正确编写产品使用说明书.doc

正确编写产品使用说明书农机产品使用说明书是企业向用户介绍其产品的载体，其目的是让用户对所购买的产品能够有充分的认识，从而指导用户对所购买产品正确规范的进行操作和使用。 近年来，不断有农机用户因说明书中存在的问题向有关部门提出投诉，或是与生产者、销售者对簿公堂，有关说明书的纠纷日渐增多。不少农机用户反映，当他们购买了一些声称具有某种功能的农机产品，按使用说明书使用后，却并没有达到预期的效果。 据新华网黑龙江频道3月14日报道，农机具成为黑龙江省2005年农资投诉中的热点，占农用生产资料投诉的30.6。其中有相当数量的投诉和产品的使用说明书有关，反映最大的是产品用途和适用范围含糊和错误，说明书难懂，语言过于专业或内容过于简单，给农民正确使用农机具造成障碍。 产品使用说明书编写的规范与否，直接影响到农机产品能否安全正常地工作。农机质量与监督2005年第3期以说明书上吹出了问题赔为题报道了一起因产品使用说明书没有明确标注机具正常工作的安全坡度，在企业标准等技术文件中夸大其词，导致用户使用小型挖掘机在坡度为27的场地作业时发生机毁人亡的典型案例。后经甘肃省消协农机产品质量投诉站调解，生产企业收回事故机具，并向用户赔偿6万元。 通过上面的案例可以看到，企业在编写使用说明书时，应严格执行国家标准，特别是对操作指导和安全注意事项，要作详细说明。这样，一方面可以指导用户正确操作，减少农机安全质量事故的发生，保证农业生产安全进行。另一方面，也可以有效的保护企业利益，避免类似事件的发生。 目前农机产品使用说明书中存在的问题 目前从我省大部分农机制造企业编制的产品使用说明书情况看，编制格式、版面各异；编写内容简单、不全面；缺少安全警示性内容（尤其是涉及人身安全内容）；符号、代号、术语、计量单位不符合规定，用语不通俗易懂；说明书尺寸、规格参差不齐；印刷质量不符合要求等。 按国家标准GB9969.1-1998和GB/T9480-2001的规定，使用说明书要明确标出产品用途和适用范围，并根据产品特点和需要标出主要结构、性能、型式、规格和正确吊装、使用、操作、维修、保养和贮存等方法，以及保护操作者和产品的安全措施。但是，很多农机产品的使用说明书缺项，不符合标准，不能正确指导用户使用。 农机产品的使用说明书存在的问题大致可归纳为以下几个方面： 1、使用说明书不明确，片面夸大产品的使用功能和使用范围。 说明书不准确，与实物不相符，给农机用户带来种种的困惑。国家标准要求产品用途和适用范围要“明确”，而有的生产企业不在“明确”二字上下功夫，而是片面夸大产品的使用功能和适用范围。如某厂收割机说明书上写：“以收割小麦为主，兼收水稻”的字样。但在某些地区，该机型却无法正常收割粳稻，适用范围的夸大引起农民不满。又如某厂生产的饲料粉碎机说明书上写：“可以用来加工玉米、大豆、高梁、地瓜干、豆饼”，而实际在加工豆饼时产生刀盘断裂，根本就不能加工豆饼。有的生产企业在没有充分试验验证的情况下,标注产品的生产率，如5TY-80玉米脱粒机生产率标注为10-12t/h，有的甚至标注为13t/h。又如很多企业生产的5TD系列多功能脱粒机，在使用说明书中标注水稻生产率，而用户在使用时却发现根本没有脱水稻用的脱粒部件。 2、说明书不准确，与实物不相符。 使用说明书中的产品的技术特征、技术参数，甚至产品的结构与实际机具不符，一方面是企业忽视了产品使用说明书的重要性，编印说明书未进行严格的审核，其二是产品结构改变未能及时修订使用说明书。这样造成用户无法正确使用农机产品，甚至引发质量纠纷。 3、说明书编写内容不全。 一家生产半喂入水稻脱粒机的企业，在省台大做广告宣传，而该厂的产品使用说明书的正文只有4页，内容上也只有“安全使用技术要求”、“警示标志说明”、“安装操作要求”、“不实行三包情况说明”和“随机配件明细表”、“装机三角带明细表”、“装机明细轴承表”等。在其产品的说明书中无产品的结构和工作原理示意图和安装、调整示意图，连起码的技术特性、技术参数也没有，只是在说明书封底的“合格证”上印有“转速：500转/分钟、动力：17千瓦/20马力、生产率：3000公斤/小时”，更为可笑的是在“警示标志说明”页，用突出的字号写到“本标准规定了脱粒机产品安全技术要求和操作者安全使用技术要求。本标准适用于脱粒机制造、使用、安全检验及仲裁检验。”半喂入水稻脱粒机属复杂机具，售价也很昂贵，试想这样的说明书如何指导操作者正常安装、调整和使用？ 说明书编写内容方面可归纳以下几方面问题： （1）安全方面 企业目前编写的产品使用说明书，与强制性国家标准的要求有较大差距，或过于简单，或缺少涉及人身安全和机具安全方面的内容，如安全注意事项、安全警告用语、安全标志和危险图示等。 安全注意事项不全。有使用方面的内容，缺少机具安装、转移、运输、维护和保养方面的内容，以及缺少“为减少或避免危险应采取措施”的说明。 警示标志反映的信息不全，说明书中无警示标志图例及相应的文字说明。即使有警示标志，大多也不符合GB10396的要求。 （2）其他方面 系列产品使用同一使用说明书，而说明书的内容不能含盖所有产品，如某拖拉机厂以180、200型的说明书代替240、280型拖拉机使用说明书，而180、200型的说明书中却没有240、280型拖拉机的技术参数等。 产品的规格、型号无解释性说明。 缺少产品的工作原理及必要的结构图、示意图。 ：缺少必要的产品安装、调整(或调试)图示，用户无法安装和调试。例如，我省生产半喂入水稻脱粒机年产量超过200台以上的生产企业的有5家，只有1家企业产品使用说明书有简单的安装、调整示意图。 使用、操作方面内容说明不具体，用户不知所云，不能指导用户正确使用和操作。如播种机使用说明书中无亩用肥量技术参数，用户在使用中只有摸索实际下肥量，给使用者带来了诸多的不便。 封面缺少使用说明书的出版日期和编号。 缺少“运输、贮运”和“生产厂保证、售后服务事项、联系方式”等条款，即使说明书中有“生产厂保证、售后服务事项”相关的条款，也不符合国家六部委联发新“三包”规定。如我省某著名的农机制造有限责任公司规定：“玉米脱粒机整机三包有效期为一个作业期（或三个月）”，“主要部件（滚筒、凹板）三包有效期为一个作业期（或三个月）”，明显不符合新“三包”规定的第八条。新“三包”规定的第八条规定：“产品的三包有效期包括整机三包有效期和主要部件三包有效期。内燃机、拖拉机、联合收割机和农用运输车的三包有效期应当不少于附件2的规定。其他产品的三包有效期不得少于1年”。 我省几乎所有的农机产品使用说明书中无产品执行标准代号和生产许可证号。 缺少对使用者或操作者资质方面的说明。 4、突出了企业自身的宣传，忽视了说明书的自身作用。 说明书变成了企业的宣传品，长篇累牍的是企业介绍，有的甚至将企业法人代表的照片也印到了使用说明书上，而说明书中的“结构特征与工作原理”、“安装、调整（或调试）”、“使用、操作”、“保养、维修”等内容却少之又少，起不到指导用户正确使用的作用。 5、包装和印刷质量不符合要求。 GB9969.1-1998和GB/T9480-2001都对使用说明书的印刷、装订等作出了规定，但实际上有相当数量的使用说明书不符合要求。GB/T9480-2001规定“首次装运时，使用说明书应密封在透明、防水和防油的塑料袋内”，我省的生产企业基本达不到该项要求。 6、将风险尽可能地转移给农机用户。 一些生产企业往往利用产品使用说明固化不合理的行业惯例，有意为自己设置不合理的权利，而减轻自己的义务；同时利用“最终解释权”等模糊辞令，回避法定义务，将风险尽可能地转移到农机用户身上。如某厂的产品使用说明书中有这样的约定：“任何情况下不得以说明书的数据、插图及说明为法律依据，向本厂提出任何要求。”“我厂有权对所有规定进行修改，并拥有最终解释权”。但是，GB9969.1-1998工业产品使用说明书总则中明确规定：使用说明书是所交付产品的组成部分。因此，如果说明书中的数据、插图及说明中存在错误，给用户造成了损失，农机用户完全可以以说明书中的内容为法律依据向厂商提出要求，甚至索赔经济损失。 如何正确编写农机产品使用说明书 （一）农机产品使用说明书的编写基本原则 对于农机产品使用说明书的编写，国家分别于1998年发布、实施了强制性国家标准GB9969.1-1998工业产品说明书总则，2001年发布、2002年实施了推荐性国家标准GB/T9480-2001农业拖拉机和机械草坪和园艺动力机械使用说明书编写规则。因此，在编写农机产品使用说明书的编写时，应切实贯彻、执行这两个国家标准。 在编写产品使用说明书时应遵循如下原则： 1.“在编写说明书时，应假想读者（操作者）对机器及其操作知之甚少”，因此编写时要做到明白、准确、形象、易懂，便于理解和掌握。 2.要对编写产品使用说明书的作用有一个全面认识。编好产品使用说明书不仅能够更好地指导用户正确安装、调试、使用操作、保养维护机具，也是保证操作者的使用安全和机具安全的重要措施。从企业自身来讲，使用说明书的编写也是企业参与市场竞争，提升产品品牌，宣传企业自身形象的重要途径。 3.使用说明书作为交付农机产品的一个组成部分，在国家标准中规定的内容必须包含，如对涉及环保、能源、易燃、易爆、有毒、有害以及危及人身财产安全等有相关的安全注意事项，要详细清晰叙述，安全警告图示和安全标志内容必须齐全。 4.产品涉及的各类图示，如结构图、原理图、安装和调整图；各类表格，如产品的技术特征、附件明细表；产品照片等都应在使用说明书中分别反映出来。使用说明书中所编写的内容必须与整机实物相一致。 5.使用说明中的符号、代号、术语、计量单位应符合最新发布的国家法令、法规和有关标准的规定，并保持前后一致。需要解释的术语应给出定义。 （二）农机产品使用说明书应包含的主要内容和要求 产品使用说明书是指导农机产品的安装、调整、使用和维修的重要技术文件，因此应当按照国家标准规定的要求和内容进行编写。为了指导企业正确地编写产品使用说明书，GB/T9480农业拖拉机和机械草坪和园艺动力机械使用说明书编写规则对农机产品使用说明书的编写作了严格的规定，包括使用说明书的内容、使用说明书的编写规则等。 按照国家标准GB9969.1-1998工业产品说明书总则规定，使用说明书要明确标出产品用途和适用范围，并根据产品特点和需要标出机具的主要结构、性能、型式、规格和正确吊装、使用、操作、维修、保养和贮存等方法，以及保护操作者和产品的安全措施。 产品的使用说明书主要内容应包括：机具的适用范围、主要性能特点及主要技术参数；产品执行标准代号；列入工业产品生产许可证管理的产品要有生产许可证编号；机具的基本结构、工作原理及特点；安装、调整及作业前的准备工作；使用操作规程及一般故障排除；安全警示、“三包”责任承诺和随机配件清单等。 农机产品的使用说明书大致应包含如下主要内容： 1.封面 应给出产品的识别信息，包括规格、型号、产品名称；使用说明书的编号和出版日期；生产企业全称等。 2.封二 包括前言或概述，说明使用说明书的用途和作用。其中用途包括产品的预期用途和适用范围，必要时也可说明产品的不适用范围。 3.封底 制造企业名称、地址、联系方式（如电话、邮政编码、网址等）。 4.目录 说明使用说明书所包含的内容。简单产品也可不设目录。 5.正文 （1）安全保护 包括安全注意事项、安全警示标志说明。 对于安全注意事项条款，铡草机、脱粒机、粉碎机除按GB9969.1-1998、GB/T9480-2001编写外，还应分别符合强制性标准GB7681-1999、NY642-2002和NY644-2002有关说明书中的安全注意事项和安全警示标志的规定。 对安全标志可根据危险情况的相应严重程度，通过使用危险程度标志词（危险、警告、注意），并弄清各自的含义，危险图示及在整机的位置要在产品说明书中指明，并与实物相一致，要特别注重安全警告的有效性、强制性。 安全警示标志说明应反映如下信息： 安全警示标志在机器（机具）上的位置； 使机器（机具）上安全警示标志保持清晰、易见必要的说明； 安全警示标志丢失或不清楚时，需要更换的说明； 维修期间，更换新部件时，新部件上应带有制造厂规定的安全警示标志的说明； 如何得到替换用安全警示标志的说明。 如果安全警示标志为无文字的警示标志，在使用说明书中应用文字解释安全警示标志的意义。 （2）产品型号的组成及其代表意义 说明书中应说明机具型号中符号、数字所代表的意义。 （3）结构特征与工作原理 阐述机器（机具）的主要的结构特征，给出机器（机具）的组成，并配结构图，让用户了解和熟悉产品的结构及其各部分名称。阐述工作原理应简明扼要、通俗易懂。 （4）技术特性 包括尺寸、结构质量、主要参数、主要性能等。其中，主要性能指标应说明在何试验条件下所取得的数据。 （5）安装、调整(或调试) 说明安装、调整(或调试)的步骤、方法以及注意事项，并应给出安装、调整示意图。 （6）使用、操作 是说明书的核心部分，告诉用户如何使用和操作以及使用和操作中应注意的问题。 （7）故障分析与排除 建议以表格形式说明，包括故障现象、原因分析、排除方法等。 （8）保养、维修 分条列出如何进行保养、维修，对于需要保养、维护的部位应给出示意图加以说明。 （9）运输、贮存 （10）易损件及标准件明细表 以表格形式分别列出易损件及标准件规格、型号、数量以及使用的部位。 （11）附录 对于随机的标准件、附件、备件以及技术文件等可以附录形式加以说明。 （12）生产厂保证、售后服务事项、联系方法等 如果产品不附带“三包”凭证，应在使用说明书中说明售后服务和“三包”的有关信息。 总之，农机产品使用说明书的编写关乎生产企业的信誉和产品的使用安全，因此，生产企业应充分重视说明书的编写，并将此项工作作为企业的全面质量管理的一个环节来抓。 工业产品使用说明书工业产品使用说明书 总则 GB 9969 1 1998 国家技术监督局 1998 03 25 批准 1998 10 01 实施 1 范围 本标准规定了工业产品使用说明书 ( 以下简称使用说明书 ) 的基本要求和编制方法。 本标准适用于编制非消费品的工业产品使用说明书。 注：编制消费品使用说明书按 GB 5296 1 1997 消费品使用说明 总则执行。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB T 1 1 1993 标准化工作导则 第 1 单元：标准的起草与表述规则 第 1 部分：标准编写的基本规定 GB 5296 1 一 1997 消费品使用说明 总则 3 基本要求 3 1 当需要时必须编制使用说明书，使用说明书是交付产品的组成部分。 3 ， 2 使用说明书应明确给出产品用途和适用范围，并根据产品的特点和需要给出主要结构、性能、型式、规格和正确吊运、安装、使用、操作、维修、保养和贮存等方法，以及保护操作者和产品的安全措施。详细内容见附录 A( 标准的附录 ) 。 3 3 对涉及环境和能源的产品，使用说明书应规定必要的保护环境和节约能源方面的内容。 3 4 对易燃、易爆、有毒、有腐蚀性、有放射性等性质的产品，使用说明书应包括注意事项、防护措施和发生意外时紧急处理办法等内容。 3 5 当产品结构、性能等改动时，使用说明书的有关内容必须按规定程序，及时作相应修改。生产厂应向用户提供和产品对应的说明书。 3 6 使用说明书可按产品型号编制，也可按产品系列、成套产品编制。按系列、成套产品编制时，其内容和参数不同的部分必须明显区分。 复杂产品和成套设备可按功能单元、整机分别编制使用说明书，再按产品型号、用途组合成系统的使用说明书。 3 7 冶金、矿产、建材、化工等原材料类产品及用于主机厂配套的元器件等产品，若其质量证明书、产品手册等技术文件能满足用户对使用说明书的需要时，可用其代替使用说明书。 3 8 对安全限制有要求或存在有效年限的产品应提供产品的生产日期和有效期、储存期。 3 9 应标明使用说明书的出版日期 (GB 5296 1 1997 中 4 10) 。 3 10 使用说明书应与生产、制造者印发的有关同种产品的资料，例如广告或包装上的内容一致 (GB 5296 1 1997 中 4 11) 。 3 11 当需要时，应在包装或使用说明书封面显著位置注明：“安装、使用产品前，请阅读使用说明书” (GB 5296 1 1997 中 4 12) 。 3 12 使用说明书应标注产品所执行标准的编号和生产许可证号，可标注认证标志。 4 使用说明书的编制 4 1 文字、语言 4 1 1 供国内用户的工业产品必须提供汉语使用说明书。根据需要也可提供汉语和其他语言对照的使用说明书，此时汉语说明位置要醒目、突出。 4 1 2 供出口的工业产品须提供销售地区官方语言编写的使用说明书。当需要提供一种以上语言的使用说明书时，各种语言之间应明显区分。 4 1 3 使用说明书应采用国务院正式公布、实施的简化汉字。销往国外或澳门、台湾地区产品的使用说明书，如用户要求可使用繁体字。 4 1 4 当使用说明书从一种语言翻译成其他语言时，应由有权威的语言专家和技术专家完成翻译的全过程，包括审核 (GB 5296 1 1997 中 8 6 5) 。 4 1 5 使用说明书有关安全内容的文字表示规定，见 4 7 2 。 4 2 表述的原则 4 2 1 使用说明书内容的表述要科学、合理、符合操作程序，易于用户快速理解掌握。例如：灭火器的使用说明必须保证读者用最短的时间，就能读懂会用。 4 2 2 对于复杂的操作程序，使用说明书应多采用图示、图表和操作程序图进行说明，以帮助用户顺利掌握。 4 2 3 具有几种不同和独立功能的产品的使用说明书，应先介绍产品基本的和通常的功能，然后再介绍其他方面的功能。 4 2 4 使用说明书应尽可能设想用户可能遇到的问题。如产品在不同时间 ( 季节 ) 、不同地点、不同环境条件下可能遇到的问题，并提供预防和解决的办法。 4 2 5 应使用简明的标题和标注，以帮助用户快速找到所需内容。 4 2 6 语句表述应只包含一个要求，或最多包含几个紧密相关的要求。为清楚起见 最好使用动词主动态，不用被动态； 要求应果断有力，而不软弱； 一最好使用行为动词，不用抽象名词； 表述应直接了当，而不委婉。 示例如下： 语句表述 应这样表达 不应这样表达 使用主动态 关掉电源 使电源被中断 果断有力 不许动手环 手环不应被动 使用行为动词 避免事故 事故的避免 直接了当 拉操作杆 使用者从机器拉回操作杆 4 3 图、表、符号、术语 4 3 1 使用说明书中的图、表应和正文印在一起，图、表应按顺序标出序号。 4 3 2 引用前文中图、表时，需标图号、表号，并注明其第一次出现时所在页码。 4 3 3 使用说明中的符号、代号、术语、计量单位应符合最新发布的国家法令、法规和有关标准的规定，并保持前后一致。需要解释的术语应给出定义。 4 3 4 图示、符号、缩略语在使用说明书中第一次出现时应有注释。 4 3 5 使用说明书中的图、表、公式、数值的表示方法应符合 GB T 1 1 的有关规定。 4 4 目次、目录 4 4 1 当使用说明书超过一页时，每页都应有页码，使用说明书章条较多时，应编写目次。 4 4 2 按功能单元、整机组成的复杂产品或成套设备的使用说明书应有总目录。各功能单元、整机的说明书应有详细的目次。 4 5 印制 4 5 1 使用说明书的印制材料应结实耐用，能保证使用说明书在产品寿命期内的可用性。 4 5 2 批量生产的定型产品其使用说明书一般应采用胶印或铅印印制。 4 5 3 使用说明书的文字、符号、图、表、照片等应清晰、整齐。双面印制者，不得因透背等原因而影响阅读。 4 5 4 使用说明书的封面应有能准确识别产品类型的名称 ( 如产品型号、牌号、系列等 ) ，产品名称和“使用说明书”字样。并应有生产或制造企业的名称 ( 厂名 ) 。出口产品的使用说明书，应在企业名称前加“中华人民共和国”字样。 4 5 5 使用说明书在封底或封里必须有生产企业的详细地址、邮政编码和电话号码。 4 5 6 允许在封面上印有照片、图形和经认可的标记 ( 如注册商标、标等 ) 。 4 6 文本 4 6 1 使用说明书的开本幅面，可采用 64 开、 32 开、 16 开，必要时可采用其他幅面尺寸。 4 6 2 图、表等允许横向加长，确属必要时也可纵向加长。数量多的大幅面的图、表可以分装。 4 6 3 使用说明书根据内容多少可为单页、折页和多页。多页应装订成册。 4 7 安全警告 4 7 1 使用说明书应对涉及安全方面的内容给出安全警告。 4 7 2 安全警告的内容应用较大的字号或不同的字体表示，或用特殊符号或颜色来强调。 4 7 3 为达到最佳效果，有关安全的论述和安全警告的编写应考虑以下几点： 内容和图解要简明扼要； 安全警告的位置、内容和形式要醒目； 确保用户在正常使用产品时，能从使用位置看到存在危险的警告； 解释伤害的性质 ( 如果需要，解释伤害的原因 ) ； 对于如何正确操作，给予明确的指导； 对于如何避免危险，给予明确的指导； 使用的语言、图形符号和图解说明要清楚、准确； 如同时要对安全、健康说明时，应优先对安全做说明； 切记频繁重复警告和错误警告会削弱必要的警告效力。 4 7 4 使用说明书必须按下列等级和警告用语提醒用户： “危险”表示对高度危险要警惕； “警告”表示对中度危险要警惕； “注意”表示对轻度危险要关注。 4 7 5 具有高、中度危险的产品，应将安全警告永久地装制在产品显著位置，以便用户在产品的寿命期内都能清楚看到。使用说明书应指出安全警告的位置，引起使用者的注意。 4 7 6 为了传达危险警告之类的重要信息，应在适当位置使用标准化的用语和或安全标志或图形符号。这些用语和标志及其位置要求，应在使用说明书中规定。 4 7 7 对视、听警告的位置，警告装置、安全防护用品和设备的管理、维修等内容，使用说明应做出规定。 4 8 内容编排 4 8 1 使用说明书内容编排，可根据具体产品的特点和使用要求对附录 A( 标准的附录 ) 加以选择增减并合理排序。 4 8 2 附录 A( 标准的附录 ) 中各章的 a) 、 b) 、 c) 、仅表示所包括的内容。同时也表示某些内容应在某章中表述，而不一定表示条