档案不可能形成在前

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案不可能形成在前 摘 要： “档案形成在前” 观在论述过程中将“ 概念”与其所指代的 “事物”相互混淆、将“记忆”与“记录” 混 为一谈、分析问题的方法片面而孤立。 不管是从人们认识的角度，还是从人们 社会活动的目的性，抑或是从概念产生 的顺序来看，档案都不可能形成在前。 中国论文网 /4/view-12751705.htm 关键词：档案;形成;研究 自刘东斌先生在档案管理 2007 年第 2 期上发表了近万字的长篇文 章论档案形成在前 （以下简称“刘文” ）以来，对这一观点的讨论从未间断。 在再次拜读原文和若干商榷文章之后， 突然产生了如下想法：一是确定“文件” -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 和“档案”到底哪个形成在前的实际意义 何在？二是在同一时段内，我们还有可 能将在实践上已经视为一体保管的事物 割裂为“文件 ”与“档案”吗？三是“文件” 和“档案”作为两个基本概念，难道它们 在产生乃至指导实践的过程中就不会有 “人为”的因素掺杂吗？四是因为 “档案” 的概念形成在前，就能认为是“档案形 成在前”吗？为此，笔者特撰写此文与 “刘文”商榷。 1 论述过程不合规范 按照常理来说，刘先生既以论 档案形成在前作为论文的题目，无疑 这就是本文的论点。那么提出论点之后， 最为需要的就是围绕这一论点，采用诸 多的论据并经过作者合乎逻辑的论述， 待到水到渠成时论点自然出现，这就不 但使其论点得到了确立，还能毋庸置疑。 然而，综观刘先生的论述思路则 往往是首先提出一些问题，如“刘文” 就 在摆出一些问题之后再从“档案是记忆 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 工具，所以形成在前” 、 “档案之义形成 在前，而文件之意产生在后”，从而得 出结论：“档案形成在前，是文件的前 身，文件则是档案的复制件”，再分析 “把文件与档案看成是 前身 与转 化关系的原因” 及论述“档案形成在前 说对数字时代档案管理的意义”。从而 得出结论：“ 档案一形成就是档案，就 该是最初的，根本不存在前身的问 题。 ”“刘文”的论述方式正像郑文、关素 芳二位指出的一样： “对于该观点，笔 者从文中并未看到系统严密的论证和阐 述，而更多的是作者大量引用国内外学 者对档案记忆性或记忆工具特性和重要 性的观点及看法。 ”1 至于随后在档案管理2007 年 第 3、第 4 期和 2008 年的第 1、第 2、 第 3、第 4 期上，从档案形成在前说 对电子档案管理的启示等 6 篇文章， 给予读者的感觉更是其在论述方式上有 问题。每篇文章基本都是先罗列档案学 理论中的一些无法得到解决或解释的问 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 题，再拿出“ 档案形成在前 ”这个论点给 予解释，于是问题就得到了解决。其实， 这里既存在一个行文不合常理、没有按 照常规出牌的问题;又是在人们对“档案 形成在前”这一观点尚未得到基本一致 的认识之时，就只顾顺着自己的思路将 这个观点作为解释实践中诸多现实问题 的依据，这也未免太过于急切了一些。 2 将“ 概念” 与其所指代的 “事物”相互混淆 “刘文 ”在论述“档案形成在前”观 的过程中主要涉及“ 文件”和“档案”这两 个概念。 “文件 ”和“档案”是两个书面的概 念，各自都指代着具体的事物，它们之 间既是有区别的，又是相互联系和不可 分割的。但“ 刘文” 却将“概念”与“事物” 混为一谈。 首先，我们来看概念。 “概念 （Idea，Notion，Concept）是反映对象 的本质属性的思维形式。人类在认识过 程中，从感性认识上升到理性认识，把 所感知的事物的共同本质特点抽象出来， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 加以概括，就成为概念。 ”2概念是一种 人为确定的对于某一类事物的称谓，以 至让人们一看见这个概念就知道其所对 应的事物。由于概念是由人类“把所感 知的事物的共同本质特点抽象出来，加 以概括”而成的，所以人们在其命名过 程中必定会掺杂入很多的人为因素，比 如属概念采用什么？种差又需要加入哪 些？可以说没有人为的因素，就无法产 生具体的概念。就像伍振华、贾燕华二 位说的一样：“ 档案事实上是从档案材 料转化而成形成实践给档案留下了 实实在在的烙印。 ”3 “文件 ”和“档案”是两个经过相当 长时期的历史发展和无数理论研究者的 努力而形成的两个基本概念，它们本身 就是人们认识过程的结晶。而刘先生却 在信息时代：档案形成在前说的理论 意义 （刊于档案管理2007 年第 4 期）一文中指出：“ 不仅使档案成了人 们可以任意指定的东西，而且人为地造 成了档案概念的混乱。 ”难道在这两个概 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 念的产生乃至指导实践的过程中就不会 有“人为”的因素掺杂吗？这种掺杂难道 是可以避免或者说是不应该允许的吗？ 据我国目前的研究认为， “档案” 一词出 自清代杨宾的柳边纪略中的记载。 从杨宾的论述可以看出，我国的造词与 造字一样具有象形、会意、假借等多种 方式。 “档案”一词从“木”为始，以“木” 而 终，符合会意造字法则。既然是人们通 过对工作实践研究而产生的概念，所以 人们把“文件 ”与“档案”这两个概念人为 地认识为一个事物的不同阶段，这是完 全符合人的认识过程的。 其次，我们再来看具体事物。具 体的事物是客观的存在，不管这个事物 是如何形成的。而人们对各类事物归纳 的概念和所下的定义则完全是综合考虑 了各种有关原因后人为地组织并命名的。 故此，笔者以为就“ 档案”和“文件”而言， 虽然它们在语义上是两个不同的概念， 但就其针对的具体事物而言，却又是整 体的、统一的。即在被人们认为是“文 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 件”阶段，其草稿、修改稿、定稿和下 发的正式文本都被认定为是“文件” 的一 个整体;而在人们出于以备日后查考需要 而归档保存，成为语义上的“档案” 之后， 这些草稿、修改稿、定稿和下发的正式 文本则又是一个作为“ 档案 ”的整体，且 留下了档案工作者在对其进行整理过程 中留下的印记。 当然，作为“ 文件”和“档案”这两 个概念所指代的具体事物的本身是无法 也不应该掺入人为因素的，因为一旦掺 入人为因素就会使其或脱离了“档案” 的 “直接形成”“原始记录”“备以查考”（有 关档案的本质属性问题也是近年在档 案管理和档案界论坛中讨论热烈 的问题，本人将另文专论）等档案的基 本属性;或是变成伪档案，如我们在升级 评审或创建卫生城区等评审中制作出来 的有些所谓的文件，就不是真正意义上 的档案。 3 将“记忆” 与 “记录”混为一谈 “刘文 ”讲：“也就是先有记忆活 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 动后有其他活动，否则，其他活动将无 法进行。档案作为记忆工具，就是 为了满足人类记忆备忘的要求而产生的， 它的产生延伸了人脑信息的贮存记忆功 能。 ”这里讲的实际不是记忆，而是人们 的认识或是意识。人类是先有认识后有 实践，然后由于为了留下这个实践才需 要记忆。 辞海对“ 记忆”的定义是： “人脑对经验过的事物的识记、保持、 再现或再认。 ”4“刘文” 则误把 “记录”当 “记忆”，指出“档案是记忆工具，所以 形成在前”，这里刘先生要么错把“ 记录” 当成了“记忆 ”、要么将“记录”和“记忆” 等同了起来。其实“ 记忆”和“记录”的区 别是显而易见的，记录是科学研究的基 本方法之一;而“记忆” 是人类心智活动的 一种，属于心理学或脑部科学的范畴。 记忆代表着一个人对过去活动、感受、 经验的印象累积。 人们当时形成文件，只是为了某 种必须多人开展的活动的需要，由此而 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 形成的具体事物如各种草稿、初稿、定 稿，直至正式下发给需要实施这一活动 的人们的文件，都是为了人类行动能达 到一致的目的。而这些材料自然就“记 录”着这一活动整个过程的相关内容。 随后因为要把所有已做的事情留待以后 及至后人借鉴时，则需要通过“记忆” 的 方式来进行，于是乎就被通过各种方法 保存了下来，这正是被今人称为“档案” 的事物。 正是由于刘先生错把“记录” 当成 了“记忆”或是将“记录”和“记忆” 等同起 来的原因，才会自然而然地得出先有 “档案”、后有“文件”即“ 档案形成在前” 的观点。 4 分析问题的方法片面、 孤立 “刘文 ”在论述中将事实上在同一 阶段为反映同一事物整体面貌的草稿、 修改稿、定稿和正本，硬性地分割为 “文件”与“档案”，即前面部分为档案， 只有正本才是文件，且被“刘文” 称为 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 “档案的复制件 ”。基实，正像伍振华教 授指出的一样：“ 别忘了，定稿只是记 录运动中的一个片断，而我们讲某一档 案是历史记录时，至少通常对应的是对 某一相对独立完整的活动的相对独立完 整的记录。 ”5明明是相互紧密联系、不 可割裂的内容， “刘文” 却硬要将其分做 两个内容，这也许就是“ 档案形成在前 ” 观之所以能提出的关键所在。 让我们来看具体事物的客观情况 到底如何。当人们出于某种认识需要而 进行针对性的社会实践时，便需要用于 统一、指挥实践行为的工具，包括这一 事物产生过程中形成的草稿、修改稿、 定稿等各种材料（其实“ 材料 ”也是今人 给予的称谓）和真正用于统一、指挥实 践行为的工具，即今人所称的“文件正 本”。此时这一整套反映这一事物整个 过程的材料，今人就统称为“文件” 。由 于人们的社会活动又是连续不断以至永 远的，所以为了便于记录和再现历史， 就需要一种记忆的工具。于是人们将这 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 一整套材料经过必要的整理保存成为今 人所称的“档案 ”。而此时的这一整套材 料同样又是不可分割的，其中的文件正 本是档案，而这个文件的草稿、修改稿、 定稿则是其不可割裂的附件。 由此可见，被“ 刘文 ”称为“档案” 的历次稿本和“ 文件” 正本是一个不可分 割的整体。在文件正本发挥现行效用时， 它是依赖于历次稿本而存在的;同样，历 次稿本是谁的呢？它们无疑是依附于文 件正本的，即是某某文件的草稿、修改 稿和定稿。两者是无法分开而单独存在 的，因为一旦分开，那它们的价值就是 不完整的，要么失去了证据价值，要么 就无法具体实施。只是这一整套材料在 不同的阶段被人们赋予了不同的概念而 已。 5 “档案形成在前” 观之我 见 首先，从人们的认识角度来看， 档案不可能形成在前。人们的一切社会 活动都是人类认识的必然结果，即有了 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 认识才会有行动。人们在进行某项活动 的整个过程中，总会受人类认识的左右， 如结绳、刻石、占卜等，其都是为了某 种认识的实现。随着人类社会的发展， 凡需要群体参与方能完成的活动，为了 达到认识的一致，便需要发出被后人归 纳命名的“文件 ”，以统一人们的行动来 实现共同的认识。而各种社会实践活动 在其过后又为了记忆或是以后参照，便 要将这些东西留存下来，被今人称为 “档案”。当然，这些档案中的一部分是 人为因素留存下来的，如多种归档保存 下来的档案;另一部分则是由自然因素留 存下来的，如石刻等。 到了一定的时候，人们出于对某 类具有共同属性（如直接形成性、记录 性、记忆性、凭证性、查考性）的事物 给予一个比较统一的名称时，经过长期 的摸索，到了清代便正式形成了“档案” 这一概念，即凡是直接形成的原始记录， 又需要为日后查考利用的材料，都统称 为档案。这是人类对这一事物认识的发 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 13 展。 其次，从人们社会活动的目的性 上来看，档案不可能形成在前。人类社 会的一切活动都是有目的的，这一切活 动的过程都是为了达到这一目的而进行 的实践。试以现代的科技档案中的产品 档案为例，各种产品的设计图纸都是为 了生产出一种能够满足人们日常工作、 生活需要的产品而设计的，这是活动的 目的。而在设计过程中又需要经过不断 的试验和修改，这就是过程。最终才能 形成完全能够达到目的的整套设计，才 可以依照图纸来成批生产。由于人类的 生产是循环往复以至无穷，直到被该产 品的升级换代所取代，这整套图纸需要 作为以后再次加工此类产品的依据而备 以查考，于是就被作为“ 档案 ”加以保存。 每一个具体的实践过程都是为了 目的的达到，是一个不可分割的有机组 成部分。只有将围绕其目的所形成的所 有材料完整地保存，才能还原历史过程， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 14 才能起到凭证作用。所以说“文件” 和 “档案”只是同一事物在不同阶段人们对 其称谓的不同，而根本不可能是“档案 形成在前”。 最后，从概念产生的顺序看，也 不能说明“档案形成在前 ”。 “刘文”认为， “从概念的产生时间顺序上讲，档案之 义形成在前，而文件之意产生在后”。 按大辞书文化新闻出版卷所载， “文件”是“组织或个人为履行法定职责 或处理事务而制作的记录有信息的一切 材料。是人们记录、固定、传递和储存 信息的一种工具。汉语中的文件一 词，初见于清末” 。6 又据现在的研究， “清末”一般系指 1840 年鸦片战争开始 至 1912 年民国建立，而郑观应的生卒 年份也为 1842 年至 1922 年。而“档案”