可以陈先生在北京和在美国的Mary进行协同，而Mary不像陈先生使用了简体中文操作系统，而是英文版的操作系统，而在台湾的王经理可能使用的是繁体中文的操作系统，在A8协同管理软件中，他们都可以相互协作，不受操作系统语言的困扰。1.1.8 组织信息系统的集成平台不可否认，目前的组织的信息系统越来越多，同时信息孤岛也就越来越多了。要解决这样的问题，A8协同管理软件提供多种机制进行信息的整合，从而成为信息整合和展现的平台。首先，A8协同管理软件的展现基于portal构造，这提供了页面集成和应用集成如单点登录集成的基础。其次，A8协同管理软件以SOA核心的Web service开放了接口框架，可以支持基于SOA的组织信息系统规划和长期支持。第三，A8协同管理系统提供了插件模型，可以支持在其上进行二次开发，完成应用级的整合。第四，A8协同管理系统提供了公文交换的标准应用、公文档案的标准接口、表单的调用接口、流程的调用接口等一组应用接口，支持组织花较少的力量即可完成应用的开发和集成。最后，A8协同管理系统提供了完整的组织模型和人员结构，也是组织大规模使用的信息系统，也有集成的群众基础和使用习惯的基础。是应该提供应用平台的软件系统。系统部署结构1.2 集团部署对于大型的集团化企事业单位，其办公建设呈现多组织，跨集团的特点，在系统部署上全面支持集中式。如图所示，在系统部署时对于二级子公司或是需要和总公司办公业务连接的可以采用集团集中部署，在总部设置办公系统服务器，建设多组织构架，各个二级公司集中进行办公，信息共享。对于需要独立运行协同工作处理的分子公司，采用系统同时支持分布式方式，各自建立独立的办公运行体系，在总公司建立信息交换中心，通过交换中心进行公文等信息交换。 1.3 企业部署对于大型的企业单位，系统部署基于INTERNET技术，通过A8服务器建立实现跨部门、跨地域的协作、知识、能力、资源的应用，通过移动实现无线应用，让组织中的每一位成员在任何地点都能享受到组织的支持，是个人和组织共享的信息化应用和管理平台。协同管理软件功能应用1.4 应用功能总框图A8协同办公管理系统包括了首页空间，基本应用，系统应用三大部分一共20个一级应用180个子应用。1.5 协同工作管理1.5.1 A8协同工作流A8工作流是通过对事务、业务等流转过程的分析和抽象并围绕事务交互逻辑、处理逻辑以及参与者来进行解决问题。交互逻辑对应的为流转过程，在A8工作流中对应的提出了工作流引擎、工作流设计器、流程操作来解决交互逻辑的问题，处理逻辑对应流转过程中的表单、文档等的处理，在A8工作流中对应的表单设计器、与表单的集成来解决处理逻辑的问题，参与者对应到的为流转过程中环节对应的人。 协同管理系统的A8工作流完整的提供工作流引擎、工作流设计、流程操作、流程监控、调用接口几个部分组成。l 工作流引擎支持 对流程过程定义进行解释，图形化表现； 支持跨单位建立，解释，执行流程 控制过程的建立、撤销、取回转发、加签、减签、回退、终止等； 控制活动实例间的转换，包括串行或并行的操作、相关数据的解释等； 提供支持用户操作的接口； 维护控制数据和相关数据，在应用或者用户之间传递相关数据； 提供用于激活外部应用程序和访问相关数据的接口； 提供控制、管理和归档的功能； 提供流程分支定义：支持部门、组、岗位、职务级别的组合条件定义，支持表单数据项的组合条件定义。l 工作流设计协同A8工作流支持自建流程和模板流程两种方式，可以实现跨单位集团化的流程设计。自建流程：应用于任何一个办公人员，流程发起者可自由定义流程走向，选择节点人员，系统以图形方式供用户创建和显示流程。自建流程解决了使用者办公流程的灵活性，与此同时使用人员可以根据自己的办公特点，将自己最常用的流程、对象和格式组合或是分别保存起来，成为属于自己的个人模板为随时使用，从而进一步提高工作效率。模板流程：为了统一规范管理，规范工作流程，A8的模板流程可以规范流程如合同审批流程等，这种流程全单位统一调用模板，达到规范化管理和一致性应用。A8工作流模板流程支持模糊化角色，岗位，职务等定义和节点动作权限定义，模板套用后系统自动匹配符合角色要求的具体人员到相应的流程节点l 流程操作 协同A8支持流程各种节点多种操作，例如：跟踪设置，取消跟踪，转发流程，加签，减签，回退，撤销，终止，取回等多种操作。 支持节点权限定义，控制表单单元格的操作 支持流程手机端操作与PC端操作互动1.5.2 协同工作协同工作是组织行为的基本模式和状态，随着企业不断的发展， 协同不仅仅完成企业单一内部人员之间的沟通、交流、资料信息的互传， 更多的扩展到企业各个单位之间的协作沟通，企业内的单位之间处理各种烦杂的工作事项，这些工作中有的涉及组织内的成员， 有的涉及其他单位的人员，事项有的是待处理有的是已完成；在各种事务在处理过程中，包括各种办公流程、业务流程和公文管理都需要全部历史保留。大企业和大组织更是以制度驱动企业发展，靠流程去进行工作导航，通过业务表单承载具体，有效满足这些管理应用需求，产生了A8协同管理系统的协同工作管理，这些管理覆盖了各种业务应用：1审批类: 以批示，批阅，批办，请示等工作事项为主的审批类协同工作2沟通类: 以汇报，协作等日常工作事项为主的沟通类协同工作3采集类: 以调查，收集等工作事项为主的采集类协同工作4关联性: 协同工作与相关系统的信息之间的互通5规则性: 以严谨的流程模板的事项为主的协同工作协同工作管理实现跨单位， 跨组织的人与他人之间进行沟通协作的基本工具。1.5.2.1 协同事项原理组织中的任何人员利用协同工作提供新建/待发功能发起一个协同事件诉求，通过流程角色定义，选择组织内或是组织外的人员，内容格式的编辑后，发送给接收处理者；发送完成后，发起者可以在已发事项中跟踪每一个接收者的处理状态和结果，及时催办和掌控信息。作为接收处理者，可以在待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息，即对该信息多次反复发表自己意见，态度，加载自己的附件等，如此有序的事件信息循环往复，达到日常协同工作的全面、准确、及时沟通和交流。处理完成后，接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中，进入文档管理，通过文档管理中的共享/借阅/转发功能，把信息传递给工作伙伴；配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。协同工作主要体现协同处理事务，协同管理的概念。根据各行业业务需要，设定具体流程，使各种事宜在办公自动化系统中流转完成，真正实现无纸办公。协同工作流程既能够在同一单位内进行，也能够在上下级单位之间进行。各事项能够按需进行文件表单的定制、流程的定制，制作简单灵活、易于使用、易于修改。因个人原因无法完成待办事项的，能够将待办事项移交他人代办，也能将移交出去的事项收回。协同工作支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见发布，以及附件上传。协同工作是致远协同管理系统的最重要的功能，也是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新。协同工作基于A8独创的二元化工作构造，可以实现流程模板定制类应用，也可通过手工定制流程完成协作应用。协同应用内部沟通、规范工作的工具1.5.2.2 协同工作功能单位与单位，单位内部员工间的协同工作平台，同时支持异地协同，支持移动协同。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。支持手写签名、公章管理、痕迹保留，支持Office，Wps多种正文格式的读写，支持协同信息与电子邮件之间的相互转换可以实现：l 新建事项：建立新的协同工作，选择协同工作流程，添加工作需要的文件，关联历史的协同和文档信息完成多协同的整合信息呈现，支持协同归入文档中心，通过选择关联项目与项目绑定；设定协同属性确定协同流转中的可变性l 移动协同：支持协同流转发送到手机，手机与PC端进行建立，回复，转发等协同操作l 待发事项：存储未发送的协同事项，支持建立，修改流程，加载附件，增加附言等工作。l 已发事项：查看已经发送的协同事项，设置，取消跟踪流程，撤销发送给他人的信息和事件。l 待办事项：接收他人发来的工作事项，对事项进行意见填写，增加附件，转送他人，加入去掉某个节点，转发邮件等一系列处理事项的操作；支持进行批量处理，归档。允许发起人和处理人振荡发表意见，建立以协同事项为核心的动态团队信息共享和讨论机制。l 已办事项：查看办理完毕的事项，并对已经处理的协同可以进行撤回l 协同管理: 进行协同“待办、已办，待发、已发，超期”等多种状态的统计。1.6 协同智能表单1.6.1 日常单据是什么？表格单据是企事业单位进行制度化，标准化的管理的一种有效手段，科学化和规范化的表单有组于现代企业不断提高管理能力和生产效率。在企业日常工作中，各种表格的应用可以说是日常管理工作的灵魂，涉及到工作的运转，费用的控管、人员的管理等等。表单管理的是否规范、齐全，维系着各项流程、制度的操作与控管、日常管理工作是否能够正常的进行。我们常见的表单如： 这些常用的表格的管理到了位、完善了，可以大大的提高管理工作的质量，加强各项流程和制度的控管力度，从各类表单数据中还可以统计分析和总结出，日常管理中出现和将要出现的问题和症结所在，从而达到高效、有序的日常管理工作要求。1.6.2 表单管理的重要性首先，表格的制作和管理应用要符合“四性”即可追踪性、可复核性、可记录性、可检查性。例如我们正在使用的物品登记单据、损坏处理单据等，只有这样表格的管理才能做到更加的科学和规范。其次，就是要定期地对单据数据反映出来的数据进行统计、查询，不断地、切实地完善单据所发挥的作用，主管通过对这类单据的数据统计可以科学合理的指导工作。 最后，表单是根据企业发展和管理形式要进行改变的，日常的表单会要求定期维护、归档、处理、汇报。表格的管理不到位，经常性的数据丢失那就是存在了漏洞。表单的制作和使用，最根本的目的就是为了简约和量化我们的日常管理工作。1.6.3 信息化管理表单在信息化建设中对于表单的管理不仅仅是简单存储表单，更要求把人们从繁重的表单的制作，频繁的业务流程的不断变化解放出来，让表单的使用，管理做到易用实用，同时要满足表单应用上的可追踪性、可复核性、可记录性、可检查性。在A8协同管理中表单通过工作流的原理来建立表单填写审批的流转机制，通过流程模版和流程节点保证业务流程，确保在组织机构变动和人员变动的情况下表单的审批填写流程无需更新可继续使用；利用表单制作完成各种单据的电子格式，制定查询项，设计统计表；通过节点权限控制表单数据项的填写，编辑，审批批示。A8表单在解决了日常工作中结构化信息的处理，还通过表单实现了与其它业务系统的数据交换，进行在Internet的数据采集，将汇集的数据提交给专业系统处理，同时可通过其它外部设备（如手机等）完成跟广泛的数据采集。1.6.4 A8协同表单在A8协同办公中表单全面支持XFORM的标准化和数据定义，并通过结构化单据进行录入、存储和统计管理；实现菜单挂接、流程绑定、文档库录入，并通过表单数据的扩展数据定义实现表单扩展需求。表单与流程全部进行绑定，实现表单的流转。表单提供支持以下功能： 表单样式设置：通过IinForPath进行表单样式定义，支持导入方式；进行定义数据类型定义，单元格操作定义 表单枚举设置: 对表单填写中需要用到的枚举值进行设置 协同流程定义：定义操作权限、指定审批流程，以及对使用者授权等 定义查询或统计条件、确定列显的数据项，以及对使用者授权 调用表单模板，完成表单单据的填写和提交审批 查询与统计，由被授了权的用户执行查询或统计，查看结果 系统枚举设置: 对表单填写中需要用到的枚举值进行设置1.6.5 表单设计用户可根据集团需求，自由定义各种表单，如合同审批单、权限申请单、销售日报表、费用报销单等等。1.6.6 流程绑定表单流程绑定过程中，需要确定流程中每个人对表单中的数据项的权限；并对缺省显示数据例如：姓名，部门进行标签定义；定义数据格填写操作；进行分支条件的设置。1.6.7 协同表单经绑定后的表单应用，与普通的协同流程一样，用户只需调用协同模板，按模板规定的流程进行审批办理就行了。1.6.8 表单统计本系统自动统计的一个较复杂的表单，授权给相关人员查看1.6.9 表单特点 建立结构化数据接口，通过扩展来满足各种应用需求。 允许自定义业务功能菜单，将应用业务以菜单的方式直接出现在A8协同系统中。 以向导式的操作，引导初始用户定义表单应用，降低实施难度。 数据与展现分离的接口设计便于进行扩展 可替换的表单设计器，可以使用Infopath的设计器,也可以使用其他符合规范的设计器 对同一个单据可以有多种展现方式，可以使用不同的步骤来处理。 专为其他系统接入的接口 自定义数据以xml格式提交，与挂接应用的相关数据一起提交到后台，再提供给整合系统 提供预发布进行表单流程试运行1.7 协同公文管理1.7.1 什么是公文公文即公务文书，是中国政府、国有大型企业、事业单位、公共组织、社会团体等单位、部门间进行协调和信息传递的主要方式，公文具有正式、严肃、规范的特征。为保证公文的正式性和有效性，在公文从本单位（或部门）发出前，需要进行严格的审定和管理，从而形成发文的流程。在整个发文流程中有两个关键环节：签发和封发。签发是单位领导人对于公文是否成立进行确认的关键步骤，经过签发后，公文就可以对外下发；封发是最后对于公文进行规范化处理，包括套红（形成规范格式文书）、盖章（具有合法性）、打印（形成标准纸质文件）、归档（形成可追溯的存档资料）。公文发出后，一般是通过第三方进行交换，从而到达公文送往的目的单位（部门），公文交换是跨单位，跨组织传递公文的标准方式，强调公文的传递的准确、高效、可追溯特性，故形成了送文单（给交换中心的信封）、收文单（接收单位签收的文单）等交换单据。发文和收文一般还涉及一些签字确认的环节。接收单位收到公文，一般有两种情况：根据公文需要办事，则称公文为承办件，该单位即为承办单位；本单位不需办理公文，只是查看公文内容，如通知、通报等，这即称为阅办件。另外，在公文发文和收文之间，还有一种职能部门对于发起的公文收阅，部门领导看看的，叫传阅件。各单位在公文手工传递和使用过程中的方式是非常一致的，近10年出现了电子公文，各种电子公文系统在使用上从公文单样式，正文，审批的流程都力求接近手工公文，但是在实际工作中由于集团组织机构的不断调整，各个审批环节会根据实际情况进行增加人员等等情况发送，使得电子公文应用没有很好的代替手工。1.7.2 A8解决之道用友致远A8公文管理利用工作流的原理来建立公文流转机制，通过流程模版和流程节点保证公文流程，确保在组织机构变动和人员变动的情况下公文流程无需更新可继续使用；利用文单确保公文文单与手工文单一致；通过节点权限控制公文的审批批示；通过正文套红，文单套红完成正规格式公文，并形成手工文单归档；通过公文交换送达到各个单位，替代人工传送，保证公文的安全和准确。A8公文管理涵盖了收文管理、发文管理、签报管理公文交换、公文督办、公文统计、公文档案等几个部分，实现了各种日常公文格式为用户提供公文的收发签、流转过程和文件归档存放、查询、统计等管理功能，同时也提供公文信息交换、查询、督办等功能。同时采用Office控件实现自动生成公文正文及发文稿纸，控制各流程步骤的相应修改权限及正文、公章不可编辑下载，自动归档等。1.7.3 发文管理实现公文文件的起草，发送，处理，封发等实现公文正文文件完成，进入到公文交换中发送给相应的单位。发文拟稿：支持自动识别用户公文管理权限，撰写发出公文的内容，自动进行公文单，文号调用，进行公文文件基本信息设置，添加多个附件，设置督办人员。发文处理：支持手写、盖章、签名、花脸、套红、手工稿纸；支持电子签章、正文花脸和清稿存档，安全高效。 手写签名:对公文文单进行核查，可以对文单进行手写签字，添加自己的意见和批注。 电子印章:对公文文单进行盖章操作 文字签批:选择系统已设定好的签批文字1.7.4 收文管理实现公文收文的登记，拟办，办理，承办实现公文正文文件接收，进入到各个公文办理环节进行相应的单位的办理。收文登记：建立收文流程，进行公文登记、建立批示、批办、注办、承办、办结、拟归档申请等收文的全过程。可以指定为督办人员进行收文流转的督办，可以在收文流程进行中改变流程，取消收文节点，随时催办来文相关事务。1.7.5 签报管理签报，简单的说就是需要领导签字的报告。签报是请示、报告的简化，主要是为了简化流程，提高工作效率而产生的，事实上签报的使用范围是有限的，对于一些不是太重要、不太方便采用报告或请示形式的问题，为了尽快得到解决就可以采用签报的形式。 签报上一般要提出问题，说明原因，同时提出建议解决方案以供领导参考，领导处理起来速度快，增快事情解决。1.7.6 公文督办进行公文的督促办理，向办理公文的人员发出督办意见，并可以改变正在进行公文处理流程。1.7.7 公文统计按照公文的收文发文签报进行统计，并提供相应的查询。可以对列表中的信息条目可以查看信息详细内容。公文统计可以支持公文依照公文的收发文状态进行统计，查询；支持收文统计、发文统计、 签报统计、归档统计、已封发和流转中发文查询；同时支持公文单的摘要，处理情况，备注的信息填写。1.7.8 辅助设置为了保证公文正常运行，协同A8提供了支持公文运行的基础设置可以使得更贴近实际手工操作。 公文文单制作：进行集团公文单，单位公文单样式的制作，可以进行公文的导入导出。 公文元素：进行公文单数据元素的自定义，并设定的元素应用在公文单上。 公文节点：进行公文审批的节点操作，控制公文单元素的填写浏览。 公文文号：设置收文，发文，签报多种形式的文号定义，自动套用文号 签字盖章：提供用户直接在公文单上进行手写签字和盖章，贴近原始纸制文单。 手写笔批注：模拟手写进行批注批示。 痕迹保留：将记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间，并且同一时间只允许一个人对同一公文的正文进行修改。 清稿：文件清理，保存修改痕迹。 痕迹查看：在公文正文处理查看时，可以随时查看保留的草稿。 套红：在公文文件起草时不进行文件套红，在文件最终成文下发，调用“文件套红”功能，实现红头文件。 稿纸：在公文运行时随时可以生产公文稿纸，供打印，进行手工签字存档。1.7.9 公文应用特点 支持根据岗位，职务级别，角色定义流程 支持集团化公文应用部署 覆盖发文、收文、签报、传阅、内外部交换、档案、统计 支持授权下的自建公文流程，收文和发文的公文督办 支持公文元素、文单、节点、流程自定义，还原手工习惯 支持手写、盖章、签名、花脸、套红、手工稿纸 支持电子签章、正文花脸和清稿存档，安全高效1.8 协同公文交换1.8.1 公文交换背景公文的送出与接收完成上下级单位之间、平级单位之间或者集团公司与分支单位之间的公文的传递。在公文送出阶段，工作人员会将公文按照规定具体分装，将以封装好的公文以适宜的方式发送给收文者；收文者接受来自各个有关方面的公文，按照规定确认、清点、核对、检查、签收后，各个机要部门收取公文。在整个送出与接受的过程中要求公文正确，完整，发送方要确定公文接收到，接收要确认公文是否准确，并分别在送文单和签收单进行双方签字确认，这是一项事关公文能否迅速进入生效过程的重要工作步骤。这种传统的公文交换虽然随着历史的进步不断的改进，但是无法革除其固有的、与生俱来的弊端，如速度慢 、易泄密、易丢失、成本高等。在信息高度发达的今天，随着我国信息化发展，采用电子公文交换，提高行政效率，增加行政透明度，解决公文传输过程存在的上述问题， 维护“红头文件”的严肃性和完整性，保证接收方收到的公文与发送方发送的公文格式完全一样，实现公文跨单位的可跟踪性协作的重要应用，与纸质原件流转方式保持一致。1.8.2 A8公文交换用友致远A8公文交换管理是公文管理的最重要的组成部分，利用工作流的原理建立公文流转机制全面支持单位内、集团内，集团外的公文交换。公文交换采用安全数据交换技术，依托系统网，通过统一的安全信息交换中心，使集团向各个单位下发公文、各个单位之间的信息传递或是各省、直辖市XX部向中共中央XX部上报专题信息与公文等等，实现电子文件的上传下达。公文交换提供标准XML格式的公文文档，保证组织内，外进行公文的传输交换，交换的公文信息是一致的。在A8协同管理提供了安全的，严肃的，可跟踪的公文交换管理。公文交换主要是在上下级政府部门之间、平级政府部门之间或者集团公司与分支单位之间实现公文快捷、便利的交换；交换的公文要必须维护“红头文件”的严肃性和完整性，保证接收方收到的公文与发送方发送的公文格式完全一样，保证传输要安全高效。交换是从发送方到接收方的一个文件交换过程，交换的过程中相对发送方和接收方的是独立。1.8.3 应用功能发文封发完毕，进行入公文交换发送到各个公文接收单位，公文接收单位进行公文的签收。查看发送单和签收单公文交换人员会将签发套红好的公文发送到外单位，并在公文送文单中记录送达的公司 。各个单位部门的公文交换人员得到送来的公文，进行公文的签收，签收的回执通知给发文单位的公文交换人员，然后直接进入收文管理1.8.4 公文交换特点l 遵循公文电子交换标准l 交换数据统一l 全面符合手工交换格式l 支持集团间，单位间，部门间多种形式公文交换l 支持文单，正文自动转换，自动套用l 支持数据交换接口1.9 协同知识管理1.9.1 背景不论你是企业的新兵还是老将，可能都遇到过以下这些情况：新加入某项目组，查找不到相关资料，也没有前辈特意给你传授经验，导致迟迟上不了手；项目开发中，想向企业里某些方面的专家请教，却不知该找谁；自己写过或见过的一份有价值的报告，在需要时却找不着了；一位离职同事带走了他手头所有的客户关系，企业因此而蒙受巨大损失随着社会经济模式的变化，组织的形式、规模、发展战略、竞争策略、市场环境、社会思想都正在或即将发生变化，通过对以往观念思想的反思，人们有了更深刻和更直观的认识，企业知识不仅仅信息的存储，而是积淀企业的知识，有效利用知识，使知识成为生产力，是各企业都在积极思考并努力实践的工作。企业的知识管理的目标主要是充分有效的利用知识，提高组织生产效率和技能素质。在知识管理的设计对象包括对个人知识、团队知识和外部知识的管理，其中包括企业中各种隐性和显性知识。目前，企业在对知识管理中经常会遇到以下障碍：l 曾经谋面的文档，总是不知道它放在哪里l 面对成百上千的文档，需要者总是无从下手l 文档虽多，却无法帮助员工学习l 辛辛苦苦找到的文档，既然不是最新的l 忠诚的知识贡献者，得不到应有的奖赏l 企业知识得不到有效的积累，在内耗中消失了1.9.2 A8知识管理美国的管理大师彼得德鲁克。德鲁克在其后资本主义社会一书中提及，知识已成为生产力的一部分，而且是全球化经济环境中最重要的关键资源。知识管理就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。知识管理将跨越多种障碍，实现知识型文档管理，帮助企业：l 建立企业知识的收集平台l 建立企业知识的显性化平台l 建立企业知识的有序积累平台l 实现企业的知识地图（E-Map）l 实现知识共享度的量化，奖惩有据可依用友致远A8提出的知识管理，首先就是员工不断地把个人知识转变成组织知识，然后又从不断扩大的组织知识库增加个人知识。企业实施知识管理就是要形成一种有效的机制，包括企业文化、组织结构等来保证这个过程的运行流畅。因此A8的知识管理就是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程，而如何识别、获取、开发、分解、储存、传递知识、从而使每个员工在最大限度地贡献出其积累的知识的同时，也能享用他人的知识实现知识共享则是知识管理的目标，知识管理是从“沉淀”、“共享”、“学习”、“应用”、“创新”这五个知识运转环节层层递进的，这些环节的递进促使了知识帮助企业实现： 有效管理企业的现有智力资产，保持企业的核心竞争力 建立学习区，不断提供员工的素质，提升企业的素质 通过建立相关知识的联系，培养组织智商，企业具有整体思考的特性，避免思考狭隘和片面 通过协同工作关联，减少重复劳动，提高工作效率 通过知识管理系统，建立企业知识门户致远协同A8知识管理为了达到这些目前，将知识管理分成四个运作过程，即知识沉积过程、知识应用过程、知识交流过程和知识创新过程。这四个过程不是相互独立的，而是相互关联的，知识创新是知识管理的目的。知识沉积过程具体指对现有的知识进行收集、整理、分类和管理的过程。它通常包含了隐形知识显性化和显性知识综合化这两个模式的知识转化。A8提出统一管理知识即集中统一管理企业的全部信息资源，建立知识之间的联系，避免由于知识分散而导致的知识流失和管理混乱现象。同时，为了使知识沉积更有效地服务于知识运用和知识交流，知识查询是不可缺少的重要步骤，企业任何员工都可以随时阅览和检索。知识应用过程指利用集约而成的显性知识去解决问题的过程，也是显性知识内化为员工个人的隐性知识，导致员工隐形知识储备的扩展的过程，是学习的过程。企业的知识交流过程指通过交流来扩展整体知识储备的过程。它有很多方式，例如工作交流，通过网络进行的交流（例如电子邮件、会议等），利用知识库（主要是各种书籍）进行学习等。知识创新过程指企业整体的知识储备扩大并由此产生出新概念、新思想、新体系的过程。知识创新过程是前述三个过程相互作用的结果。当知识集约和知识应用成为日常业务的一环、组织学习也成为企业文化之时，企业就具备了知识创新的条件。A8通过知识门户，从特定角度，个性化的组织发布知识，建立学习区，常用文档方便某类的信息读取查询。包括：公文文档库、项目文档库、文档中心、知识库等。1.9.3 应用框架知识管理根据企业各种知识存储需要，建立各种知识库，知识库覆盖了系统中各种信息的，包括：文档，附件，数据，公共信息等等，在基础知识库上通过授权和分类，检索体系，形成知识引擎，企业中的人员通过各种途径，如：门户，检索，订阅等多方面获得知识信息；同时企业也可以把各种应用产生的新的知识通过知识引擎进行知识分类，然后存储到知识库中。1.9.4 知识共享知识的共享和发布目的是为了帮助企业实现知识共享，向学习型组织转型。目前，企业在知识共享与发布过程中经常会遇到以下障碍： 员工知识获取方式混乱分散，没有统一包容的发布平台 无法和随时需要的对象沟通 沟通不畅使企业上下无法步调一致 无法实现“推”式的知识主动推荐 个人知识无法有效的成为共享A8知识管理将跨越多种障碍，实现知识共享，帮助企业： 建立企业多层次的知识发布平台 建立企业有序的知识共享平台 建立企业灵活的内部沟通平台 实现“推”、“拉”式的知识推荐机制 强大的知识检索工具1.9.5 知识中心目前，企业在知识共享与发布过程中经常会遇到各种障碍，例如员工知识获取方式混乱分散，没有统一包容的发布平台，由于沟通不畅使企业上下无法步调一致，无法实现“推”式的知识主动推荐，个人知识也无法有效的成为共享，为了实现统一发布问题，解决知识的共享与发布，协同A8的提供了知识中心，通过文档发布到知识中心的信息进行全面展示，包括学习区、常用文档的查看,RSS订阅信息、博客的展示，知识中心是个人信息的集中展示。知识的共享和发布是为了帮助企业实现知识共享，向学习型组织转型。l 我的学习区:：展示由自己或他人在文档中心发送到个人学习区的文档。l 常用文档：展示自己在文档中心中发送到常用文档的文档或文档夹。l 最新订阅：展示已订阅的有新增、修改、评论等改动操作的文档。l RSS订阅：展示了最新订阅的RSS链接，支持RSS链接进行实时更新。1.9.6 文档中心l 我的文档:存储用户个人的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。 l 单位文档:存储单位的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。l 项目文档:增强对项目的管理，对项目文档进行独立的分类，形成以项目负责人为主导的项目文档管理体系。l 公文档案：公文档案用来进行公文文档的存储、归档，由公文档案库管理员进行管理。1.9.7 集团知识库存放全集团各种新闻，公告，调查，进行全集团讨论， 展示各种集团共享文件和文档，是信息共享最大化。1.9.8 RSS订阅RSS订阅的优势是在一个地方收集和聚合来自多个网站的内容，从而不必为了获得感兴趣主题的最新信息去访问各种网站。RSS会将内容摘要传递给您，然后您通过单击链接来决定要阅读哪些内容。RSS是一种可从网站中轻松发布和接收新闻、博客和其他信息的方法。A8产品RSS订阅支持RSS1.1、RSS2.0和Atom标准，系统自动更新订阅的网站信息，使用户可以方便快捷的阅读到所关注的信息。1.9.9 博客管理系统提供了用户开通、管理博客的功能，用户可以在自己的博客中发表文章，也可以收藏他人的文章，促进相互交流。博客的应用有利于隐性知识的获取、传播和存储；同时企业建立非正式的交流网络（低成本、易操作、持续性）并实现了隐性知识地图，加强时间和人力存储（可以复制员工能力，减轻人才压力），辅助建立企业知识网络，扩展创新因素。其功能包括：l 发表文章:用户在自己的博客中发表文章，支持发表共享和不共享两类文章，其他用户可以查看到共享的文章。l 他人博客:配置他人博客后，可访问他人博客查看对方发表的文章。l 博客收藏:进入博客文章的收藏列表，可删除不需要的收藏。l 个人信息:设置博客的介绍，上传个人照片。1.9.10 知识管理特征l 支持用户自定义知识文档属性和内容类型，其内容类型和知识文档属性关系图如下：l 支持用户自定义知识文档库：包括我的文档、集团文档、单位文档、项目文档和公文档案五种类型知识文档库；用户根据业务需要可以自定义知识文档库，如：销售合同库、员工档案库、客户资料库等。l 灵活、严密的知识文档权限体系l 支持对知识文档库、文档夹和文档授权；允许不继承上级文档夹权限；支持的文档权限类型包括：全部、编辑、写入、只读、浏览、列表。l 支持复合的文档结构,每篇知识文档由以下基本信息构成： 文档属性：包括基本属性和扩展属性 文档正文：Html、Word、Excel、WPS文字、WPS表格及各种格式文件 文档附件：文档正文相关的文件 关联文档：与该文档相关的其它知识文档链接 文档评论：用户对该文档的评论信息 文档历史：文档修改历史记录l 支持安全机制，实行加锁保护