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文档简介
发文稿纸格式 Layout key for original document of adrninistration 本标准目的在于建立和健全我国国家机关文件格式的统一系统, 简化和统一文件格式,以便于对文件有效、迅速、准确的生成和处 理。 1 主题内容与适用范围 本标准规定了发文稿纸的标准格式。 本标准适用于国家各机关、各社会团体和企事业单位的文件生 成、传递和处理过程。 注:对少数民族地区的文件,文件格式的编排可参照本标准根 据有关规定设计使用。 2 总体尺寸、页边和图文区 21 稿纸幅画尺寸 发文稿纸用纸幅面尺寸当前国内一般采用 16 开型 260mm184mm(长宽),有条件的机关和涉外部门,可推荐采用国 际标准 A4 型 297mm210mm(长宽)(见图 1、图 2)。 22 页边和图文区尺寸 发文稿纸上白边(天头)宽 200.5mm 发文稿纸下白边(地脚)宽 70.5mm 发文稿纸左白边(订口)宽 200.5mm 发文稿纸右白边(翻口)宽 150.5mm 国内通用 16 开型纸幅面图文区尺寸为 233mm149mm(长宽)。 国际标准 A4 型纸幅面图文区尺寸为 270mm175mm(长宽)。 3 图文区的划分 为了确定并便于说明各项目区域的位置,对发文稿纸图文区纵 向与横向划分。 31 纵向划分 图文区纵向划分为行,每行的基本行距为 2.5mm。16 开型纸图 文区长为 233mm,可分为 93 行,A4 型纸图文区长为 270mm,可分 为 108 行(见图 1、图 2)。 32 横向划分 图文区横向划分为列,每列距离为 2.5mm。16 开型图文区宽 149mm,可分为 60 列;A4 型纸图文区宽 175mm,可分为 70 列(见 图 1、图 2)。 4 图文区 图文区分为眉首区、说明区、标题区和正文区四部分。各栏目 具体尺寸、位置见图 3、图 4。 41 眉首区 此区用于填写发文单位名称、文件密级和缓急时限。 41 1 单位名称:本区预先印上发文单位名称,后缀“发文稿 纸”四字;单位名称要用全称或规范化简称。 41 2 密级和缓急时限:此栏用于填写文件的机密程度和文 件要求处理的时间限度。机密程度可 GB7156-87 文献保密等级代码 的规定用汉字填写;缓急可按规定用汉字填写。 42 说明区 此区用于填写文件制作过程中的各种标识、各栏内容说明。 42 1 签发:由承办单位的负责人签署核准意见及姓名与日期, 表示同意该文件发出并生效。 42 2 会签:由两个或两个以上单位联合发文时,由各有关 单位负责人签署核准意见及姓名与日期,表示同意该文件发出并生 效。如联合发文单位较多,此栏位置不够时,可另附附页。主要承 办单位的负责人应在签发栏中签署意见及姓名与日期。 42 3 主送:此栏用于顺序填写主办与答复文件的主送单位 的名称。 42 4 抄送:此栏用于顺序填写需要了解文件内容,以便协 助办理的抄送单位的名称。 42 5 发文号:此栏用于填写发文单位统一编制的文件字号 及文件生效日期。 42 6 核稿:此栏由负责审核报上级签发文稿的人员签署姓 名并填写日期。 注:如有些单位核稿层次多,或需增列项目则可在拟稿单位栏 和印刷栏两行之间增列 1-2 行标记。 42 7 拟稿单位:此栏用于填写起草文稿的单位或单位内文稿 起草部门的名称。 42 8 拟稿:此栏由文稿起草人签署姓名及日期。 42 9 印刷:此栏由文稿印制人员签署姓名及日期。 42 10 校对:此栏由文稿最后的校对人员签署姓名及日期。 42 11 份数:此栏填写文件的印刷份数。 42 12 附件:此栏用于顺序填写在正式文件之后所附材料的 标题及其份数。 42 13 主题词:此栏用于根据文件的中心内容填写文件主题词。 43 标题区 此区用于填写文件的标题。文件标题应当准确、简要概括文件 的主要内容。 44 正文区 此区用于按规定书写文件正文。书写时一律从左向右编排(少 数民族文字除外),正文文字每行长度与图文区宽度相等。每段首 行应空两个字位置起始书写。书写时,应采用符合档案保管要求的 书写材料,字迹要求清晰、整齐。 附加说明: 本标准由全国文件格式及数据元标准化技术委员会提出。 本标准由全车文件格式及数据元标准化技术委员会负责起草。 本标准主要起草人沈国超、胡
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