公文销毁制度

公文销毁制度篇一：公文管理办法公文管理办法 第一章 总 则 一、 为使文书事务正常、顺利的进行，确保上情下达，下情上传，促进与提高公司管理工作效率，提高组织沟通与协调能力，特制定本办法。 二、 公文是指公司与外部工作和业务上往来公文，如: 公告、通告、请示、通报、批复、意见、计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函、会议纪要、会议记录等文件形式。 三、公司文书的编撰、收发、领取由综合部负责管理。四、文书的密级 （一）绝密：指极为重要，只限于公司股东及高层管理人员才能接触的文件。 （二）机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文件。（三）普通：指非保密文件，可以由本公司内部传阅或传达的文件。 第二章 分 则 一、 公文 （一）批阅文件 批阅文件，下达书面指示是重要的指挥方法之一。 （二）呈报文件 按文件呈报程序向有关负责人呈报，呈报时间和批复时间要做记录，只能有一个人呈报，可以抄送其他人。 （三）批阅文件的处理形式 三种处理形式：发回、批转、留中。1.发回即发回给呈报人执行（或否） 。 2.批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。3.留中有两种情况：做为资料收存；暂不处理（文件暂不处理的决定要及时通知呈报人） 。 二、 公司中常用的文件 公司内部日常事务文件，是一种信息决策、执行配合、审批手续、立此存照、公务联系、宣传教育、工作依据、规范指导等等一系列重要手段的媒介体裁。 常使用的公文种类有： 公告、通告、请示、通报、批复、意见、计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函、会议纪要、会议记录等等。 三、 公文格式 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号及签发人；标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注及附件；抄送机关（主送机关） 、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）份号。如需标注份号，国家标准一般用 6 位 3号阿拉伯数字，实际编号时推荐采用 3-6 位阿拉伯数字，虚位编排。如：001 或 0001 或 00001 或 000001。字体推荐使用 3 号黑体（未作统一要求） ，顶格编排在版心左上角第一行。关 (转 载 于: 小 龙文 档 网:公文销毁制度) 于份号，份号是公文印制份数的顺序号。一般只对涉密公文标注份号，也可对不带密级的公文编制份号。同时，编制份号是为了能够准确掌握公文的印制份数及分发范围和对象，因此在收发时要及时准确对公文份号进行登记。（二）密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，应有份号（也可无份号） ，其应顶格编排在左上角第二行，字体为 3 号黑体；密级是标识公文保密程度的标志，有“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三个等级。其中，密级和保密期限中间用黑色“”隔开，如“秘密1 年” 、 “绝密10年” 。如果只标识密级不标识保密期限，密级（“绝密”“机密”或“秘密” ）两字之间空 1 字。 （三）紧急程度。如需标注紧急程度，一般用 3 号黑体，顶格编排在版心左上角；紧急公文的程度有“特急”和“加急”两个等级，电报有“特急” 、 “特急”和“加急”和“平级”四个等级。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则自上而下依次顶格排列。 （四）发文机关标志（文头纸） 。字体使用方正小标宋简体，颜色为红色，字号为 31 号（字号以不大于上级机关为原则） 。 （五）发文字号、签发人 。在发文机关下空两行位臵处居中编排发文字号（或在红色分隔线之上 4mm 处，也就是字体按三号仿宋，在第三行编排发文字号） 。其由发文机关 代字、年份和发文顺序号组成，其中年份用“”括入标全称，不编虚位，字体为三号、仿宋。如果是平行文或下行文，需居中编排。如果是上行文，则居左空一字编排，右侧对称位臵应标注“签发人（三号仿宋） ”，后加全角冒号和签发人姓名（用三号楷体） ，居右空一字；若有多个签发人，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，且发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。（六）标题。在红色分隔线下空两行（第三行）处、分一行或多行居中编排标题，回行时要做到词意完整，推荐使用（倒或正）梯形或菱形，字体为二号小标宋体。标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规等名称加书名号外，一般不用标点符号。在实际工作中，可使用“、 ”，不使用空格。 （七）主送机关。标题下空一行、居左顶格编排，回行时仍顶格，在最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关过多过长导致首页不能显示正文，可将主送机关移至版记中。上行文时，原则只有一个主送机关。 （八）正文。正文无特殊说明，均使用三号仿宋，正文结构层次依次用“一、 ”“（一） ”“1.”“（1） ”“”等标注。 （九）页码。公文页数顺序号。一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，其左右各放一条一字线；单页码右空一字，双页码左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页 均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（十）附注及附件。如有附注，居左空二字加“（） ”编排在成文日期下一行。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，一般用于平行文或下行文；如有附件，在正文下空一行、左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。如有多个附件，附件序号上下对齐；如某一附件名称较长时，回行时应与上一行附件名称首字对齐；注意附件说明内容前后要一致。（十一）发文机关署名、成文日期和印章。 1.加盖印章的公文 单一机关行文时，发文机关署名在正文（或附件说明）下空两行、以成文日期为准居中编排；印章端正，印章顶端距正文（或附件说明）一行之内，印章底端应与成文日期下边缘相切；联合行文时，发文机关署名按照顺序依次编排，成文日期同最后一个发文机关署名上下相应居中编排。其中，首排印章顶端应距正文（或附件说明）一行之内，印章底端应与成文日期下边缘相切。 2.不加盖印章的公文 单一机关或联合行文时，发文机关署名在正文（或附件说明）下空两行、右空两字编排，成文日期在发文机关署名之下。一般情况发文机关署名均长于成文日期（机关署名 篇二：公文管理制度公文管理制度 一、为规范公司公文管理工作，提高行政工作效率，特制订本制度。 二、本制度适用于公司往来公文的签收、拟制、审批、打印、传阅及归档等公文管理。 三、公文管理由行政部指定专人负责，实行统一管理的原则。 四、公司公文的种类 （一）行政公告 有关重大事件、重大决定等需各部门、各直属店、加盟店等遵照执行的公文。 （二）通知 有关事项需各部门或各分、子公司、加盟店周知、执行的公文。 （三）签呈或报告 请求上级部门处理、解答有关问题用签呈；报告用于向上级部门或上级单位反映情况、问题等。 （四）函 与政府部门、客户或同级单位协调事项的公文。 （五）会议纪要 各种会议议定的事项采用会议纪要。 （六）公司制度、管理办法、规定 公司就有关事项制订的规章需各部门、店级单位执行的公文。 （七）通报 公司对有关事项提出批评或给予表扬的公文。 （八）决定 适用于公司对重大事项或重大活动的安排。 五、公文格式 （一）公文一般由秘密等级、紧急程度、签发人、发文机关、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。 （二）发文部门应当写明全称或者规范化简称；联合发文，主办部门应当排列在前。 （三）秘密公文应当标明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密” 。（四）打印的正式公文，标题应为 2 号黑体字，正文为 4 号楷体字，主题词为 3 号黑体字(公告另按标准进行)。公文统一用国际标准 A4 纸，公文首页左上角附有“xxx 有限公司”的企业标志，每页页脚中部应编写页码顺序，编写办法为第页共页。 （五）主要公文的首要格式1、公司文件首页格式见附件（1） 2、会议纪要的首页格式见附件（2） 3、请示或报告格式见附件（3） 4、公司制度格式见附件（4） 六、收文基本程序：登记拟办批示传阅催办回复归档销毁 （一） 公司收到的各类公文，由总经理秘书进行拆封和登记，分类编号，填 写文件批阅单附在公文的前面，并提出“阅办”意见。对于较复杂的公文，由行政总监请示后再提出阅办意见。总经理或各总监同意阅办意见时，在批阅栏内签字，若认为阅办意见不妥，可重新批示，或加以注明。 （二）总经理秘书将经过批示的公文，送承办部门或个人传阅。 （三）承办部门或个人在接到公文后，应立即组织对公文的处理，并按要求及时完成。如在办文过程中发现有困难或工作量过大不能按规定时间完成时，应向行政部提出书面反馈意见，或要求行政部进行协调处理。承办部门或个人发现有必须补充和纠正的事项时，应及时通知行政部。否则由此延误工作且造成的后果由接文部门承担一切责任。 （四）凡已经承办完毕的公文，由承办部门在文件批阅单上注明办理情况。公文一经处理完毕，必须及时退回秘书，再由秘书传送给其他部门或有关人员，以确保公文安全。 （五）严禁超范围阅办或擅自复印公文。需要备查的公文应报经秘书同意复印后保留复印件，将原件交秘书。秘书对最后处理完毕的公文进行归档。 七、公文密级的划分及传递、处理 （一）公文密级划分为绝密、机密、秘密三级： 1、 绝密级公文：上级来文标明绝密级文件；公司内部的新产品新工艺等技 术资料、重大决策项目的公文；公司其他绝密级公文。 2、 机密级公文：上级来文标明秘密级文件；公司规定的属于公司内部秘密 的公文。 3、 秘密级公文：上级来文标明秘密级文件；公司规定的属于公司内部秘密 的公文。 （二）密级公文的传递 1、绝密级公文，由秘书盖上“绝密”章后，直接送达阅件人。阅件人阅办后必须在当天下班前交回，不得在阅件人处存放。 2、机密级文件，由秘书盖“机密”章后，送达阅件人。阅件人必须在规定的期限内阅办完毕，并将文件送回秘书手中。阅件人在阅办期间，必须负文件保管责任，严防泄密。 3、秘密级文件，由秘书盖上“秘密”章后，送达阅件人。阅件人在阅办期间，负有保密责任，阅办完毕将文件送回秘书手中。 （三）总经理秘书收回的密级文件不得随意摊放。收到阅件人送回的绝密件，必须立即将绝密级公文封存，并注明“非总经理（总监）或其授权人亲笔签名不得拆封”字样，加盖骑缝公章后立即放入档案室保险柜。 （四）密级公文的借阅及存档按公司档案管理制度执行。 八、公文的缓急时限 （一）公文的缓急分为特急件、急件、普通件。特急件要求一天之内处理完毕，并迅速反馈意见。急件要求二至三天内处理完毕，并及时反馈意见。普通件可根据不同情况，一周内反馈处理意见。 （二）需催办的公文，由总经办随文下达工作任务单。执行经理按工作任务单的检查日期检查部门承办情况并做好记录，发现问题立即向总经理或人力资源中心总监汇报。办完的公文需要回复的，由承办部门起草回文，经审批后发出。 九、发文程序：拟稿审核会签签发登记打印较对盖章分发归档 （一）外来公文的复文，由承办部门草拟；对外发文，由主管部门草拟 综合性的由行政部或指定部门草拟。草拟的公文，应由拟稿部门、发文日期、公文的主标题或主题词。公文拟稿要注意一文一事，标题简明并提示主要内容，层次应清楚。 （二）公文草拟部门的经理对公文草案进行国家法律法规、专业技术、公司原有文件规定等方面的审核。 （三）公文中的内容涉及其他部门时，由公文草拟部门组织会签。会签部门认为公文中的内容合理、可行，并对公文中要求的事项可以承担时，在会签栏内签字；如有意见时，应在会签栏内注出。 （四）公文经草拟部门负责人审查、会签同意后，由公文草拟部门送人力资源中心总监进行言语文字、格式等审核。 （五）经公司人力资源中心总监审查后的公文草稿，由总经理秘书交总经理，各总监审批。总经理、各总监进行政策性、可行性、言语文字及其他方面的审查后，认为公文可行方予签发。经审批提出修改意见时，由行政部组织修改后再行审批。 （六）签发的文件由总经理秘书对公文进行书面登记，编发文号、记载发文范围、印刷数量、发出方法等，然后由行政秘书统一复印分发到各部门。 （七）公文打印出的样稿需由拟稿人认真校对，拟稿部门负责人进行复查，秘书对即将印制的公文进行最后的把关，确认无误后即可复印。 （八）复印出的公文由总经理秘书加盖公章，按填好的发文簿进行发文，收文部门（个人）进行签收。对密级公文，务必注意保密范围。对外发文统由行政部发 送。（九）拟制的公文底稿由行政部统一归档。 十、公文立卷、归档及销毁 （一）公文办完后，应由秘书及时将公文定稿、正本和有关材料送交档案管理员进行归档。 （二）公文归档应根据其文件的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全和完整。 （三）案卷应确定保存期限，由行政部保管，个人不得保存文件、资料。 （四）未归档的或无保存价值的文件、资料由行政部定期统一销毁。 十一、文件的调阅 （一）本部门工作人员若需调阅本部门文件，经得分管总监或部门经理书面同意，即可向档案管理员调阅，并在调阅表上登记。 （二）若需跨部门调阅，须经得借阅的分管总监或部门经理书面同意，即可向档案管理员调阅，并在调阅表上登记。 （三）直属店、各分子公司、加盟店若需调阅公司文件，经得总经理书面同意，即可向档案管理员调阅，并在调阅表上登记。 十二、本制度解释权属行政部，自 XX 年 5 月 1 日起开始实施。 附件：1、有限公司文件首页格式 2、有限公司会议纪要的首页格式 3、有限公司签呈、报告的首页格式 4、公司管理制度的两种结构 附件 1：有限公司行政公告首页格式 附件 2：有限公司会议纪要首要格式 篇三：公文管理规定*公司公文管理规定 *公司公文管理规定 1.目的 为了树立良好企业形象，规范企业宣传工作，现对公司对外行文、公司内部行文及文件编号管理做如下规定。 2.适用范围 本规定适用于公司的公文管理，包括对外行文、内部行文及文件编号管理，包括但不限于向政府机关、上级部门上报的“请示” 、 “报告” ；与业务联系单位、部门联系的“函” 、 “合作协议” 、 “意向书”等；公司内部使用的通知、通报、公司内刊、体系文件、管理文件、技术文件、质量文件、工艺文件、图纸、流程等的起草、审批、编号等工作的管理。 3.公文管理 红头文件的管理 红头文件的适用范围 红头文件主要适用于公司向政府机关、上级部门上报的“请示” 、 “报告” ，本公司范围内的“公告” 、 “决定” 、“决议” 、 “通知” 、 “会议纪要”等重要文件。 红头文件的编号管理起草 红头文件的编号以公司名称+发文年+发文顺序号组成，如下图所示。 红头文件的行文流程 红头文件一般由需行文部门起草后报本部门负责人及主管副总同意后交由总经办文书核稿并排版。总经办文书核稿排版后按发文稿纸要求，依次请文件起草部门负责人、主管副总、管理副总签字审批后打印、用印。如对外发文则按行文部门要求，打印相应需要份数交给行文部门，其中总经办档案室需留一份原件存档。 “请示”的释义 “请示”是指向政府机关、上级部门发送的请求、请示，要求回复的公文格式。 “报告”的释义 “报告”是指向政府机关、上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级领导意见的公文格式， “报告”一般不需要回复。 注：“请示” 、 “报告”要求一般一事一“请示”（“报告” ） ，不可一“请示” （“报告” ）多事。 红头文件的排版要求 “请示” 、 “报告”的标题居中用加粗黑体二号字。正文用宋体四号字，标准行距。 “请示” 、 “报告”的具体行文结构详见附件。公司内部使用的红头文件，一般情况下标题用加粗黑体小二号字，正文用宋体小四号字，行距选择倍行距。 “函”的管理 释义 “函”是指对同级或不相属单位间互相介绍、商洽、询问、通知、通告、催办、答复氨基酸些问题、请求协助的公文格式。“函”的行文流程 向其它单位发送的“函”由发送部门起草，经部门负责人审核、主管副总批准后，交由总经办文书核稿、排版后按发文稿纸要求，依次请文件起草部门负责人、主管副总、管理副总签字审批后打印、用印。其中公司档案室留存原件一份，发文部门留存原件或复印件一份。 注：如涉及重大质量事故或需要进行超过 XX 元索赔的公文审批流程为：起草部门负责人、主管副总、公司律师、管理副总签字审批后打印、用印。 “函”的行文模式及用纸 “函”的行文模式见附件，函用纸需使用公司的公文纸（详见附件） 。 “函”的编号管理 “函”件的编号以公司名称缩写“”+部门缩写“*”+发文年“*”+顺序号“*”构成。 注：“函”件的编号在标题栏下，右对齐。 事件督办 对外发出的“函”件，如是需要回复结果的，由发函部门负责跟踪督办，由主管副总负责考核，并将回复结果打印后交档案室存