oa系统使用规范

OA系统使用规范 （一）使用规范 1、单位的每个工作人员都要熟练掌握 OA 系统的使用方法，使用 OA 系统进行单位内 部的各项日常办公。 2、工作人员要保证通过 OA 系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所 发布的内容负责。 3、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员 处理时间应不超过 4 个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，必 须委托相关人员代为办理。 4、OA 系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、 处理件数、延误情况进行记录。并由信息中心定期公布。 （二）系统办公流程及岗位职责 公文管理 发文（单位管理部门发文、会议纪要和部门发文） 1、公司各管理部门发文，由各部门拟稿，提交后经办公室审核、办公室主任审核、 单位领导签发、发文登记、自动归档等流程结束后由办公室正式发文。 2、会议纪要，由办公室人员起草，提交办公室主任审核、主管领导签发、办公室发 布，最后自动归档。 3、办公室等部门发文，由各部门人员起草发文，提交部门领导签发、部门内部发文 登记给文号、清稿打印，然后自动归档。 收文（包括单位收文和部门收文） 1、公司收文，由办公室人员完成收文登记并填写传阅单或承办单、办公室主任填写 拟办意见、办公室机要人员按办公室主任意见传送至公司领导审阅，公司领导填写办理 意见后，办公室机要人员按公司领导办理意见转有关部门承办，然后自动归档。 2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事 人办理自动归档。 督办通知 由办公室人员起草督办通知、办公室主任审阅后转到相关部门办理、相关部门办理 完毕返还办公室并领导批示后该督办工作方可完成。 公文的归档及借阅 公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员 要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员 须使用 OA 系统进行档案的借阅工作。 日常办公 1.请假等管理 单位人员请休病假、事假或公出，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交 给本部门领导或直接交给公司领导审核。 2. 协同办公管理 单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公 司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。 3. 会议管理 召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信 息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交办公室发布。 4.公告管理 由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公 OA 系统 上直接发布。 （三）安全管理 1、文件密级管理。密级别以上的文件按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过 网络进行办理。 2、工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个 工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA 系统提供了用户自我更换密码的功 能，用户应自己每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄 漏造成的损失由本人负责。 3、数据的备份 每个工作人员要及时将 OA 系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造 成损失。信息中心系统管理员定期对 OA 整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详 细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。 4、工作人员可用内部协同系统收发邮件，公文，实现数据及数据的交换。自 OA 系 统正式应用起，取消服务器文件共享的方式。 5、为避免计算机病毒传播，保证数据安全，禁止单位