《秘书工作案例分析》秘书如何处理与领导、同事及下级单位之间的关系

当自己逐渐的融合到这个新的集体中去的时候，一些新的状况往往会出现，比如说，做一 些在办公室特别忌讳的事情，这样的事情在同事之间很容易因为自己的约束不力而发生，这些 忌讳如下：一、切忌拉小圈子，互散小道消息。办公室内切忌私自拉帮结派，形成小圈子，这 样容易引发圈外人的对立情绪。 随着城市化的进程，一种传统的工作机制在被不断的打破，在这个大潮中，办公 室文化的形式和内容在不断地加深，于是办公室人际关系的处理，也越来越被提升到一个 特别值得考虑的议程。对于一个秘书来说，每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与 人交际、交流。一个秘书的成功与否与其在办公室能否处理好人际关系的问题息息相关。 那么，应该怎么样正确的去认识办公室人际关系呢？秘书应该在办公室人际关系中扮演怎 么样的一个角色呢？ 首先，要弄清楚什么是人际关系。人际关系即是涉及组织理论的一个学科。据介 绍，最早关注到劳动关系的人的是一个叫弗里德列克泰勒的美国人，在第一次世界大战酣 战时期，工人的状况得到了较大程度的重视。令人很难想象的是，此前的工人是和工具等 同视之的。泰勒在稍后的年成立了全国人事管理协会，旋即改组为以关心工商企业中人的 因素为宗旨的美国管理协会。与此同时，人的积极性对提高劳动生产率的影响和作用逐渐 在生产实践中显示出来，并引起了许多企业管理学者和实业家的重视，但是对其进行专门 的、系统的研究，进而形成一种较为完整的全新的管理理论则始于世纪年代美国哈佛大学 心理学家梅奥等人所继续进行的著名的霍桑试验实验表明，影响生产效率的不是劳动条件， 而是劳动者本身。霍桑试验的研究结果否定了传统管理理论对于人的假设，表明了工人不 是被动的，孤立的个体，他们的行为不仅仅由于受工资的刺激，而影响生产效率的最重要 因素恰恰不是待遇和工作条件，而是工作中的人际关系。他所做的一切就是人类最初对人 际关系的探索。梅奥被称为人际关系学说之父。从上面我们可以明显地看出，人际关系的 发展始终是和人类的管理学联系在一起的，它们相辅相成，不可分割。人际关系就是对人 的一种组织的形态和方式，而这样的组织就是一种管理的模式，一种管理的方法。办公室 的人际关系，就是在办公室里发 生的一种组织的理论。 何为秘书呢？学术界对此尚未有定论，但我认识秘书是一种职务名称，指处于枢 纽地位，主要从办文、办会、办事来辅助决策并服务与领导的人员，是领导的参谋与助手。 既然秘书是领导的左右手，要帮助领导来处理一些日常事务，那么必定会接触到不同的人， 如何来处理好与他们之间的关系就是工作能否顺利展开的关键。因此要做好一个秘书就必 须处理好办公室中的人际关系，这样才有利于工作的开展。 秘书如何来处理和领导之间的关系 秘书人际关系的具体内容就是和别人相处，这也是人际关系理论最终要解决的重 要问题。秘书在办公室的人际关系中，我认为可以分为以下几类：自己和上司的相处、自 己和同事的相处、自己和下属的相处。 秘书与领导之间的关系 对于一个秘书来说，上司就是自己工作的重点对象，秘书的工作就是为领导服务 的。正因为这个工作内容，使得秘书在办公室中处于一个特殊的地位，因此在秘书的人际 交往中也往往显得特别复杂。在秘书与办公室中所有人的交际中，秘书与领导的交际是最 为复杂，最为微妙的一种。这两者之间存在着一个矛盾关系，不仅存在着领导与被领导、 服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关 系。有时，秘书面对的不仅仅是单个的领导者，而且还是一个复杂的领导群体。需要学会 与众多领导者相处的艺术。对每一个秘书人员来说，正确把握并处理与领导者的关系是十 分重要的。 一、在工作中秘书如何来处理与领导的关系 秘书是领导身边的辅助人员，和领导有着密切的工作关系。怎样搞好与领导的关 系，是众多秘书都关注的问题。对于领导者来说，任何一个领导能做到领导职位上，都必 定有其过人多处。他们丰富的工作经验和待人处事的方略，都是值得我们借鉴的，我们应 该尊重他们。但尊重是不是就意味着我们就要对领导百依百顺，唯唯是诺，巴结奉承，丧 失自己的人格，像一条摇尾乞怜的“狗”呢？我认为这是没有必要的。并不是所有的上司 都是完美的。所以在工作中，唯上司是从并无必要。特别是对于秘书来说。因为秘书相当 于是直接为领导服务的，好比领导的贴身仕卫。现代秘书不应该唯命事从，而要做领导的 帮手，帮助领导出谋划策，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些决定上的错误。 但也应记住，给上司担意见只是本职工作中的一小部分，尽力完善、改进、迈向 新的台阶才是最终目的。要让上司接纳你的观点，应在尊重的氛围内，有礼有节、有分有 寸地磨合。不过，在提出质疑和意见前，一定要拿出详细的、足以说服对方的资料计划。 这样才能创造一个与上司比较合作化的环境，从而使自己更好的投入到工作中，以便使自 己的能力得到充分的发挥。 三、在与领导一起工作时所要注意的问题 是参与不是干预 作为秘书，在为领导者决定事项提出拟办意见时，为领导者制定政策提供依据依 据和方案时，一定要对所提方案的准确性、科学性负责。在决策过程中，至于是否采纳你 的意见，选定哪个方案，是领导者的责任，秘书绝不能干扰领导的决策，要将“谋”和 “断”分开，否则会导致行政管理体系的混乱，增加决策失误的因素。 是服从不能被动 服从于领导是秘书工作必须遵循的，在被动性的客观情况下，能否做出创造性的 贡献，乃是对每个从事秘书工作同志的要求。“居于配角的地位，应具有主角意识”。这 里所说的主角意识，不是要与主角换位，而是站在主角的立场和角度去观察，研究分析和 处理问题，这样所提出的参谋意见才能达到总揽的全局，高屋建瓴的境地。当邻导感到本 单位或本部门工作起色不佳时，秘书就应当提出有效建议；当领导者因缺乏信息而决断无 力时，秘书就应当把收集起来的信息反馈给领导；当领导者需要了解发展趋势和前景时， 秘书就应当尽可能减少日常事务对领导的干扰。总之，秘书应跟上级领导者的思路，抓住 领导者的思路，这样才能尽可能地配合好领导，推动整个单位的有益发展。 秘书在办公室中和同事之间如何相处 一、秘书在办公室中与同事之间相处就所遵守的两个基本原则 应该说，这个方面是办公室人际关系的最重要的部分，因为一般来说，一个人人 际关系处理的好坏，主要体现中他与同事的人际关系的处理的好坏。在这里，我觉得应该 遵守两个基本原则： 真诚 真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在 真诚交往的基础之上的。尔虞我诈的欺骗和虚伪的敷衍都是对人际关系的亵渎。真诚不是 写在脸上的，而是发自内心的，伪装出来的真诚比真正的欺骗更令人讨厌。 人际相互作用 我们都希望别人能够承认自己的价值，希望别人能够接纳自己、喜欢自己。出于 这个目的，我们在社会交往中往往更注意自己的自我表现，注意吸引别人的注意力，处处 期待别人首先接纳自己。这种从自我单方面出发考虑问题本无可非议，可是它却实实在在 地影响着我们的交往。掌握了以上的两个原则，应该首先记住的就是在第一次进入这个办 公室的时候应该有一个漂亮的现身，进入一间办公室的正确方式及态度之一是光明磊落， 抬头挺胸，别让身体前倾或弯腰驼背，用左手提着公文箱，右手留着握手用，绝不可让公 文箱遮住你的前面，这会让你显得怯弱可欺，还有，别忘了微笑，这样给同事会有一个良 好的印象。 二、秘书在办公室交际中的忌讳 当自己逐渐的融合到这个新的集体中去的时候，一些新的状况往往会出现，比如 说，做一些在办公室特别忌讳的事情，这样的事情在同事之间很容易因为自己的约束不力 而发生，这些忌讳如下：一、切忌拉小圈子，互散小道消息。办公室内切忌私自拉帮结派， 形成小圈子，这样容易引发圈外人的对立情绪。更不应该的是在圈内圈外散布小道消息， 充当消息灵通人士，这样永远不会得到他人的真心对待，只会对你惟恐避之不及。二、忌 情绪不佳，牢骚满腹。工作时应该保持高昂的情绪状态，即使遇到挫折、饱受委屈、得不 到领导的信任，也不要牢骚满腹、怨气冲天。这样做的结果，只会适得其反。要么招人嫌， 要么被人瞧不起。三、切忌趋炎附势，攀龙附凤。做人就要光明正大、诚实正派，人前人 后不要有两张面孔。领导面前充分表现自己，办事积极主动，极尽溜拍功夫；同事或下属 面前，推三阻四、爱理不理，一副予人恩惠的脸孔。长此以往，处境不妙。四、切忌逢人 诉苦。把痛苦的经历当作一谈再谈、永远不变的谈资，不免会让人避让三舍。忘记过去的 伤心事，把注意力放到充满希望的未来，做一个生活的强者。这时，人们会对你投以敬佩 多于怜悯的目光。五、切忌故作姿态，举止特异。办公室是严肃、正式的场合，要注意不 要给人新新人类的感觉。无论穿衣，还是举止言谈，切忌太过前卫，给人风骚或怪异的印 象，不然会招致办公室内其他成员的耻笑，甚至会以为他（她）没有工作实际能力，是个 吊儿郎当、行为怪异的人。 三、秘书在办公室中如何和同事交往 在避免了以上的忌讳之后，应该怎样在办公室具体和同事去交往呢？可以分为以 下十个方面：以诚待人：以自身的礼貌与魅力，以关心他入的态度打入人群。信守承诺： 说到做到，做事卖力，讲求效率。全神贯注：集中注意力，心无旁骛，积极参与各种活动 与社团组织。勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上，在无求于入时，用电话、卡片、 传真等与人保持联络，孕育出彼此的信任与支持。尊重对方：别把人只视作工作上该联络 的对象。赞美别人：不吝于给予赞美与鼓励，表达感激之情，让好话传遍千里。时时感恩； 别忘了在听过别人赞美之后说声谢谢！承担责任：懂得人际艺术的人应勇于为自己犯下的 错误承担责任，不推托找借口。绝不居功：就像一句老成语所说的：“功劳该归谁，就给 谁。”不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！一般来说只要做 到这样的几点，就可以正确的处理好办公室同时间的人际关系。 秘书在办公室中如何和下属相处 一、秘书在办公室中处理好和下属关系的重要性 由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布 一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，就有一些问题需要注意了，秘 书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响 了工作效率和工作质量。有些秘书认为自己是领导最亲近的人，就好像有某种特权一样， 总是持着一种高傲的，不可一世的态度，人人畏而远之。在交待下属去办一些事情的时候 也是用命令的口吻。时间一久就会失去民心，和员工关系就会越来越疏远，这对工作来说 是非常不利的。因为秘书是代表领导去办事的，如果秘书的形象在下级员工中树立不起来， 那么不仅对工作的开展有影响，而且对领导在员工中的形象也会有影响的，这样一来，员 工就没有足够的积极性来帮你做事情，办事的效率也会降低。秘书的工作只是帮领导来分 配事情，说到底工作不是需要下面的员工去做的，如果因为你的态度而影响了他们的工作 性，那就是你的失职。因为秘书就应该和下级处理好人际关系。 二、书如何处理好与下属的关系 平等交往 平等交往我认为是秘书在和下级之间良好交往的最重要部分。人与人之间是平等 的，大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，人格上却都是平等的。在员 工及下属面前，我们只是一个领头带班而已，没有什么了不起的荣耀和得意之处。帮助下 属，其实是帮助自己，因为员工们的积极性发挥得愈好，工作就会完成得愈出色，也让你 自己获得了更多的尊重，树立了开明的形象。而聆听更能体味到下属的心境和了解工作中 的情况，为准确反馈信息、调整管理方式提供了详实的依据。所以一定要采取平等的态度， 而不能以命令代替协商，强加于人。秘书毕竟不是领导，只有平易近人才能博得大家的好 感，加大说话的分量，切勿目中无人。 宽容待人 有些秘书自持有点要权力就心胸狭窄，容不得下属有半点的闪失，生怕下属办事 不利会影响自己在领导眼中的办事能力，因此发现下属有一点错误就抓住不放，把下属弄 得很难堪。下属做错一点事情或者事情办得不是很妥当，这都是很正常的，有谁一生出就 能办事情的呢？办事情的能力是靠平常一点一滴去积累和锻炼的，秘书本身的工作能力也 是这样培养起来的，因此秘书对下属所犯的错误应该要用宽容的态度去对待。而且心胸狭 窄会让你行事难免有失公正，成改得失也会左右自己的情绪，从而影响你的人际关系。而 宽容大度会使别人愿意接近你，与你共事，从而显示了秘书作为一个职业女性难能可贵的 亲和（基于大部分的秘书是女性）。 关心互助 为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级关系的时候还应该关心他们工作 以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，这并不是八卦，而是对工作不小 的帮助。如何你连公司昨天的清洁工和今天的清洁工是不是同一个都分不清楚的话，那你 同公司下层员工的人际关系相处基本上等于是零。对方不可能主动找你攀谈，因此靠自己 主动和对方来谈。例如你下班比较晚的时候要守门员替你开门，你究竟是发“谢谢”一句 话带过不是藉此机会和他作进一步的交谈呢？平时上下班都能和一些工作上有联系的你的 下属一起，有可能是在电梯里，也有可能是在公车上，对于秘书来说这是一个不错的机会， 可以通过聊天来逐步地了解他们。比方说可以和女孩子聊聊最近哪个百货店在打折，哪种 护肤品比较好；向男士们可以了解一下他们的工作情况，对公司新措施的看法或者有什么 好的创意；跟中年人可以聊聊家里的孩子和老人；跟老人可以聊聊保健，关心一下他们的 身体，子女的情况等等，了解这些内容对秘书办公室工作的开展是有好处的。必要时候还 可以给他们提供一些工作以外的方便，对你来说可能是举手之劳但对他们来说可能就是比 较大的帮助了，他们会铭记你的恩惠。这样一来，秘书在他们中间的形象就树立起来了， 你需要