03-档案管理规定

档案管理规定 第一章 总 则 第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保 护和利用档案，为公司各项业务的顺利发展服务，特制定本规定。 第二条 本规定所称的档案，是指公司在发展和经营过程中直 接形成的、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。 第三条 档案工作要坚持统一领导、分级管理的原则，维护档 案完整与安全。公司行政管理总部文秘档案司要对公司各部门、各 分支机构的档案工作进行指导、监督和检查。 第四条 公司行政管理总部文秘档案司是全公司档案的具体保 管部门。行政管理总部指定专人为档案机要员，负责接收、收集、 整理、保管和提供利用各管辖范围内的档案。 第五条 机要员应当忠于职守，保守秘密，遵守纪律，具备一 定的专业知识。 第二章 档案收集、整理和归档 第六条 档案收集： （一）按照档案法的规定，属于归档范围内的文件，必须 按期向公司行政管理总部文秘档案司移交，统一集中管理，任何人 不得拒绝归档或者据为己有； （二）立档部门为行政管理总部和人力资源总部。人力资源总 部仅负责人事劳动工资档案的立档工作；其他由行政管理总部立档。 公司财务会计档案两年内的由计划财务总部代管；基建工程档案在 公司工程项目验收使用前由项目负责部门代管； （三）分支机构人事档案按照公司人事档案管理规定执行； （四）文件材料归档范围： 1、党、政、工、团工作形成的重要文件材料； 2、机构设置和员工的招收、招聘、任免材料； 3、业务经营活动中（主要包括承保、保全和理赔业务的受理、 承办和服务等环节）形成的文件、计划、合同、协议、法律意见书、 诉讼文书、表单、记录纪要等材料； 4、计划、统计方面的文件材料； 5、劳动工资方面的文件材料； 6、财务管理形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等材料； 7、员工档案方面的文件材料； 8、教育培训方面的文件材料； 9、基建工程方面的文件材料； 10、设备购置及安装、调试、使用、维修等方面的技术材料； 11、公司对内或对外的各种请示、报告、通知、批复等公文； 12、公司各种会议下发的纪要、通知、抄告单、招标文件，项 目初审、 “两会” 、竞聘及其它活动表决的投票等； 3 13、锦旗、奖状、奖杯、奖品、荣誉证书、公司各种执照证书 原件； 14、其他有参考、凭证作用的文件、资料。 第七条 档案整理： （一）归档文件整理方法： 1、一份文件为一件； 2、各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）作为一件； 3、正本与定稿共为一件； 4、来文与复文共为一件； 5、正件与附件共为一件。 （二）归档文件分类： 1、会议类： （1）党委会议材料（含会议记录） ； （2）公司股东会、董事会、监事会材料； （3）公司管理决策会、业务经营会、例会材料（含会议记录） ； （4）以公司名义召开的各种会议材料； （5）公司领导讲话材料或摘要及各种会议材料。 2、文件类： （1）公司党委的发文； （2）公司的发文； （3）以公司名义与其他有关部门、单位、企业签订的合同书、 协议书、意向书等； （4）公司工会、团委的发文； （5）各单位的工作计划、总结、统计报表、资料、调查研究材 料； （6）公司机构的变动、历史沿革材料和大事记； （7）公司员工、党员、团员花名册及有关任免、奖惩、职称调 整、离退休的文件和材料； （8）所有开具的介绍信存根； （9）处理来信来访中形成的文件材料； （10）以公司名义编印的出版物、简报及科研课题材料； （11）中央各部委、省级地方党委、政府、监管部门及其他有 关部门来文； （12）公司各部门、分支机构主送公司的请示、报告及抄送公 司的各种条例性文件； （13）公司各部门在处理日常事务工作中形成的内部工作联 系单 。 3、声像材料类（包括录相带、录音带、光盘、磁盘、U 盘、照 片）： （1）公司领导外出活动的各种声像材料； （2）反映公司各种业务、工作活动及会议的各种声像材料； （3）以公司和领导名义接待来客活动中形成的声像材料； （4）各单位上报公司的有重要保存价值的声像材料； 5 （5）中央各部委、省级地方党委、政府、监管部门及其他有关 部门要求公司购买的有保存价值的声像材料。 4、资料类： （1）中央各部委、省级地方党委、政府、监管部门等编制的各 种文件汇编和统计资料； （2）公司编印的各种文件汇编和统计资料； （3）各种规章制度和工作手册； （4）有保存价值的其它材料。 5、财务档案类； 6、业务档案类； 7、基建房产类； 8、其它类。 （三）归档文件整理要求： 1、装订：归档文件材料应逐件装订，使用的装订材料应有利于 档案保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后； 2、排列：同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件材料 按文件形成时间或问题排列； 3、加盖档号章：在每件档案首页上方加盖档号章并填写有关栏 目，档号章包括全宗号、保管期限、年度、件号； 4、装盒：档案应装满档案盒，其厚度不超过档案盒厚度； 5、编 目 ： （ 1） 编 制 档 案 目 录 ； （ 2） 填 写 档 案 盒 封 面 与 背 脊 ； （ 3） 填 写 备 考 表 。 6、档案排序上架：为维护档案的整体性和方便查找利用，按照 年度、保管期限排列。 第八条 文件归档： （一）文件归档由按分工不同分别由行政管理总部和人力资源 总部负责； （二）行政管理总部归档时间：各项管理工作中形成的文件材 料，必须在次年 3 月底前收集齐全，由各部门负责人审定后，按文 件材料归档所属范围移交公司行政管理总部文秘档案司；文秘档案 司必须在次年上半年完成档案归档工作。声像材料在活动结束后三 天内冲印出或用移动硬盘保存，定期刻制成光盘后向文秘档案司移 交； （三）归档要求： 1、归档文件应真实，齐全完整，文字清楚； 2、经过档案分类、整理、立卷，保持文件之间在时间、来源、 内容上的内在联系； 3、正确地划分保管期限，不同保管期限的文件分别组卷； 4、按规范化要求，采用档案局统一监制的档案卷皮和装具材料； 5、装订案卷，填写封面。 （四）人力资源总部、分支机构文件归档参照本规定。 第三章 档案管理 7 第九条 档案保管： （一）账物相符。室藏档案材料完整无缺，档案资料收进、移 出、保存、销毁都必须有严格的手续，做到增减有据，数字准确， 确保档案资料不散不丢； （二）以防为主，防治结合。档案完好时要采取有效措施，预 防档案的损坏，一旦受损之后，要及时进行妥善治理； （三）档案库房为机要重地，必须确保安全、保密。库房由机 要员负责管理，非经机要员批准，一律不准进入档案库房内； （四）档案资料要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持 库房内空气流通； （五）机要档案库房应一年进行一次全面检查或不定期的重点 抽查，发现问题，应及时报请领导指示处理。出现盗窃、遗失、泄 密或损毁情况，应立即追查，及时汇报，并将处理情况上报； （六）存储会计档案的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备 份盘装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、 防磁的场所。 第十条 档案提供利用： （一）档案管理员要熟悉档案资料的情况，编制案卷目录、全 引目录等检索工具，以便及时准确地提供档案利用； （二）档案资料主要提供给公司员工查阅利用。凡查阅档案资 料者，一律要办理登记手续，填写档案查阅登记簿 ，查阅后的档 案资料应及时归档，档案管理员要严格进行清点、核对、办理退还 手续； （三）外来单位需查阅公司档案资料，要出示单位证明和本人 工作证件，经公司行政管理总部负责人批准后，方可以查阅。公司 档案资料原则上不得借出、复印，特殊情况经公司董事长授权公司 领导批准后方可； （四）公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经计划 财务总部负责人同意，公司领导批准，方可提供查阅或复印。申请 查阅或复印会计档案应办理审批和登记手续。由申请人在会计档 案查阅、复印登记簿上签字，列明查阅或复印的会计档案名称、 卷号、册数等内容，并注明查阅或复印的原因，档案管理员验证领 导签批意见后领取会计档案进行查阅或复印； （五）档案资料是国家和公司的宝贵财富，借阅者应予爱护， 并对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责。不得随意损坏、 涂改、污损、标记、拆散、抽页、折角、转借,更不得丢失； （六）所借阅的档案资料，未经档案管理员同意，任何人不得 擅自摄制、翻印和公布档案材料，更不得随便向外商提供或携带、 运输及邮寄出境。 第十一条 档案统计： （一）档案资料的收进和移出随时进行登记； （二）全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次； （三）及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效益； （四）统计数据要准确、齐全、及时。 9 第十二条 档案鉴定和销毁： （一）根据国家档案局关于文书档案保管期限的规定 、财政 部与国家档案局会计档案管理办法及公司的有关规定，合理地 划分档案保管期限； （二）对已超过保管期限的档案，应进行定期鉴定。鉴定档案 在行政管理总部负责人主持下，由档案管理员和公司有关部门组成 鉴定小组共同进行； （三）鉴定小组成员应熟悉鉴定的原则和办法，全面分析文件 材料的历史价值，准确地确定档案保存价值，提出鉴定、整理意见； （四）鉴定工作结束后，对确无保存价值的档案予以销毁： 1、填写档案销毁清册以备查考； 2、经鉴定予以销毁的档案应报公司董事长或授权公司分管领导 签字批准在销毁站销毁； 3、销毁档案时，必须指派 2 人以上专人对照档案销毁清册 检查档案，确认无误后，方可销毁。销毁后，监销人应在销毁清册 上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。 （五）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了 事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完 结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会 计档案保管清册中列明。 第十三条 档案管理员调离时，应按册清点，逐项办理移交档 案手续，并由公司行政管理总部负责人监交。交接完毕后，交接双 方和监交人应在移交清册上签名。 第四章 责 任 第十四条 有下列行为之一的，应对直接责任人予以解聘；构 成犯罪的，