[应用文书]第一节会议概述.doc

第一节 会议概述一、 会议的涵义 1、会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。通常有2人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，提高会议解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。2、会议的要素：会议的组成因素，可分为基本要素和选择要素两大类。基本要素就是所有会议必有的要素。包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者与会者、主题、议题、日程等。选择要素可选择的，但并非所以会议所共有的要素，包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。二 、会议的种类 根据不同的标准，常见的会议有按组织的类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议。按时间方面的规定性，可分为定期和不定期两类。按出席对象分为联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等。按功能性质可分为法定性会议（指组织按照法规召开的具有法定效力的会议，一般有审议报告和决定重大事项的职能）、决策性会议（指组织和企业的领导人员对工作中的重大问题集体讨论作出决定的会议，必有决议、决定）、执行性会议（分配工作、布置任务、执行政策）、告知性会议（发布会、说明会）、学术性会议（为研讨和传播学术问题而召开的会议，如研讨会、论证会、审定会）、协商会商性会议（指以协商商议事项为主要内容的会议）、显示性会议（报告性、谈判性、动员性、纪念性等）。三、 会议的功能会议功能就是会议活动所能发挥的作用。1、 决策功能：着是会议的基本功能。按照管理科学化的要求，在全部会议活动中，有70%的会议应该是用来解决“干什么”、和“怎么干”这种具有决策功能的问题。2、 分权功能：就是通过会议的形式，把一个问题交由多数人共同讨论、共同决定。在现代社会里，人们赖以生存的社会环境和认识对象日益复杂，使人的认识负担加重，认识和解决一个问题的方法和主意很难集中在一个人的脑子里，只有吸引更多的人的参与，由大家共同努力才能完成。这样，就需要通过会议的形式，把特定的权力交给每一个参加会议的人，以便上大家对所研究、所决定的问题共同发表意见，共同承担责任，共同行使参与和控制的权力。3、 交流功能；在会议过程中，与会人员相互之间通过直接地交换意见，实现相互之间信息的共享。4、 协调功能：通过会议消除与会人员相互之间的差异，并在共同的目标引导下，达到认识的统一和行动的一致。5、 显示功能和晓喻功能。第二节 会务工作的具体内容 所谓会务工作是指有关会议的具体筹备、组织和服务工作的总称。 一、 指导会务工作的原则 1.准备充分。 2.组织严密。 3.服务周到。 4.确保安全。 二、大中型会议的组织工作 各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。 大中型会议工作内容繁多，且视会议议题，规模不同而有差别，但概括起来说，大都有以下六个环节： 会议预案 会议文件准备 会议通知 会前检查 会间调度 会后整理 (一)制定会议预案 所谓会议预案就是会议的筹备方案，在会议召开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。 会议预案一般包括以下内容： 1. 会名 2. 会议时间 3. 会场 开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。 4. 出席范围 5. 会议票证 6. 会议筹备班子的职责分工 （一般来说，大中型会议应成立相应的会议筹备班子，明确其职责分工，做到人有专职，事有专人，既分工负责，又协同配合。在会议秘书长统筹下会议工作机构通常有：秘书组：负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。资料组：负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。组织组：负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。宣传组：负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录象等工作。后勤组：负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。保卫组：负责重要会议的安全与保密工作。）7. 会场布置 此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、菜水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。 8. 主席台 主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应预案中单独列为一项。 9. 会议议程 会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排。大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。 10. 经费预算 会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。 以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。 11. 选举投票的组织工作 12. 发奖活动的组织工作 13. 集体摄影活动组织工作 14. 特殊活动的安排 （二）会议文件准备 会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。 为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问题的方案，拟出文件。如有必要和可能，还应将拟定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改定稿。会前做好有关文件的准备工作，可以使会议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。 （三）会议通知 会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句，然后摆出一大堆依据，把会议时间、地点放在最后的写法，不能使人开门见山地得到会议信息，应尽量避免。 会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。 会议通知的一般体例是： 兹定于月日（星期）午时在地点召开会议，会期天，参加人员为，凭入场，有关会议的具体事宜，请与联系（电话号码） 发送会议通知的方法：口头通知（当面或电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议，适用口头当面通知。参加人数较多而发书面通知来不及或不方便的会议，适用电话通知）书面通知（书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参与人数较多或者比较重要的会议，宜发书面通知）注意：会议通知的确认1、 确认会议通知发送对象在发送通知前一定要 明确被通知的部门和人员范围。对所有与会人员应逐一落实。如果搞错通知对象，使应参加会议的人员未收到通知，就会影响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数，还会使一些应参加的人产生误会；而不应通知的人员通知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。2、确认发送的回复环节一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方式不当，或者是其他因素的干扰，使通知不能准确及时传递到与会者，作为会议通知的发放者，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。3、确认会议通知内容是否准确。处理回执：是会议准备工作的一项重要内容。它是会议准备住宿和餐饮等后勤工作的基础。1、会议的回执一定要注明寄回的截止时间，截止时间一定要为会议住宿的预定和确认留有余地。2、会议回执的设计要明确会议组织者所需了解的重要信息，包括是否到会、何时到会、几人到会、是否需要预定返程的机票和车票、参会的论文或报告的题目等。3、会议回执寄回后要认真统计，及时确认。并根据统计情况安排会议的接待工作。（四）会前检查 。 （五）会间调度 1. 会议签到制度 2. 候会制度 3. 会议特殊情况的应急措施 4. 做好会议记录，写好会议简报 5. 大型集会的现场指挥 （六）会议结束和会后整理 会议结束和会后整理工作包括会议内容总结、会议纪要、代表离会工作、会议新闻报导、会务经验总结等。 1.并非所有的会议在结束时都要有总结 2.会议纪要 3. 会议代表离会工作 4.会议新闻报道 5.会务经验总结 最后，要归还借用物品，做好财务结算，善始善终地完成整个会议的会务工作。 三、办公会议的组织工作 在企事业单位中，各种类型的非常规的大中型会议毕竟在日常工作中是少数，大多数的会议是日常工作 （一）办公会议题的收集整理 办公会议题收集，由秘书人员主动向有关行政副职和职能部门联系、征询。 收集的议题应在合并整理后，视条件成熟与否和事项的轻重缓急，列出有必要提交办公会研究的若干问题，送主要领导人审定。由主要领导人斟酌后增删调整，确定办公会议题。 （二）准备相关材料 1.与议题相关的背景材料及解决问题的初步方案； 2.议题提出部门向办公会所作的专题汇报材料； 3.拟作为会议讨论的文件初稿或拟提交会议讨论通过的决定草案。 （三）会议通知 办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对与议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对职能部门额外叮嘱下周办公会时间及出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。 秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和候会地点。 （四）会前检查安排 在企业中，办公会一般在固定会议室召开，秘书人员应在会前先检查会场桌椅（包括烟灰缸）是否整洁。有些议题涉及人员较多，座位不够，应事先预作安排。 打开会议室灯光和空调系统并调到合适温度。 （五）会议过程中的服务工作 秘书人员列席会议的任务主要是做好会