大数据时代的高职院校教学档案管理系统研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 大数据时代的高职院校教学档案管 理系统研究 摘 要：随着教育信息化的不断 推进、职业教育教学改革的不断深化， 职业院校在教学活动中所形成和积累的 具有保存价值的文字、图表、声像等不 同载体的教学档案材料越来越多。在大 数据信息化时代，这些教学档案对于改 善教学管理、提升人才质量有着非常重 要的作用，必须进行规范化管理，全面 提升其利用率。因此，很有必要加强教 学档案管理项目的研究，包括制定教学 档案归类标准、档案工作管理规范、建 立信息化的教学档案管理系统等。 中国论文网 /9/view-13015845.htm 关键词：教学档案；分类标准； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 管理系统 一、教学档案研究的现状 目前，不少高职院校的教学档案 管理尚未按教育信息化要求形成完整的 机制，如没有配备专职的档案管理人员、 兼职人员一般都未受过专业知识与技能 培训、档案管理制度也不健全、管理流 程与教育信息化要求不匹配等。档案管 理存在的主要问题表现在：一是对档案 管理工作的重要性认识不够。教学档案 数量大、内容多，其作用不受重视，档 案管理投入也少，对档案管理工作持得 过且过态度，更谈不上创新；部分工作 人员认为教学档案管理工作轻松简单， 不需要专业知识，致使教学档案管理质 量和效率难以突破。二是档案基础工作 不规范。需要归档的材料没有及时归档， 造成了在评估和重点项目申报中材料的 缺失；收集的材料类别混杂，没有及时 装盒整理；相当一部分档案材料散存个 人手中，造成档案收集不全，归档材料 质量不高等。三是档案管理制度不健全， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅 不登记，借走后不妥善保管，用后不归 还，造成重要文件的流失。四是在档案 管理方面应用信息化技术少，与信息发 展形势不匹配，档案管理效率差。 二、教学档案管理研究的方法 本课题主要采用三种研究方法： 一是调查法。通过同类高职院校中档案 管理的相关经验和做法，收集到更多有 关教学档案管理工作办法，寻找本课题 实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经 验；二是比较研究法。将现代化的档案 管理与传统的档案管理方法相比较，找 出两者的优缺点，将两者优点相互结合。 三是个案研究法。以湖南水利水电职业 技术学院（以下简称“ 我院 ”）教务处档 案为实例进行试点。 三、教学档案管理系统研究的结 论与对策 （1）建立了教学档案分类标准： DA/T 222000则同样适应于高职 院校教学档案的管理，并能在配套制度 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 环境中发挥作用，能够为教学档案管理 提供有效规范。可以建立与 DA/T 222000 规则相适应的教学档案分类 标准。 通过建立的教学档案实体分类目 录，按照归档文件整理规则规范建 立相适应的编号，以教务处的档案为案 例，以“件”的实体分类，即将归档文件 按其来源、时间、内容和形式等方面的 异同，分成若干层次和类别，构成有机 体的过程。对归档文件进行合理的分类， 要体现出文件之间的内在联系，使教学 类档案成为一个有机整体，便于系统的 提供利用，而且对排列、编目后续工作 的开展，以及文件柜、文件架的管理有 着重要意义。 结合我院实际工作以及机构设置 的特点，参照归档文件整理规则中 关于归档文件分类的要求，制定我院归 档文件分类方案。采用年度机构（问 题）保管期限三种分类法，并可以组 合成许多种复式分类法。一级类目的标 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 识，采用类目名称主词和汉语拼音的第 一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学） 的简称。档号模式规定为“年度号+分类 号+案卷号” 。如 2014 年教学综合性第 1 号卷的档案为 2016-JX11-001，分类号 （类目）的设置学院文件数量的多少可 分为一级、二级或三级类目。 （2）建立教学档案管理制度： 通过建立档案分类标准来规范教学档案 管理，必须有配套的制度，需依据档案 相关法律法规，研制学院的档案管理工 作规范框架。在调查的过程中发现，大 家对档案不够重视，很多的档案规章都 不是很熟悉，档案意识的加强，需要全 院的各个部门都引起重视，我们根据 中华人民共和国档案法 、国家教育 委员会高等学校档案管理办法等档 案法规，并结合学院档案工作实际，形 成湖南水利水电职业技术学院档案工 作规范体系 ，为加强学院的档案工作， 充分发挥各类档案的作用，更好地为学 院教学、科研及其他各项工作服务。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 对于档案管理的收集、整理、编 目、保管、鉴定、统计和编研提供利用 等业务环节有以下相应的制度湖南水 利水电职业技术学院档案管理实施办法 湖南水利水电职业技术学院档案实体 分类方案 湖南水利水电职业技术学 院各类档案工作规范 湖南水利水电 职业技术学院综合档案室工作职责 湖南水利水电职业技术学院档案材料 保管期限规定等制度，组成档案工作 规范体系。通过学习档案规章和学院档 案工作规范，对加强全院职工档案归档 意识，促进档案建设的标准化、规范化 起到重要作用，进而提高学院档案管理 水平，更好地发挥档案资源的社会、经 济效益。 （3）提出教学档案信息化管理 系统开发方案：采集.NET 技术与物联 网技术研究档案管理系统，结合 DA/T 222000 规则，通过建立的档案实体 分类标准，进行信息交换和通信，以实 现智能化识别、定位、跟踪、监控和管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 理，可以有效地提高档案管理质量和效 率，能极大地提升学院档案管理信息化 水平。档案管理系统的功能需求：档案 管理系统是建立在现代信息技术的普遍 应用基础上，把分散在不同载体、不同 位置的信息资源，以数字化的形式存储， 以高度有序的综合档案信息资源为处理 核心，实现档案的网络查询、借阅、归 还、催还，对档案查询和利用情况进行 统计分析，使档案管理人员对档案的管 理更加容易，提高工作效率，降低管理 成本。系统的管理员能够对录入的信息 要求准确、完全；对录入的数据随时作 更新修改，管理员能够得到最新的信息； 为系统管理员和一般用户设置建立完善 的权限和身份级别，一般用户不能对信 息进行添加、删除。加快检索速度，促 进档案的规范化和正规化，对做好学院 档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、 保管、编目、检索、编辑、研究、统计 与利用有着积极的推动作用。 总而言之，随着高职院校的发展， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 根据人才培养质量的需要，发现原来确 定的归档范围和保管期限已不能适应当 前教学改革发展