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转 电脑技术3 办公系列1,Q：为什么要用Windows下的文字处理软件WPS97/2000、iWPS.net、Office WPS、Office97/2000/XP等?A：如今,人们的计算机应用水平越来越高,文字处理的质量也越来越好,传统的DOS环境下的文字处理软件已经显得捉襟见肘,力不从心。而Windows环境下的文字处理软件，能够进行图文混排等高档排版，对纸张、版式和打印机的控制大大的优于DOS环境。特别是像iWPS.net这样的集成办公软件，更是将网络功能和文字处理无缝衔接，使办公自动化水平更上层楼。2,Q：怎样在Windows9x中建立直接进入Ucdos的快捷方式?A：在windows9x中经常需要运行Ucdos，处理WPS文档，或运行旧的DOS程序，但在浏览器中双击UCDOS.BAT往往不能进入UCDOS中。其实，我们可以通过建立快捷方式来快速运行UCDOS。方法如下：建立一个windows快捷方式，在命令行中输入：c：/k c：ucdosucdos.bat即可。注意：c：command与/k之间必须至少有一个空格！然后运行该快捷方式，即可进入UCDOS。3,Q：如何浏览*.pdf、*.wdl(*.wdf)等类型的文件?A：在windows环境中，经常得到一些以.pdf、.wdl或.wdf为扩展名的文件，它们是一类传递图文信息的特殊格式的文件，目前要用对应的阅读器打开才能阅读。其中*.pdf文件格式为adobe公司创制，要用该公司的Acrobat Reader软件打开观看；这种文件的建立要用到Adobe公司的特殊的Acrobat编辑器。另一种*.wdl(*.wdf)的文件要用一个叫DyanDoc Free Reader的阅读器来打开阅读，微软公司的Visual Studio 6.0所附带的各类参考手册就采用了这种文件格式。在Internet上还经常有一种以.001、.002.为扩展名的文件，要用一个叫Ssread的超星图书阅览器来浏览，这款浏览器也是中国国家图书馆(原北京图书馆)指定的图书阅览器。4,Q：在MS-Word97/2000/XP中加上标和下标?A：按快捷键Ctrl+Shift+可以切换到上标插入状态,再按该组合键撤消上标插入状态；按快捷键Ctrl+可以切换到下标插入状态,再按该组合键撤消下标插入状态。5,Q：怎样在MS-word中打印超大字、超小字?A：按快捷键Ctrl+Shift+可以将所选择的文字的字号不断变大，按快捷键Ctrl+Shift+可以将所选择的文字的字号不断变小。然后打印。字的大小取决于纸张的大小。另法：Ctrl+字体变小，Ctrl+字体变大，变化幅度比较小，可以微调字的大小。6,Q：怎样在Windows中输入汉字的省略号?A：有人把省略号输成.甚至。其实你只要切换到任一种汉字输入法，再切换到标点符号输入状态(Ctrl+.)，按组合健Shift+6(6为字母键上方的数字键)就可正确输入省略号了。7,Q：如何移植Windows98输入法的自定义词组?A：Windows98输入法自定义词组存放在system目录下的特定的文件中,其中微软拼音输入法存放在pjjyp.upt中,智能ABC输入法存放在tmmr.rem中。只要将这两个文件备份，拷贝到另外的Windows的对应目录下，就可以将自定义的词组移植过去。8,Q：怎样输入(如二年)?A：许多人输入年月日时，将二年输成二000年二零零零年二ooo年。其实可以这样输入：对于智能ABC输入法和全拼输入法：调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选特殊符号，会弹出小键盘，在T键位会有符号，单击输入。对于微软拼音输入法：调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选选软键盘-特殊符号，会弹出小键盘，在T键位会有符号，单击输入。其实最方便的是：在智能ABC输入法下输入i0(小写字母i和数字0)即可。9,Q：在智能ABC输入法中快速输入年月日?A：如果要输入二年一月二日，可直接键入i2001n1y2r。如果要输入二一年十月十二日，可直接键入i2001nsys2r即可。这样不仅快，而且会输入正确的二年字样。10,Q：WPS文件在读取时出现磁盘读错误(Data error)时怎么办?A：WPS保存文件时同时保存了一个备份文件(*.BAK),如果源文件出现数据错误,可以用备份文件进行恢复。如源文件名为MYDOC.WPS,则备份文件的名字则为MYDOC.BAK，将备份文件改名后(扩展名不能为.BAK)即可对它进行编辑了。同时注意：.BAK备份文件不保存WPS正式文档所加的密码。11,Q：Word97能保存源文件的备份吗?A：可以。Word97默认的保存方式是快速保存(每间隔10分钟自动存盘一次)。可以在工具/选项./保存窗口修改保存选项为保留备份，Word97即可保存源文档的备份Backup of*.wbk。12,Q：正在编辑文档时断电怎么办?A：一般的编辑器都会对源文档做一个备份,如WPS为*.BAK,断电后可以用备份恢复源文档。在编辑文档时，同时注意及时存盘，以使损失最小。13,Q：我从网上下载了一幅图片,但是用画笔编辑时似乎有点异常?A：你下载的图片有可能是.GIF或.JPG格式的图片，将它转化为.BMP格式的图片再编辑就正常了。14,Q：为什么WPS97/2000不能进行打印预览?A：安装打印机驱动程序后，关闭WPS，再打开WPS试试。15,Q：Word中快速改变字体大小?A：选中文字，Ctrl+缩小，Ctrl+放大。16,Q：怎样在表格的上方写文字?A：用Word制作了一个表格，表格抵到了页面的最上部，想在表格上方写标题，但光标定位不到表格的上方，怎么办呢?将光标定位到表格左上角的格子中，回车即可。17,Q：标准输入法(智能ABC输入法)版本4.0的几条技巧：A：(1)简拼单词表：简单地键入该字母，按回车，就可以输入对应的汉字。对应关系是：d=的l=了s=是z=在h=和j=就w=我t=他b=不g=个p=批；n=年r=日i=一I=壹y=有x=小f=发zh=这sh=上ch=出(2)使用隔音符号：输入像西安然而这样的词，用隔音符号将其分隔，输成：xian和raner；(3)中文标点的输入：比较简单，但注意书名号在和键上是嵌套的，即第一次按键输入的是，再按键输入的是；省略号的输入热键是Shift+6；(4)快速输入成语和词组：用词语的拼音首字母，可以快速输入成语和词组。如：jsj-计算机，jyqj-精益求精；(5)使用符号来以词定字：如键入cmjb可以输入草木皆兵，而键入cmjb后再敲键可输入草字，键入cmjb后再敲键可输入兵字；(6)快速输入常用数量词：以前导字符i或I加对应的字母，可以快速输入数量词。ig=个is=十Is=拾ib=百Ib=佰iq=千Iq=仟iw=万ie=亿iz=兆id=第in=年iy=月ir=日it=吨ik=克is=十if=分il=里im=米ij=斤io=度ip=磅iu=微ii=毫ia=秒ic=厘ix=升；(7)音码+形码快速输入单字：智能ABC输入法并不只是纯粹的拼音码，结合其形码可以快速定位汉字。其形码编码如下：1-横2-竖3-撇4-捺5-折6-竖弯钩7-十部8-口部。如果要输入事字，可键入shi1，则事就会出现在输入栏的上部，很容易地就会找到它。再比如zai13可直接输入在字，zai12可直接输入再字。(8)在英文标点/汉字标点之间切换的快捷键：Ctrl+.。(9)各种符号的输入：以前导字符v加1,2,3，可以快速输入各种符号，如v1可输入标点符号，v8可输入汉语拼音的带声调的字母，v9可输入制表符，等等。18,Q：在Windows98的查找中一次查找几种类型的文件：A：如果要一次同时查找*.bak和*.tmp和W文件，可以将它们用空格或分号；分开，输入名称文本框中，再开始查找。19,Q：如何使Word6.0读取WPS文件?A：从Word97开始，MS-Word已经可以直接支持WPS文件了，但是Word以前的版本，如Word6.0，并不支持WPS文档。要使Word6.0读取WPS文档，可以先将WPS文件转换成纯文本文件，再用Word6.0来读。20,Q：给Word97/2000添加自动滚屏功能：A：单击工具/自定义/命令，在类别列表框中选择所有命令，在右边的命令列表框中选择AutuScrool，点中该项，用鼠标拖放到Word的菜单条上，菜单条上会出现一个自动滚动按钮。这样，浏览文本时，只要点击该按钮，文本就会自动上(下)滚动。滚动的方向和速度可以上下移动鼠标，从而影响到右边滚动条上的一个调节滑块进行调节。21,Q：让xls文档与Excel程序同时打开：A：将xls文档放在Excel的对应文件夹下，当Excel打开时，这些文档就会自动打开。这个对应文件夹就是：假如您的Office安装在C：盘上，则该文件夹就是C：Program FilesMicrosoft OfficeOfficeXLStart。22,Q：在Word中实现文字与表格的转换?A：(1)将表格转换为文字：选中表格，执行菜单项将表格转换成文字命令，然后选择文字分割符，确定即可。(2)将文字转换为表格：对格式要求较高，稍复杂一些。要保证转换为表格的各列内容间有且只有一个分割符，分割符可以是段落、逗号、制表符、空格或其他自选的半角英文符号，每行文本左边紧靠左边界(文字前不能有空格等)以回车键结束。然后选择文本，执行菜单项将文字转换成表格命令，选择对应的分割符，再输入生成的表格的列数，确定。23,Q：在Excel中编写VBA程序提高工作效率：A：在学生成绩统计时，要将工作表中成绩小于60的数字标记为红色，如果表非常多，则手工操作十分麻烦，也容易出错。这时，可以编写一段VBA程序来实现，既快又准确。在Excel中打开工作表，在工具菜单中选择宏子菜单下的宏，在弹出的宏对话框中输入宏名，如Hong，然后单击创建按钮，随后出现Microsoft Visual Basic窗口，在模块窗口中输入以下语句，再返回Excel界面执行宏即可。Sub标记成绩()For i=2 To 100 For j=2 To 20 score=ActiveSheet.Cells(i,j)If score 60 Then ActiveSheet.Cells(i,j).Font.ColorIndex=33=红色Else ActiveSheet.Cells(i,j).Font.ColorIndex=11=黑色End If Next iNext jEnd Sub 24,Q：Word中上划线创建三法：A：在Word中，要为文字添加下划线，只需选定文字，然后按一下格式工具栏中的下划线图标即可。但Word并未提供创建上划线这一功能。对于某些需要上划线的人来说，这的确是个不足。但Word的绘画工具却包含了所有我们手工实现所需的功能，所以，您可以直接在文档中绘制图形。此外，如果想画得更美观一些，您可以在Word中尝试下面的技巧。(1)绘图法：在主窗口工具条上点击显示比例框，选择200%，我们需要放大了的文件。如果绘图工具条不在窗口中，在主工具条上击鼠标右键，在弹出式菜单中选绘图。在绘图工具条上点击绘图，从弹出式菜单中选择调整坐标线。弹出对话框调整坐标线，将选择框去掉不选，然后点击确定。这一操作将使您能画出任意长度的直线。找到将要添加上划线的文本块，选中它们。这能帮助您确定上划线的位置。点击绘图条上的直线图标，在选中的文本黑白相间处画一条适当长度的水平直线。在画好的直线上单击鼠标右键，选择设置自选图形格式命令，可以设置线条的粗细。(2)域法：在插入菜单项下选域.，在域代码处输入：EQ开关，确定。常用开关：分数f(x,y)，根号r(x,y)，上下标s(u,d).。例如，输入X平均值(X的上划线)，插入域为EQxto(X)。(3)公式编辑器法：插入对象方式：在插入菜单项下选对象，在对象对话框中，通过移动垂直滚动条选择对象类型为Microsoft Equation 3.0，确定后出现公式编辑器编辑框，在公式编辑器提供的工具中可以插入合适的上划线。25,Q：WPS用户升级Windows时的一条注意事项：A：最近有好多网友来信说，他的Windows升级到WindowsME或Windows2000后，原来在Windows98下加密的WPS文档用原来的密码都不能打开了(反之亦然)。所以提醒网友们注意，在升级前先去掉原文档的密码，以免出现麻烦。如果升级后原文档打不开，可以将文档拷贝到别人的Windows9x环境下去掉密码再拷贝回来。26,Q：忘记WPS97/2000密码的补救办法：A：将一个WPS文档编辑完成后加了一个密码，时间一长不小心忘记了，怎么办?DOS下的WPS文档有一个通用密码ctrl+qiubojun，但Windows下似乎不能用。这时有一个补救的办法：你看一看你原来编辑该文档的BAK文档还在不在?如果在的话，将它的扩展名改成wps后看能不能打开。Word97的加密文档忘记口令时也可以照此办理(Word97的备份文档为Backup of xxx.wbk)。27,Q：Word中快速转换大小写：A：转换大小写：选中文字，按Shift+F3。28,Q：记事本(NotePad)打印机页面设置中页眉和页脚的8个宏命令：A：&f：插入已打开文件的名称(如果文件未命名，则插入无标题)。&d：插入日期。&t：插入计算机时钟所规定的时间。&p：插入页码。&：插入&符。&l、&r或&c：页眉(或页脚)左对齐、右对齐或居中。29,Q：怎样快速统计文档中文字的行数、字数?A：用Word打开该文档，选文件属性统计信息即可。其中字数为汉字字数，一个标点符号、2个英文字符都按一个字数计算。30,Q：Word2000中给文档加水印：A：(1)加文字水印：用菜单命令格式背景水印；(2)加图片水印：插入图片后，在图片插入处单击，调出图片工具栏(或用菜单视图工具栏图片调出)，然后单击第二个图象控制图标，选水印。31,Q：在Word2000中使用稿纸功能：A：Word2000也有稿纸输出功能，只是它在默认安装中没有选中这项功能。新建一个Word文档，在新建对话框中选中其它文档标签页，点选稿纸向导，按确定按钮，然后跟着向导一步一步走，就会让Word2000具有稿纸功能。32,Q：让Word文档自带字库：A：Word文档有定义字体功能，但是如果将一个文档拷贝到另一台没有安装指定字体的机器上，定义的字体就丢失了。其实，Word在存盘时可以将其使用的字体也一并保存在doc文档中，这样，该文档就可以在任何机器上浏览而不丢失字体信息。方法是，保存文档时选嵌入TrueTpye字体即可。(为了使文档体积小，还应选中只嵌入所用字符选项。)33,Q：给Word文档减肥：A：(1法)、选另存为.将文档另存一次，其字节数可能会大大减小；(2法)、保存为.rtf格式的文件；(3法)、保存文档选嵌入TrueTpye字体时，还应选中只嵌入所用字符选项；(4法)、去掉保存选项中的快速保存选项；(5法)、用普通版式保存文档；(6法)、如果不想保留Word格式，可以保存成txt文档格式。34,Q：怎样启用Word的公式编辑器?A：Word的公式编辑器不是Word的默认安装组件，所以在使用前必须先安装。安装完毕后，在Word的界面下单击菜单插入/对象，在对象类型选择框中选择Microsoft Equation 3.0,确定后即进入了公式编辑状态。35,Q：在Word中使用分屏显示A：鼠标移到Word右滚动条的上箭头的上方，有一个分隔条，拖住往下拉，屏幕会分成上下两部分，它们的内容是完全同步的，但可以在一个文档的两个地方方便地进行互相对照、交换数据等。36,Q：取消Word的项目编号A：在Word的行头输入1、，它会自动在下一行加上2、的项目编号。为了取消这种自动项目编号，可以按退格键取消2、。但1、的项目编号仍然存在，也就是说1、仍然不可选。为了彻底取消Word的自动项目编号，可在出现2、时按Ctrl+Z即可。37,Q：让Word表格中某列的小数按小数点上下对齐A：将表格的某列选择为一个块，在该列的上方对应的标尺栏上双击鼠标，会弹出制表位对话框，点选对齐方式中的小数点对齐，确定。然后，拖动标尺栏上的制表位标志符就可以左右移动按小数点对齐的数字了。38,Q：把Word文档变成图片A：Word编辑完成，保存为一个.doc文档。然后新建一个文档，把保存的文件的图标拖进来，Word会把它自动作为一幅图片看待。再把该新建的文档保存成Html Web文档，就会得到图片了。39,Q：巧妙保存Word文档中嵌入的大量的图片A：如果你要把Word文档中嵌入的一幅图片保存下来，一个办法就是右键单击它，选择复制，然后打开画笔Photoshop等绘图软件粘贴进来进行处理，然后保存成图形文件。但是，如果Word文档中的图片非常多，几十、上百幅，那么上述办法的效率就非常低了。这时可以使用以下方法：打开包含多幅图片的Word文档，保存为Web页方式的文件，然后切换到该文件路径下，就会看到所有的图片都保存在这里了。40,Q：为什么从Windows9x进入MS-DOS方式再运行UCDOS就会花屏，但用CLS清屏后就好了?A：这是UCDOS显卡驱动的问题，可以运