关于提高办公室各部门及人员工作效率方案

因各部门、各环节衔接方面工作，无具体明细的责任人和相关文件、事件跟进处理责任以及处理时效,并且无监督和 监察依据，导致办公室人员工作效率低下。经召开各部门协调会议得出解决方案如下： 一：明确定单流转流程和各部门对接人以及单据流转时效性和各环节工作时效性。 (见下图 1-1） 订单运作流程图 业务下单 1：业务部 下单周期要求：正常情况下（标准配置或局部改动） ，业务定单需保证 90 天周期（从下单到交货） 。 定单明细要求：各设备技术要求、配置明细、备品清单需明细表明。 （特别配置或客户有指定品牌的物料要标明） 。 2:孙娟 系统下单要求：收到业务定单信息（销售定单和售后服务定单）后一个工作日内，需把业务定单下到袁阿新,并同时出 ERP 系统业务单。 （所有单据转接需有签收记录） 袁阿新 设计部 装配组装 物控部 采购部 仓务部 定单信息、 备料计划 机加部 定单信息、 加工计划 QC QC 自制 入仓 装配部 定单信息、 加工计划 入仓 OQC 出货 安装/调试 验收 QC 深圳市协鑫包装机械有限公司 3 定单跟进要求：根据定单要求，跟进各定单的图（1-1）里各个环节进度，考核指标为各环节确定周期内是否按时完成。 3：袁阿新 收到定单后，一个工作日内把定单下放到各部门，适时组织召开定单评审会议，根据定单各设备要求明细结合会议讨 论了解得到各部门的实际情况，初步定出定单交货计划日期和各部门工作计划（各部门工作计划要求交期：包括：设 计部，张文收到定单后 3 天内交出出图计划；标准装置设备+小改动 15 天内出完图纸清单，袁阿新，收到业务定单后 3 天 内交 出装配组装计划，收到加工清单后 3 天内交出机加生产计划，机加生产周期一个月，装配组装计划一个月;物控+ 外协采购： 孙士勇收到设计清单和图纸 3-7 内：出原材料采购计划+在不受资金影响情况下保证材料回厂，15 天内做出采购计划并下出 所有外协采购定单和生产加工清单，一个月内回齐所有物料；市购品采购：易俊利收到设计清单，3 天做出采购计划，7 天 内下出所有采购定单和采购计划，一个月内回齐所有物料；）随时跟进监督各计划上交进度，以及计划执行进度和情况。 （其 中生产计划、采购下单+采购计划时间为同时进行，采购回货周期与加工周期重叠：设计 15 天+（各部门计划和下单）15 天 +30 天（生产加工+ 采购回货）+30 天（装配组装）=90 天。 （生产计划、外协采购计划+加工清单、市购品采购计划、设计出图计划需给到邓总一份，设计出图计划需给到袁阿新一份， 生产计划+外协采购计划+ 加工清单、市购品采购计划、同时需给到仓库一份，仓库每天根据相关物料计划，记录和核对物 料实际回货或入仓日期，月底统筹得出及时率和达标率） 。 备注：如几个定单重叠，二个定单内，设计部门出图、清单，生产计划不变，采购计划+采购定单下单，顺延相对应周 期天数，机加生产顺延相应接图纸和材料到货周期，装配有物料情况下一个月二条生产线同时进行（保证一月一条生产 线，搬入新厂后机加+装配目标值为一月二条生产线） ，各事项考核、监察依据见第二大项。 4：设计部 出图、清单、BOM 周期要求：标准设备定单或标准装置定单包括小改动 15 天内，大改动及新设备根据难易程度结合 交期还定。 （包括跟定单一起下的备品清单，新设备铸件须优先出图） 中途增加设备或备品：标准设备或标准物料，正常进度为 3-7 天，特殊情况特殊处理。 新设备投产要求：设计部门需指定专人现场跟进解决问题，并把修改部分及时以出 ECN 形式给到物控部（物控部及时 做出物料调整和跟进：包括下 物料需求 采购指令 加工指令 退货指令 发货指令） ，如牵涉技术上问题， 技术部门需同时联系生产部门。新设备组装完后，设计部门需指定专人（建议由该设备跟进人员） ，对该设备所有物料、 图纸进行整理归档，ERP 专员参照整理后清单进行 BOM 核对，交主管工程师审批签名确认后进行存档。 新设备出机后要求：设计部需通过售后服务部门或自部门，联系客户了解设备使用情况，在得到实际使用确认 OK 后方 能把设备定型，物控部门才能对这一新设备物料执行根据定单数量进行实际需求型的批量采购。 备注：图纸、清单负责下发人、与外部门单据联系人：张宁 5：物控+外协采购 在收到各定单设备零件、市购品物料清单后，一个工作日内要给到市购品采购（只需市购品清单） 、仓库和装配。便于 仓库核对库存确认反馈采购数量，装配提前备料（由徐小香负责执行签收） 。 物料计划+采购定单：收到定单 BOM+图纸后，3-7 天内做出材料采购计划和确保材料回货，15 天内做出物料采购计划 +加工清单和下完所有采购定单。除上交二领导外，同时需给到仓库一份用来监督和统计，便于物料追查和统计，可省 去目前各部门核查缺什么物料的人力和物力，并可周期性提醒采购部和机加部物料进度情况。加工清单需及时给到机加 部做生产计划。 采购计划出来后，采购人员需阶段性跟进物料在供应商处进度，发现问题及时知道提前处理， （建议采购部门的内部考 核标准里加入每项物料中途跟进记录，以考核采购员是否尽职在跟进物料进度） 。 每天只少二次下到车间了解各人所负责设备进度，对异常物料进行及时知道及时处理。 售后服务物料定单，一般情况下要求收到图纸后 3 天内下出采购计划或加工清单（需有具体的交货日期） ，特急件除外。 （市购品收到清单后 1 天内需给到市购品采购） 。 异常物料处理时效 外协采购件： 1：未开始组装设备物料，在收到物料检讨报告后供应商 1-3 天内需受理提货 5 天内处理回货。 2：已在组装设备物料，在收到物料检讨报告后 1 天内供应商需受理提货 3 天内处理回货。急需物料加急处理。 市购品采购件： 1：未开始组装设备物料，在收到物料检讨报告后供应商 1-3 天内需受理提货 5 天内处理回货。 2：已在组装设备物料，在收到物料检讨报告后 1 天内供应商需受理提货 2 天内处理回货，急需物料加急处理。 自制加工件： 1：未开始组装设备物料， （不良品返修件）在收到物料检讨报告后3 天内必须返修入仓。 （报废补件物料）在收到物 料 检讨报告+补件加工单后，5 天内必须加工完成入仓。 （有外发工序物料需提前到（3 天内完成自制工序） 2：已在组装设备物料， （不良品返修件）在收到物料检讨报告后 1 天内必须返修完入仓。 （报废补件物料）在收到物料 检讨报告+补件加工单后 1-2 天内（视物料加工难度还定）必须加工完入仓。 （有外发工序物料需提前加工期，具体 视物料还定） 6：市购品采购 收到物控部下发的市购品清单后，3 天内出采购计划，7 天内下出所有采购单。 （收到物控部下发的市购品清单后，需知 深圳市协鑫包装机械有限公司 5 会仓库核对物料库存及时反馈所需采购数量，查询所需物料周期长的有那些，那些已下有采购单是否可调用） 。 在做采购计划时根据物料的价格、使用率（用量、通用情况）结合已排生产定单数量，是否可进行计划性定单批量采购。 仓库在反馈库存数时需考虑到已排产定单的总需求数量和已在组装定单是否未发货数量，采购员在做采购计划时也需考 虑进去。 辅助品用量（洗手粉、口罩、手套等）之前已根据生产各工种制定出相应月发放标准，在仓库严格按照标准发放的情况， 可试行月计划来避免缺货，钻头、铣刀、打磨片等损耗品，可在仓库有意识控制的情况下，通过 3 个月的平均用量得出 月采购计划+仓库提前提醒应可杜绝。 7：品质部 外协件，除批量大件（车壁、原纸架牛腿、车鄙底座）需 1-3 个工作日内，其他件在收到齐全的单据和图纸，1 个工作 日内检完。当自制件、市购品、外协件出现同时批量送检时，在收到齐全的单据和图纸，3 个工作日内处理完。 市购品，大批量货物如轴承等物料同时回货需 1-2 个工作日，其他物料回货 1 个工作日内检完。 自制件，如不是自制件、市购品、外协件出现同时批量送检情况，收到完工单后和图纸后 1-2 天内工作日检验完。 每周出一次外协、市购、自制异常物料报表周二前出，每月 3 日前出月品质统筹报告， （采购物料报表用于考核供应商， 自制物料报表用于考核生产部门和员工） 每周召开一次品质会议，需有会议记录，用于追溯采购件、自制件异常物料处理时效性。 外协件、自制件执行钢码制。 8：仓务部 收到物料清单后，三天内反馈给到外协采购（材料库存信息、物料库存信息） ，市购品采购（物料库存信息） 。 供应商送货物料在单据齐全情况下，货到一小时内知会品质部检查。品检合格产品，一个工作日内需完成入仓动作。 自制物料在收到品质签名完工单一个工作日内需完成入仓入帐动作。 根据装配计划表综合物料情况，提前一星期做好备料动作提前 3 天发货。 物料发放需做签收记录，在收到签收记录后一个工作日内需扣完所有已发货物数量。 根据生产部原材料申领计划或生产计划进行开料，或由物控部门根据组装计划提前下出原材料备料开料计划。 （所有计 划需先经物控部签名确认后，再由物控把开料计划下到给仓务部进行开料） ，相应原材料需在生产前 3 天给到生产部门。 物料退仓处理 1：车间物料退仓：使用部门知会品质部现场了解调查和检验得出实际原因，开出物料检讨报告，写好退料单合同物料 检 讨报告方能物料退仓，领取新物料。 （物料检讨报告里有责任人或责任单位处罚意见和物料处理意见、同时可产生物 料的异常需求，物控部可根据物料需求开出 PO 或加工单） ，物料退回仓后由仓务部根据物料检讨报告批注进行处理。 2：售后退货入仓：货发回到公司，货物料渠道先联系售后服务专员孙娟（客户或公司员工在发货回厂时需附上物料清 单） ， 孙娟进行物料核对后，开出退料单（物料名称、物料编码、数量、原定单号、客户信息、退料原因）送仓库，仓库收 到 退料单后，联系品质进行检验，开出物料检验报告，根据检验报告上相应批注进行入仓（待处理仓、废品仓、合格品 仓） 。 仓库每月一次盘点定在每月 5 日前盘点完并上交盘点报表，每年二次公司性盘点（6 月 1 日-3 日，12 月 1 日-3 日） 目前公司生产效率方面最大瓶颈在于物料的不能及时交货，还导致这一原因的因素，基本上为上所述内容（图纸出图 慢、设计错误、漏出图、漏下清单、采购下单慢、采购错误、漏下单、无采购计划不能及时跟进追溯，生产计划、采购计划 无第二方部门考核把关、无监察、无把关、无监督） ，基于这些因素，提出上述 8 大点，针对于各部门影响物料因素进行规 范和提出相应要求。 二：各环节考核监察途径 业务/孙娟：对定单发放进行签收记录发放日期、跟进和督察各项计划和定单进度。 袁阿新：在规定时间内做出组装计划及生产计划（出计划及时率：考核依据为各部门参照定单签收日期，对照计划发放 日期，计划达标率：由仓库部门每日记录各项物料完工日期，月底总结出达标率和及时率）对定单发放进行签收记录发 放日期，依据各部门所定各环节所需时间，进行跟进监督、落实，并对各部门各环节进度和完成情况进行考核。 设计部门考核、监察依据 1：设计部出计划及时率：考核依据为参照定单发放日期，对照收到计划签收日期） 2：设计部出图、BOM 考及时率：参照出图、BOM 计划，物控部对照收到图纸、BOM 清单签收记录日期。 3：根据每月品质报表得出设计部门工作质量或异常明细，掌控设计部门品质质量。 物控/外协部门考核、监察依据 1：物料清单发放及时率：考核依据参照设计部出图纸、清单发放签收日期，对照物控部清单发放签收日期。 2：出原材料采购计划及时率及原材料回货率：考核依据为参照出图、BOM 签收日期，对照收到计划（签收日期）和原材 料 回货入仓日期。 3：出物料采购计划：考核依据为仓库或上级领导，参照出图纸、BOM 签收日期，对照收到计划（签收日期） 。 4：出加工计划及时率：由机加部参照出图纸、BOM 签收日期，对照收到计划和图纸（签收日期） 。 5：采购计划（物料回货及时率+达标率）及时+达标率：考核标准由仓库部门对照采购计划，每日记录各项物料实际回货 日 期，月底总结出达标率和及时率） 6：根据品质部每月发出各异常物料处理情况和异常物料汇总，得出物控部门异常物料处理及时率和达标率， （品质部对于 异常物料实行每周报表知会，加大异常物料处理及时性和未及时处理监督） 市购品采购部考核、监察依据 1：出采购计划及时率：考核依据为参照收到市购品清单签收日期，对照采购计划上交日期。 2：采购计划达标率：由仓库部门对照采购计划，每日记录各项物料实际回货日期，月底总结出达标率和及时率） 品质部考核、监察依据 1：仓务部、机加部、装配部、物控部，可参照完工单、送检表来考核品质检验及时性和完成达标率，以及根据收到品质签 收 日报表来考核品质部单据流转效率。 2：各部门可根据每月、每周品质报表签收日期，考核品质部门出报表及时率。 3：根据现场组装、售后服务物料品质反馈，考核品质部门工作质量（是否有漏检、检错现象） 。 深圳市协鑫包装机械有限公司 7 4：物料使用部门，可根据物料异常报表开出日期，监督品质部对异常物料跟进处理力度。 仓务部考核、监察依据 1：物料信息反馈及时率：采购部、物控部通过物料清单发放日期签收表，核对仓库部物料库存反馈及时率。 2：对生产计划、采购计划达标统计工作考核：可通过核对