怎样筹备好的招商会议

怎样筹备好的招商会议 招商会议一般多在国(境)外举办，旨在通过招商 会议的形式，吸引世界跨国、大财团到国内投资。因 而在国(境)外举办的招商会议，具有时间长、空间跨 度大、语言差别大等特点。一个成功的招商会议，与 招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进 阶段大量细致、繁杂、辛勤的是息息相关的，“台上 一场戏，台下千日功“。其中首要的步骤就是会议的 筹备阶段。 招商会议、会议筹划 预先筹划，制定方案 招商会议筹划方案作为会议组织的纲要，主要围 绕如下三个环节进行。 1确定会议目的、名称、规模 招商会议由于有其独特的个性，因而不论以何种 方式进行，其目的就是为了招商引资。围绕这个目的， 招商组织根据掌握的各种信息，跨国、大财团的投资 y2a7d 武汉会议 动态，以及世界经济发展的趋势，各国对外资本输出 的流量等，来分析和选择举办招商会的所在国家，再 根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及 规模。 2确定会议时间、会场，邀请客商 招商会议时间的确定，除需考虑到会前准备时间 外，还要与会场的准备，我方人员出入境手续的办理， 国(境)外宾客的邀请，当地协作机构和新闻机构的联 系等情况作通盘考虑。 与会议时间相关的会期安排，要根据紧凑、连续 的原则进行，并制订详细的计划安排表，既要严格控 制会议时间，力求高效，又必须使招商会议时间安排 合理，让组织者有充足时间介绍情况，参会客商有充 裕时间提问、洽谈和进行投资探讨，达到预期目的。 招商会议地点(即会场)的选择，应依据会议的目 的、规模及国(境)外合作机构的协助来确定。会场座 位通常以略多于到会人数为好。如果会场太小，人员 拥挤，影响会场秩序；会场过大，则显得稀稀拉拉， y2a7d 武汉会议 冲淡会议气氛，两者都会影响会议效果。 同时，在确定会议时间、会期及会议地点时，还 要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境 影响这三种因素。一般来说，会期安排在上午 811 时，下午 2:305 时，会场地点选择在金融、工商界 活动较为集中、交通便利、停车方便的地域为宜。 与会对象，需围绕本次招商会的目的来确定。除 我方各有关领导和招商人员外，邀请的客商应包括当 地要员，工商界知名人士，有关财团、或各商界组织 负责人及其代表，新闻界人士，协办组织有关人员等， 并邀请我国驻外使、领馆人员参会。 3编制会议费用预算 通过编制会议费用预算，对于所需的总费用有一 个大致的估算，并可有计划地分配会议的各项费用， 防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、 设计费用、人员费用、联络及交际费用、差旅费、住 宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等，要 根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。 y2a7d 武汉会议 筹划方案形成并取得主管领导批准后，下一步是 尽快形成强有力的招商会务班子，以便形成具体细致 的方案，分工协作予以实施。 会务组的组建、分工和训练 会务小组的职责，主要是为会议提供会员服务， 负责策划、制订和落实方案，起到上传下达的枢纽作 用。包括确定开会时间、地点、中心内容、人员，联 络国(境)外合作单位，邀请客商和与会宾客及相关机 构，组织和编制会务资料、招商项目资料，宣传签约 项目，组织安排我方人员的出入境、行程、食宿、会 场布置、会议主持、来宾主持、新闻发布等多项。 会务小组的组建，应由主管、带队领导负责统筹 安排，并以有相关经验的人员负责常务，配置大会现 场译员，通过详细分工，明确职责范围和标准，保证 各成员富有成效地开展。 会议的主持人，作为会议的灵魂人物，必须在会 议召开过程中，起到“起“承“转“合“的作用，因而 必须对招商业务有足够的了解，具有较强的语言表达 y2a7d 武汉会议 能力、思辨能力、组织驾驭能力以及良好的修养和礼 仪知识，故通常应由招商部门负责人或骨干，或由公 关部门素质较高的专门人员担任。在选择会议接待人 员时，要求仪表端庄，善于交际，并应根据会议所在 地的具体情况对外语的语种、熟练程度提出一定的要 求，同时需加强以下四个方面的训练: (1)有关会议中心内容、展示内容的基本专业知 识。 (2)公关方面的常识，接待和礼仪方面的训练。 (3)会议当地风俗习惯和概况的了解。 (4)各自的职责和对种种可能发生的突发性事件 的处理程序和准则等。 广泛宣传、推广 为便会议达到最佳效果，取得圆满成功，应针对 会议对象的不同特点，通过不同的传播媒体做广泛宣 传和推广。 1传播媒体的选择 y2a7d 武汉会议 考虑到招商会议面对的对象主要是当地政要、工 商企业界人士、新闻界人士，层次较高，招商信息较 为专业化，同时又具有较强的时效性，故选择对当地 工商实业界有影响力的报纸作为传播媒体较为理想。 同时，可在招商会议举办的前几天，在当地收听及收 视率较高的电台、电视台进行广告宣传，加强轰动效 应。 2招商会议宣传稿的利发 通过选定的传播媒体利发会议的宣传稿，通常以 开会日期前两星期左右为宜，以便与会者从容做好日 程安排及材料的准备。同时在会议召开前一天，在报 刊登载本次活动的专访新闻，加强宣传效果。 会议宣传稿的内容，除对本地区及本次会议作简 略介绍外，一般还应在相关范围内发出会议邀请并附 回执，说明联系电话、联系人等。 有目的、有选择性地发出邀请函 为保证重点、表达诚意，达到既定目标，还应有 y2a7d 武汉会议 目的、有选择地向有关单位或人士发出邀请函。 (1)向当地政要、民间知名人士发出邀请函。 (2)向当地工商实业界领袖、各商会组织负责人 士发出邀请函。 (3)向当地有关企业负责人或投资筹划人发出邀 请函。 (4)向当地有影响力的报刊、电台、电视台记者 发出邀请函。 (5)向本国驻当地使、领馆大使、领事或商务参 赞发出邀请函。 邀请函的发出，可利用传真或邮寄的方式，必要 时可随函附上宣传介绍材料和招商项目简介。 淮备会议资料 会议资料按其内容可分为三大项: 1.体现会议议题的主要文件 y2a7d 武汉会议 包括我方领导的重要发言，招商项目目录，统计 资料，新闻发布稿等。 2.为议题服务的辅助材科 包括开幕词，闭幕词，有关方面贺电稿，已投资 设厂的外商经验交流资料等。 3与会务相关的附件资料 包括大会议程表，会议领导小组名单，主席台人 员名单，宾客名单，宾客席座位安排名单，当地及所 在国工商业概况资料，会议接待安排，会场布置方案， 入场凭证，会议须知等。 准备招商资料 招商资料主要包括招商项目资料和招商宣传资料。 招商项目资料可在上年度资料的基础上，经过重 新核准挑选，加上当年新增项目，结合各招商单位上 报的资料，予以汇编付印。 y2a7d 武汉会议 招商宣传资料包括宣传和介绍本地区政策、法规、 条例、投资环境、投资程序的宣传册子、幻灯片、投 影片、录像带、光碟等。如有条件，可配备手提电脑， 将有关资料储存进去，供随时查阅。 准备签约项目 为扩大招商会议的新闻和广告效应，可把近期较 成熟的项目安排在会上签署，要事先做好充分的准备: (1)抓好各单位签约项目的上报汇总。 (2)准备好需签署的合同、协议及有关文件。 (3)安排好签约项目顺序，落实各方签约人。 与当地商性组织联系、合作 考虑到在当地联络、宣传，选择会场，准备视听 设备，安排食宿和活动的方便，应加强与当地商性组 织的联系，包括我国驻外机构、企业、当地商会、经 济文化交流协会、贸易促进会、基金会、咨询顾问等 组织，并选择其中一方为会务主要合作方。 y2a7d 武汉会议 与当地新闻界联系 新闻界的源源不断的信息经过处理迅速输送给社 会成员，在日积月累中形成了公众对它的依赖性，成 为影响社会舆论的权威性机构。在招商会议召开之前， 应加强与当地新闻界的联系，充分利用新闻界来大力 宣传本地区的建设成就，提高知名度和影响力，引起 公众对会议的热心关注。 由于招商会议的议题和内容较为专业化，为配合 记者新闻稿的撰写，应在寄发会议邀请函的同时，附 上宣传资料及会议中心内容简介、背景材料、等。并 应准备好会议当天派发的新闻发布稿等。 布置会场，准